Rammeavtale for kjøp av rekrutteringstjenester til toppledere i

Til tilbydere Vår dato 15.06.2015 Rammeavtale for kjøp av rekrutteringstjenester til toppledere i Konkurransegrunnlag Anskaffelse iht. FOA del I og del II Sak 15/2788

Innholdsfortegnelse Rammeavtale for kjøp av rekrutteringstjenester til toppledere i Nærings- og fiskeridepartementet... 1 Konkurransegrunnlag... 3 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 2 Beskrivelse av leveransen... 4 2.1 Leveransen... 4 2.2 Omfang... 5 2.3 Bruk av underleverandører... 5 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 5 3.2 Språk... 5 3.3 Tidsfrister... 6 3.4 Fremdriftsplan... 6 3.5 Kostnader... 6 3.6 Retur av tilbud... 6 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 6 3.9 Aksept av vilkår... 6 3.10 Forbehold og avvik... 6 3.11 Vedståelsesfrist... 7 3.12 Tilbudets utforming... 7 3.13 Innlevering av tilbud... 7 3.14 Åpning... 8 4 Kvalifikasjonskrav... 8 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 8 4.2 Juridisk stilling... 8 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 Tildelingskriterier... 9 6 Vedleggsoversikt...10 2 av 10

Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver har ansvaret for å utforme en fremtidsrettet nærings- og sjømatpolitikk. Det innebærer å påvirke alle politikkområder som har betydning for samlet norsk verdiskaping. Departementet er sekretariat for næringsministeren og fiskeriministeren. Dette innebærer å gi faglige råd til statsrådene og regjeringen på det nærings- og sjømatpolitiske området, og bistå i utarbeidelsen av dokumenter til Stortinget. Departementet har følgende underliggende etater: Fiskeridirektoratet, Havforskningsinstituttet, Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning, Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard, Brønnøysundregistrene, Garantiinstituttet for Eksportkreditt, Justervesenet, Norges geologiske undersøkelse, Norsk Akkreditering, Norsk Romsenter, Patentstyret, Sjøfartsdirektoratet, Klagenemnda for industrielle rettigheter, Konkurransetilsynet. 1.2 Generelt om avtalen ønsker å inngå én rammeavtale med én leverandør i forbindelse med rekruttering av toppledere for NFD. De to første oppdragene innenfor rammeavtalen vil være å rekruttere to nye ekspedisjonssjefer i henholdsvis departementets Administrasjonsavdeling og Maritim avdeling. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag: Egenutviklet rammeavtale for kjøp av rekrutteringstjenester med følgende bilag: 3 av 10

Bilag 1: Kundens krav til leveranser Rammeavtale for rekruttering av toppledere - Konkurransegrunnlag Bilag 2: Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Administrative bestemmelser Bilag 4: Pris og prisbestemmelser Bilag 5: Oversikt over tildelte avrop over rammeavtalen. Leverandør bes å fylle ut bilag 2, 3 og 4. For det enkelte avrop på rammeavtalen vil Statens standardavtaler om konsulenttjenester (SSA-O og SSA-B) bli benyttet. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Leveransen skal inngå en rammeavtale på rekruttering av toppledere. De to første oppdragene vil bestå i å ansette to nye ekspedisjonssjefer i henholdsvis Administrasjonsavdelingen og Maritim avdeling. Tilbudene på disse er gjenstand for tildeling. ønsker bistand til følgende: Kvalitetssikre kravspesifikasjonen for stillingene og utforme utlysningstekst for publisering i aviser, fagtidsskrifter, nettsider m.v. med utgangspunkt i de krav som spesifiseres for stillingen Aktive søk etter aktuelle kandidater til stillingen Intervjuer og samtaler med relevante kandidater Oppsett av søkerliste Analyse av kandidatenes kompetanse iht. kravspesifikasjonen for stillingen Vurdering av kandidatene Innhenting av referanser Oppsummering av prosessen Det skal avtales nærmere om aktive søk og annonsering skal inkluderes i tilsettingsprosessen av ekspedisjonssjef i Administrasjonsavdelingen og Maritim avdeling. Denne opplistingen er ikke uttømmende, og andre oppgaver relatert til ansettelsesprosessen kan komme til. I kontraktsperioden for rammeavtalen vil bistanden kunne omfatte hele eller deler av en rekrutteringsprosess. Omfanget og hvilke tjenester som vil inngå i oppdraget vil kunne variere fra oppdrag til oppdrag. Nærmere beskrivelse av oppdraget fremgår av bilag 1 til kontrakt, Kundens krav til leveranser. 4 av 10

2.2 Omfang Det skal inngås rammeavtale med varighet på ett år, med opsjon på forlengelse i ytterligere tre år, med ett år av gangen. Avtalen kan således ha en total varighet på fire år. Varigheten regnes fra og med signeringsdato for kontrakten. Den økonomiske rammen for rammeavtalen (inkludert opsjoner), er estimert til ca. NOK 3.500.000 ekskl. mva. Økonomisk ramme for bistand til ansettelse i stillingene som ekspedisjonssjefer i Administrasjonsavdelingen og Maritim avdeling anslås samlet å være inntil NOK 750.000 ekskl. mva. Dette skal dekke alle kostnader knyttet til begge stillingene, herunder utgifter til hele rekrutteringsprosessen inkl annonsering. Dette er et estimat og er uforpliktende for oppdragsgiver. Arbeidet med de to ekspedisjonssjefsstillingene skal påbegynnes umiddelbart etter kontraktssignering. Leverandøren skal utarbeide en fremdriftsplan i kontraktens bilag 2. Det er ønskelig å ha første kunngjøring av stillingene senest innen medio september 2015. 2.3 Bruk av underleverandører Leverandøren skal ha totalansvar for leveransen, samt for sine underleverandører. Ved bruk av underleverandør(er) ber oppdragsgiver om at følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Postboks 8090 Dep, 0032 Oslo Telefon: 22 24 90 90 E-post: postmottak@nfd.dep.no Kontaktpersoner: Navn: Hanne Helena Karlsen/Tommy Brøyn E-post: hhk@nfd.dep.no/tbr@nfd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved begge angitte kontaktpersoner innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk eller annet skandinavisk språk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 5 av 10

3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne anskaffelsen skal rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver senest innen 24. juli 2015 kl 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen 31. juli 2015 kl 12:00. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring 15. juni 2015 Frist for å stille spørsmål 24. juli 2015 kl.12.00 Alle spørsmål og svar vil bli meddelt alle som har meldt sin interesse på Doffin Tilbudsfrist 31. juli 2015 kl.12.00 Evaluering* Uke 32 og 33 Innstilling/Meddelelse om tildeling* 17. august 2015 Karensperiode* 27. august 2015 Kontraktssignering* Etter karensperiode *Tentative frister 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli meddelt alle tilbydere som har mottatt invitasjon. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 11-3. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 11-11 (1). 6 av 10

Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 3.11 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 30. september 2015 kl. 12.00. 3.12 Tilbudets utforming Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til rammeavtale. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå 2. Utfylt kontrakt (rammeavtale) med bilag (utfylt bilag 2, 3 og 4) 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret 5. HMS-egenerklæring 6. Firmaattest 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet 10. Evt. annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav 3.13 Innlevering av tilbud Tilbudet leveres til: Varemottaket, Akersgata 59, innkjøring Munchs gt. 0180 Oslo. Åpningstid: kl. 08.00-15.00. Eller tilbudet kan sendes til: Postboks 8090 Dep 0032 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 15/2788 Bistand til rekruttering av ekspedisjonssjefer i Administrasjonsavdelingen og Maritim avdeling. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i plastlomme eller lignende, uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne e.l. Ved motstrid går papirversjonen foran. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 7 av 10

3.14 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Rammeavtale for rekruttering av toppledere - Konkurransegrunnlag 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS-egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bla. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst 3 leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevante leveranser menes rekrutteringsoppdrag for offentlig oppdragsgiver som er av sammenlignbar størrelse og innhold. Faglig kompetanse og kapasitet. Dokumentasjonskrav: 8 av 10

Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Løsningsforslag 45 % (score 0-10) TK 2 Kompetanse 45 % (score 0-10) TK 3 Pris 10 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Nærmere om tildelingskriteriene: TK1 - Løsningsforslag (45 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene med hensyn til beskrivelse av løsningsforslaget til de to ekspedisjonssjefsstillingene. Løsningsforslaget vil også ligge til grunn for rammeavtalen, så langt det passer, men vil kunne bli tilpasset det enkelte rekrutteringsbehov. Følgende vil bli vektlagt under dette punkt: I hvilken grad løsningsforslaget vurderes som egnet til å finne rett kandidat til stillingen, herunder vektlegges bl.a. tilbyders metode og verktøy for søk etter aktuelle kandidater, samt metodikk for utvelgelse og vurdering av kandidatene. Beskrivelse av opplegg for samarbeid med departementet og opplegg for annonsering I hvilken grad fremdriftsplanen synes egnet med tanke på at de to første oppdragene skal være sluttført med kontraktsignering innen primo november 2015. TK 2 Kompetanse (45 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene ut fra kompetanse hos tilbudt personell. Det skal tilbys et navngitt team som skal være fast i rammeavtaleperioden. Følgende vil særlig bli vektlagt: 9 av 10

Tilbudte konsulenters kunnskap om og erfaring med rekruttering til topplederstillinger i offentlig sektor, samt kompetanse knyttet til NFDs ansvarsområder. Omfang og bredde på relevante nettverk i hele Norge. Sammensetning av team for å gjennomføre oppdraget, herunder relevant faglig bredde, dybde og formell kompetanse. Det er kun konkret tilbudt personell det skal fremlegges dokumentasjon på (CV og referanseoppdrag), og som vil bli vurdert under dette kriteriet. TK 3 Pris (10 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht fastpris på rekruttering av de to ekspedisjonssjefsstillingene. Det skal også oppgis timepris. Timespris skal spesifiseres for seniorrådgiver, rådgiver og researcher, og vil være gjenstand for tildeling. Pris for annonseringsopplegg og spesifisert pris på search skal oppgis, men dette er ikke gjenstand for tildeling. Oppgitte priser vil også ligge til grunn for rammeavtalen som en øvre ramme, men vil kunne tilpasses det enkelte avrop avhengig av innhold og omfang. Pris skal fylles inn i bilag 4 til kontrakt. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS-egenerklæring 10 av 10