1 Akersbakken Borettslag Protokoll fra ordinær generalforsamling i Akersbakken Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 27.mai 2015 Møtetidspunkt: 19.00 Møtested: Gamle Aker kirkesenter Til stede: 35 andelseiere, 8 representert ved fullmakt, totalt 43 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Stein Jelstad. Møtet ble åpnet av Jan Olav Birkenhagen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Henning Hoel foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne Som referent ble Stein Jelstad foreslått, og som protokollvitne ble Siv Hofsvang og Pål Strandenæs foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent 2. Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2014 A Behandling av årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2014 ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Vedtatt 3. Fastsettelse av godtgjørelser A Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 130 000. B Godtgjørelser til andre honorarer ble foreslått satt til kr 0. Vedtak: A vedtatt, B utgår. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Behandling av innkomne forslag og saker For alle saker (A-L) se innkallingen for fullstendig saksfremstilling.
A Antall styremedlemmer 2 Akersbakken Borettslag Endring av 8-1 (1) Styret: Forslag til ny tekst for 8-1 (1) er: «Borettslaget skal ha et styre som skal bestå av en styreleder og inntil 4 andre medlemmer med inntil 2 varamedlemmer» Vedtak: Forslaget vedtatt, imot 1 stemme. (ordet inntil tilført også foran 2 varamedlemmer på generalforsamlingen) B Periodebegrensing for styremedlemmer Forslagstiller: Eirik Ottesen, Akersbakken 9 Paragraf 8-1 (2) endres til: «(2) Funksjonstiden for styreleder er ett år. De andre medlemmene velges for to år. Det skal velges to styremedlemmer hvert år, slik at det til enhver tid sitter medlemmer i styret med minst ett års erfaring. Varamedlemmer velges for ett år og kan gjenvelges. En styreleder som er andelseier i borettslaget kan kun gjenvelges fire perioder (fire år) på rad, og kan deretter ikke gjenvelges på nytt før etter to år. En innleid styreleder kan sitte på oppdrag fra generalforsamlingen så lenge denne finner det formålstjenlig. Ordinære styremedlemmer kan kun gjenvelges tre perioder (seks år) på rad, og kan deretter ikke gjenvelges på nytt før etter 2 år.» Styret innstiller på at vedtektenes 8-1 (2) opprettholdes slik den er i dag. Vedtak: 14 stemmer for forslagsstillers forslag, flere stemmer imot, forslaget falt. C Valg av varamedlemmer til styret og erstatning av styremedlemmer som fratrer i løpet av sin periode Forslagstiller Eirik Ottesen Paragraf 8-1 punkt (3) endres til (4), og et nytt punkt (3) som følger under legges til denne paragrafen: «(3) Det skal velges et 1. og et 2. varamedlem. Dersom et ordinært styremedlem fratrer i løpet av sin valgperiode, så skal 1. varamedlem automatisk ta dette styremedlemmets plass. Fratrer ytterligere et ordinært styremedlem så skal 2. varamedlem ta dette styremedlemmets plass. Dersom flere enn 2 styremedlemmer og/eller styreleder fratrer i løpet av en periode, må generalforsamlingen sammenkalles til valg av nye styrerepresentanter.»
Endring av 8-1 (1) Styret: 3 Akersbakken Borettslag Borettslaget skal ha et styre som skal bestå med 2 varamedlemmer som er rangert som 1. og 2. varamedlem. Vedtak: med inntil 2 varamedlemmer som er rangert som 1. og 2. varamedlem. Enstemmig vedtatt. D Bruksendring av fellesarealer og krav til arealplan før avstemming i generalforsamlingen Forslagstiller Eirik Ottesen Paragraf 8-3 utvides med et nytt punkt (3) som følger: «(3) Omdisponering eller bruksendring av fellesarealer med en størrelse på over 5m2, kan uavhengig av kostnadsramme kun vedtas av generalforsamlingen etter punkt (2). Med fellesarealer menes uteområder og bakgård, og innendørs fellesarealer slik som kjellere, loft, vaskerom eller alle andre arealer delt mellom beboerne. Med bruksendring menes all omarbeiding av arealet på permanent basis, i form av installasjon av faste objekter eller endring av et grøntareal til asfaltert/brosteinsbelagt areal eller annet permanent arbeid og omvendt. En detaljert og fullstendig beskrivelse, inklusive en arealplan, for et slikt forslag til bruksendring må presenteres for generalforsamlingen senest i innkallingen til generalforsamling. Arealplanen skal være gjengitt i korrekt målestokk og fortrinnsvis baseres på en offentlig tilgjengelig plantegning og/eller flyfoto.» Styret innstiller på at vedtektenes 8-3 opprettholdes slik de er i dag. Vedtak: 12 stemmer for, overveldende flertall imot forlaget fra forslagstiller, forslaget falt. E Krav til tre anbud og prosjektregnskap på større investeringsprosjekter Forslagstiller Eirik Ottesen Paragraf 8-3 utvides med et nytt punkt (4) som følger: «Alle enkeltarbeider i borettslaget som settes ut til 3. part, og har en kostnadsramme som overstiger 5% av borettslagets totale inntekter, skal settes ut på anbud til minst tre uavhengige entreprenører/tilbydere og være gjenstand for skriftlig avtaleinngåelse. En fullstendig kravspesifikasjon som inneholder en arealplan for arbeidet skal ligge til grunn for slike forespørsler, og entreprenørene skal forespørres på likt grunnlag. En kort oppsummering av tilbudene med en begrunnelse for valg av entreprenør skal fremlegges for generalforsamlingen forut for avstemming av prosjektet, og senest i innkallingen til generalforsamling. Det skal føres et separat og fullstendig prosjektregnskap for slike arbeider/innvesteringer uavhengig av om de går over flere regnskapsår, og dette skal fortrinnsvis presenteres for
4 Akersbakken Borettslag generalforsamlingen som fotnote til det ordinære regnskapet det året arbeidet er sluttfakturert, og senest påfølgende regnskapsår. Styret innstiller på at vedtektenes 8-3 opprettholdes slik de er i dag. Vedtak: 16 stemmer for forslaget, flertallet imot, forslaget falt. F Tilbakeføre ansvar for vinduer og balkongdører til borettslagets eiendom Forslagstiller: Anders O. Hauglund, Akersbakken 13 Bakgrunn for saken Det har kommet inn forslag fra beboer om å tilbakeføre ansvar for vinduer og balkongdører til borettslagets eiendom, se vedlegg 1 innkallingen, side 37. Beboer foreslår å endre vedtektene som en følge av dette. Styrets konklusjon Styret anbefaler at gjeldene praksis som er etablert opprettholdes, og dermed at vedtektene forblir uendret. Det innebærer at styret anbefaler at generalforsamlingen stemmer imot forslag fra beboer om å tilbakeføre ansvar for vinduer til borettslagets eiendom. Benkeforslag under generalforsamlingen: Styret skal utrede spørsmål om borettslagets vedlikeholdsplikt med hensyn til vinduer og balkongdører, og fremlegge en anbefaling for neste generalforsamling. Vedtak: Benkeforslaget vedtatt med overveldende flertall G Oppgradering av internett og tv- tilbud. Forslagsstiller: Rolf Steinar Ruud Forslag til vedtak «Generalforsamlingen vedtar at styret skal kontakte Lynet og inngå avtale for etablering av fibernett forutsatt at dette er kostnadsfritt for borettslaget og ikke innebærer endringer i TVleveransen.» Styrets forslag til vedtak Akersbakken borettslag inngår avtalen GET har gitt tilbud om (se innkallingen). Vedtak: Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å inngå avtale med GET. Vedtatt med overveldende flertall, imot 3 stemmer.
H Utredning av utadslående ytterdører 5 Akersbakken Borettslag Kostnader ved endring av slagretning på ytterdørene ansees å være for høye i et kost / nytteperspektiv. Ytterdørene endres ikke i henhold til beboers forslag. Vedtak: Vedtatt med overveldende flertall, imot 8 stemmer. I Utbedring av eksisterende leilighetsdører og ytterdører Borettslagets leilighetsdører oppgraderes med brannteknisk godkjente selvlukkende dørpumper. Borettslagets ytterdører utbedres med generell service på alle låser og beslag. Knappvrider skiftes til knapphendel slik at de innadslående dørene blir lettere å åpne. Vedtak: 28 stemmer for, forslaget vedtatt. J Installasjon av automatisk brannalarmanlegg i leilighetene, på loft og i kjeller Styret innhenter tre stk. forpliktende priser på et automatisk brannalarmanlegg. Kostnader og praktiske forhold ved gjennomføring av tiltaket, presenteres for avstemning på neste generalforsamling. Vedtak: Enstemmig vedtatt K Installasjon av nytt calling - / porttelefonanlegg Styret innhenter tre stk. forpliktende priser på nytt porttelefonanlegg. Kostnader og praktiske forhold ved gjennomføring av tiltaket, presenteres for avstemning for generalforsamlingen. Vedtak: Vedtatt, imot 3 stemmer.
L Oppgradering Husordensregler Forslagsstiller: Styret 6 Akersbakken Borettslag Bakgrunn og begrunnelse: Styret har gjennomgått husordensreglene for Akersbakken borettslag (datert 02.06.1994), og har gjort endringer i ordlyden, samt oppgradert reglene til dagens praksis. Se vedlegg 2, side 38-40 innkallingen, for komplette foreslåtte husordensregler. Godkjennes Vedtak: En protokolltilførsel, De nye husordensregler innebærer ingen reelle endringer, kun språklig modernisering. Regel 3 Dyrehold: Beholdes som i de gamle husordensregler. Vedtatt med overveldende flertall, imot 3 stemmer. 5. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Ellen Kristine Holst foreslått. Vedtak: Holst stilte krav om 8 000 kr månedlig som styrelederhonorar for å stille som styreleder. Valgt v/akklamasjon, og godkjent honorarkrav. B Som styremedlem for 2 år, ble Annika Fallsen Huhtala foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Eirik Magnus Ottesen foreslått. Som styremedlem for 1 år, ble Siv Hofsvang foreslått. Som styremedlem for 1 år, ble Toril Sundsdal foreslått. Vedtak: Valgt v/akklamasjon C Som 1. varamedlem for 1 år, ble Siv Eberholst foreslått. Som 2. varamedlem for 1 år, ble Marius Parmann foreslått. Vedtak: Valgt v/akklamasjon D Som delegert med varadelegert til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Ellen Kristine Holst Varadelegert Nestleder Vedtak: Valgt E Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Turid Sandvik, Øystein Holm-Haagensen, Jan Olav Birkenhagen Vedtak: Valgt v/akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 22.05. Protokollen signeres av Møteleder Henning Hoel /s/ Protokollvitne Siv Hofsvang /s/ Referent Stein Jelstad /s/ Protokollvitne Pål Strandenæs /s/
7 Akersbakken Borettslag Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Ellen Kristine Holst Akersbakken 5 2015-2016 Styremedlem Annika Fallsen Huhtala Akersbakken 7 2015-2017 Styremedlem Eirik Magnus Ottesen Akersbakken 9 2015-2017 Styremedlem Siv Hofsvang Akersbakken 7 2015-2016 Styremedlem Toril Sundsdal Fr. Qvams gate 23 2015-2016 Styret vil konstituere seg på neste styremøte. Oslo, 27.mai 2015. S.J.