Gode venner som hjelper andre

Gode venner som hjelper andre

Klubbkasserer Rolle, ansvar og oppgaver utarbeidet av MD GLT 2

Hensikt Hensikten med denne opplæringspakken er gjennom selvstudium å gjøre alle nye kasserer i stand til å lære og forstå sin rolle, sitt ansvar og sine oppgaver. Materialet er basert på opplegg fra Lions Club International (LCI) og fra erfaringer gjort i MD 104 Norge. 3

Mål Etter å ha fullført dette selvstudiet skal kassereren: Kjenne ansvar og oppgaver til klubbkasserer Vite hvilke ressurser som er tilgjengelige for å kunne utføre oppgavene som klubbkasserer Kjenne til hva som forventes av deg som en del av klubbens ledelse Kjenne til hva som skal rapporteres og frister for dette 4

Fordypning LCI har laget materiale som gjør det mulig å fordype seg i relevante tema. Den siste linken er spesielt viktig for klubbkasserer: Lederskap Medlemsinformasjon Finansiell informasjon 5

Erkjennelse Det er opp til deg å gjøre din periode som kasserer til noe positivt for deg selv og for klubben din: Lionsarbeide skal være meningsfylt fritid Lionsarbeide skal være lystbetont Du har sagt ja til et lederverv i Lions og har ved det påtatt deg et ansvar 6

klubbkonto holdes adskilt Klubbkasserers ansvar Klubbkasserer inngår i klubbens styre og er underlagt klubbpresidenten Klubbkasserer påser fortløpende at klubben opererer i henhold til vedtatt budsjett Klubbkasserer følger opp at vedtatte oppfordringer om støtte på MD og distriktsnivå blir behandlet i klubb og styre Klubbkasserer påser at alle bevilgninger er godkjent av klubb eller styret før utbetaling skjer Klubbkasserer påser at midler på aktivitets- og 7

Klubbkasserers oppgaver Klubbkasserer utarbeider forslag til klubbens budsjett ved årets begynnelse Klubbkasserer foretar fortløpende inn- og utbetalinger og regnskapsfører disse Klubbkasserer rapporterer jevnlig regnskapsstatus i klubbmøtene Klubbkasserer foretar betaling av kontingenter til LCI, MD104 og til eget distrikt innen angitt tidsfrister 8

Gjøremål Regnskapsføring Klubb- og aktivitetskonto Momskompensasjon og Grasrotandelen 9

Regnskapsføring Regnskapsåret er fra 1. juli til 30. juni Det skal føres fortløpende regnskap for administrative midler (klubbkassen) og aktivitetsmidler (aktivitetskassen). Det er en forutsetning at disse regnskapene holdes strengt adskilt! Alle bilag skal være attestert av en person som kan bekrefte riktigheten av utbetalingen Klubben skal ha en rutine for attestasjon av bilag Attesterte bilag påføres kontonummer og bilagsnummer 10

Klubbkasse Klubbkasse/administrasjonsmidler: Inntekter hvor kun klubbens medlemmer har vært medvirkende som initiativtakere og bidragsytere, kan, etter vedtak i klubben, gå til klubbkassen 11

Aktivitetskasse Aktivitetskasse/aktivitetsmidler: Netto inntekt fra enhver aktivitet hvor andre enn Lions medlemmer på en eller annen måte er involvert og/eller hvor utenforstående oppfatter aktiviteten som et sosialt arrangement under Lions Club Internationals merke, skal uavkortet gå til aktivitetskassen 12

Moms og momsregistrering Det anbefales at klubben er registret i Frivillighetsregisteret i Brønnøysund. Dette gir muligheter for momskompensasjon (se rutiner for momskompensasjon) samt å kunne være registrert som mottager av Grasrotandelen. 13

Ressurser Klubbkasserer bør benytte følgende ressurser ved spørsmål: Tidligere kasserer eller andre erfarne klubbmedlemmer Klubbens styre Distriktets opplæringsansvarlig Distriktskasserer 14

Ressurser I tillegg anbefales følgende publikasjoner og nettsteder: Klubbens lover Klubbhåndbok Håndbok for klubbtjenestepersoner (spesielt s 21 26) Lov for Multippeldistrikt 104 Arbeidsordning for MD 104 Lover og arbeidsordning for eget distrikt (104X) Internasjonale lover og regelverk 15

Huskeliste - Mai Etter at du er valgt i april, bør du sette deg inn i relevante lover og rutiner Sørg for at du får nødvendig opplæring Les referater fra distrikts- og Riksmøte 16

Huskeliste - Juni Sørg for å få overlevert alt materiell fra din forgjenger Kontroller at kontingenten er innbetalt til det internasjonale kontoret i Oak Brook, MD og eget distrikt, forfall 1. juli Dette er avtroppende kasseres ansvar, men du må påse at det er utført Sørg for at det nye styret blir meldt inn i Brønnøysundregisteret slik at tilgang til nettbank og disponering av klubbens bankkonti kan disponeres av kasserer. 17

Huskeliste - August Forbered budsjett for klubb- og aktivitetskonto Bruk huskeliste for alle aktiviteter på MD-nivå som er utarbeidet av Lions-kontorer Sørg for styrebehandling av dette Start føring av regnskapene slik at du er ajour til hvert klubb- og styremøte 18

Huskeliste - September Fjorårets regnskap legges frem for og godkjennes av klubbens medlemmer (avtroppende kasserers ansvar) Legg frem forslag til budsjetter for klubbens medlemmer for godkjennelse Send ut kontingentkrav så snart klubbudsjettet er godkjent 19

Huskeliste - Desember Utsendelse av klubb kontingentkrav for 2. halvår Foreta innbetaling av kontingent til MD og Oak Brook, forfall 1. januar 20

Huskeliste - Mars Sjekk kontingentrestanser. Skylder klubben mer enn US $ 50 pr. 30. mars? Dette er en betingelse for stemmerett på bl.a. Distrikts- og Riksmøte Presidentens 100% utmerkelse er betinget av bl.a. at kontingentforpliktelsene er oppgjort Sjekk at avgift for Distrikts- og Riksmøtedeltagelse er innbetalt 21

Huskeliste - Juni Regnskapene avsluttes pr. 30. juni Innbetaling av kontingent til Oak Brook, MD og distrikt, forfall 1. juli Revisjon av regnskapene Overlevering til påtroppende kasserer 22

Andre ressurser Nyttige adresser og nettsteder: (for bl. a bestilling av medlemsmerket og informasjons-konvolutt for nye medlemmer) Lions Club International (LCI) Klubbstyre/kasserer 23

Lykke til med din viktige oppgave som kasserer i Lionsklubben! 24