Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS
Side: 2 av 34 Innhold 1. Innledning... 4 2. Virkemåte, formål, fastsetting og oppdatering av planen... 5 2.1 Virkeområde og formål... 5 2.1.1 Innhold og beskrivelser... 5 2.2 Fastsetting og oppdatering av planen... 6 2.2.1 Liste over gyldige sider... 6 2.2.2 Feedback... 7 2.2.3 Distribusjonsliste... 7 3. Risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS)... 8 4. Planforutsetninger... 9 4.1 Oppdatering... 9 4.2 Ledelse... 9 5. Varsling, operativ ledelse og informasjonsberedskap... 10 5.1 Fastsettelse av beredskapsnivå... 10 5.2 Beredskapsnivå... 10 5.3 Varslingslinjer nasjonalt... 11 5.4 Varslingslinjer til Luftambulansetjenesten ANS... 12 5.4.1 Ambulansehelikoptertjenesten... 12 5.4.2 Ambulanseflytjenesten... 13 5.5 Varslingslinjer internt i Luftambulansetjenesten ANS... 14 5.5.1 Krisestab i Luftambulansetjenesten ANS... 14 5.5.2 Stedfortreder i krisestab... 14 5.5.1 Ansatte Luftambulansetjenesten ANS... 14 5.5.2 Endringer i beredskapsnivå... 15 5.6 Varslingslinjer ut fra Luftambulansetjenesten ANS... 16 5.6.1 Styret i Luftambulansetjenesten ANS... 16 5.6.2 Eiere av Luftambulansetjenesten ANS... 16 5.6.3 Helsedirektoratet... 16 5.6.4 Helse og omsorgsdepartementet... 16 5.6.5 Endringer i beredskapsnivå... 16 5.7 Ansvarsfordeling... 17 5.8 Presse/media... 17 5.9 Bruk av beredskapsjournalen... 18 5.10 Varsling via Opscom... 18 5.11 Administrasjon og økonomiske forhold... 18 5.12 Normalisering og etterarbeid... 19 6. Krav til samordning av beredskapsplaner... 20
Side: 3 av 34 6.1 Forsvaret... 20 6.1.1 Militær kapasitet... 20 6.2 Operatører av ambulansehelikoptertjenester... 21 6.3 Operatør av flyambulansetjeneste... 22 7. Krav om kompetanse, opplæring og øvelser... 23 7.1 Sikring av nødvendig kompetanse... 23 7.2 Opplæring... 23 7.3 Øvelser... 23 7.4 Øvingsutvalg... 23 8. Forsyningssikkerhet... 24 9. Registrering av personell... 25 10. Kvalitetssikring av beredskapsforberedelser, beredskapsarbeidet og tilsyn... 26 10.1 Beredskapsforberedelser... 26 10.2 Beredskapsarbeidet og tilsyn... 26 10.2.1 Evaluering av hendelser... 26 10.2.2 Eksternrevisjon... 26 10.2.3 Internrevisjon... 26 10.2.4 Kvalitetsindikatorer og resultatovervåkning... 26 11. Begrepsavklaringer, forankring av beredskapstiltak og lovhenvisninger... 27 11.1 Forankring av beredskapstiltak... 30 11.2 Sentrale myndigheter... 30 11.2.1 Beredskapstiltak som er forankret i regionale helseforetak... 31 11.2.2 Beredskapstiltak forankret i avtale med andre eksterne parter... 31 11.2.3 Beredskapstiltak i egen organisasjon... 31 11.3 Lover og forskrifter... 32 12. Varslingslister... 33
Side: 4 av 34 1. Innledning Luftambulansetjenesten med fly og helikopter i beredskap døgnet rundt hele året er svært viktige ressurser for befolkningen i landet. Over tid har en sett flere hendelser som vil ha betydning for luftambulanseberedskapen. Episoder som askeskyer, streik, og manglende godkjenninger hos operatørene, er eksempler på dette. Alvorlige hendelser i form av havari har tjenesten vært forskånet for de siste årene. Beredskapsplanen for Luftambulansetjenesten ANS beskriver alle sider ved beredskap i tjenesten. Videre beskriver planen når og hvordan ekstraordinære tiltak kan iverksettes ved større hendelser, kriser og katastrofer i fredstid for å sikre en best mulig tilgjengelighet. Samtlige ansatte i selskapet kan på en eller annen måte, på et eller annet tidspunkt, bli bedt om å bidra med sin kompetanse for å sikre best mulig luftambulansetjenester til befolkningen. Dokumentet er derfor et viktig verktøy for samtlige ansatte i selskapet. Dokumentet inngår som en del av selskapets kvalitetssystem, og skal være godt kjent av alle ansatte. Bodø 5. juni 2013 Øyvind Juell Daglig leder Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS
Side: 5 av 34 2. Virkemåte, formål, fastsetting og oppdatering av planen 2.1 Virkeområde og formål Denne beredskapsplanen er etablert som en del av kvalitetssystemet i Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) med den hensikt og sørge for at nødvendige og forsvarlige helsetjenester, kan tilbys befolkningen ved større hendelser, kriser og katastrofer i fredstid. Sikkerheten for de som deltar og fraktes i luftfarten skal alltid gå foran, derfor vil forhold som kan påvirke dette være styrende og begrense gjennomføringen av oppdrag. Formålet til Luftambulansetjenesten ANS er å bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder sørge for ansvaret. Selskapets primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Når dette formålet er truet, skal beredskapsplanen iverksettes. Luftambulansetjenesten ANS er en nasjonal ressurs og oppfølging knyttet til kriser krever en nær og tett dialog med de fire regionale helseforetakene (RHF) og øvrige nasjonale myndigheter. Luftambulansetjenesten er en viktig og omdømmekritisk del av det samlede behandlingstilbudet, og svekkelse i dette tilbudet vil kunne generere mange konsekvenser knyttet til den nasjonale beredskapen. Planverket er bygget opp etter følgende prinsipper: Ansvarsprinsippet, den som har et ansvar i en normalsituasjon, har også ansvaret i ekstraordinære situasjoner. Likhetsprinsippet, den organisasjonen man opererer med under kriser skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig Nærhetsprinsippet, kriser skal håndteres på et lavest mulig nivå. 2.1.1 Innhold og beskrivelser Planverket er bygd opp slik at kapitlene følger innholdet i forskrift til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid 1. Virkeområde og formål Fastsettelse og oppdatering av beredskapsplan mv. Risiko- og sårbarhetsanalyse grunnlag for beredskapsplan Planforutsetninger Krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap Krav til samordning av beredskapsplaner Krav om kompetanse, opplæring og øvelser Forsyningssikkerhet Registrering av personell Kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene, beredskapsarbeidet og tilsyn 1 Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
Side: 6 av 34 2.2 Fastsetting og oppdatering av planen Daglig leder fastsetter planverket og revisjoner etter behov. Det gjøres en årlig hovedrevisjon av planverket som skal være fullført per 30.06 hvert år, dette forutsatt at det ikke oppstår endringer som medfører at planverket bør oppdateres. Dette inkluderer også oppdatering av de risiko- og sårbarhetsanalyser som planverket bygger på. Kvalitetsrådgiver har ansvar for administrasjon av planverket. Revisjoner som følge av nødvendige endringer legges inn fortløpende og merkes med revisjonsstrek ute i høyre marg, samt at dette publiseres med egen informasjon med liste over endringer og bakgrunn på intranett. Utarbeidelse av nye prosedyrer og godkjenningsprosessen er beskrevet i Kvalitetshåndboken P3-0 Styrende dokumenter og utarbeidelse av prosedyrer. 2.2.1 Liste over gyldige sider Side fra Side til Versjon Gyldig fra 1 34 1.00 05.06.13
Side: 7 av 34 2.2.2 Feedback Alle brukere av planverket oppfordres til å gi tilbakemeldinger og komme med forslag til bedring av innhold og brukervennlighet. Endringer meldes Luftambulansetjenesten ANS på telefon 75 54 99 50 eller på e-post til postmottak@luftambulansetjenesten.no 2.2.3 Distribusjonsliste Beredskapsplanen distribueres elektronisk til: Bok nummer Mottaker 1 Daglig leder (Master) 2 Flykoordineringssentralen 3 Helse Nord RHF 4 Helse Midt RHF 5 Helse Vest RHF 6 Helse Sør-Øst RHF 7 R-AMK Helse Sør-Øst, AMK Oslo/Akershus 8 R-AMK Helse Vest, AMK Stavanger 9 R-AMK Helse Midt, AMK Trondheim 10 R-AMK Helse Nord, AMK Tromsø 11 Hovedredningssentralen for Nord-Norge 12 Hovedredningssentralen for Sør-Norge 13 Helsedirektoratet (Beredskapsavdelingen) Siste revisjon publiseres på intranett og varsles på epost til: 1. Alle ansatte i Luftambulansetjenesten ANS
Side: 8 av 34 3. Risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) Planverket bygger på følgende ROS-analyser: ROS- og beredskapsanalyser for Luftambulansetjenesten ANS ROS analyse for det ytre miljø for Luftambulansetjenesten ANS Nasjonale ROS - og beredskapsanalyser innen helse (Dok.nr.ST-25459-RA-15-Rev05) Regionale beredskapsplaner inngår i planleggingen og utarbeidelsen av planverket for Luftambulansetjenesten ANS; Regional beredskapsplan Helse Nord RHF 2013-2016 Regional beredskapsplan Helse Sør-Øst RHF 2013 Regional helseberedskapsplan Helse Midt-Norge RHF 2012 Regional plan for helsemessig og sosial beredskap Helse Vest RHF 2012-2014 Planverket er også tilpasset: Overordnet nasjonal helse- og sosialberedskapsplan (Helse og Omsorgsdepartementet) http://www.regjeringen.no/nb/dep/hod/dok/rapporter_planer/planer/2007/helse--ogsosialberedskapsplan-2.html?id=463818 Helsedirektoratets kriseplan http://www.helsedirektoratet.no/kvalitetplanlegging/beredskap/krisehandtering/sider/helsedirektoratet-sin-kriseplan.aspx
Side: 9 av 34 4. Planforutsetninger Luftambulansetjenesten ANS er i stor grad avhengig av at helseforetakene har egne beredskaps- og katastrofeplaner for pasienttransport. Det er en forutsetning at disse forefinnes i oppdatert tilstand ved det enkelte helseforetak og at det omhandler redusert eller bortfall av luftambulanseberedskap. Ved svikt i luftambulanseberedskapen vil helseforetakene i stor grad selv måtte sørge for en forsvarlig transport av pasienter som normalt blir fraktet med luftfartøy. Det er videre en forutsetning at Helsedirektoratet (Hdir) med referanse til Overordnet nasjonal helseog sosialberedskapsplan kan komme til å forestå den overordnede koordineringen av helsetjenestens innsats. Operatører av luftambulansetjenester til helikopter 2 og ambulansefly 3 har et beredskapsopplegg (Beredskapshåndbok og Kriseplan) for å ivareta varsling, søk, berging og informasjon knyttet til eventuelle nød- og havarisituasjoner. Disse beskriver også hvordan beredskapshåndteringen er for å komme tilbake i normal beredskap. 4.1 Oppdatering Luftambulansetjenesten ANS forutsetter at den enkelte samarbeidende etat og institusjon har oppdatert sitt planverk, idet en samordnet helseberedskap fordrer et nært samarbeid både mellom helseforetakene, operatører og nasjonale myndigheter. 4.2 Ledelse Ledelsen i Luftambulansetjenesten ANS, RHF og nasjonale myndigheter er alle sentrale aktører ved reduksjon i luftambulanseberedskapen. Luftambulansetjenestens ressurser er på mange måter skjøre ressurser. Det innebærer at luftfartøy kan bli stående på bakken uten å kunne fly. I slike tilfeller er det viktig med god informasjon til alle aktører, inklusive overordnede myndigheter. Luftfarten er strengt regulert for å ivareta sikkerhet i alle ledd av operasjonen. Lovgivningen baserer seg på standardiserte og felles krav gjennom det europeiske flysikkerhetsbyrå, EASA. Forhold internasjonalt kan påvirke beredskapen og få konsekvenser for den nasjonale beredskapen. Staben i Luftambulansetjenesten ANS har stort fokus på dette, og i krisesituasjoner etableres en løpende dialog med både operatører og sentral luftfartsmyndighet. Ved kortvarig beredskapssvikt av mindre omfang som er normalt i luftfart (værforhold og hviletid) iverksettes ikke planverket. Kun lokale varslinger til LA-AMK og Flykoordineringssentralen (FKS) i henhold til rutiner for daglig drift blir her utført. 2 Avtale kjøp av ambulansehelikoptertjenester, Vedlegg B Teknisk- og operativ kravspesifikasjon 9.3.4 Beredskapshåndbok 3 Avtale kjøp av ambulanseflytjenester Vedlegg A Teknisk- og operativ kravspesifikasjon 6.2.3.2.7 Beredskapshåndbok
Side: 10 av 34 5. Varsling, operativ ledelse og informasjonsberedskap 5.1 Fastsettelse av beredskapsnivå Kriseleder beslutter beredskapsnivået og om det skal høynes eller reduseres. Om beredskapsnivå er satt av RHFene eller andre nasjonale myndigheter, besluttes beredskapsnivå i Luftambulansetjenesten ANS av daglig leder. Beredskapsnivå skal minimum vurderes hver 24 timer når planverket er iverksatt. Ved endringer skal dette varsles impliserte parter iht. kapittel 5.5 til 5.6. 5.2 Beredskapsnivå Følgende begrep for beredskapsnivå utover normalberedskap benyttes: GRØNN beredskap (eksisterer en trussel): Etableres begrenset krisestab. Beredskapen kan bli redusert. På dette nivået overvåkes situasjonen og definerte tiltak planlegges. GUL beredskap (får konsekvenser): Etableres krisestab. Beredskapen er redusert. På dette nivået iverksettes definerte tiltak. RØD beredskap (lammelse av store deler av tilbudet): Etableres tilstedeværende krisestab. Beredskapene er betraktelig redusert. På dette nivået iverksettes omfattende tiltak. Hendelser, kriser og katastrofer vil kunne medføre større behov for luftambulanseressurser utover den beredskapen som er etablert. Dette inkluderer også opprettholdelse av beredskap etter større hendelser og hvor dette kan få konsekvens utover det normale beredskapsnivået. Ved slike ekstraordinære forhold, kan selskapet bidra med flere tiltak: Frigjøre beredskapskapasitet via operatører. Avgi rådgivende personell til beredskapsrådgivning (Hdir og RHF nivå). Innleie av ekstra luftambulanseressurser. Daglig leder vil på forespørsel kunne bistå med å frigi slik kapasitet.
Side: 11 av 34 5.3 Varslingslinjer nasjonalt Med bakgrunn i overordnet nasjonal helse og sosialberedskapsplan 4 er følgende varslings- og rapporteringslinjer etablert ved kriser i helsetjenesten og for Luftambulansetjenesten ANS; Hvis situasjonen tilsier det, vil Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) fatte vedtak om delegasjon av den operative koordineringsfunksjonen til Helsedirektoratet (Hdir). Direktoratet skal da forestå overordnet koordinering av helsetjenestens operative innsats. Det innebærer iverksetting og koordinering av tiltak mot andre virksomheter i helse- og sosialforvaltningen og i kommunehelse- og spesialisthelsetjenesten. Ved slike hendelser vil ansvar og rapporteringsveier være som vist i varslings- og rapporteringslinjer ovenfor. 4 Overordnet nasjonal helse- og sosialberedskapsplan Helse og Omsorgsdepartementet Versjon 1.0 fastsatt 31. januar 2007.
Side: 12 av 34 5.4 Varslingslinjer til Luftambulansetjenesten ANS Luftambulansetjenesten ANS har flere rapporterings og varslingslinjer inn til selskapet fra operatørene knyttet til varslings- og rapporteringslinjer ved reduksjon i beredskap. Flykoordineringssentralen (FKS) er vår døgnbemannede sentral og all varsling om alvorlige hendelser og ulykker skal varsles direkte til dem på telefon: 77 62 82 50 alt. 77 62 82 51. 5.4.1 Ambulansehelikoptertjenesten Hovedregelen er at all beredskap er tilrettelagt slik at operativ besetning kan ha en reaksjonstid på maksimum 15 minutter tjenesten og være i beredskap døgnet rundt, hele året. Kravet til reaksjonstid skal alltid vike prioritet for sikkerhetsmessige forhold. Operatørene har retningslinjer for hvordan Luftambulansetjenesten ANS, samt samarbeidende helsetjeneste informeres om endringer i selskapets driftsforhold. Endringer som får konsekvenser for tilgjengeligheten uansett årsak skal derfor varsles. Ved reduksjon i tilgjengelighet er følgende varslingsrutiner etablert fra operatørene til samarbeidende etater og til Luftambulansetjenesten ANS; 1. Vakthavende medisinsk personell og basens koordinerende AMK-LA varsles om beredskapsavbrudd med forventet varighet over 15 minutter. 2. Ved beredskapsavbrudd som skyldes arbeids- og hviletid (behov for hvile), varsles involverte AMK-LA, som igjen varsler videre iht. egne prosedyrer, herunder hovedredningssentralene. 3. Forventes beredskapsavbrudd over 6 timer pga. tekniske eller personalmessige problemer skal det varsles snarest og uten opphold, senest innen 3 timer. Følgende skal varsles; Luftambulansetjenesten ANS, medisinsk systemansvarlig og AMK-LA. Varsling skal inkludere informasjon om hvilke nødvendige tiltak som iverksettes for snarest mulig å gjenopprette normal drift. Operatøren varsler likeledes til Luftambulansetjenesten ANS så snart flygning kan gjenopptas. 4. Vesentlig hendelse, uhell, ulykke eller havari varsles til Luftambulansetjenesten ANS (via FKS), medisinsk systemansvarlig og koordinerende AMK umiddelbart. Operatøren iverksetter nødvendige tiltak for snarest mulig å gjenopprette normal drift.
Side: 13 av 34 5.4.2 Ambulanseflytjenesten Hovedregelen er at ambulanseflyets operative besetning er i beredskap på basen på helkontinuerlig basis (dag og døgnfly) iht. avtalt beredskapsstruktur og tilgjengelighetskrav. Operatøren har retningslinjer for hvordan Luftambulansetjenesten ANS, samt samarbeidende helsetjeneste informeres om endringer i selskapets driftsforhold. Endringer som får konsekvenser for tilgjengeligheten uansett årsak skal derfor varsles. Ved reduksjon i tilgjengelighet er følgende varslingsrutiner etablert fra operatøren(e) til samarbeidene etater, FKS og Luftambulansetjenesten ANS; 1. Dersom avtalt beredskap svekkes eller oppdrag forsinkes vesentlig, varsles FKS om forholdet, samt treffe nødvendige tiltak for snarest mulig å gjenopprette normal drift. Operatøren gir melding til FKS så snart flygning kan gjenopptas. 2. Ved beredskapssvikt som skyldes arbeids- og hviletid (behov for hvile) varsles FKS, som varsler videre iht. egne prosedyrer. 3. Vesentlig hendelse, uhell, ulykke eller havari varsles omgående til Luftambulansetjenesten ANS, medisinsk systemansvarlig og FKS. Operatøren iverksetter nødvendige tiltak for snarest mulig å gjenopprette normal drift.
Side: 14 av 34 5.5 Varslingslinjer internt i Luftambulansetjenesten ANS Luftambulansetjenesten ANS har flere rapporterings og varslingslinjer internt knyttet til varsling ved reduksjon i beredskap. Omfanget av dette besluttes av daglig leder. 5.5.1 Krisestab i Luftambulansetjenesten ANS Krisestaben etableres når beredskapsnivået går fra normal drift til grønt nivå eller høyere. Omfanget av denne mobiliseringen besluttes av daglig leder. Staben består av: Funksjon Navn Telefon Kriseleder (Daglig leder) Øyvind Juell 926 53 078 Leder FKS Rita Wærness 992 60 466 Medisinsk rådgiver Pål Madsen 906 56 336 Adm. økonomisk rådgiver Mariann Hunstad 918 20 828 Kvalitetsrådgiver Per Magne Tveitane 911 40 778 Daglig leder er leder for krisestaben. Når staben er kalt sammen, overtar denne den operative håndteringa av krisen. Når en person i krisestaben ikke kan møte, skal dennes faste stedfortreder møte. Sammensetning av krisestaben fastlegges nærmere når krisens omfang og karakter er kjent, dvs. at noen oppmøtte kan bli permittert, eller utvides med egne ressurser som anses viktige for videre håndtering av den aktuelle krisen. 5.5.2 Stedfortreder i krisestab Det er utnevnt faste medlemmer i krisestaben og disse er selv ansvarlig for å varsle sine stedfortredere ved fravær. Om det ikke oppnås kontakt (bekreftet mottatt) etter 10 minutter hos faste medlemmer, varsles stedfortreder(e). Stedfortreder for: Funksjon Navn Telefon Kriseleder (Daglig leder) Adm. økonomisk Mariann Hunstad 918 20 828 rådgiver Leder FKS Fagutvikler FKS Andrea Olsen 995 55 694 Medisinsk rådgiver Redningsteknisk Fritz Guldbrandsen 900 10 330 rådgiver Adm. økonomisk rådgiver Flyoperativ rådgiver Roy Inge Jenssen 932 28 568 Rotor Wing Kvalitetsrådgiver Flyoperativ rådgiver Fixed Wing Bård Mortensen 976 59 170 5.5.3 Ansatte i Luftambulansetjenesten ANS Informasjon i organisasjon og ovenfor egne ansatte er en viktig oppgave i en krisesituasjon når beredskapsnivået heves. Det settes derfor av informasjonsressurser som kan ivareta den interne informasjonen. Normalt vil denne informasjonen bli publisert på intranett og på SMS ved bruk av Opscom. Ved behov for telefonisk varsling, utføres dette av vakthavende flykoordinator ved FKS etter avtale med daglig leder om dette lar seg praktisk gjennomføre. Alternativt delegerer daglig leder denne oppgaven til andre.
Side: 15 av 34 5.5.4 Endringer i beredskapsnivå Under en pågående krise blir beredskapsnivået løpende vurdert i forhold til trusselbilde. Alle endringer i dette, varsles overnevnte parter med samme ansvarsfordeling som ved initial varsling.
Side: 16 av 34 5.6 Varslingslinjer ut fra Luftambulansetjenesten ANS Luftambulansetjenesten ANS har flere rapporterings og varslingslinjer eksternt knyttet til varsling av reduksjon i beredskap. Omfanget av dette besluttes av daglig leder. 5.6.1 Styret i Luftambulansetjenesten ANS Styret i Luftambulansetjenesten ANS varsles når beredskapsnivået går fra normal drift til grønt nivå eller høyere. Ansvar for denne varslingen er daglig leder. 5.6.2 Eiere av Luftambulansetjenesten ANS Eiere (administrerende direktører i RHFene) varsles når beredskapsnivået går fra normal drift til grønt nivå eller høyere. Ansvar for denne varslingen er styreleder. Dersom ikke styreleder er tilgjengelig, varsler daglig leder. 5.6.3 Helsedirektoratet Helsedirektoratet varsles når beredskapsnivået går fra normal drift til grønt nivå eller høyere. Ansvar for denne varslingen er daglig leder. Helsedirektoratets beredskapstelefon benyttes, se kapittel 12. 5.6.4 Helse og omsorgsdepartementet HOD varsles når beredskapsnivået går fra normal drift til grønt nivå eller høyere. Ansvar for denne varslingen er daglig leder. 5.6.5 Endringer i beredskapsnivå Beredskapsnivået blir løpende vurdert i forhold til trusselbildet. Alle endringer i dette, varsles overnevnte parter med samme ansvarsfordeling som ved initial varsling.
Side: 17 av 34 5.7 Ansvarsfordeling Luftambulansetjenesten ANS vil både i normal driftssituasjon og i krise/katastrofe ha ansvar for å formidle og koordinere informasjon til RHF, Hdir og Eieravdelingen i Helse og omsorgsdepartementet (HOD). Luftambulansetjenesten ANS kan ikke se for seg situasjoner der vi selv skal gå inn og styre informasjonen i en krise/katastrofe på regionalt nivå, med mindre dette avtales med respektive RHF. Den som eier krisen vil ha det primære informasjonsansvaret. RHF besitter kompetanse som vil være viktig i en krisesituasjon, og det åpnes for at RHFene, Hdir og HOD kan anmode om å få tilført faglig bistand og ressurser fra Luftambulansetjenesten ANS. Luftambulansetjenesten ANS sin rolle under en krise/katastrofe: I den akutte fasen: Gi fortløpende og oppdatert informasjon til eiere og berørte parter. Skaffe oversikt over og leie inn alternative luftambulanseressurser. Direkte kontakt med operatører av luftambulansetjenester. Være et faglig kompetansesenter for alle forvaltningsnivåene. Sørge for informasjonsformidling internt i egen organisasjon. Være koordinator for informasjon mellom de ulike nivåene i organisasjonen. Observere og evaluere den informasjon som går ut fra RHFene, Hdir og HOD. Bistå med støtte til den informasjonsavdeling/-ansvarlig som eier krisen. I normaliseringsfasen: Påse at det utarbeides rapporter fra hendelsen. Kvalitetssikre at informasjonsflyten har vært tilstrekkelig mellom de ulike nivåene (Hdir/HOD-RHF-HF-den enkelte virksomhet). Etter at krisen er over: delta på og ta initiativ til evaluerings- og erfaringsoverføring innen eget ansvarsområde. 5.8 Presse/media Riktig bruk av presse og media kan være et effektivt virkemiddel til å begrense skadevirkningene av en krise/katastrofe. Det forutsettes derfor at det lokalt etableres rutiner for bruk av nasjonale og regionale nyhetskanaler som formidler av viktige meldinger og informasjon. Både RHF og sentrale myndigheter har etablert gode rutiner for møter med presse/media. Når det sendes ut pressemeldinger vil Luftambulansetjenesten ANS kunne bistå med å kvalitetssikre denne informasjonen. Sendes det ut pressemeldinger fra Luftambulansetjenesten ANS kan selskapet benytte seg av kompetanse fra RHF. Pressemeldinger skal godkjennes av daglig leder, evt. også avklares med styreleder i Luftambulansetjenesten ANS. Ved luftambulansebaser finnes rutiner det for hvordan medias ønsker om intervjuer med fagpersonell skal håndteres.
Side: 18 av 34 5.9 Bruk av beredskapsjournalen Luftambulansetjenesten ANS benytter krisestøtteverktøyet HelseCIM for å understøtte ledelse og stab under en krise/katastrofe. Systemet inngår i et felles system for loggføring og rapportering ved hendelser. Det gir enkel tilgang og rask tilgang til tiltakskort og varslingslister. Innlogging foregår via linken www.helsecim.no ved å velge Luftambulansetjenesten ANS. Personlig brukernavn og passord er tildelt krisestaben. For å bruke systemet må bruker tillate «pop upvinduer» fra CIM. Administrativ økonomisk rådgiver har ansvar for tilgangsrettigheter, opplæring og oppdateringer av systemet. 5.10 Varsling via Opscom Opscom benyttes for varsling via SMS. Dette gjøres ved å registrere hendelsen på vanlig måte. Velge SMS under Ansvarlig. Velg relevant gruppe i adresselisten. Hendelsen som beskrives, skal inneholde de faktiske opplysninger og med beskjed om en tilbakemelding på SMS som bekrefter mottatt melding. Svar på SMS skal sendes til daglig leder om ikke annet er avtalt. 5.11 Administrasjon og økonomiske forhold Planverket omhandler håndtering av uønskede hendelser som planlagt driftssituasjon ikke kan håndtere alene. Luftambulansetjenesten ANS administrerer egen drift etter de pålegg som gis av eiere og egen krisestab. Økonomiske forhold som krever avklaring, godkjennes av daglig leder. Etter samvirkeprinsippet bærer Luftambulansetjenesten ANS selv egne administrative utgifter som påløper i forbindelse med innsats og håndtering av ulykker og kriser. På anmodning om bistand til andre, skal de som mottar hjelp yte kompensasjon for utgifter som pådras Luftambulansetjenesten ANS, med mindre annet er avtalt. Regelmessige øvelser er en del av driften og nødvendige utgifter til øvelser budsjetteres årlig.
Side: 19 av 34 5.12 Normalisering og etterarbeid Melding om normalisering av beredskapssituasjon skal følge samme vei som varsling, og skal loggføres på lik linje med andre beredskapsmeldinger. Etter endt aksjon har Luftambulansetjenesten ANS ansvar for følgende: delta i regional evaluering ved behov, invitere til evalueringsmøte med ledelse for involverte parter sørge for at erfaringer blir videreformidlet regionalt og nasjonalt ved at det utarbeides en erfaringsrapport som sendes alle involverte, eget styre og i eierlinjen vurdere en revisjon av eget beredskapsplanverk på bakgrunn av erfaringer fra faktiske hendelse
Side: 20 av 34 6. Krav til samordning av beredskapsplaner 6.1 Forsvaret Luftambulansetjenesten ANS har inngått en egen avtale med Luftforsvaret om bruk av deres kapasiteter i luftambulansetjenesten. Luftambulansetjenesten ANS har i spesielle tilfeller behov for å benytte seg av militære ressurser. Luftforsvaret kan da støtte ved å holde ambulanseberedskap, transportere kritisk syke personer og transport av transplantasjonsteam og/eller organer. Avtalen gjelder akutt medisinske oppdrag når sivile ressurser ikke er tilgjengelig, når bruk av militære ressurser fremfor sivile vil redde liv, eller hvor det ikke finnes sivile ressurser tilsvarende de militære. Avtalen er basert på at Luftforsvaret har ledig kapasitet tilgjengelige for denne typen oppdrag. Sjef Fellesoperativt hovedkvarter tar stilling til anmodning, og er ansvarlig for en eventuell tildeling av militære ressurser, herunder valg av luftfartøy. Ved beredskapsavbrudd ved helikopterbase hvor Bell 412 fra 339 skvadron skal benyttes som erstatning, vil det av sikkerhetsmessige og praktiske årsaker, være naturlig at dette helikopteret settes inn i beredskap ved basen på UNN. For så å benytte helikopteret på UNN ved den basen som er berørt av beredskapsbrudd. Avtalen gjelder ikke for standard ambulanseoppdrag med 330 skvadronens helikoptre regulert i avtale mellom Justisdepartementet og HOD. 6.1.1 Militær kapasitet Merk at opplysninger om kapasitet kun er veiledende da luftfartøyene kan ha flere mulige konfigurasjoner. Transport og båre kapasitet Transportkapasitet Personer Transportkapasitet Spesialambulanse Transportkapasitet Organer Antall besetnings medlemmer Lokalisering Bell 412 Lynx Sea King DA 20 Jet C-130 F-16 Orion Falcon Hercules P-3N 1 1 4 X 48 X X 6 3 9 7 90 X 20 X X X X 1 X X Ok Ok Ok Ok Ok Ok Ok 2 4 5 4 7 1 6 Rygge, Bardufoss Bardufoss/ kystvaktfartøy Hele kysten Rygge Gardermoen Bodø, Ørland Andøya
Side: 21 av 34 6.2 Operatører av ambulansehelikoptertjenester Operatørene har gjennom avtale med Luftambulansetjenesten ANS forpliktet seg til følgende beredskapsaktiviteter for å opprettholde en høy beredskap: Daglige ettersynsoppgaver ferdigstilles/avsluttes innenfor det angitte krav til 15 minutters reaksjonstid. Ved planlagt hovedvedlikehold/ettersyn settes inn et reservehelikopter uten beredskapsavbrudd. Ved planlagte ettersyns- og vedlikeholdsoppgaver på basen, som tar mer enn 6 timer, settes inn et reservehelikopter uten beredskapsavbrudd. Ved uforutsette tekniske problemer (ikke planlagt vedlikehold), har operatøren et opplegg hvor reservehelikopter settes inn snarest, og senest i løpet av 12 timer (baser med EC-135 og EC 145) og 18 timer for baser med AW 139. Ved uforutsette personellmessige årsaker (sykdom, skade, andre uforutsette forhold) sette inn ekstramannskap snarest, og senest i løpet av 12 timer. Ett reservehelikopter tilgjengelig fra hver av operatørene og et opplegg for erstatningshelikopter ved langvarige beredskapsavbrudd forårsaket av havari eller lignende. Tilgjengelighet på deler og forbruksmateriell som er tilstrekkelig til å dekke behovene i den daglige driften og for alle planlagte vedlikeholdsarbeider (ettersyn). Ved behov, ha tilgang på deler fra annet lager for planlagte ettersyn som tilfredsstiller kravet til beredskap. Ha tilstrekkelig materiell ved luftambulansebasene og ha etablert et system med levering av deler fra produsent av helikopter slik at kravene til beredskap oppfylles. Beredskapsopplegg, dokumentert i en oppdatert beredskapshåndbok, for å ivareta varsling, søk, berging og informasjon knyttet til eventuelle nød- og havarisituasjoner. Operatørene er kjent med lokalt helseforetakets beredskaps og katastrofeplaner innenfor sitt område og deltatt i utarbeidelse og gjennomføring av planverket lokalt.
Side: 22 av 34 6.3 Operatør av flyambulansetjeneste Operatørene har gjennom avtale med Luftambulansetjenesten ANS forpliktet seg til følgende beredskapsaktiviteter for å opprettholde en høy beredskap: Daglige ettersynsoppgaver ferdigstilles/avsluttes innenfor den angitte aktiveringstid. Planlagte vedlikeholdsoppgaver på basen medfører mer enn seks timers beredskapsavbrudd. Planlagte vedlikeholdsoppgaver på base legges til tidsrommet 20:00 til 08:00 og etter nærmere avtale med FKS. Uforutsette tekniske problemer (ikke planlagt vedlikehold/ettersyn) skal ikke medføre mer enn 12 timers beredskapsavbrudd. I Alta tillates intet beredskapsavbrudd ved ett av flyene. Uforutsette fravær av personell (sykdom, skade, andre uforutsette forhold) medfører mer enn 12 timers beredskapsavbrudd. Hvile i henhold til hviletidsbestemmelsene skal ikke medføre mer enn 4 timers beredskapsavbrudd på hverdager. Hvile i henhold til hviletidsbestemmelsene skal ikke medføre mer enn 8 timers beredskapsavbrudd på helg- og helligdager. Erstatningsfly ved langvarige driftsavbrudd forårsaket av havari eller lignende. Har det personell og antall fly (inkludert reservefly) tilgjengelig som kreves for å oppfylle tilgjengelighetskravene. Tilgjengelighet på deler og forbruksmateriell som dekker behovene i den daglige driften og for alle planlagte vedlikeholdsarbeider (ettersyn). Ved behov, ha tilgang på deler fra annet lager for planlagte ettersyn som tilfredsstiller kravet til beredskap. Ha tilstrekkelig materiell ved luftambulansebasene og ha etablert et system med levering av deler fra produsent av fly slik at kravene til beredskap oppfylles. Oppdatert Beredskapshåndbok som inneholder en kriseplan i tilfellet alvorlige ulykker, kriser og katastrofer, ved basen, i selskapet eller i tjenestens virkeområde. Operatørene har tilgjengelig og er kjent med helseforetaket beredskaps og katastrofeplaner.