Møteinnkalling Notodden kontrollutvalg Dato: 11.12.2015 kl. 10:00 Møtested: Formannskapssalen, Notodden Arkivsak: 15/09398 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide på e-post beatemarie.dahleide@temark.no eller mobil 91739893. Sakskart Side Møteinnkalling Møteprotokoll 2/15 15/09398-5 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 27.08.2015 4 Saker til behandling 28/15 15/16012-3 29/15 15/16001-3 30/15 15/12701-6 Eierskapskontroll Notodden utvikling AS - Notodden kommune - rapportnr. 2014 : 407008 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Eiendomsforvaltning i Notodden kommune" Eierskapsstrategi for Notodden kommune - rutiner for oppnevning til styrer/bruk av valgkomite - kommunestyrets behandling 5 9 11 31/15 15/16013-1 Orientering fra revisor i møte 11.12.2015 12 32/15 15/16010-1 Møte- og arbeidsplan 2016 for Notodden kontrollutvalg 14 33/15 15/16014-1 Eventuelt i møte 11.12.2015 16 Sakene legges også ut på www.temark.no 1
Notodden/Bø, 06.12.2015 Karin Follerås Leder Beate Marie Dahl Eide Sekretær 2
Møteinnkalling 3
Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 27.08.2015 Arkivsak-dok. 15/09398-5 Arkivkode. 033 Saksbehandler Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 11.12.2015 2/15 Forslag fra sekretariatet: Møteprotokoll fra møte 27.08.2015 godkjennes. Vedlegg: 1) Møteprotokoll fra møte 27.08.2015 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 28/15 Eierskapskontroll Notodden utvikling AS - Notodden kommune - rapportnr. 2014 : 407008 Arkivsak-dok. 15/16012-3 Arkivkode. 216 Saksbehandler Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 11.12.2015 28/15 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å gjøre følgende vedtak: Notodden kommune skal: følge opp vedtaket om å utarbeide en strategisk næringsplan, vurdere om eierstrukturen i NUAS AS er hensiktsmessig, gjennomgå eierskapsmeldingen og foreta nødvendige justeringer, sikre at folkevalgte representanter får opplæring i eierskap i tråd med anbefalingene om godt eierskap, treffe tiltak for å sikre at føringer i eierskapsmeldingen blir gjennomført: - etablere en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierrepresentanten og kommunestyret som organ i forkant av generalforsamlingen, - sikre at rapportering fra selskapene og kommunens eierstrategi drøftes årlig i kommunestyret i tråd med eierskapsmeldingen, - sikre at kommunens generelle eierskapsmelding er kjent av selskapet og at den følges bedre opp, vurdere om eierskapsmeldingen og etablert praksis tilsier vedtektsendring for selskapet når det gjelder: - valgkomite og vararepresentanter, - frist for innkalling til generalforsamling, - rådmannens observatørstatus i styret, - ansvar for å jobbe etter kommunens planer på området. Kommunestyret ber rådmannen legge frem saker til politisk behandling der det er nødvendig, og ellers iverksette punktene i vedtaket. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget bestilte selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av Notodden utvikling AS (NUAS) fra Telemark kommunerevisjon IKS i desember 2014 og fikk prosjektskissen til behandling i møte 05.05.2015. Utvalget fikk da orienteringer fra daglig leder i NUAS John Terje Veseth og forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev fra Telemark kommunerevisjon IKS. På 5
bakgrunn av orienteringene og diskusjonen i møtet vedtok utvalget å utsette saken. Det viste seg at det var vanskelig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon slik det opprinnelig var tenkt, da det ser ut til at Notodden kommunes målsettinger for næringsarbeidet, og dermed føringene for NUAS arbeidsområde, er lite målbare. Kontrollutvalget endret derfor sin bestilling i møte 09.06. 2015 til å gjelde en eierskapskontroll (selskapskontroll) i NUAS. Kontrollutvalget ba i vedtaket revisjonen se spesielt på hvilke føringer Notodden kommune gir for næringsarbeidet, hvordan Notodden kommune har fulgt opp eiermeldingen for selskapet, og hvordan (steds)utviklingsarbeid i kommunen blir koordinert med arbeidet som skjer i regi av NUAS. Saksopplysninger: Telemark kommunerevisjon IKS har levert en rapport om eierskapskontroll i Notodden Utvikling AS, og rapporten legges i denne saken frem for behandling i kontrollutvalget, og deretter kommunestyret. Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal vil presentere rapporten i møtet. Med utgangspunkt i kontrollutvalgets bestilling har kommunerevisjonen utarbeidet følgende problemstillinger: 1) Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av eierinteressene sine i Notodden Utvikling AS? 2) Blir vedtak, retningslinjer og etablerte regler og normer for god eierstyring fulgt? 3) Hvordan er eierskapsmeldingen fulgt opp? 4) Har kommunen gjennom sitt eierskap gitt føringer for næringsarbeidet som Notodden Utvikling AS driver? 5) Har kommunen gjennom sitt eierskap sikret koordinering av arbeidet med stedsutvikling i kommunen? Kommunerevisjonen har gjort følgende funn (utdrag for revisjonens sammendrag): 1) Rutiner for oppfølging og evaluering av eierinteresser i Notodden Utvikling AS Kommunen har vedtatt eierskapsmelding og eierskapsstrategi, og har gjennom dette etablert rutiner for oppfølging og evaluering av eierinteressene i NUAS. Rutinene er ikke helt i tråd med anbefalingene som er gitt. Dette gjelder utarbeiding av styreinstruks, politisk og administrativ ledelse sin deltakelse i styrer til selskap kommunen eier og rutiner for avklaring i forkant av møter i eierorgan. Kommunen har i dag ikke et godt nok system for opplæring i eierstyring for egne folkevalgte. 2) Oppfølging av eierskapsmeldingen Det er punkter i eierskapsmeldingen med tilhørende eierstrategi som ikke er fulgt godt nok opp i praksis. Kommunen har ikke sikret at det er utviklet styringsparametere som grunnlag for evaluering og oppfølging av eierskapet. Det er heller ikke utarbeidet en aksjonæravtale slik kommunen har lagt til grunn at det skal gjøres i eierskapsmeldingen. Kommunen ønsker i eierstrategien at kommunens planer på nærings- og stedsutvikling skal ligge til grunn for selskapets virksomhet. Dette framgår ikke av selskapets vedtekter, men selskapet følger dette opp i praksis. 6
Selskapet rapporterer og informerer i tråd med de krav kommunen har satt i eierskapsmeldingen. Kommunen har imidlertid ikke selv etablert et godt system for å sikre rapportering til kommunestyret og at eierutøvelsen speiler kommunestyrets samlede beslutning. Kommunen har ikke etablert et årlig møte der kommunestyret får rapportering fra selskapene samlet og kommunens eierstrategi blir drøftet, slik eierskapsmeldingen legger opp til. Eiermøter kan være et tiltak for å sikre løpende dialog. Til slike møter skal alle eierne være invitert. Det har ikke vært slike møter, men selskapet har hatt møter med kommunen. Kommunen har både rollen som eier, som oppdragsgiver og som samarbeidspart i forhold til selskapet. Selskapet skal forholde seg likt til alle eierne. Det er derfor viktig at både kommunen og selskapet er bevisst kommunens ulike roller. Eierskapsmeldingen er ikke fulgt opp når det gjelder nominasjon og valg av styremedlemmer. Selskapet har ikke numerisk vara til styret og det er ikke etablert prosedyrer og rutiner for nominasjon til og valg av styre. 3) Føringer for næringsarbeidet Kommunen har gitt noen overordnede føringer for næringsarbeidet, primært gjennom dokumentet «Mål for utviklingen». Kommunen har imidlertid ikke fulgt opp eget vedtak om å utarbeide en ny næringsstrategi. Det at selskapet også etterlyser en strategiske næringsplan, mener vi viser at gjeldene strategidokument ikke er godt nok egnet som strategidokument for selskapet. 4) Koordinering av arbeidet med stedsutvikling Tilbakemeldingen fra kommunens administrasjon tyder på at vedtektsendringen ikke har avklart roller og ansvarsdeling. Vi har ikke sett at kommunen eller eierorganet har gitt andre føringer som kan bidra til klarhet i ansvarsdeling og roller for selskapet og kommunens organisasjon. For en grundigere innføring i de enkelte punktene henvises det til rapporten fra Telemark kommunerevisjon IKS. Anbefalinger Telemark kommunerevisjon IKS anbefaler at Notodden kommune: følger opp vedtaket om å utarbeide en strategisk næringsplan, vurderer om eierstrukturen i NUAS AS er hensiktsmessig, har en gjennomgang av eierskapsmeldingen og foretar nødvendige justeringer, sikrer at folkevalgte representanter får opplæring i eierskap i tråd med anbefalingene om godt eierskap, treffer tiltak for å sikre at føringer i eierskapsmeldingen blir gjennomført: - etablerer en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierrepresentanten og kommunestyret som organ i forkant av generalforsamlingen, - sikrer at rapportering fra selskapene og kommunens eierstrategi drøftes årlig i kommunestyret i tråd med eierskapsmeldingen, - sikrer at kommunens generelle eierskapsmelding er kjent av selskapet og at den følges bedre opp, - 7
vurderer om eierskapsmeldingen og etablert praksis tilsier vedtektsendring for selskapet når det gjelder: - valgkomite og vararepresentanter, - frist for innkalling til generalforsamling, - rådmannens observatørstatus i styret, - ansvar for å jobbe etter kommunens planer på området. Vurdering fra sekretariatet: Rapporten viser at Notodden kommune har kommet et langt stykke på vei når det gjelder oppfølging av eierskapet sitt i selskaper, gjennom vedtatt eierskapsstrategi og eierskapsmelding. Rapporten peker likevel på områder der kommunens rutiner og oppfølging av vedtatte strategier kan forbedres. Det er viktig at det er samsvar mellom vedtatte strategier og kommunens faktiske rutiner og oppfølging av vedtakene. Det er grunnleggende at de folkevalgte får god opplæring i eierskap, og at det er god rolleavklaring og kommunikasjon mellom kommunestyret og eierrepresentante. Kommunens vedtak og planer må kommuniseres tydelig til selskapet. Kommunen må tydeliggjøre rollen sin som eier og som oppdragsgiver overfor NUAS. Vedlegg: Eierskapskontroll «Notodden Utvikling AS» - Notodden kommune, rapportnr 2014 : 407008 8
29/15 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Eiendomsforvaltning i Notodden kommune" Arkivsak-dok. 15/16001-3 Arkivkode. 217 Saksbehandler Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 11.12.2015 29/15 Forslag fra sekretariatet: Prosjektplanen tas til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjonsprosjektet «Eiendomsforsvaltning i Notodden kommune» i KU-sak 20/15, i møte 27.08.2015. Kommunerevisjonen legger nå frem prosjektplanen for kontrollutvalget. Saksopplysninger: Notodden kommune hadde et forvaltningsrevisjonsprosjekt «til gode» for forrige periode, og det avtroppende kontrollutvalget bestilte derfor i sitt siste møte forvaltningsrevisjonsprosjektet «Eiendomsforvaltning i Notodden kommune». Prosjektet var omtalt i overordnet analyse, og var et av de prioriterte prosjektene i den gjeldene «Plan for forvaltningsrevisjon for Notodden kommune». Etter avtale med sekretariatet har revisjonen startet arbeidet med prosjektet da det var ledig kapasitet hos kommunerevisjonen. Kontrollutvalet får i denne saken fremlagt prosjektplanen til orientering, men står fritt til å korrigere kurs på prosjektet om utvalget skulle se at det er behov for det. Kommunerevisjonen har valgt følgende problemstillinger: Har Notodden kommune et rasjonelt system for å styre og planlegge eiendomsforvaltningen? Har Notodden kommune tiltak for å sikre et godt og verdibevarende vedlikehold av bygningene sine? Er ressurser og rammevilkår tilpasset eiendomsforvaltningens behov? Prosjektet planlegges levert til kontrollutvalget i mars/april 2016. Vurdering fra sekretariatet: Kommunene har en stor eiendomsmasse, som både har en stor verdi, men som også genererer store kostnader for kommunene i form av investering, drift og vedlikehold. Det at kommunene har en god eiendomsforvaltning, og bruker fellesskapets midler på en god måte, er viktig. Notodden kommune har vedlikeholdsetterslep på kommunale bygg, og det er viktig at forvaltningen av eiendomsmassen skjer på en planmessig god måte, at det utføres tilstrekkelig 9
vedlikehold, at kommunen har god oversikt over egen og leid bygningsmasse og at dette tilsvarer kommunens faktiske behov. Prosjektplanen fra kommunerevisjonen dekker de sentrale spørsmålene kommunen trenger å få belyst. Vedlegg: 1) Prosjektplan «Eiendomsforvaltning i Notodden kommune», datert 10.11.2015 2) Saksutskrift KU-sak 20/15 «Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015, og bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Notodden kommune» Vedlegg til sak 10
30/15 Eierskapsstrategi for Notodden kommune - rutiner for oppnevning til styrer/bruk av valgkomite - kommunestyrets behandling Arkivsak-dok. 15/12701-6 Arkivkode. 037 Saksbehandler Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 11.12.2015 30/15 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Notodden kontrollutvalget behandlet i møte 27.08.2015 sak om rutiner for oppnevning til styrer/bruk av valgkomite i Notodden kommune. Saken ble oversendt kommunestyret, med en anbefaling fra kontrollutvalget. Saksopplysninger: Saken ble behandlet i kommunestyret 12.11.2015 Saken ble da utsatt. Rådmannen har i etterkant lagt frem et tilleggsnotat til kommunestyrets behandling 10.12.15. Notat er vedlagt. Saken legges frem for kontrollutvalget som en orienteringssak. Sekretariatet vil be administrasjonen om å oversende kommunestyrets vedtak fra møtet 10.12.15 til kontollutvalgets møte 11.12.15. Vedlegg: 1) Saksutskrift KU-sak 19/15, 27.08.2015 2) Notat fra rådmannen, datert 03.12.2015 Vedlegg til sak 11
31/15 Orientering fra revisor i møte 11.12.2015 Arkivsak-dok. 15/16013-1 Arkivkode. 210 Saksbehandler Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 11.12.2015 31/15 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling siden orientering gis i møte. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har som en av sine oppgaver å holde seg orientert om revisjonsarbeidet og se til at revidering av kommunens regnskap skjer på en god måte. Hjemmelen for dette finner man i Kommunelova: 77.Kontrollutvalget 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 78.Revisjon 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Det er også beskrevet nærmere i Kontrollutvalgsforskriften: 6.Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Det er òg en egen forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar som gjev føringar for arbeidet til revisor. Det er fast praksis at revisor orienterer om revisjonsarbeidet i kommunen i kontrollutvalgsmøtene. I løpet av høsten legger revisor frem planleggingen av revisjonsåret, og på våren legger revisor frem melding fra revisor og revisors uttalelse om kommuneregnskapet. Oppdragsrevisor Ottar Kleppe vil orientere om revisjonsarbeidet i Notodden kommune i møtet. Han vil også orientere om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon for Notodden kommune for 2015, som forrige kontrollutvalg vedtok i sitt siste møte. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling siden orientering gis i møtet. 12
Vedlegg: 1) Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2015 Notodden kommune (til orientering). 13
32/15 Møte- og arbeidsplan 2016 for Notodden kontrollutvalg Arkivsak-dok. 15/16010-1 Arkivkode. 033 Saksbehandler Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 11.12.2015 32/15 Forslag fra sekretariatet: Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2016 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende. Kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og holde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2016: (Mandager kl. 10:00) 14.03.2016 02.05.2016-06.06.2016 05.09.2016 24.10.2016 05.12.2016 Saksopplysninger: Sekretariatet legger med dette frem en egen sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget. Saken legges videre frem som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å behandle. Kontrollutvalget i Notodden kommune har fire møter i året, fordelt på to møter på våren og to møter på høsten. Lengden på møtene avgjøres av antallet saker/typen saker som skal opp i møtet. Sekretariatet legger frem følgende forslag til møtetidspunkt og forslag til agenda for 2016: 14
Notodden kommune - Kontrollutvalget Møte- og arbeidsplan 2016 Mandag 14. mars 2016 kl. 10:00 Årsmelding 2015 for Notodden kontrollutvalg Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport «NAV Notodden Sosialtjenesten». Mulig virksomhetsbesøk/orientering: NAV Notodden Orientering fra revisor Mandag 02. mai 2016 kl. 10:00 Notodden kommunes regnskap for 2015 kontrollutvalgets uttalelse Notodden kommuneskoger KFs regnskap for 2015 kontrollutvalgets uttalelse Melding om andre reviderte regnskap (skatteoppkreveren)? Oppfølging av sak: Etiske retningslinjer i Notodden kommune Mandag 06. juni 2016 kl. 10:00 Orientering fra revisor Virksomhetsbesøk/orientering? Mandag 05. september 2016 kl. 10:00 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon for 2016 Vurdering av revisors selvstendighet Virksomhetsbesøk/orientering? Mandag 24. oktober 2016 kl. 10:00 Orientering fra revisor Virksomhetsbesøk/orientering? Mandag 05. desember 2016 kl. 10:00 Møte- og arbeidsplan for 2017 Orientering om budsjettet for Notodden kommune 2017 Orientering fra revisor Virksomhetsbesøk/orientering? Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon legges frem i løpet av 1. halvår 2016. Plan for selskapskontroll legges frem i løpet av 2016. Gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller legger frem/behandles fortløpende. Nye prosjekt bestilles også fortløpende. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp saker og holde de møter man ønsker. Andre datoer: - NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 03-04.02.16, på Gardermoen - Temark Vårkonferanse - Temark Haustkonferanse - Forum for kontroll og tilsyn - Andre møter/kurs 15
33/15 Eventuelt i møte 11.12.2015 Arkivsak-dok. 15/16014-1 Arkivkode. 033 Saksbehandler Beate Marie Dahl Eide Saksgang Møtedato Saknr 1 Notodden kontrollutvalg 11.12.2015 33/15 16