Bedriftsansvarliges rolle i godkjenningsordningen og autorisasjonsordningen Oppdatert manual og viktige nyheter finnes på www.finaut.no Side 1 av 34
Innholdsfortegnelse Innhold Innholdsfortegnelse... 2 1.1 Bedriftsansvarliges rolle i godkjenningsordningen og autorisasjonsordningen... 4 1.2 De forskjellige rollene i autorisasjonsordningen og godkjenningsordningen... 5 2. Systemkrav for bruk av testsystemet... 6 2.2 Systemkrav til datamaskiner som skal brukes for administrasjon og testgjennomføringer.. 6 3. Instruks for bedriftsansvarlig... 7 3.1 Søkefunksjonen på hjemmesiden... 7 3.2 Logg inn... 7 3.3 Glemt passord... 7 3.4 Oppslagstavle... 8 3.5 Kandidatliste... 8 3.6 Registrere nye brukere/kandidater... 8 3.7 Profilside... 13 3.7.1 Demografisk informasjon... 13 3.7.2 Status... 13 3.7.3 Bestillinger... 14 3.7.4 Resultater... 14 3.7.5 Oppgaver... 15 3.7.6 Kommentarer... 16 3.8 Hvilende autorisasjon/godkjenning... 16 3.9 Melde ut/overta kandidat... 18 3.10 Opprette interne testledere... 20 3.11 Registrering av Praktisk Prøve resultat... 20 3.12 Registrering av yrkesrelevant praksis (gjelder kun for AFR)... 23 3.13 Registrering av intern godkjenning (gjelder kun for GOS)... 24 3.14 Opplasting av bilde, til bruk ved bestilling av kort i AFR... 24 3.15 Autorisasjonsbevis og diplom... 24 Side 2 av 34
3.16 Påmelding til kunnskapsprøven (for de som benytter Folkeuniversitet)... 25 3.16.1 Eksamensliste FU... 25 3.16.2 Meld opp kandidater... 25 3.16.3 Automatiske e-poster som sendes ut... 29 4. Rapporter... 30 4.1 Månedlige nøkkeltall... 30 4.2 Rapport over alle Kartleggings- og Kunnskapsprøver... 31 4.3 Veiledningsrapport... 31 4.4 Rapport over antall innmeldte Kandidater i din finansbedrift... 32 4.5 Oversiktsrapporter... 32 5. Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift... 33 6. Register over autoriserte finansielle rådgivere (AFR)... 34 7. Support... 34 Side 3 av 34
Bedriftsansvarliges rolle i Godkjenningsordningen og Autorisasjonsordningen Bedriftsansvarlig (BA) er den person som har myndighet og ansvar til å utføre den daglige oppfølgingen av finansbedriftens kandidater og Testledere i FinAut sitt system. Denne manualen beskriver oppgaver og bruk av systemet. 1.1 Bedriftsansvarliges rolle i godkjenningsordningen og autorisasjonsordningen Bedriftsansvarliges oppgave er å administrere (legge inn, endre og melde ut) kandidater/testledere i finansbedriften. Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere (AFR) og Godkjenningsordningen for rådgivere og selgere i skadeforsikring (GOS) består av en teoretisk kunnskapsprøve, simulert praktisk prøve i etikk og praktisk prøve (rollespill). Rutiner for den praktiske prøven ligger utenfor dette systemet, men resultatet av denne prøven skal registreres i systemet. Det forventes at du har gode kunnskaper i bruk av datamaskin og nettleser. Dette fordi du også skal kunne bistå Testlederne ved behov. Det er også viktig at du har så god teknisk kunnskap at du kan videreformidle et problem på en forståelig måte til FinAut. NB! Du som Bedriftsansvarlig kan også være Testleder. Side 4 av 34
1.2 De forskjellige rollene i autorisasjonsordningen og godkjenningsordningen Figuren nedenfor viser de forskjellige rollene i Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere og godkjenningsordningen for rådgivere i skadeforsikring, samt en kort beskrivelse av hva hver rolle har som ansvar. FinAut Din finansbedrift Har en eller flere bedriftsansvarlig Kan ha en eller flere testledere Bedriftsansvarlig (Myndighet og ansvar for å administrere finansbedriftens kandidater og testledere) Har flere kandidater Har en eller flere sensorer Testleder (Myndighet og ansvar til å la kandidater ta en Kunnskapsprøve/p raktisk prøve internt i finansbedriften) Kandidat (Den personen som skal ta kartleggings-, kunnskapsog praktisk prøve, samt praktisk prøve i etikk) Sensor 2 (Den personen som har det avgjørende ord i bedømmelsen av praktisk prøve) Side 5 av 34
2. Systemkrav for bruk av testsystemet Denne seksjonen vil ta for seg systemkravene som er påkrevd for at testsystemet skal virke tilfredsstillende. Det er viktig at de krav som er listet opp i denne seksjonen blir fulgt. 2.2 Systemkrav til datamaskiner som skal brukes for administrasjon og testgjennomføringer Krav til datamaskiner der testing og administrasjon skal gjennomføres Windows XP/Vista/Windows 7/Windows 8/Windows 10 512 Mb intern minne Skjermoppløsning på minst 1024*768 piksler med 16bpp (65k farger) Oppkobling mot internett Følgende nettlesere støttes: o Internet Explorer 9 eller nyere o Mozilla Firefox 3 13 o Safari 4 og 5 (Mac) o Opera 11+ Popup-blokkering skal være slått av (*.datakortet.no) Adobe Reader skal være installert TCP/IP protokoll: o Port 80 (http) skal være åpen for trafikk o o o Ingen cache i proxyserver DNS oppslag skal virke på klienten Følgende servere må kunne nås gjennom en brannmur: *.datakortet.no NB: Alle tester må kjøres etter systemkravene, også kartleggingstester. Hvis dette ikke blir overholdt, kan det få konsekvenser for tilbakemeldingen på oppgavene i kartleggingstesten. Side 6 av 34
3. Instruks for bedriftsansvarlig FinAut sekretariatet vil på forhånd ha registrert deg inn i systemet og du vil ha fått mottatt en e-post med brukerinformasjon. Trenger din finansbedrift ytterligere bedriftsansvarlige eller testledere, ta kontakt med FinAut på post@finaut.no. 3.1 Søkefunksjonen på hjemmesiden Alle brukere i løsningen kan søke på artikler, men noen av artiklene krever at man er pålogget. Dette vil si at du ikke trenger å navigere deg til de ulike sidene om du vet nøyaktig hva du er ute etter. 3.2 Logg inn Gå til siden http://www.autorisasjonsordningen.no eller www.godkjenningsordningen.no Klikk på Logg inn øverst på siden. Her bruker du ditt fødselsnummer som brukernavn og passord som du har fått tilsendt på e-post. 3.3 Glemt passord Om du har glemt ditt passord kan du benytte funksjonen Reset passord eller Passord på sms. Side 7 av 34
Ved å bruke Reset passord, vil du få en e-post med instrukser for å sette et nytt passord. Ved å bruke Passord på SMS, vil vi sende deg et nytt passord på SMS. 3.4 Oppslagstavle Etter godkjent pålogging vil du komme til en side som er tilpasset din rolle. Her vil du finne aktuelle nyheter, brukermanualer og snarveier til dine arbeidsoppgaver som bedriftsansvarlig. I tillegg til dette vil du også få noen flere funksjoner tilgjengelig under Hovedmeny. De neste avsnittene vil omhandle beskrivelser av disse funksjonene. 3.5 Kandidatliste Denne funksjonen brukes til å administrere kandidatene i portalen. Med administrasjon menes: - Se status på hvor langt kandidaten er kommet i autorisasjons- eller godkjenningsløpet med nøkkelresultater. - Registrere resultat fra Praktisk prøve - Registrere ett års yrkesrelevant praksis i AFR - Bestille autorisasjonsbevis i AFR - Bestille duplikat av diplom og/eller kort (kun i AFR- i GOS gjøres dette av kandidaten selv) - Kandidatlisten kan lastes ned i Excelformat, hvor du også kan se dato for innmelding - Med mer For å finne en kandidat gjøres følgende: - Logg inn på www.autorisasjonsordingen.no eller www.godkjenningsordningen.no. - Gå til siden Oppslagstavle og velg Kandidatliste - Du vil da komme til et oversiktsbilde som viser alle dine kandidater og kan bruke søk funksjonen til å lete opp enkelt kandidater. - Du kan også sette filter for å lage din egen oversikt. 3.6 Registrere nye brukere/kandidater Side 8 av 34
Alle kandidater som skal meldes inn i AFR eller GOS skal registreres med fødselsnummer. Dersom kandidaten tidligere har vært innmeldt fra annen finansbedrift, se punktet Melde ut/overta kandidat. På siden Oppslagstavle finner du funksjonen Ny bruker Her skal du fylle inn følgende: - Fornavn - Etternavn Trykk så Gå videre >> Side 9 av 34
I det neste bildet skal du velge hvilke(n) brukertype(r) brukeren skal ha i hvilke ordninger. Den samme brukeren kan f.eks. være kandidat i GOS og bedriftsansvarlig i AFR. En kandidat må være autorisert/godkjent for å kunne være testleder i den samme ordningen. Når du har valgt brukertype, trykker du Gå videre >> Side 10 av 34
I dette bildet skal fødselsnummer (11 siffer), E-postadresse og Mobil registreres. Disse feltene er påkrevd og må være fylt ut korrekt for at du skal kunne gå videre. I tillegg kan man registrere fasttelefon og adresse på kandidaten. Side 11 av 34
I det neste bildet skal man velge hvilken bedrift og avdeling brukeren er ansatt i. For å gjøre dette, velger man bedriften som den ansatte jobber i ved å trykke på +-tegnet til venstre for bedriftsnavnet og velger den avdelingen i bedriften som brukeren jobber i. I eksempelet under, heter avdelingen det samme som bedriften, men med en * foran. Man kan også registrere region og ansattnr her hvis man ønsker. Når du trykker Lagre -knappen, vil kandidaten (dersom brukeren er kandidat) automatisk få tildelt 10 forsøk på Kartleggingstesten og 3 forsøk på Kunnskapsprøven. Testene tildeles automatisk med ett og ett forsøk, totalt 3. Dersom brukeren som er opprettet er en testleder, vil han få tilgang til å ta Testledertesten fra sin oppslagstavle. Brukeren vil nå få en e-post med påloggingsinformasjon. Side 12 av 34
3.7 Profilside Alle brukere i løsningen har en profilside. Som BA, har du tilgang til å se profilsiden til alle som er ansatt i en bedrift som du administrerer. Profilsidene er rollebaserte, noe som gjør at den informasjonen som vises i en profilside vil variere ut ifra hvilken bruker sin profilside du ser på. En kandidat vil heller ikke se alt/ha tilgang til alle funksjoner på sin profilside som du har tilgang til. I tillegg har FinAut sekretariatet også tilgang til flere funksjoner enn det en BA har. Profilsiden er bygget opp av følgende områder: 3.7.1 Demografisk informasjon Dette området viser standard informasjon om en bruker som navn, fødselsnummer, ansattnr osv. Hold musepekeren over det runde ikonet til høyre I bildet for å se hele fødselsnummeret til brukeren og klikk på ikonet for å kopiere fødselsnummeret. For å endre demografisk informasjon, klikker man på navnet til brukeren. Skjermbildet under er tatt fra en GOS profil og man kan se at kandidaten også er innmeldt i AFR ved at det er en blå AFR-knapp til høyre i dette området. Ved å trykke på knappen, kommer man til kandidaten sin profilside i AFR. 3.7.2 Status Her vises hvilke tester en kandidat har bestått, hvilke tester som er tilgjengelige med hvor mange gjenstående forsøk og statushistorikken til kandidaten. Selve statuslinja vil være noe forskjellig i AFR og i GOS. Skjermbildet under er tatt fra GOS. Side 13 av 34
For kandidater som er ferdig godkjent/autorisert vil kun Oppdateringsprøve i etisk dilemma vises her. 3.7.3 Bestillinger Her kan man melde opp en kandidat til en kunnskapsprøve ved Folkeuniversitetet og se eventuelle påmeldinger. I AFR kan man i tillegg få en oversikt over kort og diplombestillinger. Kort og diplombestillinger er ikke tilgjengelig i GOS. 3.7.4 Resultater I dette området vil alle prøveresultater til kandidaten vises. Det gjelder både kunnskapsprøver, praktiske prøver, etisk dilemma, oppdateringsprøver og selvtester. For alle kunnskapsprøver og kunnskapskartleggingsprøver, kan man se en veiledningsrapport som gir oversikt over score på hvert emneområde. I den venstre delen av området vises resultatene organisert etter hvilken type prøver det er. I den høyre delen, vises alle resultatene hvor det eldste resultatet vises øverst og det nyeste resultatet vises nederst. Rekkefølgen på dette kan man endre ved å trykke på en av kolonneoverskriftene. Side 14 av 34
3.7.5 Oppgaver I oppgave-området er funksjonene du kan utføre på den aktuelle brukeren, samlet. Hvilke funksjoner som er tilgjengelig vil være avhengig av hvilken bruker sin profil du er inne på. Herfra kan du som BA, legge til og fjerne roller på en bruker. Melde brukeren inn i AFR dersom brukeren kun er med i GOS (og du er BA i begge ordningene) og vice versa. NB! Du har ikke rettigheter til å gi BA rettigheter til andre. Dette er noe FinAut sekretariatet må gjøre. Ved å trykke knappen «Vis regler», vil du få opp en graf som viser hvilke områder kandidaten har bestått eller eventuelt fått dispensasjon for og eventuelt hvilke områder som mangler. Ved å trykke knappen «Endre jobbsted» kan du endre hvilken avdeling innen den/de bedriftene du administrerer du vil at brukeren skal være registrert som ansatt i. Side 15 av 34
3.7.6 Kommentarer Sekretariatet har tilgang til å legge inn kommentarer på brukerne. Dersom de flagger en kommentar som «public», vil den være tilgjengelig for deg som BA. Det kan f.eks. være hvorfor en kandidat har fått dispensasjon. 3.8 Hvilende autorisasjon/godkjenning En autorisert/godkjent kandidat skal settes som hvilende dersom den ikke skal eller har gjennomført obligatoriske oppdateringer. Kandidaten skal også settes som hvilende dersom den ikke praktiserer, se 3-9 b). Dette gjøres ved å gå inn på kandidatens sin profilside og trykke på denne knappen: Side 16 av 34
Man får da opp et pop-up vindu (husk å tillate pop-up vinduer fra www.autorisasjonsordningen.no og www.godkjenningsordningen.no) som ser slik ut: Her velger man status = Hvilende, angir et av valgene i nedtrekksfeltet Årsak og trykker Lagre. Man kan da følge historikken på kandidaten i profilsiden ved at det kommer opp melding om når statusen er satt, hvem som har satt den og årsaken til den gitte statusen. Side 17 av 34
Konsekvensen av at en autorisert rådgiver settes i hvilende status er at han ikke blir søkbar i det offentlige registeret (AFR). I GOS har det ingen konsekvenser utad. Dersom kandidatens status settes til hvilende, vil den automatisk motta en e-post fra FinAut om at status er endret, konsekvenser og kandidatens klagerett etter regelen 3-9 b). En kandidat som har status hvilende kan aktiveres igjen av bedriftsansvarlig etter gitte forutsetninger. Aktivering skjer ved å gå inn på profilsiden til kandidaten og trykke denne knappen «Fjern hvilende»: Popup vinduet som da dukker opp, ser ut som følger: Her må bedriftsansvarlig bekrefte at kandidaten er både oppdatert og skikket ved å krysse av i avkrysningsboksen. 3.9 Melde ut/overta kandidat Utmelding av en kandidat gjøres likt som for hvilende. Finn kandidaten som skal meldes ut og gå inn på hans profilside. Trykk så denne knappen: Side 18 av 34
I pop-up vinduet som kommer velger man status=utmeldt, velger en av årsakene og trykker Lagre : Konsekvensen av å melde en kandidat ut av ordningen er at du som BA, ikke lenger har tilgang til å se hverken kandidaten eller resultatene til kandidaten i registeret. Dette er det nå kun FinAut som har. I tillegg vil ikke kandidaten telles med i antall rådgivere som er i ordningen og vil ikke være søkbar i det offentlige registeret (AFR). En rådgiver hvis status settes til utmeldt, vil automatisk motta en e-post fra FinAut om at status er endret, samt konsekvenser ved dette. For kandidater som er hvilende, melder man de ut ved å trykke på knappen Meld ut : Dersom en kandidat skal flyttes over fra utmeldt til ny finansbedrift, må bedriftsansvarlig henvende seg til post@finaut.no og be om å få overført kandidaten til seg. Følgende data skal oppgis: Nåværende finansbedrift Navn på kandidaten E-postadresse Den nye finansbedriften vil da få tilgang til kandidaten og vedkommendes tidligere resultater. Kandidaten vil da ha status=hvilende. Bedriftsansvarlig i ny bedrift må da gå inn på kandidaten og trykke Resette status for at kandidaten skal få status som autorisert eller godkjent. Side 19 av 34
NB: Dersom du skal flytte kandidater mellom egne avdelinger kan du som bedriftsansvarlig gjøre dette selv ved å endre kandidaten. Endre kandidatinfo kan gjøres ved å trykke på kandidaten sitt navn i profilen: 3.10 Opprette interne testledere Finansbedrifter som ikke benytter Folkeuniversitetene for å gjennomføre prøvene, må ha interne testledere. For å registrere interne testledere benyttes det samme registreringsskjermbilde som for kandidater. Når en testleder er registrert, må han logge på ordningen og godkjenne taushetserklæringen. Deretter må han ta testledertesten før han blir godkjent testleder og kan starte kunnskapsprøver. En kandidat som er ferdig autorisert/godkjent kan bli testleder og fortsatt beholde sin kandidatstatus. Testledertesten startes fra testlederen sin oppslagstavle: 3.11 Registrering av Praktisk Prøve resultat Bedriftsansvarlig har ansvar for å registrere resultater fra praktisk prøve for sine kandidater. Dette gjøres i kandidatsiden under Oppgaver ved å bruke knappen Registrer Praktisk Prøve. Side 20 av 34
Viktig: Alle resultater fra praktisk prøve skal registreres uavhengig av om det er bestått eller ikke bestått så snart prøven er gjennomført p.g.a. FinAut sine nasjonale statistikker. På profilsidene til kandidater som er ferdig autorisert/godkjent, vil det ikke være mulig å registrere nye praktiske prøver. Side 21 av 34
Etter at du har trykket på Registrer Praktisk Prøve vil følgende skjermbilde komme opp: Her skal du registrere følgende: - Forsøk nummer (1, 2 eller 3) - Prøvedato (dag/mnd./år) - Bestått (nei eller ja) - Casenummer (viktig for statistikk) - Eventuelle kommentarer - Om prøven ble kjørt som en elektronisk simulering (nei eller ja). Gjelder kun GOS. Ved registrering av resultater for simulert praktisk prøve gjelder følgende: - SPAMA sin løsning: Bruk casenummer 90 - KanFinans sin løsning: Bruk casenummer 95 NB: Dersom du er uheldig og registrerer feil resultat på praktisk prøve, ta umiddelbar kontakt med FinAuts sekretariat slik at de kan få rette feilen. Dersom kandidaten ikke er registrert med bestått kunnskapsprøve, vil skjermbildet ovenfor ikke være tilgjengelig, se neste avsnitt i manualen. Side 22 av 34
3.12 Registrering av yrkesrelevant praksis (gjelder kun for AFR) En kandidat må ha 1 års yrkesrelevant praksis for å bli autorisert, ref. regelverket 3 1 c Bedriftsansvarlig må registrere dato for når yrkesrelevant praksis for kandidatene er oppnådd. Datoen i dette feltet må være passert for at kandidaten skal komme i autorisasjonsregisteret. Dersom kandidaten allerede har 1 års relevant yrkespraksis kan dagens dato legges inn. Hvis ikke, legges datoen for når praksisen er oppnådd (dato frem i tid) inn i dette feltet. Gå inn og registrer dato for oppnådd yrkesrelevant praksis til høyre i profilbildet til kandidaten: Trykk så lagre når du har angitt datoen. En kandidat kan gjennomføre og bestå Kunnskapsprøven, Samtalen og Praktisk prøve uten å ha nødvendig yrkesrelevant praksis, men oppfyller da ikke kravene for å bli autorisert. For mer informasjon om hva som er yrkesrelevant praksis, se skrivet Anbefalte retningslinjer: Yrkesrelevant praksis - veiledning og kontroll som ligger på ekstranett til BA under fanen Rutiner. Alle dine kandidater som er registrert og autorisert fra før 01.09.2011 har fått yrkesrelevant praksis godkjent. Alle disse har fått datoen 1970-01-02. For bedriftsansvarlig vil alltid datoen som er registrert være synlig. For kandidater vil ikke dette være synlig, men det vil være synlig om han/hun har yrkesrelevant praksis ved at statuslinjen i profilbildet vil være grønt dersom han/hun har tilstrekkelig yrkesrelevant praksis: Side 23 av 34
3.13 Informasjon om intern godkjenning (gjelder kun for GOS) Intern godkjenning beskriver at en kandidat har godkjenning i gammel ordning. Registrering av intern godkjenning er tatt ut av løsningen da dette var en overgangsordning med frist for å bestå tverrgående emner innen 1. mai 2016. 3.14 Opplasting av bilde, til bruk ved bestilling av kort i AFR Kandidatene er selv ansvarlig for å laste opp bilde av seg selv via deres kandidatsider i portalen Bedriftsansvarlig har kun ansvar for å kvalitetssikre bilde. Om bildet er for dårlig så må du enten kontakte kandidaten for at vedkommende laster opp et bedre bilde, eller så har du selv muligheten til å laste opp et nytt bilde for kandidaten på kandidatsiden. I GOS er det ikke nødvendig å registrere bilde på profilsiden. 3.15 Autorisasjonsbevis og diplom Rutine for AFR: På kandidatsiden gjøres bestilling av duplikater for diplom og autorisasjonsbevis. VIKTIG: Alle kandidater som blir autorisert vil automatisk få tilsendt diplom i midten av måneden. Bestillingsknappen for diplom skal KUN brukes ved behov for bestilling av duplikat (endring av navn eller tap av diplom). Duplikatbestillinger av diplom er ikke dekket slik at finansbedriftene vil bli fakturert i etterkant for dette. Bedriftsansvarlig må bestille autorisasjonsbevis. For de som skal ha autorisasjonsbevis bør BA lage en rutine på bestilling samtidig som dato for oppnådd yrkesrelevant praksis legges inn. Det er også viktig at du som bedriftsansvarlig holder alle adressene oppdatert. Adresseadministrasjon finner du under Avdelinger i web portalen. Rutine for GOS: Kandidatene kan selv skrive ut sitt diplom fra sin side i portalen når de har fått godkjent status. Dette gjøres ved å trykke på knappen skriv ut diplom under oppgaver til høyre i profilbildet: Side 24 av 34
3.16 Påmelding til kunnskapsprøven (for de som benytter Folkeuniversitet) På siden Oppslagstavle kan du velge funksjonen Meld opp kandidater for å melde opp kandidater til Kunnskapsprøver ved et av Folkeuniversitetene FinAut har avtale med. Både bedriftsansvarlige og kandidater har mulighet til å kunne bruke påmeldingssystemet. Hovedforskjellen er at bedriftsansvarlig enkelt kan administrere flere kandidater samtidig, mens kandidatene bare kan administrere seg selv. Er det noen finansbedrifter som ikke vil at kandidatene skal bruke dette systemet så anbefales det at man lager interne rutiner for dette. 3.16.1 Eksamensliste FU På siden Oppslagstavle kan du velge funksjonen Eksamensliste for å se på eksamenslisten, og sortere på de ulike teststedene. Her kan du enkelt få en oversikt over hvor mange ledige plasser det er på de forskjellige stedene og hvilke eksamensdatoer som er tilgjengelige. Om du trykker på ID en til et aktuelt eksamenssted vil du kunne se mer detaljer om eksamensstedet samt hvilke kandidater fra egen bedrift som er meldt opp. Du vil ha en god del prikkede linjer som er kandidater fra andre finansbedrifter som er meldt opp til denne eksamensplassen. Av sikkerhetsmessige årsaker har du ikke tilgang til å se hvem disse er. 3.16.2 Meld opp kandidater I denne funksjonen kan du melde opp kandidater som skal ta Kunnskapsprøven hos Folkeuniversitetet. Husk at du ikke kan velge flere kandidater hvis de skal avlegge prøven på forskjellige steder. Du velger en gruppe kandidater til hvert sted. Velg kandidater for oppmelding Side 25 av 34
Skjermbildet over viser kandidater i din finansbedrift. Følgende funksjoner er tilgjengelig i dette vinduet: Her kan du søke opp kandidater ved å bruke fødselsnummer eller navn. Her kan du navigere deg gjennom alle kandidater om du ikke vil bruke søkefunksjonen som er beskrevet over. Når du har søkt opp/funnet den kandidaten du vil melde opp til en ekstern Kunnskapsprøve trykker du på det grønne pluss-tegnet i Legg til-kolonnen for den aktuelle kandidaten. Kandidaten blir da lagt til i listen på høyre side i vinduet. For å fjerne kandidater fra den valgte lista i høyresiden, må du klikke på det røde krysset i Fjern-kolonnen for å fjerne de fra lista over valgt kandidater. Etter at du har en komplett liste over de du skal melde opp til ett sted, trykker du meld opp -knappen. NB! Du kan melde opp kandidater til ulike avdelinger av Folkeuniversitetet når du fortsetter. Etter at du trykket på meld opp kommer du til følgende vindu: Side 26 av 34
Velg eksamen Følgende funksjoner er tilgjengelig i dette vinduet: Standard er at du får se kalenderen til de ulike avdelingene av Folkeuniversitetet. Om du bruker denne funksjonen så fjerner den alle avdelingene, og du kan velge den avdelingen av Folkeuniversitet du vil bruke for dine kandidater. NB: Kun testsentre som har eksamen i den aktuelle måneden er vist. Side 27 av 34
Datoer med prøvegjennomføringer som er tilgjengelige er markert med grønn ramme. De datoer som er grønne og ikke inneholder tekst viser tilgjengelige prøvegjennomføringsdatoer, men ved andre avdelinger enn den avdelingen du har valgt. I skjermbildet over har vi valgt å se tilgjengelige prøvegjennomføringsdatoer ved FU Bergen den 7. mai og vi ser at det er en prøvegjennomføring ledig klokken 10:00, og det er 4 ledige plasser (av 10 totalt). For å velge denne datoen så bruker du funksjonen Velg. Du kommer da til følgende pop-up vindu. Verifiser kandidater og eksamen Side 28 av 34
Her får du detaljert informasjon om eksamensgjennomføringen du valgte. Har du valgt å melde opp flere kandidater enn det er plass til vil systemet bare melde opp de 4 første kandidatene, dersom det kun er 4 ledige plasser. I dette tilfellet må du finne nye datoer for de det ikke var plass til. Før du kan trykke på Registrer kandidatene må du godta betingelsene om at du har forstått at dine påmeldinger er bindene, og at din finansbedrift må betale et depositum for de kandidater du melder på til test. Du har nå meldt opp kandidater til en ekstern Kunnskapsprøve. Du kan melde opp flere kandidater ved å gjenta prosessen. 3.16.3 Automatiske e-poster som sendes ut 1. Etter at du som Bedriftsansvarlig har meldt på Kandidater går det umiddelbart ut e-poster til deg som Bedriftsansvarlig. 2. NB: Kandidatene mottar ikke denne e-posten. Kandidatene får e-post 4 uker før, og om noen melder seg opp etter dette så må du som BA manuelt si ifra til FinAut 3. Om en Kandidat har meldt seg opp selv så vil alle de som er Bedriftsansvarlige få e-poster når dette er gjort (om din finansbedrift ikke tillater Kandidatene å bruke påmeldingssystemet så vil du enkelt kunne finne ut av et evt. brudd på denne regelen). 4. Om det er nok påmeldte så vil det sendes ut en e-post som sier dette 4 uker før, og 1 uke før vil Kandidatene og deg selv få en påminnelse om testen. 5. 5 uker før en eksamen kan det hende du som Bedriftsansvarlig får en e-post om at den aktuelle eksamensdatoen står i fare for å bli kansellert på grunn av for få påmeldte. 6. Da er det viktig at du tar en ringerunde for å se om dere klarer å få flere til å melde seg på slik at man unngår at eksamenen blir avlyst. Side 29 av 34
4. Rapporter Det finnes mange ulike rapporter på hjemmesiden til AFR og GOS. Du har mulighet til å hente ut nøkkeltall og du kan lage dine egne filtre etter det du måtte ønske å ta ut av oversikter. Likt på alle sidene du kan ta ut rapporter er at du kan benytte deg av denne knappen: Den eksporterer dataene som du har valgt til en kommaseparert fil som du for eksempel kan laste inn i Excel og bearbeide. 4.1 Månedlige nøkkeltall På siden Oppslagstavle kan du velge funksjonen Rapporter : Du vil da komme til en side som viser månedsrapporter. Ønsker bedriften totale rapporter eller akkumulerte tall må man bruke Excel til å lime inn tallene fra månedsrapportene. Følgende månedlige nøkkeltall er tilgjengelig i webportalen: - Hvor mange Kandidater som er registrert inn i ordningen i denne måneden. - Hvor mange Kandidater som totalt er registrert inn i ordningen - Hvor mange Kandidater som totalt har bestått Kunnskapsprøven - Hvor mange Kandidater som totalt er autorisert/godkjent I tillegg finnes det en del statistikk og gjennomsnittstall for Kunnskapsprøven og de forskjellige emneområdene. Alle tall gjelder Kandidater i egen finansbedrift. Side 30 av 34
4.2 Rapport over alle Kartleggings- og Kunnskapsprøver For å ta ut rapport over alle prøveresultater velger du Oppslagstavle inne i portalen og klikker på Resultatrapport. Her kan du først velge å ta ut rapport på spesifikke avdelinger om du ønsker dette. Om du ønsker å ta ut rapport for hele din finansbedrift trykker du på Rapporter uten å velge noen avdelinger. Her kan du lage din egen rapport ved å velge filtre som År, Kunnskapsprøve, Kartleggingsprøve eller Alle resultater. Denne rapporten gir deg en full oversikt over alle Kandidater og deres resultater. Rapporten er en kommaseparert fil som kan åpnes i Microsoft Excel. Tips: Om filen du har åpnet i Excel ser forvirrende ut og alt er i en kolonne så gjør du følgende: - Merk kolonne A - Trykk på Data - Trykk på Tekst til kolonner - Velg Data med skilletegn - Trykk på Neste - Velg Semikolon - Trykk Fullfør Nå skal alle dataene ha fordelt seg i egne kolonner. 4.3 Veiledningsrapport Denne rapporten er som en karakterbok for enkeltresultater for en aktuell Kandidat. Denne rapporten finner du ved å gå på Oppslagstavla og velger brukerliste eller kandidatliste. Her kan du søke opp ønsket Kandidat og komme til Kandidatens personlige side. Ved å trykke på Veiledningsrapport for ønsket resultat vil du se hvordan Kandidaten har scoret på de ulike emneområdene. Dette gjelder både for Kartleggingsprøven og Kunnskapsprøven. Side 31 av 34
4.4 Rapport over antall innmeldte Kandidater i din finansbedrift Ved å velge funksjonen Brukersider eller kandidatliste på oppslagstavla på hjemmesiden til AFR og GOS så kan du ta ut en rapport over alle dine innmeldte kandidater uten noen resultater. Eneste du trenger å gjøre er å trykke på brukere/kandidater. oppe i høyre hjørnet over oversikten over dine 4.5 Oversiktsrapporter På siden Oppslagstavle kan du velge Kandidatliste og sette dine egne filtre for å få ut ønsket rapport. Filtrene du kan velge mellom vises i dette skjermbidet (I tillegg vil man kunne filtrere på avdelingene i det/de firma man er BA for): Side 32 av 34
Når du har satt dine ønskede valg trykker du på eksport knappen behandle dine data i for eksempel Excel. og får muligheten til å 4.6 Kandidater som mangler Etisk Dilemma oppdatering Som en del av oppdateringsregimet i AFR og GOS, skal alle kandidater årlig gjennomføre en oppdateringsprøve i Etisk dilemma. Denne prøveformen er av samme metode som Etisk dilemma gjennomført som eksamen. I motsetning til Etisk dilemma som eksamen, krever denne prøven ikke testleder, og kandidaten har ubegrenset antall forsøk. Kandidater skal bestå denne innen 1. januar året etter. For at BA skal ha oversikt over hvilke autoriserte/godkjente som enda ikke har gjennomført Etisk dilemma oppdatering, er det utviklet en rapport for dette. Når du åpner rapporten må du først la den laste ferdig før du filtrerer på år. Når du så velger 2016 vil du kunne se alle kandidater som enda ikke har tatt årets oppdateringsdilemma. 5. Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift Dersom en finansbedrift ønsker å melde seg ut av ordningen må man snarest kontakte sekretariatet. Oppsigelsesfristen vil være 2 måneder fra utmeldingen er mottatt. Bedriften må varsle sine innmeldte om oppsigelsen og konsekvensene. Samtidig må FinAut varsles om hvilken informasjon som er gitt internt og få en oversikt over planlagte aktiviteter og hvordan disse søkes løst (prøver avlyses m.v.). Straks FinAut har fått slikt varsel, vil vi på selvstendig grunnlag sende en informasjon til hver rådgiver som er autorisert om at de meldes ut av registeret, fra hvilken dato og konsekvenser av utmeldingen. I tillegg vil finansbedriften motta et følgebrev med retur av tilslutningsavtale. Rådgiverne flyttes over til en gruppe med "utmeldte" og autorisasjonen blir "hvilende" frem til de eventuelt blir innmeldt fra en ny tilsluttet finansbedrift. Side 33 av 34
Konsekvenser av utmelding: Autoriserte kandidater innmeldt av bedriften er ikke lenger å anse som autoriserte eller godkjente og kan ikke lenger søkes opp i vårt register (AFR). o Dette gjelder ansatte i bedriften o Dette gjelder ansatte i tilknyttede agenturer der slike finnes Sensorer tilknyttet bedriften kan ikke lenger praktisere som sensorer o Planlagte praktiske prøver må kanselleres Planlagte prøver for kandidater som er i et autorisasjonsløp/godkjenningsløp, må avlyses o Påmeldinger til kunnskapsprøven må strykes (det er 1 måneds påmeldingsfrist til Folkeuniversitets tester) Alle autorisasjonsbevis må inndras og sendes til AFR for makulering (gjelder kun AFR). 6. Register over autoriserte finansielle rådgivere (AFR) For å finne ut om en rådgiver er autorisert kan kunder søke på rådgiverens navn i registret. Finansbedriften har ansvar for å melde ut kandidater og for å oppdatere informasjon om kandidater i testsystem og portal slik at registeret kun inneholder autoriserte finansielle rådgivere. 7. Support Din oppgave som Bedriftsansvarlig er i hovedsak å utføre den daglige administrasjonen av kandidatene i din finansbedrift ved og aktivt bruke oppslagstavlen og funksjonene som er tilgjengelige der for deg som Bedriftsansvarlig. Har du spørsmål eller problemer kan du ta kontakt med FinAut på telefon eller sende en e-post til post@finaut.no. FinAut vil også legge ut oppdatert og nødvendig informasjon på de respektive ordningene sine hjemmesider www.autorisasjonsordningen.no og www.godkjenningsordningen.no. Det er viktig at du til enhver tid forsikrer deg om at du har nyeste versjon av dette dokumentet. Lykke til som Bedriftsansvarlig i Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere og/eller Godkjenningsordningen for rådgivere i skadeforsikring! Side 34 av 34