KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av HFK-11-149 Digitale læremidler (DLM) Tilbudsfrist: 22.12.2011 kl13:00 www.ndla.no 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE...3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Omfang...4 1.3 Anskaffelsens formål...4 1.4 Deltilbud...5 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning...5 1.6 Kunngjøring...6 1.7 Viktige datoer...6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD...6 2.1 Anskaffelsesprosedyre...6 2.2 Taushetsplikt...7 2.3 Forbehold og avvik...7 2.4 Vedståelsesfrist...7 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget...7 2.6 Tilleggsopplysninger...7 3 Kvalifikasjonskrav...8 3.1 Obligatoriske krav...8 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...8 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling...8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...8 4 TILDELINGSKRITERIER...9 4.1 Evaluering...9 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming...10 5.1 Innlevering av tilbud...10 5.2 Tilbudets utforming...11 b. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling i hht kap 3.2 i dette dokumentet...11 c. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling i hht kap 3.3 i dette dokumentet...11 d. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner i hht kap 3.4 i dette dokumentet...11 5.3 Språk...11 6 Vedlegg...11 www.ndla.no 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Nasjonal digital læringsarena (NDLA) Fylkeskommunene har ansvar for å holde elever i videregående opplæring med gratis læremidler. Videregående opplæring er ett av fylkeskommunenes kjerneområder, og ansvaret for å tilby gode og kvalitetssikrede læremidler er i denne sammenhengen viktig. Nasjonal digital læringsarena, NDLA er et felles interfylkeskommunalt samarbeid for 18 fylkeskommuner - dvs alle landets fylkeskommuner unntatt Oslo fylkeskommune. NDLAs oppgave er å tilby elever i videregående skole digitale læremidler som dekker læreplanenes kompetansemål og er fritt tilgjengelige for alle. NDLA er organisatorisk og redaksjonelt bygd opp med en rekke fagnettsteder som publiserer og vedlikeholder læremidler for ulike fag i videregående opplæring. Læremidlene brukes over hele landet. NDLA har for tiden ca 18000 daglige brukere på hverdager, og kan bokføre en økning på ca 100% i forhold til forrige skoleår. NDLA er organisert etter en tradisjonell redaksjonell modell med fagredaktører ansvarlig for sine fagnettsteder. Øivind Høines er ansvarlig redaktør for hele ndla.no, Jarle R. Meløy er webredaktør. Store deler av vår tekniske og innholdsmessige produksjon kjøpes i markedet. NDLA vil tilrettelegge en kombinasjon av innkjøpte og egenproduserte læremidler, og alt skal være av høy faglig kvalitet. NDLA etterspør også verktøy som inngår i tilrettelegging og bruk av digitale læremidler, DLM. Det redaksjonelle arbeidet med å organisere, metamerke og sammenstille læremidlene i det enkelte fag er lagt til en fagredaksjon med solid faglig-pedagogisk kompetanse. Fagredaksjonene er rekruttert fra videregående skoler i fylkeskommunene. Mer informasjon på www.om.ndla.no Hordaland fylkeskommune, heretter omtalt som HFK, ivaretar fylkeskommunenes ansvar som oppdragsgiver for innkjøp av digitale læremidler. HFK har det merkantile ansvaret for gjennomføringen av denne konkurransen. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Kate-Benedicte Madsen Postadresse: Pb 7900, 5020 Bergen e-post Kate-Benedicte.Madsen@post.hfk.no Telefon 55 23 95 58 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. www.ndla.no 3
Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Omfang Verdien av innkjøpet er vurdert til å vere om lag mellom 7 8 mill kr ekskl. mva. Det vert understreka at oppgitt timetal er basert på statistikk og opplysningar frå HFK sine noverande leverandørar og eigne økonomidata, og at det vert teke atterhald om endringar i volum, bl.a. med bakgrunn i budsjettsituasjoner som påverkar HFK sine aktivitetar. 1.3 Anskaffelsens formål NDLAs mål er å etablere fagnettsteder for alle fag i videregående opplæring. Denne utlysningen gjelder fagene: Biologi 1 Engelsk Service og samferdsel Medier og informasjonskunnskap Restaurant og matfag vg1 Kokk og servitørfag vg2 Markedsføring og ledelse Kommunikasjon og kultur Samtlige læreplaner finnes på www.udir.no. Alle DLM, de ulike innholdselementene skal følge myndighetenes krav til utforming og støtte den enkelte elev best mulig i å nå læreplanenes mål. For NDLA er det viktig at DLM skal legge til rette for metodefrihet, fleksible læringsformer og tilpasset opplæring, og at de har høy grad av gjenbruksverdi i et livslangt læringsløp. Se http://ndla.no Alt innhold skal leveres for publisering på www.ndla.no og kunne vises i vårt design og tekniske rammeverk (mer informasjon i tekniske krav i avsnittet Generell beskrivelse ). NDLA har en klar policy i forhold til hvordan vi ønsker vårt publiserte innhold. Leverandør må derfor sette seg grundig inn i våre forslag og krav i Rettigheter til levert DLM, og eventuelt reservere seg fra disse som en del av tilbudet som gis. Fullstendig beskrivelse av leveransene følger av kravspesifikasjonen, bilag 1 til www.ndla.no 4
kontrakt. 1.4 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på DLM for ett eller flere fagnettsteder og deler av fag. Med digitale læremidler mener vi læringsressurser som kan bestå av en eller flere av følgende elementer: tekster oppgaver illustrasjoner video lydproduksjoner verktøy og applikasjoner animasjoner interaktiviteter En leverandør kan gi tilbud på ett eller flere typer DLM. Det er aktuelt å kjøpe inn DLM som dekker samme læreplanmål fra flere leverandører. Det vises til nærmere beskrivelse av fagene i kravspesifikasjonen, bilag 1 til kontrakt. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor (ved valg av kontrakt, se kontraktsmaler på www.anskaffelser.no) Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller ): Ja Bilag 1: Kravspesifikasjonen Bilag 2: Leverandørs løsning/oppdragsgivers behandling av tilbudene Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: Ja Ja Ja www.ndla.no 5
1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 1.7 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 04.11.2011 Tilbudskonferanse 14.11.2011 kl 12.00 14.00 Referat fra tilbudskonferansen Medio november Frist for å levere tilbud 22.12.2011 kl 12:00 Tilbudsåpning 23.12.2011 Tilbudets vedståelsesfrist 4 måneder etter tilbudsfristens utløp Evaluering Medio januar 2012 Meddelelse om valg av leverandør Medio januar 2012 Klagefrist Primo februar 2012 Kontraktsinngåelse Medio februar 2012 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Tilbudskonferanse på Rica Victoria Oslo, Mandag 14.11.2011 kl 12.00-14.00 Rica Victoria, Oslo 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. www.ndla.no 6
2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå i tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: HFK 11-149 Digitale læremidler (DLM) og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. www.ndla.no 7
3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest, attest på betalt skatt fra kemnerkontoret Merverdiavgiftsattest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Kredittverdig Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/ rating ikke eldre enn 3 måneder og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha den nødvendige kompetanse innenfor tilbudte områder Dokumentasjonskrav Beskrivelse av utdannelse og arbeidserfaring som leverandøren kan tilby. www.ndla.no 8
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Priser og kostnader 1 Ferdig utfylt prisskjema Teknisk løsning 0,7 Se punkt om oppdragsgivers behandling av tilbudene i bilag 2 Faglig tilknytting og kvalitet 1,0 Se punkt om oppdragsgivers behandling av tilbudene i bilag 2 Regulering av rettigheter 0,7 Se punkt om oppdragsgivers behandling av tilbudene i bilag 2 4.1 Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluerte med poeng på tildelingskriteriene, der 10 er høyest og 1 er lavest. Tilbud med poeng 0 på tildelingskriteriene utenom prisen vil bli avvist, jf. FOA 20-13. Evalueringsmodellen som vil bli benyttet bygger på prising av avvik/mangler i forhold til høyeste oppnåelige poengsum i tildelingskriteriene utenom prisen (K1). Poeng under 10 på disse tildelingskriteriene gir uttrykk for hvor stort avviket/mangelen er. Mangelen/avviket vil bli priset inn i tilbudet med et påslag på tilbudt pris. Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet er det tilbudet som kommer ut med lavest priset kvalitet (PK). Se formel og eksempelet nedenfor. Avvik fra best oppnåelig poeng blir beregnet slik: «maksimalt oppnåelig poeng (10) minus gitt poeng for kriteriet delt på maksimal oppnåelig poeng (10)». www.ndla.no 9
Matematisk modell for det økonomisk mest fordelaktige tilbud PK PK = Pris kvalitet (total poengsum) P = Total pris (summen av prisane) i tilbod gitt i Tabell 1 Prismatrise i vedlegg 4 Pris og betaling. K1 = vekt av tildelingskriterium 1 - pris K2 = vekt av tildelingskriterium 2 K3 = vekt av tildelingskriterium 3 Sm= maks oppnåelige poeng på vurderingskalaen = 10 s2 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 2 s3 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 3 Formel: PK = P*[K1 + K2*(Sm s2)/sm + K3*(Sm - s3)/sm] Eksempel Vekt tildelingskriterium: Kriterium 1 Pris = 1, kriterium 2 = 0,6 og kriterium 3 = 0,3 Tilbyder 1: totalpris: 2 000 000, 8 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 Tilbyder 2: totalpris: 1 920 000, 6 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 PK tilbyder 1: 2 000 000 * [1+ 0,60*(10-8)/10 + 0,30*(10-10)/10]= 2 240 000 PK tilbyder 2: 1 920 000 * [1 + 0,60*(10-6)/10 + 0,30*(10-10)/10] = 2 380 800 I dette tilfellet vinner tilbyder 1 konkurransen. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes til: Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Postboks 7900 5020 Bergen eller leverest til: Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Agnes Mowinckelsgate 5 Bergen Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, HFK-11-149 Digitale læremidler (DLM) www.ndla.no 10
Tilbudet skal leveres i to eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn i to eksemplar. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev, tilbudsbrevet må inneholde følgende: a. Signatur av ansvarlig representant for leverandøren. b. En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. c. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. d. Navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2. Kvalifikasjonskrav i hht kap 3 i dette dokumentet a. Obligatoriske krav i hht kap 3.1 i dette dokumentet b. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling i hht kap 3.2 i dette dokumentet c. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling i hht kap 3.3 i dette dokumentet d. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner i hht kap 3.4 i dette dokumentet 3. Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) 4. Utfylt prisbilag 5. Ytterligere kontraktsbilag som helt eller delvis skal utfylles av leverandøren. 5.3 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i tilknytning til denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 6 Vedlegg Kontrakt m/bilag Øvrige vedlegg Viser til kap 1.4 i dette dokumentet. www.ndla.no 11