Tema: Nytt skoleår Fronter 92 Dette heftet er produsert av Fronter as www.fronter.com Heftet kan kun kopieres eller distribueres elektronisk ifølge kontrakt eller avtale med Tema: Nytt skoleår... 1 Innledning... 2 Viktig informasjon... 2 Hva skjer når vi kjører en full import?... 2 Trinnene i prosessen... 3 Trinn 1: Rydde rom... 3 Trinn 2: Arkivering av rom... 4 Trinn tre: Aktivering av nye rom... 8 Manuelt opprettede rom... 11 Versjonsskontroll... 12 QA... 12 1
Innledning Dette heftet tar for oppgaver som skal utføres i forbindelse med overgangen fra et skoleår (studieår) til et annet. Noen installasjoner har en integrasjon mot et skole/studie-administrativt system (SAS). For noen av disse integrasjonene er det mulig å sette opp automatisk opprettelse av rom samtidig som deltakergruppene meldes inn med korrekte rettigheter. De ulike detaljene er forklart i dette heftet. I tillegg har Fronter både en Kopier rom samt Eksport/Import av rom som kan benyttes når rom opprettes manuelt. Fronter er i kontinuerlig utvikling og forbedring. Det kan derfor forekomme avvike mellom dokumentasjon og applikasjon. Denne veiledning er skrevet til Fronters versjon 92. Lykke til. Lillehammer, august 2009 Steinar Hov/Ingun Vaglid Viktig informasjon De skolene som kjører en import fra SAS til Fronter må skru av importen ved avslutningen av et skoleår. Importen settes på igjen når rutinen nedenfor er utført slik at nye rom kan opprettes og gruppene overføres. Slik deaktiveres importen av data til Fronter: 1. Logg på Fronter som administrator 2. Velg Admin og deretter Verktøy 3. Velg Fronter integrasjonsoppsett 4. Hak av til venstre for relevant import 5. Klikk så på Deaktiver Hva skjer når vi kjører en full import? For hver ny gruppe som opprettes i SAS vil det også opprettes et nytt rom. Gruppen meldes automatisk inn med korrekt rettighet. Dersom gruppen beholder sin Import ID (intern identifikasjon som benyttes av SAS) vill nytt rom ikke bli opprettet. I stedet vil det eksisterende rommet få overført med den oppdaterte gruppen. I praksis: For de aller fleste skoler vil ny import tildele nye ID er til alle gruppene. Dette medfører at det automatisk vil bli opprettet en rekke nye rom. Denne dokumentasjonen beskriver detaljert de ulike mulighetene og hvordan de kan benyttes. 2
Trinnene i prosessen Ved slutten av et skoleår er det viktig at skolen gjennomfører følgende tre trinn: Rydde" rommene Arkivere rom Aktivere nye rom som er opprettet gjennom importen. Trinn 1: Rydde rom Hvis du ønsker å arkivere eller gjenbruke et rom som malrom for andre elevgrupper anbefaler vi at du rydder rommet. På samme måte som du rydder et fysisk klasserom ved å fjerne gamle oppslag, tørke av tavla osv kan du rydde et rom i Fronter: Slett innhold som ikke lenger er relevant Tøm søppelkurvene Deaktiver innleveringer og forum som ikke lenger skal være aktive Steng forum som ikke skal benyttes Lagre nyttige filer på et delt område Slette/melde ut eventuelle foresattegrupper som ikke lenger skal ha tilgang til rommet. Husk at medlemmene ikke slettes i denne operasjonen. Steng eller slett rom som ikke lenger skal benyttes (husk å lagre eventuelle ressurser først!) Etter ryddingen kan du arkivere eller gjenbruke rommet. Vi anbefaler at du arkiverer gamle rom dersom integrasjonen oppretter et nytt sett med rom for det nye skoleåret. Dersom importen inneholder ID er til grupper som eksisterer fra før vil arkiverte rom automatisk bli gjenåpnet. 3
Trinn 2: Arkivering av rom Det er mulig å arkivere rom som ikke lenger skal være i daglig bruk. Tilgangen finner du fra romvelgeren ved først å velge Vis romliste: Her vil du kunne arkivere ett eller flere rom ved først å hake av til venstre og deretter velge Arkiver rom: 4
Rom som er arkivert vil kun finnes under fanen Arkiverte rom, og de vil vises øverst i romlisten der. Disse rommene kan også tilbakestilles: De arkiverte rommene er kun tilgjengelige for de som har bidratt i rommet, og de vil kun ha leserettighet der. Porteføljen vil fortsatt inneholde alle datasom er lagret i rommet og elevenes bidrag vil fortsatt vises. 5
Gruppene som er meldt inn i et arkivert rom vil bli frosset slik at den ikke oppdateres selv om det skjer endringer i det administrative systemet. Dersom du velger å tilbakestille et rom får du en oversikt over de som har tilgang til det: Et rom som er tilbakestilt vises på denne måten: Medlemmene vil bli meldt inn i en samlegruppe på denne måten: 6
Hvis du ved en feil har arkivert et rom som du så må tilbakestille, må du redigere navnet på rommet. Gruppene må også meldes inn på nytt med korrekt rettighet for å opprettholde dynamikken som følger av en automatisk import. Elevtilgang til bidrag i arkiverte rom Elevene vil ha tilgang til historiske bidrag som er lagret i arkiverte rom. I Min portefølje er det nå en avkrysningsboks, Inkluder arkiverte rom. Dette valget medfører at innhold fra disse rommene også blir tilgjengelig ved at de arkiverte rommene vises i nedtrekksmenyen for romvalg. Disse rommene vil få teksten (Arkivert) etter romnavnet: Elevens bidrag vil vises på nøyaktig samme måte som fra vanlige rom. Når en elev klikker på et bidrag som kommer fra et arkivert rom vil det vises med leserettighet. Aktivering av import til Fronter: Når alt er klart for å skru på importen igjen gjør du følgende: 1. Logg på Fronter som administrator 2. Velg Admin og deretter Verktøy 3. Velg Fronter integrasjonsoppsett 4. Hak av til venstre for relevant import 5. Klikk så på Aktiver Det er å foretrekke å kjøre en full import fra SAS slik at Fronter oppdateres over natten. Det er også mulig å tvinge en øyeblikkelig import ved å hake av for Kjør nå. 7
Trinn tre: Aktivering av nye rom En full import vil automatisk opprette nye rom for alle grupper med nye ID er. Gruppene vil også bli automatisk innmeldt med korrekte rettigheter i rommene. Rom med eksisterende grupper vil ganske enkelt få oppdaterte medlemslister. Nye rom: De nye rommene som opprettes i forbindelse med importen vises i romvelgeren på vanlig måte. De er imidlertid ikke tilgjengelige for verken elever eller lærere før romeier eller administrator har aktivert dem. Et rom aktiveres ved at romeier/administrator velger det fra romvelgeren og foretar ett av de fire valgene som vises nedenfor i dette dialogvinduet: De fire valgene: Ikke utfør noe. Bruk rommet som det er. Bruk rommet på samme måte som om det var opprettet manuelt. Standard verktøyliste som er satt i importen vil bli benyttet og gruppene blir meldt inn automatisk. Rommet vil ikke ha noe innhold. Kopier fra rom. Dette valget henter innhold og struktur fra et annet rom samtidig som gruppene meldes inn. a. Rommet som det kopieres fra vil ikke bli berørt. b. Du kan også kopiere en arkivert rom. c. Du kan kun kopiere fra rom hvor du er meldt inn som romeier. Dette gjelder også administratorer. Rom som du ikke er romeier i vil ikke vises i nedtrekksmenyen slik at i noen tilfeller må denne tilgangen ordnes før aktiveringen av nye rom kan foretas. d. Det nye rommet vil beholde tittelen; det samme gjelder det rommet som det kopieres fra. Romnavn kan selvsagt endres i ettertid. e. Elevbidrag vil ikke bli kopiert til det nye rommet. Importer innhold og struktur fra zip-fil. Når du foretar eksport av et rom opprettes en zip-fil. Denne eksporten vil også ta med Førstesider, forum, 8
interne lenker, læringsstier, bilder osv. Denne zip-filen kan så benyttes når du aktiverer et rom slik at innhold og struktur overføres. Elevbidrag vil ikke bli overført. Viktig: Det er kun mulig å importere rom som er eksportert fra samme Fronter versjon eller lavere (minimum Fronter 91). Eksempler: F91 rom kan bli importert til F92 F92 rom kan IKKE bli importert til F91. Flytt medlemmene til dette rommet. Dette valget erstatter det nye rommet med et eksisterende rom ved kun å overføre de nye medlemmene til dette. Eksisterende medlemmer vil forbli uendret i det gamle rommet; det samme gjelder innholdet. Du må være romeier (gjelder også for administratorer) i det gamle rommet som skal oppdateres med nye medlemmer. a. Det nye rommet slettes siden medlemmene overføres til et eksisterende rom. b. Det gamle rommet beholder sitt navn, men det kan endres hvis ønskelig uten at dette påvirker oppdatering av deltakerlisten. c. Dette kan være et relevant valg for å unngå duplikatrom, som kan forekomme dersom du bruker Kopier rom. d. De gamle medlemmene i et rom vill bli fjernet dersom du velger et rom som er arkivert. Siden rommet nå vil bli et vanlig rom vil tidligere deltakere miste tilgang til sine bidrag. e. Det er mulig å flette flere rom sammen på denne måten dersom det er ønskelig at flere grupper får tilgang til de samme ressursene. Hvis et rom flettes sammen med et annet på denne måten er det mulig å gjøre om handlingen. Velg Endre egenskaper i rommet og se menyen helt nederst: 9
Rommet vil dermed bli tilbakestilt og vil vises sammen med andre rom i romvelgeren og det vil ikke være aktivert. Om manuelt opprettede rom Manuelle rom vil ikke bli berørt av denne importen. Oppdatering av grupper som skal ha tilgang må foretas manuelt. De kan selvsagt arkiveres som alle andre rom. Om funksjonen Kopier rom Rom kan når som helst kopieres. Dette gir oss en nyttig funksjon når vi har behov for å kopiere ressurser som Sider, interne lenker, prøver osv som nevnt tidligere. 10
Manuelt opprettede rom Vi kan opprette rom manuelt ved å velge Opprett nytt rom, angi navn, velge verktøyliste osv. ved å kopiere et eksisterende rom (1) ved å importere en zip-fil (2) (1) Her kan du velge et rom fra nedtrekksmenyen (2) Hvis du ønsker å importere et rom fra en zip-file må du først eksportere relevant rom. Fra Rom-verktøyet velger du Eksporter: Deretter velger du denne eksporten: Som tidligere nevnt vil denne eksporten også håndtere Læringsstier, forum, interne lenker osv. 11
Versjonsskontroll Versjon Dato Beskrivelse Ansvarlig 92.1 12.08.09 Nytt skoleår Steinar Hov QA Dato Godkjent av Kommentarer 13.08.09 Ingun Vaglig Gjennomgått og korrigert 12