Styrets årsberetning 2014 1. GENERELT Utskifting av runde flytere på fortøyningsbommer ble gjennomført i løpet av sommeren. Det gjenstår fremdeles noen som vil bli skiftet sommeren 2015. Vinsjen i vinsjehuset ble demontert og fjernet og nytt gulv lagt. Vinsjehuset benyttes til lagringsplass. Ny container innredet med hyller, donert av G. Foerster, ble montert ved avfallscontaineren, containeren benyttes til lagringsplass av elektrisk verktøy og annet materiell. Et rødmerket område i søndre hjørne av parkeringsplassen er nå allokert til parkering av båthengere for fremtiden. I søndre hjørne av parkeringsplassen har det over lang tid stått lagret opplagsutstyr både sommer og vinter som har tatt opp verdifull plass. Eiere av opplagsutstyret som ikke ble benyttet sist vinter og som kunne identifiseres ble kontaktet med anmodning om å fjerne dette. Opplagsutstyr, hvor eier ikke kunne identifiseres etter gjentatte forsøk, ble konfiskert av båtforeningen, og ikke brukbart utstyr ble kastet. Årets dugnad med bevertning ble gjennomført etter utsettelse et par dager på grunn av dårlig vær. Vi fikk imidlertid utført de planlagte oppgaver med et redusert fremmøte. Årets sommerfest ble gjennomført som tidligere og med god oppslutning. Topaas & Haug ble leid inn til å fjerne fjellmasse utenfor mastekaia for å øke dybden, fjellmassen ble effektivt fjernet ved pigging og bortkjørt. Gjennomføringen ble utført i henhold til vilkår gitt av Bærum kommune. Medlemsvaktordningen har i 2013 fungert bra, imidlertid er det fremdeles noen som ikke dukker opp til sin vakt og som overser sine forpliktelser som rettighetshaver. Rettighetsbrev nr. 125 innløst på grunn av eksklusjon av medlemmet og rettigheten er siden solgt til ny rettighetshaver. Side 1 av 7
2. STYRET Styret har i 2014 bestått av: Styreleder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Varamedlem: Varamedlem: Geir Gulliksen Per Horn Cathrine Lødrup Grethe Moe Steinar Jartung Ole Grønskar Sven Vesterkjær 3. STYRETS ARBEID Konstituering av styre ble gjennomført i første styremøte den 1. april 2014. Det har vært avholdt 9 styremøter i perioden og 55 saker har vært oppe til behandling. På Årsmøtet 13. mars 2012, ble K. E. Irgens ekskludert fra båtforeningen med anmodning om å avhende Rettighetsbrev nr. 125 innen 31. mai 2012. Siden dette ikke er blitt gjennomført i henhold til vedtaket, valgte styret å gå til innfrielse av rettighetsbrevet for deretter selge det til markedspris. Vår nærmeste nabo, Christian Must, har anmodet kommunen om å få kjøpe grunnen under en bod som han disponerer. Det er kommunen som er grunneier, men denne lille flekken er med i det vi leier. Kommunen er positiv, men har bedt han avklare med oss. Denne boden er bygget sammen med et av våre åreskap, men vi har ikke tilgang til delen han benytter. Han tilbyr seg samtidig å utføre et betydelig vedlikehold på hele bygget, det er snakk om nytt tak og maling. Styret i Sarbuvollen har konkludert med at vi vil tillate at han kjøper grunnen da vi uansett ikke har tilgang til den, forholdet er avklart med FBB som heller ikke har noen innsigelser. Aksept fra båtforeningen er sendt Must. 4. UTVALG OG KOMITÉER Kontrollkomiteen har bestått av: Gunnar Bolstad Simon Enger Cecilie Skarphagen Valgkomitéen har bestått av: Rolf Wahlqvist Per Lillelien 5. ADMINISTRASJON Det administrative arbeidet i båtforeningen har fungert bra med et nært samarbeid mellom styret og daglig leder. Kontrollkomitéen etterlyste dokumenterte prosedyrer, skriftlige fullmakter og ansvarsbeskrivelse for daglig leder for å sikre at driften av de administrative oppgaver som påligger daglig leder gjennomføres på en etterrettelig og kontrollerbar måte. Side 2 av 7
Styret har derfor med bakgrunn i forslag fra Kontrollkomiteen utarbeidet en fullmaktsmatrise for daglig leder, styrets leder og styret. Daglig leder utfører sine oppgaver til styrets fulle tilfredshet. Daglig leder er blitt pålagt et større engasjement og ansvar i planlegging og gjennomføring av opptak, opplag og sjøsetting enn tidligere. Dette for å sikre at denne viktige delen av båtforeningens forretningsmessige bidrag, relaterte utfordringer og ansvar håndteres profesjonelt og med størst mulige sikkerhet for båter, båteiere og personer involvert. Dette har medført at styret har besluttet å øke stillingsprosenten fra 30 % til en 50 % stilling. Båtforeningens hjemmeside, e-post og SMS benyttes nå av stadig flere medlemmer som kommunikasjon med båtforeningen. På hjemmesiden legges det ut dokumenter og informasjon om saker som berører medlemmene. Under avsnittet om Båtplasser kan medlemmene selv annonsere utleie eller salg av sine båtplasser. Under avsnittet Vaktlister kan medlemmene på tilsvarende måte legge inn ønsker om eventuelt bytte av vaktdag. Båtforeningen oppfordrer alle medlemmer til å benytte disse mulighetene og besøke hjemmesiden på adressen: www.sarbis.no Båtforeningen anmoder også alle rettighetshavere og medlemmer om å forsikre seg at vi har riktig e-postadresse og mobilnummer. På våre fakturaer fremkommer informasjon om hva båtforeningen har registrert på hvert enkelt medlem. Kontroller at disse opplysningene er korrekte og meld tilbake om noe skal endres. E-post adressen er sarbis@sarbis.no Ansatte i 2014: Thore Mehlum, daglig leder Arne Karlsen Bjørn Johansen Ole Grønskar Jan Tokerud, vår faste truckkjører for opptak og sjøsetting av båter med assistanse fra Ole Grønskar. 6. FBB FBB (Fellesutvalget for båtforeninger i Bærum) har i 2014 bestått av følgende representanter: Georg Øksnes, styreleder, Harald Hansen, Magnus Freberg, Rune Molberg, Geir Gulliksen, Solvik Båtforening Gyssestad Båtforening Strand Båtforening Lakseberget Båtforening Sarbuvollen Båtforening Det har vært avholdt to styremøter i perioden 25. februar 2014 til 4. februar 2015. Side 3 av 7
Året har vært relativt hektisk med flere møter i Jordskifteretten hvor Strand BF har vært involvert. Øvrige enkeltsaker har blitt behandlet av representanter for de aktuelle båtforeninger. Det har også vært en del direkte kommunikasjon mellom kommunen og noen av båtforeningene. Av saker nevnes: Nabotvisten mellom Strand BF og familien Wessel. Gyssestad BF har lenge hatt en sak gående med byggevirksomheten til naboen i øst Sarbuvollen BF har fremdeles diskusjoner med kommunen vedrørende bruk av klubbhuset. Solvik BF arbeider med sitt byggeprosjekt Solviksbukta FBB har kr 92.631,71 i egenkapital ved årsskiftet. Medlemmene innbetaler sin andel av årsleien før forfall av festeavgift til kommunen. Regnskapet er avlagt under forutsetning om fortsatt drift. 7. UTSETTING OG OPPTAK Utsettingen av båter i opplag i vår ble gjennomført uten problemer med unntak av noen utfordringer ved lavvann. Før start av høstens opptak for opplag var pigging og bortkjøring av fjellmasse utenfor mastekaia gjennomført så opptak av båter denne høsten gikk uten problemer og vinteropplag for sesongen 2014 2015 teller 185 båter. Båtforeningen fikk forespørsel fra båteier om mulighet for besiktigelse av en båt i forbindelse med opptak for opplag. Båten hadde tidligere blitt påført en skade i sammenføyning mellom kjøl og skrog. Det var oppstått en diskusjon mellom reparatør, båteier og forsikringsselskap om skadens årsak. Det ble hevdet at skaden kunne ha sitt opphav i lagringssituasjonen ved vinteropplag. Båtforeningen anså dette som en praktisk mulighet til å gjennomgå hele opptaksprosessen fra plassering av løftestropper, løft fra vannet, plassering av båt i krybbe og plassering av støtter. Med bistand fra forsikringsselskap, båtleverandøren, reparatører av skaden og en uavhengig takstmann ble det foretatt en grundig gjennomgang av hele prosessen. Tilstede fra foreningen var daglig leder, styrets leder og truckfører. Dette ble en veldig nyttig læring for å sikre kvalitet i opptak, opplag og sjøsettingsprosessen for å oppnå størst mulige sikkerhet for båter, båteiere og personer involvert. Båtforeningen har etablert en ny og bedre måte å registrere båter i opplag på med oversikt over båtens plassering i opplag, opplag med rigg oppe samt strømtilkopling. Oversikten gir også et bedre bilde av rekkefølgen på sjøsetting til våren som vil bidra til øket effektivitet og båtene kommer raskere på vannet. Alle båter er fremdeles merket med navn og båteiers telefonnummer samt informasjon om hvilken uke de skal settes på vannet våren 2015. Mastestøy fra seilbåter i opplag med mast oppe har blitt nærmest borte. Så langt i vinter er det kun et fåtall båteiere som har blitt kontaktet i forbindelse med slik støy som er blitt utbedret omgående. Side 4 av 7
Styret anmoder alle båteiere med båt i vinteropplag om jevnlig å se til båten. Sterk vind, nedbør og vekslende temperatur forårsaker ofte ødelagte presenninger og stativer. Båter fylles med snø og is og kan i verste konsekvens velte. 8. VEDLIKEHOLD 21 flytere til fortøyningsbommer av ny type ble innkjøpt for utskifting, halvparten ble skiftet og arbeidet fortsetter i 2015. Noen gangutriggere ble reparert ved å legge på nytt treverket, det gjenstår fremdeles noen gamle gangutriggere som vil få nytt treverk /reparert i 2015. Brygge 4 består av to sammenkoplede enheter (en mindre og smalere innerst) og den innerste delen har hatt en skjev sidebelastning. Skjøten ble revet fra hverandre ved uvær og måtte gjennomgå en større reparasjon samt at et stabiliseringslodd måtte monteres. I henhold til nye krav til tilbakeslagsventiler på vannledninger, ble vi pålagt av Bærum kommune å skifte hovedkran med tilbakeslagsventil i kum utenfor kontoret samt installere ny på kontoret. Levering av ny kran og vannmåler samt installasjon ble utført av Høvik Rør. 9. PARKERING Skilting som ble gjennomført i 2013 ser ikke ut til å ha gitt den respekt båtforeningen forventet. Båtforeningen har blitt forskånet for parkering av campingvogner og bobiler, men kjøremønsteret til og fra og på parkeringsplassen og i Sarbuvollveien rundt båthavna, har vært kritikkverdig spesielt i tidsrommet for båtopptak og sjøsetting. For at båtforeningen skal kunne hevde sin rett i parkerings spørsmål / tvister vil det bil oppsatt skilt med henvisning til privatrettslige regler. Parkering av båthengere til en avgift på kr. 750,-, for sommersesongen ble etablert. Et rødmerket område i søndre hjørne av parkeringsplassen er allokert til dette formålet for fremtiden. 10. KONTROLLKOMITÉEN Samarbeidet med kontrollkomitéen har vært fruktbart. Styret mottok i desember 2014 forslag fra kontrollkomitéen til utarbeidelse av en formell fullmaktsmatrise for daglig leder og styret samt endringer i instruks for kontrollkomitéen. Et møte med kontrollkomitéen ble avholt hvor de forskjellige punkter ble diskutert for å komme fram til en felles forståelse. Styret har på bakgrunn av innspillet fra kontrollkomitéen utarbeidet en fullmaktsmatrise for daglig leder og styret. Side 5 av 7
11. ØKONOMI 2014 Årsregnskapet for 2014 viser et positivt ordinært driftsresultat på kr. 2124,- og med finansinntekter viser årets resultat et overskudd på kr. 43.370,-. Båtforeningens likviditet er god med et bankinnskudd på kr. 2 787 438,- per 31.12.2014. Se forøvrig Resultatregnskap for 2014 12. BUDSJETT 2015 Det er budsjettert med et driftsunderskudd på kr. 62.664 og et ordinært årsresultat med underskudd på kr. 22.164 etter netto finans. Se forøvrig Budsjett for 2015. Vedlikeholdsbudsjettet på kr. 101.000 dekker arbeidet med utskifting og reparasjon av flytere og generelt vedlikehold av: reparasjon av tak utvendig på kontorbygning reparasjon av tak innvendig på kontoret utskifting av takrenner på kontorbygning servicebrygge (opptaks kai) elektriske anlegg rørlegger flytende anlegg opplagsplass samt diverse Følgende større oppgraderinger til en budsjettert kost på kr. 227.000 må gjennomføres i løpet sommeren 2015: oppgradering av opplagsplass, grunnarbeider og asfalt Deler av kostnadene over er foreslått å aktiveres med en avskrivning på 5 år dykkerinspeksjon og vedlikehold / utskiftninger av moringer Kostnadene er å regne som forskuddsbetalt og periodiseres over 3 år 13. MEDLEMSFORHOLD Sarbuvollen Båtforening hadde ved utgangen av året 295 medlemmer med rettighetsbrev hvorav10 har to rettighetsbrev. Havneanlegget har 308 bryggeplasser, 6 bøyer med hver sin tilhørende jollefortøyning samt 21 ordinære jolleplasser. Foreningen disponerer 10 bryggeplasser i tillegg til 4 utsideplasser på brygge 1, båtforeningen benytter 2 plasser og de andre plassene leies ut. 53 åreskap var utleid i 2014, 1 åreskap er ledig og 1 åreskap er benyttet av båtforeningen. 2014 var det 14 fullt betalende medlemmer uten rettighetsbrev. I løpet av året ble det registrert 85 sommer- og 55 vintermedlemmer. Side 6 av 7
Sarbuvollen, 24. februar 2015 Per Horn Geir Gulliksen Cathrine Lødrup Sign. Styreleder Sign. Sign Grethe Moe Steinar Jartung Thore Mehlum Sign. Sign. Daglig leder Sign. Side 7 av 7