RSM-HØST-2016 R 40/16a CISV Norge R 40/16a Manglende oppdateringer av info-files på nettsiden til CISV Norge Bakgrunn: Vinteren 2014 gikk daværende sentralstyre gjennom de fleste info-filer og så hvorvidt disse var oppdatert eller krevde revideringer. De dokumentene som krevde revidering på daværende tidspunkt ble tatt opp på RSM vår og høst 2014. Da de reviderte info-filene som ble godkjent på RSM vår 2014 skulle lastes opp på nettsiden og erstatte de som lå ute, skjedde det en feil, da en feilmerket mappe på pcen medførte at feil info-filer ble lastet opp. Feilen medførte at en del info-files ble lastet opp i eldre versjoner enn de som lå ute før RSM våden 2014. Feilen ble oppdaget 1-1 ½ års tid senere. I mellomtiden hadde samme pc krasjet og noen enkeltmapper gått tapt. Sommeren 2014 hadde CISV Norge sin nettside noen utfordringer og var nede i hele fem dager midt i leirsesongen. I gjenopprettelsen av nettsiden er det en del gamle linker som ikke lenger fungerer, deriblant saksdokumenter fra RSM våren 2014. Det har ikke latt seg gjøre å gjenfinne de reviderte filene som ble godkjent på RSM vår 2014. Det vil si at enkelte av info-filene som ligger ute inneholder feil. I løpet av det siste året har sentralstyret undersøkt hvilke filer dette gjelder, men ikke hatt kapasitet til å gjenta arbeidet med å gjennomgå samtlige info-filer slik det ble gjort før RSM våren 2014. Etter ha gjennomgått e-posten har vi nå funnet en sentralstyree-post der sentralstyrets siste versjon av forslag til endring RSM våren 2014 ligger. Disse dokumentene er vedlagt denne saken som tillegg. Med utgangspunkt i disse dokumentene og protokollen fra RSM våren 2014, som sier noe om hvilke vedtak som ble fattet, har vi gjennomgått info-filene som var oppe på RSM våren 2014 for å se hvilke som ligger i korrekt versjon på nettsiden og ikke. I høst har Susanne Schröder (CISV Trøndelag og Youth Meeting-komiteen) gjort et massivt arbeid og gjennomgått samtlige info-filer og sett på utdaterte info-filer som bør slettes, feil i arbeidsbeskrivelser, og tittel- og nummereringsvask. Sentralstyret er takknemlig for innsatsen og arbeidet Susanne har gjort og vi ser at det er enkelte filer hun påpeker som utdatert og foreslår slettet som RSM allerede har godkjent endret. Vi ønsker derfor at RSM godkjenner de endringer som ble gjort i henhold til RSM våren 2014 før vi ser på det arbeidet Susanne har gjort. Vi kan da utelukke de punktene hun påpeker som ikke lenger er relevante i henhold til vedtak RSM våren 2014, og disse punktene trenger ikke behandles av RSM høst 2016. Ved RSM våren 2014 var følgende info-filer oppe til revidering/endring: D-56 Frifond D-36 Fordeling av Barneleir og opprettelse av D-36-b D-22 D-28 Oppdatering i komitearbeidsbeskrivelser D-23 Step Up arbeidsbeskrivelse D-40 Selvassuransefondet D-47 Alkohol på norsk leir Page 1 of 5
D-50 Interchange D-51 Seminarleirssøking D-52 Seminarleirstrekking D-53 Bestilling av reiser D-55 Politiattest D-59 Deltakelse nasjonale seminar D-61 Handlemåter og informasjonsberedskap Ifølge protokollen fra RSM ble følgende endringer til saksdokumentene gjort før de ble vedtatt, men ikke alle info-files har blitt oppdatert på nettsiden. Sentralstyret ønsker nå å rydde i dette slik at info-filene på nett er i henhold til vedtak av RSM. D-56: Revidering av retningslinjer Frifond. Sentralstyrets revidering av retningslinjen 2014 ble vedtatt av RSM. Våren 2016 var samme info-file oppe som sak på RSM etter innspill fra LNU. I den versjonen som ble revidert da manglet endringene vedtatt på RSM vår 2014. Etter gjennomlesning av dokumentet sporer vi ikke vesentlige forskjeller bortsett fra de endringene som var oppe våren 2016. Det som mangler i dokumentet på nettsiden er datering for revidering i 2013. Nåværende dokument viser til revidering i 2011, 2014 og 2016, men det var også en revidering i 2013. Sentralstyret foreslår derfor å inkludere denne dateringen i dokumentet. Våren 2014 ble det vedtatt to tilleggsdokumenter til D-56, en regnskapsmal og en rapporteringsmal. Sentralstyret foreslår at disse lastes opp på nettsiden i henhold til vedtak våren 2014. I den anledning foreslår sentralstyret at retningslinjen blir D-56-a, regnskapsmalen D- 56-b, og rapportskjemaet D-56-c. A, b og c er i henhold til innmeldt forslag om tittelvask og bruk av bokstaver for underfiler framfor tall (se senere sak, hvis RSM da vedtar å bruke tall så vil dette naturlig nok medføre at filene blir D-56-1, D-56-2, D-56-3). Ny endring høst 2016: Side 2, annet avsnitt, andre linje: Skrivefeil hvor fifond rettes til frifond. D-36: Fordeling av Barneleir og opprettelse av info-file b. Sentralstyret foreslo ved RSM vår 2014 å opprette en info-file D-36-b for fordeling av Step-Up delegasjoner. Dette for at det skal være lettere å finne fram til Step-Up og Barneleir uten å lese dokument som inneholdt begge måtene for fordeling. Dette ble vedtatt. Denne filen har ikke blitt lastet opp på nettsiden. Høst RSM 2014 var D-36 (a) om fordeling av barneleirer oppe til revidering og med endringer i punkt 1 og 4, der CISV Hordaland foreslo å fjerne punkt 4 (altså runde 4 i trekkingen, dette er feilskriving i protokollen at det står punkt og ikke runde). Dette ble vedtatt. Page 2 of 5
Dokumentet som ble lastet opp på nettsiden inneholder endringene fra Høst RSM bortsett fra at runde 4 ikke er fjernet. I tillegg har vedtatt D-36-b blitt fusjonert inn i D- 36. Sentralstyret foreslår å ta ut Step-Up fordelingen i en egen info-file i henhold til vedtak RSM vår 2014. Fordeling av barneleir blir da info-file D-36-A og fordeling av Step-Up blir D-36-B. A og B er i henhold til innmeldt forslag om tittelvask og bruk av bokstaver for underfiler framfor tall. Tillegg i samtlige komiteers arbeidsbeskrivelse (D-22 D-28) Etter to situasjoner der vara til sentralstyret måtte tre inn i sentralstyret og tre ut av egen komite, og en situasjon der komiteleder trakk seg, ønsket sentralstyret i tillegg en praksis i komiteene om at leder utpeker sin nestleder blant sine komitemedlemmer som tar over komiteen i situasjoner der leder trekker seg. Dette ble vedtatt av RSM og har blitt inkludert i de gjeldende arbeidsbeskrivelsene, men også i andre enn programkomiteene. Sentralstyret husker ikke hvorfor det står programkomiteene i saksdokumentet fra RSM vår 2014 og kun for D-22 D-28. Den vedtatte endringene for disse komiteene har blitt tillagt samtlige nasjonale komiteer. Det er ikke i henhold til sakspapirene, men i henhold til intensjonen med saken. Sentralstyret ønsker derfor at RSM høst 2016 godkjenner tillegg av setningen i de resterende arbeidsbeskrivelsene D-29 D- 31 (Informasjon, utdanning, organisasjonsutvikling og kontroll). Tillegg i arbeidsbeskrivelse Step-Up (D-23) Tillegget var å skrive inn at Step-Up komiteens tredje medlem ble deltakende på Høstmøtet, lik de andre komiteene. Dette vedtaket er blitt inkludert i arbeidsbeskrivelsen. Endringer i D-40 Selvassuransefondet RSM vår 2014 hadde tre mindre endringer og disse ble vedtatt av RSM vår 2014. Disse endringene har blitt inkludert i info-filen på nettsiden og påvirker ikke sak angående D-40 RSM høst 2016. Endring i D-47 og D-47-1 Alkohol på norske leirer RSM vår 2014 hadde to endringer i ordvalg i saksdokumentet fra sentralstyret. Forslaget med endringsforslag ble vedtatt. Sammenslåing av fire filer under D-50 Interchange Page 3 of 5
Sentralstyret presenterte sak om å slå sammen 4 ulike info-filer relatert til Interchange til en info-fil. Dette forslaget fikk et lite tillegg fra RSM knyttet til perioden fylkeslagene skal melde inn ønske om Interchange, og ble deretter vedtatt. Dessverre har ikke korrekt info-file blir lastet opp på nettsiden og per i dag ligger fortsatt de fire gamle og relativt utdaterte filene om Interchange ute. Sentralstyret ønsker å erstatte de fire filene med vedtatt info-fil fra RSM vår 2014. Endring setning i D-51 Seminarleirssøking I D-51, søking til seminarleir, foreslo sentralstyret endring av en setning. Denne setningen ble godkjent. Riktig versjon ligger på nettsidene. Endring opplistede fylkeslag i D-52 Seminarleirstrekking D-52 innhold CISV Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag. I og med at fylkeslagene var fusjonert til CISV Trøndelag ble info-filen revidert i henhold til dette. Forslaget ble vedtatt av RSM og korrekt fil ligger på nettsiden. Endring i D-53 Bestilling av reiser. D-53 var fram til RSM vår 2014 relativt utdatert. Sentralstyret presenterte en revidert info-fil. RSM hadde et par endringsforslag i tillegg. En revidert info-file med to tilleggsendringer fra CISV Telemark og CISV Trøndelag ble vedtatt av RSM vår 2014. Korrekt info-file ligger på nettsiden. Endring i D-55 Politiattest. Revideringen av info-filen ble foreslått og RSM vedtok disse. Korrekt info-file ligger på nettsiden. Endring i D-59 Deltakelse nasjonale seminarer. Revideringen av info-filen ble foreslått og RSM vedtok disse. Korrekt info-file ligger på nettsiden. Endring i D-61 Handlemåte og informasjonsberedskap. Sentralstyret presenterte en revidert D-61. RSM hadde to mindre tilleggsendringer. Forslaget med endringer ble vedtatt og korrekt info-file ligger på nettsiden. Arbeid videre med info-filer: Page 4 of 5
Sentralstyret har allerede lagt inn en plan om å gjennomgå info-filer i 2017 på tilsvarende måte som i 2014. Dersom vi ser at det er informasjon i disse som er utdatert, vil sentralstyret legge fram dette som sak til RSM i 2017. Sentralstyret oppfordrer RSM til å bruke info-filene aktivt og melde fra til sentralstyret dersom det er punkter som må sees på, eller at fylkeslagene melder inn revideringer av info-filer. Page 5 of 5