MØTEPROTOKOLL Asker kontrollutvalg Dato: 25.04.2016 kl. 16:00 Sted: Asker rådhus Arkivsak: 15/00036 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Ole Willy Sandbekk, leder Erling Bergsaker, nestleder William Norset Astrid Nesland Petter Berntsen Jan Erik Vilhelmsen Kirsti Kierulf Andre: Fra administrasjonen møtte HR-sjef Jostein Bø under sak 24, økonomisjef Randi Sandli og regnskapssjef Trine Lie Andersen under sak 25. Fra Asker kommunerevisjon møtte Brita Arvidsen og Ann Karin Olander. Protokollfører: Mona Moengen SAKSKART Side Saker til behandling 24/16 16/00051-3 Orientering fra rådmannen om en pågående personalsak - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 3 25/16 26/16 16/00057-1 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 4 16/00036-2 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Sosialhjelp til unge 5 27/16 16/00055-1 Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Forvaltning av kommunens eiendeler 6 28/16 29/16 30/16 15/00238-5 Orientering fra Asker kommunerevisjon 7 15/00240-6 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 8 15/00242-10 Referater 9 31/16 15/00241-9 Eventuelt 10 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. 1
Møtet ble hevet kl. 19.00 Asker, 25.4.2016 Ole Willy Sandbekk, leder Erling Bergsaker, nestleder William Norset Astrid Nesland Petter Berntsen Jan Erik Vilhelmsen 2
Saker til behandling 24/16 Orientering fra rådmannen om en pågående personalsak Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 1 Asker kontrollutvalg 25.04.2016 24/16 Møtet ble lukket under orienteringen, i henhold til kommuneloven 31 (1) pkt 2, jf. pkt 3. Kontrollutvalget signerte taushetserklæring. HR-Sjef Jostein Bø orienterte kontrollutvalget. 3
25/16 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 1 Asker kontrollutvalg 25.04.2016 25/16 Kontrollutvalgets uttalelse til Asker kommunes årsregnskap og årsberetning 2015 vedtas og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef Randi Sandli la frem regnskapet og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Kommunerevisor Brita Arvidsen la frem kommunerevisjonens rapport om Asker kommunes årsregnskap 2015. Kontrollutvalget drøftet utkastet til uttalelse og kom med innspill. Kontrollutvalgets uttalelse til Asker kommunes årsregnskap og årsberetning 2015 vedtas med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 4
26/16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Sosialhjelp til unge 1 Asker kontrollutvalg 25.04.2016 26/16 Kontrollutvalget slutter seg til den fremlagte prosjektplanen. Kontrollutvalget ber sekretær formidle innspillene fra kontrollutvalgets drøfting til KPMG. Kontrollutvalget slutter seg til den fremlagte prosjektplanen. 5
27/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Forvaltning av kommunens eiendeler 1 Asker kontrollutvalg 25.04.2016 27/16 Kontrollutvalget merker seg at det er utarbeidet rutine for registrering, nedskriving og avhending av eiendeler. Rutinen gjelder både for kjøp over investerings- og driftsbudsjett, det legges opp til frivillig registrering for eiendeler anskaffet over drift. Fysisk sikring av eiendeler skal vurderes i enhetenes ROS-analyser. Kontrollutvalget merker seg at det mangler føringer i mal for slike analyser. Utvalget ønsker å se nærmere på effekten av innført rutine (prosess 5.3.13), samt å vurdere kommunens sikring av eiendeler ved en senere revisjon. Saken oversendes kommunestyre med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltning av kommunens eiendeler til orientering. Kommunerevisor la frem saken. Kontrollutvalget merker seg revisors merknader, og vil komme tilbake til temaet. Det ble fremmet et nytt forslag til vedtak: Kontrollutvalget anser saken som ferdig behandlet i denne omgang, men vil vurdere å komme tilbake til saken på et senere tidspunkt. 6
28/16 Orientering fra Asker kommunerevisjon 1 Asker kontrollutvalg 25.04.2016 28/16 Kontrollutvalget tar kommunerevisors rapport orientering Kommunerevisor orienterte blant annet om arbeidet med oppfølging av rapport om saksbehandlingsrutiner i Planseksjonen, plan og bygningsavdelingen. Saken legges frem i junimøtet. Kontrollutvalget tar kommunerevisors rapport orientering. 7
29/16 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 1 Asker kontrollutvalg 25.04.2016 29/16 Medlemmene orienterte. 8
30/16 Referater 1 Asker kontrollutvalg 25.04.2016 30/16 Foreløpig tilsynsrapport fra Fylkesmannen Hendelsesbasert tilsyn psykososialt skolemiljø, Bærum kommune, Gullhaug skole, Lesterud skole og Mølladammen skole var ettersendt utvalget. 9
31/16 Eventuelt 1 Asker kontrollutvalg 25.04.2016 31/16 Ingen vedtak. Leder orienterte fra kommunestyremøtet. Sekretær orienterte om planlegging av besøk hos kontrollutvalget i Tønsberg for å høre om deres erfaringer med privat revisjon. Videre ble det orientert om at den berammede eierdagen 26.4. med kommunestyret er avlyst. Eierdagen 2016 er flyttet til formannskapet 21.6. Ingen vedtak. 10