Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold Møtereferat Administrativt samarbeidsutvalg (ADMS) Tid/sted: Tirsdag 21. februar 2012, kl. 12.00 15.30 Møterom Klosteret Sykehuset Østfold, 5 et. TILSTEDE: Medlemmer Adm.samarbeidsutvalg (forfall merket(*)): Region Fredrikstad: Jens Espeland (*) Region Halden: Halvard Bø Region Moss: Birgitta Rafshol Region : Kjersti Gjøsund (LEDER) Region Indre Østfold: Runar Stemme SØ: Anne Grethe Erlandsen(nestleder), Irene D. Andersen, Asbjørn Elgen, Per G. Weydahl, Odd Petter Nilsen Jørn Gilberg (praksiskonsulent/ obs.) Gro Buer (Brukerrepresentant FFO/ obs) Varamedlemmer; Region Fredrikstad: Jon Erik Olsen (tilstede) Region : June Søfting Region Indre: Ingen Region Moss: Tore Ekran Region Halden: Gina Brekke FFO: Vidar Jansen SØ: Ingen Andre; Rune Pedersen, (sekretær/ referent) Anne Margrethe Borgersen til sak 26-12 og 27-12 Eivind Reitan til sak 29-12 Kopi til; Varamedlemmer ADMS Adressater for samhandling i kommunene Fylkesmannen i Østfold v/ E.L. Markhus Østfold Fylkeskommune v Gunnar Hjorthaug og Ole Haabeth Høgskolen i Østfold v/ Helge Ramsdal Helse Sør-Øst v/eli Hansen KS: Nils Petter Wiik SØ: Just Ebbesen, Vigdis Velgaard STATUSGJENNOMGANG: Agenda/møteplan Eventuelt: 1. Forslag om utvidet frist for retningslinjer 2. Forslag om møte i ADMS i april 3. Melderutiner psykisk helsevern 4. Høringssak følgepersonell BESLUTNINGSSAKER: Sak 11-12 Godkjenning av referat fra møtet 17. januar 2012 Behandling 21.02.12: Noen mindre endringer i sak 5-12 og sak 9-12 Vedtak: 1. Referat fra møtet 17. januar 2012 godkjennes med noen mindre endringer 1
Sak 12-12 Videre arbeid med samarbeidsavtalen retningslinje 1 Saken gjelder: Retningslinje 1, Oppgavedeling skal justeres i løpet av 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Behandling 21. februar 2012 Kort drøfting fortsatt usikkerhet om hvilket nivå vi skal ha på en slik retningslinje, men arbeidet med øvrige retningslinjer vil være førende 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar selv ansvar for vurdering og revisjon av retningslinje 1 Oppgavedeling 2. Arbeidet skal være sluttbehandlet i adm. samarbeidsutvalg innen 1. november 2012 Sak 13-12 Videre arbeid med samarbeidsavtalen retningslinje 2 Saken gjelder: Retningslinje 2, Helhetlige og sammenhengende helsetjenester til pasienter og brukere med behov for koordinerte tjenester, skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 1. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 2 Helhetlige og sammenhengende helsetjenester til pasienter og brukere med behov for koordinerte tjenester 2. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 2012 Sak 14-12 Videre arbeid med samarbeidsavtalen retningslinje 4 Saken gjelder: Retningslinje 4, Beskrivelse av kommunenes tilbud om øyeblikkelig hjelp, skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer utvalget skal bl.a. komme med forslag til koordinering og prioritering av søknader fra Østfold om prosjektmidler til utvikling av ø-hjelp 1. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 4 Beskrivelse av kommunenes tilbud om øyeblikkelig hjelp 2. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 2012 2
Sak 15-12 Videre arbeid med samarbeidsavtalen retningslinje 6 Saken gjelder: Retningslinje 6, Kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling, skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 1. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 6 Kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling 2. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai Sak 16-12 Videre arbeid samarbeidsavtalen retningslinje 7 Saken gjelder: Retningslinje 7, Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid, skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 1. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 7 Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid 2. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 2012 Sak 17-12 Videre arbeid samarbeidsavtalen retningslinje 8 Saken gjelder: Retningslinje 8, Samarbeid om jordmortjenester, skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 1. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 8 Samarbeid om jordmortjenester 2. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 2012 Sak 18-12 Videre arbeid samarbeidsavtalen retningslinje 9 Saken gjelder: Retningslinje 9, Samarbeid om IKT-løsninger, skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. 3
Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 1. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 9 Samarbeid om IKTtjenester 2. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 2012 Sak 19-12 Videre arbeid samarbeidsavtalen retningslinje 10 Saken gjelder: Retningslinje 10, Samarbeid om forebygging skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 1. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 10 Samarbeid om forebygging 2. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 2012 Sak 20-12 Videre arbeid samarbeidsavtalen retningslinje 11 Saken gjelder: Retningslinje 11 definerer at det i løpet av 2012 skal utarbeides forpliktende samarbeidsrutiner knyttet til krise- og katastrofeberedskap. Denne rutinen skal vedlegges samarbeidsavtalen. Behandling 21. februar 2012 Link til UFAB/ skal det være UFAB som utreder? UFAB har ikke ansvar for beredskapsplaner Drøftes, besluttes i møte i adm. samarbeidsutvalg 20. mars 1. Det nedsettes et klinisk utvalg for å utarbeide retningslinje 11 Omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden 2. Utvalgets tilknytning til / samarbeid med UFAB besluttes i møte 20. mars 3. Arbeidet skal være sluttbehandlet i adm. samarbeidsutvalg innen utgangen av 2012 Sak 21-12 Videre arbeid samarbeidsavtalen retningslinje 12 Saken gjelder: Retningslinje 12, samarbeidsformer, skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen 4
Administrativt samarbeidsutvalg har ansvar for å utarbeide retningslinje12: Samarbeidsformer. Leder og nestleder i administrativt samarbeidsutvalg utgjør, sammen med sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, et arbeidsutvalg for arbeidet. Leder av rådmannsutvalget og administrerende direktør i SØ konsulteres underveis. Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar selv ansvar for vurdering og revisjon av retningslinje 12 Samarbeidsformer 2. Retningslinjen behandles (senest) 22. mai (drøfting) og 19. juni (beslutning) Sak 22-12 Utskriving av pasienter med medisiner og utstyr Saken gjelder: Avklaring av hvem som skal dekke kostnader til medikamenter og utstyr til utskrivingsklare pasienter, som får videre behandling i hjemmet. Vedtak: 1. Sykehuset Østfold vil inntil videre sende med nødvendig utstyr og medikamenter for videreføring av behandling i hjemmet i kortere perioder for utskrivingsklare pasienter, hvis utgifter til medikamenter eller utstyr ikke dekkes etter folketrygdloven eller andre ordninger. SAKER TIL DRØFTING: Sak 23-12 Samhandlingsforum 11. april 2012 forslag til program Saken gjelder: Programkomiteen har hatt 2 møter. Quality Hotel & Resort i er bestilt. Foredragsholderne i programmet er forespurt og bekreftet at de kan stille. Foreløpig mangler to temaer og møteledere og programkomiteen ber administrativt samarbeidsutvalg komme med forslag til dette Behandling 21.02.12 1. Administrativt samarbeidsutvalg kommer med flere innspill til programmet 2. Programkomiteen tar med innspillene fra Administrativt samarbeidsutvalg i det videre arbeidet. Sak 24-12 Avvik januar 2012 Saken gjelder: Gjennomgang av avviksrapportering for januar 2012 mellom kommunene og SØ. Antall avvik, hva det meldes avvik på, og hvem som melder. Det er meldt 35 avvik i januar 2012. Til sammenligning ble det i januar 2011 meldt 9 avvik. 5
Sak 25-12 Behandling: 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar rapporten til orientering Forslag om klinisk utvalg områdeplan rehabilitering Saken gjelder: Forslag om å opprette et klinisk utvalg som får i oppdrag å utarbeide en områdeplan for rehabilitering. Både sykehus, kommuner og private aktører bør være representert i et slikt klinisk utvalg. Behandling 1. Forslag til mandat for klinisk utvalg rehabilitering legges frem for Administrativt samarbeidsutvalg 20.03.12 2. Det kliniske utvalget skal ha i oppdrag å utarbeide rammeplan innen rehabilitering 3. Forslag til deltakere i det kliniske utvalg skal inkludere representanter fra sykehus, kommuner, og aktuelle private aktører 4. Endelig vedtak i administrativt samarbeidsutvalg 20.03.12 ORIENTERINGSSAKER Sak 26-12 Samstemming av legemiddellister v/ Anne Margrethe Borgersen Saken gjelder Orientering om pågående prosjekt vedrørende samstemming av legemiddellister. Funn frem til nå tyder på at an stor andel av legemiddellister inneholder feil. Reduksjon i andel feil vil kreve godt samarbeid og kommunikasjon mellom spesialisthelsetjenesten, kommunehelsetjenesten og fastleger. Behandling 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar saken til etterretning. Sak 27-12 Ambulant team ortopedisk avdeling v/ avdelingssjef Anne Margrethe Borgersen Saken gjelder Orientering om pågående prosjekt med ambulante team fra ortopedisk avdeling. Det har blitt utarbeidet et tverrfaglig undervisningsopplegg. Tilbud om undervisning vil gå ut til alle kommuner i Østfold. Behandling 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar saken til etterretning. Sak 28-12 Statistikk utskrivingsklare somatiske pasienter (januar 2012) v/ samhandlingssjef Odd Petter Nilsen Saken gjelder: Orientering om statistikk utskrivingsklare somatiske pasienter. For januar 2012 vil Sykehuset Østfold sende regning for ett -1- overliggerdøgn for utskrivingsklare 6
pasienter samlet sett for alle kommuner i Østfold. Samhandlingen har fungert godt og kommunene har vært dyktige til å ta i mot pasientene. Behandling 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar saken til etterretning. Sak 29-12 Røntgentjenester i Østfold v/ avdelingssjef radiologi Eivind Reitan Saken gjelder: Orientering om prosjekt med mobil røntgentjeneste i Østfold ( og Fredrikstad). Prosjektet har identifisert flere gevinster så langt. Det har også kommet positive tilbakemeldinger fra kommunene og brukerne. Behandling 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar saken til etterretning Sak 30-12 Referat fra operativt forum Det fremkommer ingen kommentarer til referatet. Behandling 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar saken til etterretning Eventuelt 1. Forslag om utsatt frist for utarbeidelse av retningslinjer. Saken gjelder: For at gjenstående retningslinjer til samarbeidsavtalen skal kunne bli politisk behandlet innen 1. juli 2012, må utvalgene levere retningslinjer til behandling i ADMS primo april 2012. Utvalgene vil da i praksis få underkant av en måned på seg til dette arbeidet. ADMS mener dette er for kort tid til å sikre kvalitativt gode retningslinjer, og foreslår at utvalgene gis utsatt frist til 08. mai 2012. Dette innebærer at retningslinjene ikke rekker å bli politisk behandlet innen 01. juli 2012. Vedtak 1. ADMS gir utsatt frist for retningslinjer som skulle vært godkjent 01. juli 2012. 2. Forslag om møte i Administrativt samarbeidsutvalg i april Saken gjelder: Forslag om ekstra møte i ADMS 26.04.12 grunnet stor oppgavemengde. Vedtak 1. Administrativt samarbeidsutvalg beslutter å innkalle til møte 26. april 2012 3. Melderutiner fra psykisk helsevern Irene D. Andersen og Odd Petter Nilsen orienterer om problemstillingen. Det har oppstått uklarheter rundt rutinene for utskrivingsklare pasienter i psykisk 7
helsevern. Kommunene skal motta varsel fra sykehuset om innlagt pasient innen 24 timer etter innleggelse. Hver kommune skal kunne kontaktes på ett telefonnummer i følge samarbeidsavtalen. Kommuner som ønsker det kan velge å oppgi ett nummer for somatiske pasienter og ett for psykisk helsevern. Likt meldeskjema benyttes. Hvis kommunene har behov for søknader fra pasienten må sykehuset kontaktes i det enkelte tilfelle. Behandling 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar saken til etterretning 4. Høringssak følgepersonell Det oppfordres til å sende inn svar for de som ennå ikke har gjort det. Behandling 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar saken til etterretning 8
Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold Sak 11-12 Godkjenning av referat fra møtet 17. januar 2012 Vedlagt referat ble sendt pr. e-post til alle representantene i ADMS for kommentarer rett etter møtet. ( Det har ikke kommet noen tilbakemeldinger.) Vedlegg: - Referat fra møtet 17. januar 2012 Behandling 21.02.12: Noen mindre endringer i sak 5-12 og sal 9-12 Vedtak 21.02.12: 1. Referat fra møtet 17. januar 2012 godkjennes med noen mindre endringer 1 Side 1 av 26
SAK 12-12 Revisjon retningslinje 1: Oppgavedeling Bakgrunn: Retningslinje 1 skal justeres i løpet av 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Dagens retningslinje har følgende formål: Videre arbeid er definert slik i vedtatt avtale fra 01.01.12: Eksempler: Det finnes i dag for eksempel samarbeid om oppsøkende rusteam i Moss, meldt fra Moss/ Rygge Ambulerende tjenester Rehabilitering/ habilitering Skal disse ha felles retningslinjer med avklaring av ansvar, roller og kommunikasjon? Mandat. Fra nasjonal veileder for samarbeidsavtaler: Administrativt samarbeidsutvalg har ansvar for o å definere hvilke gråsoner/grenseflater er det hensiktsmessig å utarbeide faste samarbeidsløsninger for 2 Side 2 av 26
o utarbeide forslag til samarbeidsløsninger med ansvar, roller og kommunikasjon. Er det aktuelt med behandlingslinjer, eller andre modeller? Her kan det være aktuelt å nedsette grupper innenfor de ulike områdene Deltagere: Administrativt samarbeidsutvalg Gjennomføring og tidsplan: Tas opp i møte senere i vår drøfte eventuelt bruk av klinisk utvalg i dette arbeidet. Bygge på arbeid fra andre grupper våren 2012. Behandling 21. februar 2012 Kort drøfting fortsatt usikkerhet om hvilket nivå vi skal ha på en slik retningslinje, men arbeidet med øvrige retningslinjer vil være førende 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar selv ansvar for vurdering og revisjon av retningslinje 1 Oppgavedeling 2. Arbeidet skal være sluttbehandlet i adm. samarbeidsutvalg innen 1. november 2012 3 Side 3 av 26
SAK 13-12 Utarbeide retningslinje 2: Helhetlige og sammenhengende helsetjenester til pasienter og brukere med behov for koordinerte tjenester Bakgrunn: Retningslinje 2 skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Fra samarbeidsavtalen: Generell innleggelse og utskrivning er allerede definert i retningslinje 3 og 5. Fra nasjonal veileder for samarbeidsavtaler: Mandat Utvalget har ansvar for å o utvikle forslag til ny retningslinje for pasienter og brukere med behov for koordinerte tjenester, herunder: o sikre brukermedvirkning 4 Side 4 av 26
o o o o informasjonsutveksling og dialog (f.eks. ta i bruk min journal ) roller og ansvar mellom fastlegene og koordinerende enheter i kommunene og SØ ambulante tjenester for spesialisert behandling individuell plan (IP)/ behandlingsplan vurdere og inkludere dagens retningslinje 13 her Følgende temaer ivaretas separat: o hvordan benytte regelverket når det er aktuelt med bruk av tvang for personer med rusmidler og andre pasienter foreslås som egen retningslinje o å ivareta barn som pårørende (her er det eget arbeid ferdig her i Østfold) foreslås omarbeidet til egen retningslinje o lærings- og mestringstilbud rapporten fra klinisk utvalg legges til grunn for videre arbeid o hjelpemidler egen retningslinje 17 benyttes Arbeidsform: Utvalget kan knytte til seg ressurspersoner, men ikke utvide med flere representanter. Partene bærer selv sine kostnader. Oppnevning: Representant administrativt samarbeidsutvalg Representant fra koord. enhet / IP-nettverk Kommunerepresentant Representant fra psykisk helsevern (SØ) Representant for habiliteringstjenesten (barn) Brukerrepresentant Fastlege/praksiskonsulent Irene Dahl Andersen (leder) Marit Solhøi Jansen Kjersti avklarer Irene avklarer Irene avklarer Gro Buer Jørn avklarer Tidsplan: Resultat av arbeidet skal oversendes adm. samarbeidsutvalg (se nedenfor) senest 8. mai då og behandles 22. mai (drøfting) og 19. juni (beslutning). Rapportering: Referater sendes fortløpende til sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, trond.birkestrand@so-hf.no Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 3. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 2 Helhetlige og sammenhengende helsetjenester til pasienter og brukere med behov for koordinerte tjenester 4. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 5 Side 5 av 26
SAK 14-12 Utarbeide retningslinje 4: Beskrivelse av kommunenes tilbud om øyeblikkelig hjelp Bakgrunn: Retningslinje 4 skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Fra samarbeidsavtalen: Fra veilederen: Mandat. Utvalget har ansvar for å o innhente beskrivelser fra alle kommuner om planer for å utvikle et kommunalt tilbud om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp pr. 2016 o utvikle forslag til hvordan arbeidet med døgnopphold for øyeblikkelig hjelp skal organiseres (2012-16) i samarbeid med de lokalmedisinske sentre/helsehus og SØ o koordinere og prioritere søknader fra Østfold om prosjektmidler til utvikling av ø-hjelp Deltagere: Repr. administrativt samarbeidsutvalg Klinikkdirektør medisin SØ Repr. klinikk for akuttmedisin SØ Repr. region Indre Østfold Repr. region Mosseregionen Repr. region Halden Repr. region Fredrikstad Repr. region Fastlegerepresentant Runar Stemme (leder) Per G. Weydahl Liv Marit Sundstøl Tone Løken Kristine Brevik Arild Børstad Bjørn Størsrud Rebecca Setsaas Skage Ola Amundsen Tidsplan: 6 Side 6 av 26
Resultat av arbeidet skal oversendes adm. samarbeidsutvalg (se nedenfor) senest 8. mai då og behandles 22. mai (drøfting) og 19. juni (beslutning). Rapportering: Referater sendes fortløpende til sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, trond.birkestrand@so-hf.no Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer utvalget skal bl.a. komme med forslag til koordinering og prioritering av søknader fra Østfold om prosjektmidler til utvikling av ø-hjelp 1. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 4 Beskrivelse av kommunenes tilbud om øyeblikkelig hjelp 2. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 7 Side 7 av 26
SAK 15-12 Utarbeide retningslinje 6: Kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling Bakgrunn: Retningslinje 6 skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Fra samarbeidsavtalen: Fra veilederen: Informasjonsutveksling knyttet til innleggelser og utskrivinger er allerede beskrevet i retningslinje 3 og 5. Når det gjelder kvalitetsutvikling og evaluering av tjenestene så vises det til retningslinje 16 om avvikshåndtering. Den bør antagelig utvikles videre i løpet av høsten 2012 til å ha en mer systematisk tilnærming til kvalitetsutvikling. Denne retningslinjen har grenseflate til retningslinje 7 forskning, utdanning mm Mandat. Utvalget har ansvar for å o foreslå hvordan kommunene og SØ gjensidig skal bidra til kompetanseøkning, kunnskapsoverføring og erfaringsutveksling i Østfold, herunder tiltak som o praksiskonsulentordningen o etablering av faste faglige nettverk o hospiteringsordning o ambulerende team o pasientkoordinatorer o møteplasser 8 Side 8 av 26
o foreslå hvordan partene sikrer dialog og informasjon om endringer i partenes driftsforhold og framtidige virksomhet Deltagere: Representant administrativt samarbeidsutvalg SØ psykisk helsevern SØ somatikk Kommunerepresentant Kommunerepresentant Kommunerepresentant Odd Petter Nilsen (leder) Irene avklarer Bente C. Andreassen Morten Andersen Reidun Heksem Birgitte Skauen Kopperud Tidsplan: Resultat av arbeidet skal oversendes adm. samarbeidsutvalg (se nedenfor) senest 8. mai då og behandles 22. mai (drøfting) og 19. juni (beslutning). Rapportering: Referater sendes fortløpende til sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, trond.birkestrand@so-hf.no Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 5. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 6 Kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling 6. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 9 Side 9 av 26
SAK 16-12 Utarbeide retningslinje 7: Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid Bakgrunn: Retningslinje 7 skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Fra samarbeidsavtalen: Fra veilederen: Veilederen understreker at denne samarbeidsavtalen ikke skal ivareta samarbeidsavtaler med utdanningsinstitusjonene. Denne avtalen kan ikke binde andre parter enn kommunene og SØ. Avtale med utdanningsinstitusjonene er egne, separate avtaler. Mandat. Utvalget har ansvar for å Utdanning o beskrive hvordan kommunene og SØ kan få en felles tilnærming for framtidig utdanningsbehov o foreslå system/prosedyrer for å utvikle felles etterutdanning, internopplæring og tilbud til lærlinger o foreslå hvordan behovet for samhandling skal ivaretas i all relevant utdanning Forskning o Foreslå system for rapportering, formidling av forskning, implementering av forskningsresultater og ny kunnskap (husk utviklingssykehjem og hjemmetjenester her) 10 Side 10 av 26
forskernettverk / samarbeidsfora oppgave og ansvarsfordeling i felles forskningsprosjekter Innovasjon o Foreslå hvordan samarbeid omkring innovasjonsprosjekter skal organiseres Følgende oppgaver er ikke en del av utvalgets mandat, men utvalget bes uttale seg om følgende kan være relevant for et eventuelt klinisk utvalg: o innhente opplysninger om utdanningsbehovet i kommunen og i SØ, for å identifisere områder med felles interesser o beskrive hvilke praksisplasser og praksisopplæring for ulike utdanningstyper som er tilgjengelig i Østfold Deltagere: Representant administrativt samarbeidsutvalg Kommunerepresentant Kommunerepresentant Representant SØ (utdanning) Representant SØ (forskning) Representant SØ (innovasjon) Jens Espeland (leder) Inger Olsen Eivind Bjørnstad Mette Meisingset Morten Jacobsen Helge Stene-Johansen Tidsplan: Resultat av arbeidet skal oversendes adm. samarbeidsutvalg (se nedenfor) senest 8. mai då og behandles 22. mai (drøfting) og 19. juni (beslutning). Rapportering: Referater sendes fortløpende til sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, trond.birkestrand@so-hf.no Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 1. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 7 Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid 2. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 11 Side 11 av 26
SAK 17-12 Utarbeide retningslinje 8: Samarbeid om jordmortjenester Bakgrunn: Retningslinje 8 skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Fra samarbeidsavtalen Fra veilederen: Områdeplan for svangerskapskontroll i Østfold legges til grunn for arbeidet. I Østfold er fødselsomsorgen sentralisert i dag og vil forbli sentralisert etter åpning av nytt sykehus i 2015,desentralisert fødselsomsorg er ikke aktuelt. Beredskap for følgetjeneste ivaretas gjennom 113/nødnett, det anses unødvendig å ha en egen beredskap for følgetjeneste. Mandat. Utvalget har ansvar for å beskrive hvordan kvalitetskravene i fødselsomsorgen følges i Østfold foreslå rutiner for å ivareta tverrfaglig samarbeid og informasjonsutveksling mellom fastlegene, kommunene og SØ, herunder aktuelle samarbeidsarenaer Deltagere: Representant administrativt samarbeidsutvalg Representant SØ Kommunerepresentant Kommunerepresentant Fastlegerepresentant Asbjørn Elgen (leder) Mette Thomson Ragnhild Folde Simonsen Kjersti avklarer Jørn avklarer Tidsplan: Resultat av arbeidet skal oversendes adm. samarbeidsutvalg (se nedenfor) senest 8. mai då og behandles 22. mai (drøfting) og 19. juni (beslutning). Rapportering: Referater sendes fortløpende til sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, trond.birkestrand@so-hf.no 12 Side 12 av 26
Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 3. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 8 Samarbeid om jordmortjenester 4. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 13 Side 13 av 26
SAK 18-12 Utarbeide retningslinje 9: Samarbeid om IKT-løsninger Bakgrunn: Retningslinje 9 skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Fra samarbeidsavtalen Fra veilederen: Veilederen beskriver hvordan bruke IKT som verktøy, til både faglig og organisatorisk. Virker litt usammenhengende. Jfr. meldingsløftet. Det er et prosjekt i Østfold for innføring av elektronisk meldingsutveksling mellom SØ og kommunenes helse- og omsorgstjeneste via Norsk Helsenett. Fastlegekontorene og avtalespesialistene i Østfold er tilknyttet Norsk Helsenett i dag. Mandat. Utvalget har ansvar for å Forslå fremdrift for elektronisk kommunikasjon og telemedisinske løsninger i Østfold (jfr. pasientenes, spes. kronikernes behov) Beskrive prosedyrer for o organisatorisk tilrettelegging, implementering og kompetanseutvikling o rutiner for drift, forvaltning, etc. o Beskrive avvik? Trenger vi noe mer/ annet enn dagens system? Er det beskrevet overfor fastleger og i plo- meldingsløftet? Utvalget presiserer sitt mandat i første møte og legger frem for ADMS i møte 20. mars Deltagere: 14 Side 14 av 26
Representant administrativt samarbeidsutvalg Kommunerepresentant Kommunerepresentant Representant SØ Representant SØ Fastlegerepresentant Anne Grethe Erlandsen (leder) Mona Carlsen Aslak Aftenstierne Bjørn Kristian Hauge Ingunn Olsen Jørn Gilberg Tidsplan: Resultat av arbeidet skal oversendes adm. samarbeidsutvalg (se nedenfor) senest 8. mai då og behandles 22. mai (drøfting) og 19. juni (beslutning). Rapportering: Referater sendes fortløpende til sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, trond.birkestrand@so-hf.no Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 5. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 9 Samarbeid om IKT-tjenester 6. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 15 Side 15 av 26
SAK 19-12 Utarbeide retningslinje 10: Samarbeid om forebygging Bakgrunn: Retningslinje 10 skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Fra samarbeidsavtalen: Fra veilederen: Østfold fylke har etablert Østfoldhelsa, et partnerskap der fylkeskommunen, kommunene og SØ deltar. Det er naturlig å bygge på dette partnerskapet i det videre arbeidet med forebygging og folkehelse. Mandat. Utvalget har ansvar for å foreslå samarbeid om aktuelle områder innefor forebygging og folkehelse helseovervåkning miljø og grupperettede tiltak miljøhendelser med miljømessige konsekvenser smittevern og beredskapsarbeid knyttet til smittevern Deltagere: Representant administrativt samarbeidsutvalg Kommunerepresentant Representant SØ Representant SØ Birgitta Rafshol (leder) Sofie Lund Danielsen Odd Petter Nilsen Gro Bøhler Tidsplan: 16 Side 16 av 26
Resultat av arbeidet skal oversendes adm. samarbeidsutvalg (se nedenfor) senest 8. mai då og behandles 22. mai (drøfting) og 19. juni (beslutning). Rapportering: Referater sendes fortløpende til sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, trond.birkestrand@so-hf.no Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 7. Det nedsettes et utvalg for å utarbeide retningslinje 10 Samarbeid om forebygging 8. Utvalget oversender resultat av arbeidet til adm. samarbeidsutvalg senest 8. mai 17 Side 17 av 26
SAK 20-12 Revidere/ videreutvikle retningslinje 11: Omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden Bakgrunn: Retningslinje 11 definerer at det i løpet av 2012 skal utarbeides forpliktende samarbeidsrutiner knyttet til krise- og katastrofeberedskap. Denne rutinen skal vedlegges samarbeidsavtalen. Arbeidsformen er fastsett i retningslinje 11: Fra veilederen om omforende beredskapsplaner: Fra veilederen om akuttmedisinsk kjede Mandat. Utvalget lager forslag til mandat/ tidsplan og legger dette frem for ADMS til møtet 22. mai. Deltagere: Repr. region Halden/ repr. ADMS Repr. region Indre Østfold Repr. region Mosseregionen Repr. region Fredrikstad Repr. region Representant SØ Representant SØ Representant SØ Halvard Bø (leder) Kari Holmås Knut Michelsen Bjørn Størsrud Oddvar Ekeberg/Nina MB? Kjersti avklarer Astrid Rødseth Grete Wahlberg Bente Husvik 18 Side 18 av 26
Representant SØ Representant SØ Brukerrepresentant Fastlegerepresentant Sissel Hagen Jan Sverre (AIO, SØ) avklarer Gro avklarer Benny Adelved avvent end. avkl. Tidsplan: Arbeidet må være klart innen 1. november 2012 for behandling i adm. samarbeidsutvalg. Rapportering: Referater sendes fortløpende til sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, trond.birkestrand@so-hf.no Behandling 21. februar 2012 Link til UFAB/ skal det være UFAB som utreder? UFAB har ikke ansvar for beredskapsplaner Drøftes, besluttes i møte i adm. samarbeidsutvalg 20. mars 9. Det nedsettes et klinisk utvalg for å utarbeide retningslinje 11 Omforente beredskapsplaner og planer for den akuttmedisinske kjeden 10. Utvalgets tilknytning til / samarbeid med UFAB besluttes i møte 20. mars 11. Arbeidet skal være sluttbehandlet i adm. samarbeidsutvalg innen utgangen av 2012 19 Side 19 av 26
SAK 21-12 Revidere/ videreutvikle retningslinje 12: Samarbeidsformer Bakgrunn: Retningslinje 12 skal utarbeides innen 1. juli 2012 og vedlegges samarbeidsavtalen. Fra samarbeidsavtalen: Deltagere: Administrativt samarbeidsutvalg har ansvar for å utarbeide denne retningslinjen. Leder og nestleder i administrativt samarbeidsutvalg, sammen med sekretær for arbeidet med samarbeidsavtalen, utgjør et arbeidsutvalg for arbeidet. Leder av rådmannsutvalget og administrerende direktør i SØ konsulteres underveis. Leder ADMS Nestleder ADMS Sekr. for arbeidet med samarbeidsavtalen Kjersti Gjøsund Anne Grethe Erlandsen Trond Birkestrand Tidsplan: Arbeidsutvalget legger frem forslag for ADMS fortløpende i møtene utover våren. Behandling 21. februar 2012 Forslag vedtatt med små justeringer 12. Administrativt samarbeidsutvalg tar selv ansvar for vurdering og revisjon av retningslinje 12 Samarbeidsformer 13. Retningslinjen behandles (senest) 22. mai (drøfting) og 19. juni (beslutning) Sak 22-12 Utskriving av pasienter med medikamenter og utstyr. Etter dagens lovverk fordeles ansvar for utgifter til medikamenter og utstyr avhengig av hvor pasienten mottar behandling: 20 Side 20 av 26
Sykehusopphold: Sykehuset dekker medikamenter og utstyr. Heldøgns opphold på institusjon i kommunehelsetjenesten: Kommunen dekker medikamenter og utstyr. Behandling i hjemmet: Pasienten må selv dekke utgifter til medikamenter og utstyr. (Unntatt er medikamenter og utstyr som dekkes av folketrygden.) Med samhandlingsreformen vil flere utskrivingsklare pasienter skrives ut av sykehus på et tidligere tidspunkt. Helse- og omsorgsdepartementet har fått flere bekymringsmeldinger er om at dette kan føre til en urimelig økonomisk belastning for enkelte pasienter som får behandling i hjemmet. Departementet har derfor satt i gang et arbeid med å utrede problemstillingen. Inntil videre må problemstillingen håndteres lokalt for å sikre forutsigbarhet og ryddighet Forslag: Hvis medikamenter og utstyr ikke dekkes av resepter og andre ordninger sender Sykehuset Østfold dette med pasienten for videreføring av behandling i hjemmet for utskrivingsklare pasienter. Dette gjelder inntil videre for enkelte typer behandling i kortere perioder. Behandling 21.02.12 Vedtak: Sykehuset Østfold vil inntil videre sende med nødvendig utstyr og medikamenter for videreføring av behandling i hjemmet i kortere perioder for utskrivingsklare pasienter, hvis utgifter til medikamenter eller utstyr ikke dekkes etter folketrygdloven eller andre ordninger. 21 Side 21 av 26
Sak 23-12 Samhandlingsforum, 11. april 2012 forslag til program Programkomiteen har hatt 2 møter. Quality Hotel & Resort i er bestilt. Foredragsholderne i programmet nedenfor er forespurt og bekreftet at de kan stille. Foreløpig mangler to temaer og møteledere og programkomiteen ber administrativt samarbeidsutvalg komme med forslag til dette Program Møteledere:.og.. 0830-0900 Registrering og kaffe 0900-0905 Velkommen. 0905 1025 - Leder adm. samarbeidsutvalg, Kjersti Gjøsund 1025-1040 Pause med kaffe 1040 1110 Med fokus på det kliniske tilbudet - Er tilbudet godt nok? - Hva kan gjøres annerledes? Rebekka Setsaas Skage 1110 1140 Samhandlingsdrøftinger rundt bordet. 1140 1220 Lunsj Tema: Retningslinje nr. 5 1220 1240 Pasientkoordinator hva er det? Pasientkoordinator i Fredrikstad Ingebjørg Olsen 1240 1300 Forsterket korttidsavdeling ved Virksomhetsleder Lillian Rosten ved Borge sykehjem, Fredrikstad 1300 1320 1320 1345 Samhandlingsreform i forhold til rus/psykiatri? - hvilke retningslinjer er gitt - hva er veien videre Klinikkdirektør Irene Dahl Andersen 1345 1400 Pause. Kaffe og frukt 1400 1430 Samhandlingsprosjekter Ambulant rehabiliteringsteam Moss Meldingsløftet info om hvor vi står. Kommer den? Hva får man til? 22 Side 22 av 26
1430 1455 Stammespråket...jammen, du sa jo Like ord og uttrykk som skaper problemer i samhandlingen.. Kommunikasjon og samhandlingsdirektør Anne Grethe Erlandsen 1455 1500 Avslutning Behandling 21.02.12 1. ADMS kommer med flere innspill til programmet 2. Programkomiteen tar med innspillene fra ADMS i det videre arbeidet 23 Side 23 av 26
Sak 24-12 Avvik januar 2012 Nedenfor er avviksrapporteringen for januar 2012 mellom kommunene og SØ vist i tabellform. Tabellen viser antall avvik, hva det meldes avvik på og hvem som melder. Det er meldt 35 avvik i januar 2012 mot 9 avvik for januar 2011. Antall totalt Kvinner Ant kom. som har Menn meldt Ant avvik fra komm. Ant. Avvik fra SØ 33 20 13 11 30 3 Type avvik Ikke mottatt epikrise 9 Pas hjemsendt tidligere enn avtalt utskriving 7 Ikke mottatt nødvendig dokumentasjon 5 Ikke mottatt eller feil med medikamentliste 7 Annet 7 35 Meldt fra KHT Meldt fra SØ til KHT Askim 7 Rygge 3 Manglende dok Fredrikstad 1 Halden 2 Marker 1 Moss 9 Rakkestad 1 Råde 1 6 Trøgstad 2 30 Melding fra KHT til følgende enheter i SØ: Klinikk Seksjon Antall Sum Akuttmedisin Akuttmot 3 3 Kirurgi A3 1 11 A5 6 A6 1 Skadepol 1 ØNH 1?? 1 Med. service Radiologi 1 1 Medisin A4 1 15 A8 1 B5 1 B6 5 Moss 2 3 Moss 3 2 Nevrologisk 1 24 Side 24 av 26
Barneavd. 1 Sum 30 I tillegg har kommune selv registrert manglende varsling innen 24 t etter innleggelse, uten å melde dette som avvik i avvikssystemet vårt. Den viser at SØ ofte varsler for sent etter innleggelse, men tar ikke høyde for at det ikke så ut til å være behov for kommunal bistand etter utskriving på innleggelsestidspunktet. Likevel viser registreringen at SØ ofte er for trege med den første meldingen og det gir kommunene mindre handlingsrom for å forberede mottak. Vedtak 21.02.12 1. Administrativt samarbeidsutvalg tar rapporten til orientering 25 Side 25 av 26
Sak 25-12 Forslag om klinisk utvalg områdeplan rehabilitering Sykehuset Østfold skal utarbeide en egen områdeplan for rehabilitering. Som et første ledd i dette arbeidet ble det 10.02.12 arrangert en konferanse om rehabilitering med deltakere fra Sykehuset Østfold, kommuner i Østfold, og aktuelle private aktører inne rehabilitering. Flere private aktører har avtaler om innhold i tjenestene og finansieringsavtale med Helse Sørøst. De vil slik kunne utgjøre en vesentlig del av rehabiliteringstilbudet for Østfolds befolkning. Det forelås å opprette et klinisk utvalg som får i oppdrag å utarbeide en områdeplan for rehabilitering. Både sykehus, kommuner og private aktører bør være representert i et slikt klinisk utvalg. Behandling 21.02.12 1. Forslag til mandat for klinisk utvalg rehabilitering legges frem for ADMS 20.03.12 2. Det kliniske utvalget skal ha i oppdrag å utarbeide rammeplan innen rehabilitering 3. Forslag til deltakere i det kliniske utvalg skal inkludere representanter fra sykehus, kommuner, og aktuelle private aktører 4. Endelig vedtak ADMS 20.03.12 26 Side 26 av 26
Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold Agenda Administrativt samarbeidsutvalg 2011-2012 Side 1 av 3 OPPDATERES ETTER HVERT MØTE MØTEDATO BESLUTNINGSSAK DRØFTINGSSAK ORIENTERINGSSAK 23.august 4. oktober (Formannskapssalen i rådhus) 15. november (Sykehuset Østfold, Hospitalet 5. et.) Konst. for perioden 2010-11, ny leder og nestleder. Rutine ved utskriving av pasienter fra sykehus ved beredskapssituasjoner Agenda 2011-2012 Revisjon av prosedyren Følgepersonell ved innleggelse i Sykehuset Østfold Oppnevning av medlemmer i arbeidsutvalg vedrørende revisjon av samhandlingsavtalen med kommunene Revisjon av prosedyren Følgepersonell ved innleggelse i Sykehuset Østfold Statistikk over utskrivingsklare somatiske pasienter (2.tertial) Statistikk over avvik fra vedtatte rutiner (2.tertial) Melderutiner psykisk helsevern Handlingsplan 2011-12 Pågående prosjekter SØ 2015 Ref. fra operative fora DPS/UFAB/annet Ny beredskapsplan SØ Pågående prosjekter SØ 2015 Ref. fra operative fora DPS/UFAB/annet 25. oktober Samhandlingsforum arrangert av overordnet samarbeidsutvalg kl 11.30 1600 på Inspiria Ansvarlig OSU Melderutiner psykisk Pågående prosjekter helsevern - Klinisk utvalg for inn- og Forpliktende samarbeid utskriving om svangerskaps- og SØ 2015 barselomsorg i Østfold Ref. fra operative fora Meldingsløftet PLO DPS/UFAB/annet meldinger Gjenoppta vurdering av deling av operativt forum Halden/ Etablering av øyeblikkelig hjelp i kommunene 2012 16. November samhandlingskontaktmøte m/administrativt samarbeidsutvalgs leder og nestleder - klinisk utvalg for ut og innskriving - prosedyre for følge av pasient - samhandlingskontaktens oppgaver - erfaringer som samhandlingskontakt v/rigmor Huth, Fredrikstad? - samhandlingskontakt nettverk 13. desember (Formannskapssalen i rådhus) Ny samarbeidsavtalen (forslag fra arbeidsgruppe og kliniske utvalg) Meldingsløftet PLO Samhandlingsforum 11. april Pågående prosjekter SØ 2015 Ref. fra operative fora DPS/UFAB/annet Ref. Fra ambulent team Roald Amundsensgate 17, Sekr. 90 29 24 24 Sekr. espen.rymoen@so-hf.no
Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold Agenda Administrativt samarbeidsutvalg 2011-2012 Side 2 av 3 MØTEDATO BESLUTNINGSSAK DRØFTINGSSAK ORIENTERINGSSAK 2012 17. januar (Sykehuset Østfold, Hospitalet 5. et.) 21. februar (Sykehuset Østfold, Hospitalet 5. et.) Melderutiner psykisk helsevern Årsmelding ADMS 2011 Meldingsløftet PLOmeldinger. - Gjennomarbeidet forslag fra arbeidsutvalg. - Retningslinjer til godkjenning Programkomité og agenda samhandlingsforum 2012 Revisjon av prosedyren Følgepersonell ved innleggelse i Sykehuset Østfold Statistikk over avvik fra vedtatte rutiner (3.tertial 2011) Uenighetsprotokoll Lokal plan for redusert bruk av tvang ortopedi Etablering av ø-hjelp kommunene Prosjekter/ annet SØ 2015 Ref. fra operative fora DPS/UFAB/annet 8. februar Møte i IP-nettverket. kl. 13 15. Samhandlingskonsulenten innkaller Møtested sykehus, Møterom Sanatoriet 1, 4 et. Hvilke konsekvenser gir den nye loven og avtalene for IP-arbeidet? Videre arbeid samarbeidsavtale Evaluering av hvordan systemet for kliniske utvalg fungerer. Statistikk over utskrivingsklare somatiske pasienter (3.tertial 2011) Agenda Samhandlingsforum Prosjekter/ annet SØ 2015 Ref. fra operative fora DPS/UFAB/annet Orientering v/ avd. sjef ortopedi om ambulant team. Samstemming av legemiddellister v/avd. sjef ort. Røntgentjenester i Østfold 20. mars (Sykehuset Østfold, Hospitalet 5. et.) Agenda Samhandlingsforum Revisjon av prosedyren Følgepersonell ved innleggelse i Sykehuset Østfold Lokal plan for redusert bruk av tvang Klinisk utvalg rammeplan rehabilitering Meldingsløftet PLO meldinger Hjelpemiddelhåndtering når pasient er innlagt i SØ. Eget adhocutvalg? Rutine for avklart pasient i akuttmottak, tilbakeføring til kommunehelsetjenesten Status arbeid med retningslinjer Ansvar for BCGvaksinasjon Prosjekter/ annet SØ 2015 Ref. fra operative fora DPS/UFAB/annet. mars Møte for samhandlingskontakter Roald Amundsensgate 17, Sekr. 90 29 24 24 Sekr. espen.rymoen@so-hf.no
Administrativt samarbeidsutvalg i Østfold Agenda Administrativt samarbeidsutvalg 2011-2012 Side 3 av 3 MØTEDATO BESLUTNINGSSAK DRØFTINGSSAK ORIENTERINGSSAK Onsdag 11. april - Samhandlingsforum arrangert av administrativt samarbeidsutvalg 26. april Videre arbeide med samarbeidsavtalen 22. mai (Sykehuset Østfold, Hospitalet 5. et.) 19. juni (Sykehuset Østfold, Hospitalet 5. et.) Retningslinjer til samarbeidsavtale Retningslinjer til samarbeidsavtale Statistikk over utskrivingsklare somatiske pasienter (1.tertial) Statistikk over avvik fra vedtatte rutiner (1.tertial) Forslag til møtedatoer høsten 2012 Rutine for kostnadskrevende (medikamentell) hjemmebehandling av utskrevet pasient => Til kommunene Møteplan høsten 2011 Prosjekter/ annet Samhandling svangerskap, fødsel og barsel SØ 2015 Ref. fra operative fora DPS/UFAB/annet Prosjekter/ annet SØ 2015 Ref. fra operative fora DPS/UFAB/annet NB! Alle ordinære utvalgsmøter er fra kl. 12.00 15.00 Møterommet er ledig for formøte/samhandlingsmøte for kommunene en time før møtestart i adms Roald Amundsensgate 17, Sekr. 90 29 24 24 Sekr. espen.rymoen@so-hf.no