REFERAT ETATSBESØK ReHabiliteringstjenesten 14. april 2010 KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune

REFERAT ETATSBESØK ReHabiliteringstjenesten 14. april 2010 KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune

INNHOLD 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN... 1 2 PLAN FOR ETATSBESØKET... 1 3 DELTAKERE... 1 4 GJENNOMGANG... 2 4.1 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen... 2 4.2 Generell informasjon om etatens arbeidsområde... 3 4.3 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner... 4 4.4 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll... 4 4.5 Personalforhold... 4 4.6 Registreringsordning for inventar og utstyr... 4 4.7 Organisering av IT-funksjonen... 4 4.8 Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet)... 5 4.9 Planer for fremtiden... 5 4.10 Annet... 6 5 OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER... 6 6 KONTROLLUTVALGETS SAMMENDRAG... 6

1 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Med referanse til gjeldende forskrift om kontrollutvalg fastsatt av kommunaldepartementet den 13.6.2004, orienterte kontrollutvalgets nestleder om utvalgets tilsyns- og kontrollfunksjoner, arbeidsoppgaver og hensikten med etatsbesøket. Dette var et rutinebesøk fastsatt i årsplanen for kontrollutvalget og utvalget ønsket å få en orientering om enhetens drift og interne systemer. 2 PLAN FOR ETATSBESØKET Etaten var underrettet om besøket gjennom brev av 18.2.2010 fra sekretariatet, og det var skissert følgende temaer til gjennomgang/drøfting: 1. Oversikt over organisasjonsoppbyggingen 2. Generell informasjon om etatens arbeidsområde 3. Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner 4. Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk intern kontroll 5. Personalforhold 6. Registreringsordning for inventar og utstyr 7. Organisering av IT-funksjonen 8. Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet) 9. Planer for fremtiden 3 DELTAKERE Fra kontrollutvalget: Fra ReHabiliteringstjenesten: Fra Nordøya hjemmetjeneste: Fra Omsorgstjenesten Sørøya: Fra K-Sekretariatet: Tor Zachariassen Rolleiv O. Lind Åshild Fause Margareth Larsen Enhetsleder Anna Amdal Fyhn Personalkonsulent Inger Haugland Avdelingsleder Reidun Beate Holm Enhetsleder Åshild Moen Enhetsleder John Pedersen Avdelingsleder Nina Olaisen Vernepleier Tone-Kristin Hoff Rådgiver Martin S. Krane

2 4 GJENNOMGANG 4.1 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen ReHabiliteringstjenesten er en resultatenhet i Tromsø kommune. Opprettettelsen av ReHabiliteringstjenesten som egen resultatenhet skjedde i 2002 i forbindelse med en administrativ omorganisering i kommunen. Enheten skulle inneholde tilbud om rehabilitering, dagavdeling med tilhørende rehabiliteringsteam, habilitering, fysioterapi og ergoterapi, samt hjelpemiddelformidling. ReHabiliteringstjenesten har sitt hovedlokale i Seminaret ReHabiliterings- og omsorgssenter i Seminarbakken 1 i Tromsø sentrum. I tillegg har enheten ansatte ergo- og fysioterapeuter med arbeidsplass i lokaler på Kvaløya og hjelpemiddelteknikere med arbeidsplass ved det kommunale hjelpemiddellageret på Stakkevollveien. ReHabilitering er inndelt i følgende avdelinger (antall årsverk fordelt på antall ansatte i parentes): Ledelse/administrasjon Døgnrehabilitering Dagrehabilitering Habilitering Hjelpemiddellageret (3,3 årsverk, 4 ansatte) (14,38 årsverk, 20 ansatte) (16,4 årsverk, 18 ansatte) (12,4 årsverk, 14 ansatte) (3 årsverk, 3 ansatte (samt to ansatte på tiltak)) Underavdelingene har hver sin avdelingsleder som rapporterer direkte til enhetsleder. Totalt er det 59 ansatte (49,36 årsverk) i enheten hvorav 7 er ansatt i administrative stillinger (5,8 årsverk). ReHabiliteringstjenesten har følgende organisasjonsplan: Enhetsleder (ledelse/adm.) Døgnrehabilitering Dagrehabilitering Habilitering Hjelpemiddellageret

3 4.2 Generell informasjon om etatens arbeidsområde ReHabiliteringstjenesten skal ivareta Tromsø kommunes plikt til å gi tilbud om rehabilitering og habilitering til alle innbyggerne i kommunen. Kommunens plikt overfor innbyggerne på dette området framgår blant annet av kommunehelsetjenestelovens 1-3, 3. punkt: 1-3 (Oppgaver under helsetjenesten) Kommunens helsetjeneste skal omfatte følgende oppgaver: ( ) 3. Medisinsk habilitering og rehabilitering. ( ) ReHabiliteringstjenesten ledes av enhetslederen, som har det faglige og administrative ansvaret for enheten, og som rapporterer direkte til rådmannen. Nedenfor følger en nærmere beskrivelse av oppgavene ved de enkelte avdelingene ved enheten. Avdeling for ledelse/administrasjon består, i tillegg til enhetslederen, av personalkonsulent og sekretær, samt 1/3-dels IT-konsulentstilling. Ledelsens/administrasjonens oppgaver er, i tillegg til ledelse og administrasjon av enheten, ansettelse og oppfølging av personalet, personalpolitiske tiltak, budsjett- og regnskapsoppfølging, samt helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid). Avdeling for døgnrehabilitering har som oppgave å gi tilbud til pasienter som har behov for døgnrehabilitering. Avdelingen ivaretar et tverrfaglig rehabiliteringstilbud. Målgruppen for tilbudet er pasienter med potensial for rehabilitering, og inntak av pasienter til avdelingen skjer etter vedtak iht. kommunehelsetjenesteloven. Søknader fra personer mellom 18 og 67 år behandles av tildelingskontoret, mens søknader fra personer over 67 år behandles av sentralt vedtaksteam. Avdeling for dagrehabilitering har som oppgave å gi rehabilitering, enkeltstående ergoterapiog fysioterapibehandling. Avdelingen yter individuelt tilpassede tjenester til hjemmeboende personer over 18 år etter søknad som vurderes og behandles av inntaksteam for dagrehabilitering. Avdelingen for habilitering har som oppgave å sørge for habilitering, enkeltstående ergoterapi- og fysioterapibehandling til personer under 18 år. Målgruppen for tilbudet ved avdelingen er barn og unge med funksjonshemminger. Tildeling skjer etter søknad som vurderes og behandles av inntaksteam for habilitering. Hjelpemiddellageret er lokalisert på Stakkevollveien 49-51, og har tre årsverk (i tillegg til to ansatte på tiltak). Avdelingens oppgaver er formidling av kortidsutlån (utlånstid kortere enn to år) av hjelpemidler. Det inngått rammeavtale med NAV hjelpemiddelsentral Troms og Tromsø kommune. NAV hjelpemiddelsentral har det overordnede og koordinerende ansvaret for formidling av hjelpemidler til funksjonshemmede, mens kommunen har ansvaret for å oppdage og utrede behov, foreta oppfølging av hjelpemiddelet, utlevering av hjelpemiddelet,

samt opplæring i bruken av dette. Kommunene sørger selv for kortidsutlån (lån av varighet under to år), mens utlån av hjelpemidler med lenger varighet er hjelpemiddelsentralens ansvar. 4 4.3 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner Det ble framlagt oversikt over fullmakter vedrørende rekvisisjon og innkjøp av varer og tjenester, attestasjon og anvisning. Videre ble lederavtaler og funksjonsbeskrivelser for de ulike stillingene ved enheten framlagt. 4.4 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll ReHabiliteringstjenesten rapporterer på to budsjettrammer: Helserammen og pleie- og omsorgsrammen henholdsvis (når det gjelder ReHabiliteringstjenestens andel) budsjettert med cirka 16,3 millioner og 9,2 millioner kroner i 2010. ReHabiliteringstjenesten følger Tromsø kommunes økonomireglement når det gjelder rutiner for økonomisk rapportering og økonomisk internkontroll. Tromsø kommunes økonomireglement ble framlagt, sammen med kommunens rutiner i forbindelse med budsjettreguleringer, økonomisk rapportering, momskompensasjon og innkjøp. Det ble også framlagt oversikt over enhetens rutiner i forbindelse med økonomisk saksbehandling. 4.5 Personalforhold ReHabiliteringstjenesten følger Tromsø kommunes personalreglement. Tromsø kommunes arbeidsreglement, samt reglement for fleksibel arbeidstid ble framlagt sammen med enhetens opplæringsprogram for nyansatte og kompetanseplan for 2010. 4.6 Registreringsordning for inventar og utstyr Enheten har registreringsordning for innkjøp/anskaffelser av utstyr/verktøy som hjelpemiddelteknikerne trenger i sitt daglige arbeid. 4.7 Organisering av IT-funksjonen ReHabiliteringstjenesten benytter Tromsø kommunes felles IT-system. Tromsø kommunes retningslinjer for informasjonssikkerhet og personvern for ansatte, prosedyrer for ivaretakelse av sikkerhet når det gjelder elektronisk behandling av personopplysninger, samt kommunens IT-strategi for perioden 2010-2013 ble framlagt, sammen med dokumentasjon fra enheten når det gjelder rutiner for adgangskontroll og fysisk sikkerhet.

5 4.8 Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet) ReHabiliteringstjenesten er underlagt Tromsø kommunes personalreglement og HMS-system. Rutiner for HMS-arbeidet er tilgjengelig for de ansatte på Tromsø kommunes intranettsider. Det er utarbeidet en lokal HMS-håndbok for enheten, der rutiner for arbeidet med, og gjennomføringen av, HMS-arbeidet framgår. Denne ble framlagt. Enhetsleder har ansvaret for at HMS-arbeidet er dokumentert og fungerer i enheten, mens avdelingslederne har det daglige ansvaret for oppfølgingen av HMS-arbeidet i de respektive avdelingene. ReHabiliteringstjenesten har egen HMS-gruppe. Gruppen består av seks representanter, hvorav henholdsvis tre fra arbeidstaker- og tre fra arbeidsgiversiden. Gruppen har som hovedoppgave å sette arbeidsmiljøspørsmål på dagsordenen gjennom kartlegging, prioriteringer, utarbeiding av handlingsplan og gjennomføring av tiltak. HMS-utvalget har møter minst 4 ganger i året. Enhetsleder er medlem av HMS-utvalget og deltar på møtene. Personalkonsulent innkalles ved behov. ReHabiliteringstjenesten følger Tromsø kommunes etiske retningslinjer. Retningslinjene ble framlagt. Oversikt over skriftlig materiell i forbindelse med dokumentasjon og oppfølging av medarbeidersamtaler ble framlagt. Resultat av medarbeiderundersøkelse gjennomført blant de ansatte i enheten i 2009, samt månedsvis sykefraværsstatistikk for perioden januar 2009 februar 2010, ble framlagt. I møtet ble det orientert om at samlet sykefravær i enheten var 10,4 % i 2009 og 7,2 % i 2010 (per medio april). 4.9 Planer for fremtiden Det ble i møtet orientert om enhetens planer for framtiden. Av enhetens planer for 2010 ble blant annet nevnt: Utarbeidelse av rehabiliteringsplan for Tromsø kommune (tilbudsforespørsel gjort i mars 2010). Utarbeidelse av plan for fysio- og ergoterapitjenesten for Tromsø kommune. Administrasjon av kommunens avtaler med private fysioterapeuter (etter ASA 4313) overføres til ReHabiliteringstjenesten i løpet av 2010. Logopedstilling i døgnavdelingen skal opprettes. Utfordringer i forbindelse med at leieforholdet til hjelpemiddellagerets lokaler er sagt opp.

6 4.10 Annet Tromsø kommune har ikke politisk vedtatte målsetninger for rehabiliteringstjenesten. Det ble fra enhetens uttrykt at det hadde vært ønskelig at slike målsetninger var nedfelt, gjerne i form av en politisk vedtatt plan for rehabiliteringstjenesten inneholdende kommunens målsetninger for tjenesten. Under besøket ved var også enhetene Nordøya hjemmetjeneste og Omsorgstjenesten Sørøya representert. Begge enhetene driver deler av sin virksomhet i samme lokaler som ReHabiliteringstjenesten i Seminarbakken 1 (Seminaret rehabiliterings- og omsorgssenter). Kontrollutvalget fikk under besøket orientering om den virksomheten de to enhetene driver ved Seminaret rehabiliterings- og omsorgssenter, og samarbeidet mellom de kommunale enhetene som driver virksomhet i lokalene. 5 OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER Det ble foretatt omvisning i enhetens lokaler i Seminarbakken 1 i Tromsø sentrum. 6 KONTROLLUTVALGETS SAMMENDRAG Kontrollutvalget fikk under besøket etter utvalgets vurdering en grundig orientering, blant annet om enhetens organisering, oppgaver og arbeidsområder. Utvalget fikk dessuten bli med på en interessant omvisning i Seminaret rehabiliterings- og omsorgssenter. Representantene fra enheten var godt forberedt til møtet og ga en ryddig framstilling. Tromsø, den 14. april 2010 Tor Zachariassen nestleder Rolleiv O. Lind medlem Åshild Fause medlem Margareth Larsen varamedlem