OPPDRAGSDOKUMENT 2014 FOR SYKEHUSPARTNER

OPPDRAGSDOKUMENT 2014 FOR SYKEHUSPARTNER 12.02.2014 1

Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. OVERORDNET STYRINGSBUDSKAP FOR 2014... 4 2.1 Økonomiske rammer... 4 2.2 Risikostyring... 6 2.3 Kvalitetssikring... 6 2.4 Virksomhetsstyring i Sykehuspartner... 6 3 TJENESTESPESIFIKKE FØRINGER IKT... 7 3.1 Prioriterte områder 2014 for IKT... 7 3.2 Tjenesteforvaltning... 8 3.3 Tjenesteproduksjon... 9 3.4 Portefølje-, program- og prosjektstyring... 9 3.5 Virksomhetsarkitektur...10 3.6 Informasjonssikkerhet...11 3.7 Oppfølging og utvikling av IKT- leverandører...11 3.8 Benchmarking...11 4. TJENESTESPESIFIKKE FØRINGER HR-TJENESTER... 12 4.1 Innledning...12 4.2 Fokusområder...12 4.3 Oppdragsområder...13 5. TJENESTESPESIFIKKE FØRINGER INNKJØP OG LOGISTIKK... 16 5.1 Innledning...16 5.2 Fokusområder...16 5.3 Kategoribasert innkjøp...16 5.4 Målstyring og målinger...18 5.5 Samhandling og standardisering...18 5.6 Samfunnsansvar...18 5.7 Forsyning...19 5.8 Kompetanse og metode...19 6. RAPPORTERING OG OPPFØLGING... 21 6.1 Rapportering på økonomi...21 2

1. Innledning Oppdragsdokumentet beskriver Helse Sør-Øst RHFs oppdrag og krav til Sykehuspartner. Sykehuspartner skal gjennomføre oppdragene innenfor de rammer og ressurser som blir stilt til rådighet i dokumentet. Dokumentet skal legge til rette for god dialog mellom oppdragsgiver og mottager. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. Sykehuspartner skal ha dokumenterte systemer som sikrer at deres aktiviteter planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Helse Sør-Øst RHF forutsetter at Sykehuspartner holder seg orientert om lov- og forskriftsarbeid som berører tjenester som Sykehuspartner leverer. Dokumentet tar utgangspunkt i overordnede rammer og eierkrav fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Sør-Øst RHF samt vedtatte strategier, mål og budsjetter med tilhørende strategidokument samt styrets beslutninger. Overordnet skal Plan for strategisk utvikling 2013-2020 samt langtidsplan IKT legges til grunn. Sykehuspartner skal bidra til at nasjonale og flerregionale initiativ blir gjennomført i tråd med plan og bestillinger (ref protokoll fra foretaksmøte for Helse Sør-Øst RHF 7. januar 2014). Prosessen for å utforme oppdragsdokumentet har vært omfattende og gitt god mulighet til innspill og forankring. Årets oppdragsdokument søker å gi tydelige og kortfattede oppdragsbeskrivelser. Spesifikke oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet som gjelder Sykehuspartner er innarbeidet i dokumentet. 3

2. Overordnet styringsbudskap for 2014 Sykehuspartners viktigste oppgave er å levere sikre og stabile tjenester til sykehusene i Helse Sør-Øst. Sykehuspartner skal sikre sine leveranser i henhold til foretaksgruppens behov, til rett tid, til rett kvalitet og til rett pris og gjennom dette sikre et godt omdømme. Sykehuspartner skal ha tydelig kundeorientering. Dette innebærer at Sykehuspartner skal lytte til og forstå kundenes behov, samhandle godt og kommunisere tydelig, forståelig og faktabasert. Avtaler om leveranser skal holdes. Sykehuspartner skal bidra med rett kapasitet og rett kompetanse i prioriterte prosjekter. Prioriterte områder er beskrevet under de respektive virksomhetsområdene. Sykehuspartner skal sikre leveranseevne både i dag og i tiden fremover. For å fylle sin oppgave i foretaksgruppen skal Sykehuspartner i 2014 fortsette å følge opp arbeidet med konsolidering og standardisering, både i realiseringen av felles regionale løsninger, innen egen organisasjon og i grenseflaten mellom Sykehuspartner og helseforetakene. Sykehuspartner skal spesielt styrke kompetansen om og forvaltning av de regionale kliniske IKT tjenestene. Sykehuspartner skal aktivt bidra til at organisasjonen utvikles i tråd med regionale og nasjonale føringer og behov, og delta med ressurser og kompetanse i prosjekt for vurdering av struktur og juridisk selskapsform. 2.1 Økonomiske rammer Det stilles krav om resultat i balanse for 2014. Sykehuspartner skal styre samlet likviditet til drift og investeringer. Foretaksgruppens etablerte prinsipper for likviditetsstyring skal etterleves. Sykehuspartner skal budsjettere og rapportere innen foretaksgruppens frister. For lokale prosjekter ved helseforetak, hvor disse skal bidra med finansieringsmidler, skal dette formaliseres før oppstart av prosjektene. 2.1.1 Drift Fellestjenestene skal i utgangspunktet finansieres via avtalte tjenestepriser. Sykehuspartner skal gjennom 2014 sørge for at alle kostnader knyttet til tjenesteleveransene i henhold til vedtatt budsjett blir innarbeidet i tjenesteprisene for 2014. Dette skal gjøres i tråd med etablerte prinsipper for tjenesteprising og baseres på vedtatt tjenesteprismodell. Budsjetterte kostnader for 2014 er øvre ramme for kostnader. Sykehuspartner skal gjennom 2014 arbeide for å effektivisere driften ytterligere. Sykehuspartner skal tydeliggjøre de langsiktige økonomiske og finansielle konsekvensene av investeringer og driftskostnader som regionen vedtar og gjennomfører. 4

Økonomiavdelingen og de øvrige fagavdelingene (som teknologi og ehelse, HR, innkjøp og logistikk m.m.) i Helse Sør-Øst RHF skal holdes jevnlig orientert (være diskusjonspartnere) ved problemstillinger og vurdering av løsninger knyttet til dette. Leveranse og finansiering av regionale fellestjester skal reguleres i tjenesteavtaler med det regionale helseforetaket. For 2014 er oppgjør for leveranse av konsernfunksjoner for innkjøp/logistikk, prosjekttjenester og delvis HR inkludert i tildelt basisramme. Virksomhetsområdet IKT er tildelt basisramme for å dekke kostnader som per i dag ikke er inkludert i tjenestepris. Dette inkluderer drift av løsninger for å understøtte regionale fellestjenester (for eksempel prosjektkontor, arkitektur og informasjonssikkerhet). Denne andelen skal trappes ned over 5 år. Dersom virksomhetsområdet HR øker kostnadene som følge av nye tjenester, skal disse kostnadene, inklusive avskrivninger, dekkes av tjenestepris. Basisrammen til Sykehuspartner settes til 325 MNOK for året 2014. Av dette skal 148 MNOK dekke driftskostnader for regionale portefølje av IKT-prosjekter og 25 MNOK til rentekompensasjon vedrørende mellomværende. Sykehuspartner bes innenfor basisrammen om å prioritere mellom drift og investeringer ut fra hva som er mest virksomhetskritisk. Sykehuspartner skal utarbeide en oversikt over hvilke prioriteringer som gjøres for de resterende 152 MNOK og forankre dette i driftsstyret. Prioriteringene må sees i sammenheng med Helse Sør Øst øvrige prioriteringer. Disponeringen av driftskostnadene (148 MNOK) følges opp av Fornyingsstyret (jmf pnkt 2.1.3). 2.1.2 Investeringer Beslutning om fordeling av regionale IKT-midler gjøres av administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF, blant annet på grunnlag av behandling i fornyingsstyret. Sykehuspartner skal bidra til at regionale utviklingsprosjekter gjennomføres effektivt og i henhold til plan. Det forventes i 2014 et investeringsnivå innenfor Digital fornying på inntil MNOK 1 527. I tillegg kommer investeringer finansiert av det enkelte helseforetak og av Helse Sør-Øst RHF. Likviditet til investeringer i den regionale porteføljen utbetales a konto månedlig med 1/12-del. Det vil bli foretatt avregning i januar påfølgende kalenderår slik at tilført likviditet stemmer med faktiske investeringer. Det forventes at Sykehuspartner, i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF, arbeider målrettet videre med effektiviseringstiltak. Det skal gjennomføres operasjonell leasing der det er hensiktsmessig. 2.1.3 Finansstrategi Etablert finansstrategi for foretaksgruppen Helse Sør-Øst er førende for Sykehuspartners virksomhet innenfor finansområdet. 2.1.4 Kortsiktig driftskreditt Helse Sør-Øst RHF vil kunne gi kortsiktig, rentebærende driftskreditt etter fastsatt rutine og lånerammer, dersom likviditetssituasjonen for Sykehuspartner tilsier dette. Sykehuspartner skal forespørre Helse Sør-Øst RHF i god tid dersom det er behov for driftskreditt ut over avtalt ramme, og det skal fremlegges tilstrekkelig underbyggende dokumentasjon. 2.1.5 Øvrige forhold Sykehuspartner skal i 2014 regnskapsføre alle driftskostnader knyttet til regionale IKT-prosjekter. Disse forutsettes dekket av andel av basisramme med 148 MNOK og skal ikke faktureres Helse Sør- Øst RHF. 5

For krav til rapportering med videre vises det til kapittel 6. 2.2 Risikostyring Sykehuspartner skal drive risikostyring som del av sin virksomhetsstyring. Sykehuspartner skal i tillegg håndtere risiko for alle tjenester og leveranser til foretaksgruppen som de er ansvarlige for. Risikohåndtering som en del av virksomhetsstyringen i Sykehuspartner. Sykehuspartner skal sørge for å ha tilstrekkelig kompetanse på området risikohåndtering. Resultatmål 1: Sykehuspartner skal gjennomføre god risikostyring innenfor alle tjenesteområder i 2014. Risikohåndtering av leveranser og tjenester; Sykehuspartner skal sørge for at det etableres et system for å håndtere risiko og sårbarhet. Risikovurdering skal være en del av systemdokumentasjonen og i tråd med regionens prosedyrer og metoder. System som etableres skal bygge på disse regionale metoder. Resultatmål 2: Sykehuspartner skal bidra til felles metodikk for vurdering av risiko i drift, forvaltning og i prosjekter, i samarbeid med Helse Sør Øst RHF. 2.3 Kvalitetssikring Sykehuspartner skal drive kvalitetssikring som del av sin virksomhetsstyring. Sykehuspartner skal sikre at alle tjenester og leveranser til foretaksgruppen og internt, har et kvalitetsnivå som er i tråd med gjeldende standarder, lover og forskrifter, i tillegg til at de er i tråd med konkrete avtaler med helseforetakene og Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner skal skape felles forståelse i foretaksgruppen for hvilket kvalitetsnivå som kan aksepteres i Helse Sør-Øst. Sykehuspartner skal videre sørge for kommunikasjon og informasjon rundt kvalitetssikring av de tjenester og leveranser de har ansvar for, i tillegg til å inneha tilstrekkelig kompetanse på området. Resultatmål: Et overordnet målbilde for arbeid med kvalitetssikring i Sykehuspartner skal være etablert og kommunisert til foretaksgruppen innen utgangen av 1. kvartal 2014. 2.4 Virksomhetsstyring i Sykehuspartner Sykehuspartner skal drive god virksomhetsstyring i tråd med retningslinjer gitt av i Helse Sør RHF. 6

3 Tjenestespesifikke føringer IKT 3.1 Prioriterte områder 2014 for IKT Sykehuspartner skal i 2014 særlig prioritere områdene nevnt nedenfor. Disse prioriterte områdene er ikke altomfattende på hva Sykehuspartner skal levere i 2014, men gir føringer for hvilke områder som skal prioriteres høyest når det oppstår ressursproblematikk. Fokusområdene i 2014 er tre overordnede områder og herunder seks spesifikke fokusområder: Sikker og stabil drift 1. Opprettholde sikker og stabil drift Digital Fornying 2. Levere kapasitet og kompetanse til Prosjekt Nytt Østfoldsykehus (PNØ) 3. Levere kapasitet og kompetanse til prosjekt for innføring av regional EPJ (DIPS ved Oslo Universitetssykehus HF) 4. Understøtte øvrige programmer og prosjekter under Digital Fornying Styrket leveranseevne 5. Etablere tjenesteforvaltning for alle prioriterte regionale løsninger 6. I henhold ti beslutninger i Helse Sør-Øst RHF etablere samarbeid med eksterne tilbydere for å bidra til raskere modernisering, redusert investeringsbehov og gi kvalitetsøkning i regionens IKT infrastruktur. 7. Sikre forutsigbarhet i leveranser av endringsbestillinger 1. Opprettholde sikker og stabil drift Sykehuspartner skal fortsette å jobbe for å unngå at kritiske hendelser og andre driftsavvik oppstår. Dersom avvik skjer skal Sykehuspartner sikre at avvik blir rettet opp hurtig og i henhold til gjeldene avtaler. Overordnede resultatmål for 2014 er: Utarbeide og innføre bedre rutiner for å unngå kritiske hendelser Redusere antall kritiske hendelser (1A og 2A hendelser) med 40 % sammenlignet med 2013. Sykehuspartner skal revidere kategoriseringen av driftsavvik slik at den bedre reflekterer alvorlighetsgraden av ulike typer avvik. 2. Levere kapasitet og kompetanse til Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) Sykehuspartner spiller en avgjørende rolle for etableringen av IKT-løsninger på nytt Østfoldsykehus. Det er kritisk at Sykehuspartner leverer i henhold til leveranseavtale med PNØ, særlig ved å sikre tilstrekkelig tilgang på ressurser i Sykehuspartners linje. Overordnede resultatmål for 2014 er: Levere i henhold til leveranseavtale for IKT mellom PNØ og Sykehuspartner Sikre at egen organisasjon er etablert for drift og forvaltning av IKT-løsninger på nytt Østfoldsykehus 7

Identifisere og koordinere arbeidet med å håndtere avhengigheter mellom daglig drift, regionale programmer og PNØ, samt endringsbestillinger fra nåværende Østfoldsykehus og IKT-løsninger på nytt Østfoldsykehus. 3. Levere kapasitet og kompetanse til prosjekt for innføring av regional elektronisk pasientjournal/pasientadministrativt system (DIPS ved Oslo Universitetssykehus HF) Sykehuspartner skal sikre at riktig kompetanse og kapasitet tilføres prosjektet slik at prosjektet kan levere i henhold til avtalt prosjektplan. Videre skal Sykehuspartner sikre mottak, drift og forvaltning av den regionale løsningen etter at den er satt i produksjon. 4. Understøtte øvrige programmer under Digital fornying Sykehuspartner skal bidra med nødvendig kompetanse og kapasitet i Digital fornying ved å bidra med nødvendig kompetanse og kapasitet. Sykehuspartner skal støtte opp om gjennomføringsplanen, som forvaltes av fornyingsstyrets programkontor. Særlig skal Sykehuspartner gi innspill til gjennomføringsplanarbeidet slik at estimater og planer er realistiske. 5. Etablere tjenesteforvaltning for alle prioriterte regionale løsninger Sykehuspartner skal etablere forvaltning av alle regionale IKT- løsninger innen utgangen av 2014. 6. Etablere strategi for bruk av markedet Sykehuspartner skal i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF vurdere etablering av samarbeid med eksterne tilbydere for å bidra til raskere modernisering, redusert investeringsbehov og kvalitetsøkning i regionens IKT -infrastruktur. Overordnede resultatmål for 2014 er: Utarbeide et målbilde for produksjonen og leveranse av infrastrukturtjenester til foretaksgruppen. Dette målbilde må blant annet tydelig beskrive hva som skal produseres internt i Sykehuspartner og hva som kan produseres av eksterne samarbeid partnere. Utarbeide en gevinstrealiseringsplan som viser hvordan Sykehuspartner skal oppnå verdi ved å benytte seg av det eksterne markedet. 7. Sikre forutsigbarhet i leveranser ved endringsbestillinger fra helseforetakene Sykehuspartner skal i 2014 sikre forutsigbarhet i leveranser ved endringsbestillinger fra helseforetakene. Overordnede resultatmål for 2014 er å sikre en god bestillingsprosess sikre at alle forespørsler fra helseforetakene besvares innen 20 dager, og sikre at alle leverte tilbud omfatter beregnetleveransetidspunkt sikre at leveransetidspunkt angitt i tilbud overholdes i 70 % av tilfellene, uten at det går på bekostning av avtalt kvalitet. 3.2 Tjenesteforvaltning Sykehuspartner skal forvalte Helse Sør-Øst sin portefølje av IKT-tjenester på en måte som: sikrer at de understøtter helseforetakenes behov 8

sikrer regional forvaltning av de regionale løsningene som utvikles gjennom Digital Fornying sikrer tilgang til tjenestene i henhold til tjenesteavtaler tydelig kommuniserer hva Sykehuspartner leverer og hvordan dette leveres Resultatmål 1: Sykehuspartner skal i løpet av 2014 ha etablert forvaltning og utvikling av regionale fellestjenester, inkludert et testsenter. En plan for dette arbeidet skal være etablert og godkjent av Helse Sør-Øst RHF innen 1.3.2014 Resultatmål 2: Kritiske hendelser (1A og 2A hendelser) som har sin rotårsak i tjenesteforvaltning skal reduseres med 40 %. Sykehuspartners totale antall kritiske hendelser for 2013 var 375. 3.3 Tjenesteproduksjon Sykehuspartner skal understøtte Helse Sør-Østs behov for IKT-tjenester gjennom å levere, videreutvikle og drifte en stabil, sikker, tilpasset og effektiv IKT-plattform i tråd med etablerte tjenesteavtaler. Herunder må Sykehuspartner sikre at autorisert personell har tilgang til tjenestene gjennom å gjøre arbeid for å unngå driftsavvik og håndtere driftsavvik effektivt når de forekommer. Tjenesteproduksjon skal forstå hvilke kritiske hendelser som har sin rotårsak i avdelingen. Resultatmål 1: Kritiske hendelser (1A og 2A hendelser) som har sin rotårsak i Tjenesteproduksjon skal reduseres med 40 %. I 2014 skal Sykehuspartner utvikle et tydelig målbilde for Tjenesteproduksjon. Målbildet skal beskrive planlagt IKT-infrastruktur som Sykehuspartner forvalter for å støtte opp om Helse Sør-Øst RHF, helseforetakene og i egen organisasjon. Resultatmål 2: Et tydelig målbilde for Tjenesteproduksjon skal fremlegges innen 31.12.2014. 3.4 Portefølje-, program- og prosjektstyring Sykehuspartner skal levere tilstrekkelig kapasitet med riktig kompetanse til prioriterte programmer og prosjekter, og utvikle egen organisasjon til bedre å kunne ivareta helhetlig prosjektansvar og gjennomføringsevne. Dette skal gjøres kostnadseffektivt og i tråd med gjennomføringsplan og områdeplaner. Sykehuspartner skal sørge for en enhetlig tilnærming til arbeidet med å levere og koordinere ressurser til programmer og prosjekter på tvers av sine virksomhetsområder og avdelinger innen virksomhetsområdene. For å gi riktig grunnlag til styring må Sykehuspartner innhente og kvalitetssikre rapporteringsgrunnlaget for alle programmer og prosjekter. Resultatmål 1: Sykehuspartner skal ferdigstille og få godkjenning for tjenestebeskrivelsen for Porteføljekontoret innen 1.3.2014. Sykehuspartner skal innhente og kvalitetssikre rapporteringsgrunnlag i henhold til rapporteringsregimet for porteføljestyringen i Helse Sør-Øst. I samråd med Helse Sør-Øst RHF skal Sykehuspartner forvalte og videreutvikle den regionale prosjektmetodikken. Sykehuspartner skal sørge for videreutvikling av prosjektverktøy slik at de er tilpasset det økende behovet for prosjekttjenester i foretaksgruppen. Resultatmål 2: Sykehuspartner skal sørge for at programmer og prosjekter som gjennomføres i Helse Sør-Øst følger vedtatt prosjektmetodikk. 9

3.5 Virksomhetsarkitektur Sykehuspartner skal levere arkitekturtjenester for Helse Sør-Øst RHF og helseforetakene. I 2014 skal Sykehuspartner levere i henhold til tjenesteavtale for arkitekturtjenester levere tilstrekkelig kapasitet med riktig kompetanse innen virksomhetsarkitektur til Digital fornying og på bestilling fra helseforetakene og Helse Sør-Øst RHF dokumentere og kontinuerlig oppdatere helhetlige og standardiserte beskrivelser av informasjonsarkitektur, applikasjonsarkitektur og teknologiarkitektur og sammenhengene mellom disse, samt tilgjengeliggjøre beskrivelsene, slik at de gir et godt grunnlag for tjenesteforvaltning, utvikling av IKT-tjenester og arbeidet med å harmonisere, standardisere og konsolidere I tråd med føringer gitt i foretaksprotokoll til Helse Sør-Øst RHF av 7. januar 2014 skal Sykehuspartner innenfor Informasjonsteknologi og digitale tjenester bidra til at dette perspektivet blir hensyntatt i endringsbestillinger og leveranser Teknologiskifte i Telenor bidra i arbeid med en fellesregional risiko- og sårbarhetsanalyse Resultatmål: 1. Revidere tjenesteavtale for arkitekturtjenester innen 1.6.2014 2. Levere arkitekturkompetanse og -tjenester på bestilling fra Digital fornying, Helse Sør-Øst RHF og helseforetakene 3. Dokumentere, utvikle og tilgjengeliggjøre helhetlige og standardiserte beskrivelser av foretaksgruppens struktur og beslutningsgrunnlag (informasjonsarkitektur, applikasjonsarkitektur og teknologiarkitektur) samt sammenhengene mellom disse. Plan og status revideres med Helse Sør-Øst RHF kvartalsvis 4. Beskrive referansearkitektur sikkerhet og igangsette plan for å iverksette og operasjonalisere denne arkitekturen innen 1.5.2014. Dette skal gjøres i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF og helseforetakene. Resultatmål for nasjonale satsninger i 2014 er: 1. Sikre at de planer, prioriteringer og leveranser Sykehuspartner utvikler og anbefaler hensyntar nasjonale føringer og planer 2. Laboratoriekodeverk innføres i tråd med vedtatt plan 3. Videreføre arbeidet knyttet til teknologiskifte i Telenor og levere i tråd med de planer for risikoanalyser som vedtas og iverksettes 10

3.6 Informasjonssikkerhet Sykehuspartner skal sikre at all IKT-relatert aktivitet i foretaksgruppen skjer i henhold til premisser og føringer for informasjonssikkerhet satt av Helse Sør-Øst RHF. Dette må forankres med informasjonssikkerhetsmiljøene i helseforetakene. Dette innebærer at Sykehuspartner skal levere i tråd med ny tjenesteavtale for informasjonssikkerhet. I forbindelse med nasjonalt arbeid for endringer i pasient- og brukerrettighetslover skal Sykehuspartner sørge for at dette perspektivet blir hensyntatt i endringsbestillinger og leveranser. Resultatmål: 1. Ferdigstille og få godkjent tjenesteavtale med Helse Sør-Øst RHF som gjelder informasjonssikkerhet innen 1.3.2014 2. Utarbeide nødvendige styrende dokumenter (krav, retningslinjer, instrukser, prosedyrer, etc.) for informasjonssikkerhet og hvordan disse skal forstås av helseforetakene innen 1.11.2014 3.7 Oppfølging og utvikling av IKT- leverandører Sykehuspartner er ansvarlig for å bidra til Helse Sør-Øst sin leverandørstyring gjennom etablering av gode samarbeidsrelasjoner, effektive anskaffelser og god avtaleforvaltning overfor våre leverandører. Formål med leverandøroppfølgingen skal være å: Bidra til å sikre at Helse Sør-Øst oppfattes som en interessant kunde og dermed at det eksisterer et marked innen aktuelle områder for anskaffelse; Sørge for at det etableres avtaler som understøtter Helse Sør-Øst sine målsettinger og ivaretar behov for fleksibilitet og forutsigbarhet. Leverandører som Helse Sør-Øst RHF definerer som strategisk viktige for realisering av Digital fornying vil bli særskilt fulgt opp av Helse Sør-Øst RHF. Her må leverandøroppfølging som gjøres av Sykehuspartner være avklart og tett koordinert med Helse Sør-Øst RHF. Resultatmål 1: Sykehuspartner skal innen 30.6.2014 etablere og deretter vedlikeholde oversikt over alle leverandører som leverer tjenester igjennom Sykehuspartner. Resultatmål 2: Sykehuspartner skal aktivt bidra i arbeidet med å etablere metodikk for avtaleforvaltning. 3.8 Benchmarking Sykehuspartner skal gjennomføre en årlig benchmarking hvor hensikten er å sammenligne de mest sentrale IKT-tjenestene med lignende tjenester i andre organisasjoner det er naturlig å sammenligne seg med. Dette vil gjøre det lettere å følge opp Sykehuspartners produktivitetsutvikling over tid. Resultatmål: Sykehuspartner skal gjennomføre benchmarking og sikre forankring av arbeidet i foretaksgruppen. 11

4. Tjenestespesifikke føringer HR-tjenester 4.1 Innledning Sykehuspartner skal sikre kostnadseffektiv drift og leveranse av HR -tjenester til avtalt og stabil kvalitet, til hele helseregionen, samt styre og utvikle sin virksomhet så den understøtter Helse Sør- Øst RHF sin Plan for strategisk utvikling 2013 til 2020. Dette betyr at HR-tjenestene skal støtte virksomhetsutvikling gjennom mobilisering av ledere og medarbeidere slik at foretaksgruppen realiserer målet om en bedre helsetjeneste gjennom tydelig ledelse, riktig kompetanse, engasjerte medarbeidere og god ressursstyring (plan for strategisk utvikling avsnitt 2.4). Organisering og utvikling av fellestjenester skal styrkes gjennom sterkere regional styring, standardisering og felles infrastruktur for å gi bedre kvalitet og pasientsikkerhet og sikre utnyttelse av stordriftsfordeler (plan for strategisk utvikling avsnitt 2.5). 4.2 Fokusområder Følgende er fokusområder for 2014: 1. Levere HR- tjenester til avtalt og stabil kvalitet 2. Effektivisere HR-tjenestene 3. Utvikle HR-tjenestene Det primære fokusområdet for virksomhetsområdet HR er å levere tjenester til sykehusene til avtalt og stabil kvalitet. De interne driftsleveranser og tjenester fra underleverandører må følges meget tett. Det viktigste resultatmål for 2014 er at målene som er beskrevet i tjenesteavtalene overholdes. I tillegg har Sykehuspartner HR et særlig ansvar for løpende å følge opp Sykehusenes opplevelse av ytelse og kvalitet for å sikre at avtalte mål og rapporteringer avspeiler denne. Det andre fokusområdet er effektivisering av tjenestene. HR-tjenestene er en relativ moden tjeneste som er blitt levert i snart 10 år. Tjenestene har utviklet seg betydelig i perioden, både hva skala og bredde angår, og de har medvirket til å realisere betydelige regionale gevinster gjennom reduserte anskaffelseskostnader, økt refusjon av sykepenger og reduserte kostnader på lønnsproduksjon. Samtidig har utviklingen i tjenestebredden og i tekniske krav til sikkerhet og test medvirket til at kostnadene for sykehusene har økt. Et viktig resultatmål for 2014 er derfor at Sykehuspartner HR effektiviserer tjenesteproduksjonen og synliggjør konkurransedyktighet sammenlignet med tilsvarende leverandører. Det vurderes at det er et vesentlig potensial knyttet til ytterligere standardisering og til bruken av tjenestene i samarbeid med sykehusene og det regionale helseforetaket. Det tredje fokusområdet er fortsatt utvikling av tjenestene. Det forventes at Sykehuspartner realiserer mulighetene til å utvikle tjenestene som ligger i at alle HR-tjenestene er samlet hos en felles leverandør. Dette gjelder utvikling knyttet til brukernes opplevelse av basistjenestene, det vil si bedre tilgjengelighet og enklere bruk. Det gjelder utvikling av analyse og rådgivning basert på felles 12

styringsinformasjon som ligger i tjenestene og det gjelder utvikling i forhold til rammene for tjenestene, for eksempel ved å legge til rette for statlige initiativer som edag eller integrasjoner med NAV. 4.3 Oppdragsområder Oppdragsområdene for Sykehuspartner er beskrevet i forhold til de tre fokusområdene: 1) Leveranse av HR-tjenester til avtalt og stabil kvalitet Sykehuspartner HR skal levere tjenester beskrevet i SLA til avtalt og stabil kvalitet. Dette omfatter både generelle HR-tjenester levert direkte til det enkelte sykehus (se tjenestekatalog) og tilleggstjenester levert på vegne av Helse Sør-Øst RHF til alle sykehus (Læringsportalen, Øbak, Profitbase, Medarbeiderundersøkelsen (samt andre spørreundersøkelser) og kontraktsforvaltning). Leveransene skal overholde de avtalte mål for: Tilgjengelighet Stabilitet og responstid (simulert brukeropplevd responstid) Feilretting Brukerstøtte Rapportering skal skje i henhold til mål, metode og frekvens beskrevet i D-bilag 5 i rammeavtale med underleverandører samt tjenesteavtale med HF. Den aggregerte rapporten leveres årlig, de månedlige rapportene gjøres tilgjengelig etter ønske fra Helse Sør-Øst RHF eller helseforetakene. I tillegg må brukertilfredshet måles ved hjelp av etablert metodikk. Målet for 2014 er at minst 75 % av brukerne samlet sett er tilfredse med HR-tjenestene. Til sist er det et mål for leveransen av HR-tjenester at kundeoppfølgningen styrkes ytterligere slik at sykehusene får informasjon om endringer, oppgraderinger og lignende som avtalt samt en tettere oppfølgning og tilbakemelding på feil og forbedringsmuligheter hos Sykehuspartner og sykehuset. Resultatmål: Overholde de avtalte mål for tilgjengelighet, stabilitet og responstid, feilretting og brukerstøtte. I tillegg er det et mål at minst 75 % av brukerne samlet sett er tilfredse med HRtjenestene i 2014. 2) Effektivisering av HR- tjenestene Det er at mål for 2014 at Sykehuspartner HR synliggjør konkurransedyktighet ved å dokumentere kostnadseffektivitet gjennom benchmarking med sammenlignbare virksomheter eller ved å fremlegge dokumentasjon for gevinstrealisering knyttet til HR-tjenestene. Det er et mål for 2014 at Sykehuspartner HR målsetter og realiserer effektiviseringer av tjenesteproduksjonen med utgangspunkt i igangværende forbedringsprosesser og muligheter for en økt digitalisering av tjenesteproduksjonen innen områder som for eksempel reiseregninger, fravær og skattekort. 13

I tillegg er det et mål at Sykehuspartner HR tar initiativ som kan medvirke til effektivisering gjennom standardisering av HR-tjenestene på tvers av foretak. Som fellestjenesteleverandør påhviler det et stort ansvar for å påpeke mulige standardiseringstiltak på tvers av sykehusene slik at det regionale helseforetaket kan fremme disse. Det må fokuseres på standardiseringstiltak som ikke krever endringer av lov og avtaleverk. Endelig er det et mål for effektivisering at Sykehuspartner bidrar til effektiv bruk av HR-tjenestene. Dette inkluderer for det første, bistand til avslutning av prosjekt Bedre ressursstyring i 2014, herunder migrering av gjenstående foretak til felles RAPS tjeneste i 1. halvår 2014, samt prosjekt- og kompetansestøtte til sykehusenes ressursstyringsarbeid. For det andre, systemstøtte til kompetansestyring og utvikling på sykehusene jfr Beslutningsgrunnlag vedrørende regional bruk av kompetansesystemer. Resultatmål: Målsette effektiviseringer av tjenesteproduksjonen i 1. kvartal og realisere de i løpet av året. Dokumentere kostnadseffektivitet og konkurransedyktighet gjennom benchmarking av HRtjenestene i 2014. 3) Utvikling av HR tjenestene For det første er det et mål at Sykehuspartner HR i 2014 utvikler HR-tjenestene slik at brukeropplevelsen bedres. Sykehuspartner HR forventes løpende, i samarbeid med sykehusene å uttrede sluttbrukers behov og finne tiltak som kan gi bedre tilgjengelighet, redusere tidsbruk og gjøre det enklere for den enkelte å følge opp sitt eget ansettelsesforhold og egen utvikling, for eksempel via mobiltelefon og nettbrett. Dette må ses i sammenheng med målet om økt standardisering av tjenesten. For det andre er det et mål at tjenestene utvikles for å utnytte muligheter for analyse og rådgivning. Dette inkluderer utvikling av analyse- og rådgivningstjenester etter bestilling til både sykehus og det regionale helseforetaket.i tillegg skal Sykehuspartner bidra til videreutvikling og bredding av systemstøtte til analyse innen rammene av eksisterende avtaler med underleverandører samt å bidra til trinn 2 og 3 av det Felles datavarehus og rapporteringsprosjekt For det tredje er det et mål at tjenestene forvaltes og vedlikeholdes så de hensyntar endringer i rammebetingelser. Dette omfatter først og fremst tilpasning av tjenestene til felles statlige initiativ som edag, tilpasning av tjenesten til felles regionale initiativ som ny pensjonskasse for hovedstadsområdet og tilpassing av tjenestene i forhold til samhandlingsreformen (for eksempel bruk av E-læring som verktøy for samhandling med kommunene). Denne tilpasning forventes å skje som et ledd i vanlig drift. Eventuelle utviklingsbehov som krever større investeringer og dermed ikke kan holdes innen tjenesteprisen må utredes av Sykehuspartner og forelegges premissgiver for avklaring av finansiering. Resultatmål: Utvikle HR-tjenestene slik at tilgjengelighet for sluttbruker forbedres. Videreutvikle analyse og rådgivningstjenester knyttet til HR. Forberede HR-tjenestene på kommende endringer i rammebetingelser Handlingsplan for HR tjenester i 2014 14

Innen utgangen av februar 2014 skal de tjenestespesifikke føringer i oppdragsdokumentet etableres i en handlingsplan for virksomhetsområdet for 2014. Planen skal inneholde aktiviteter og delmål for fokus- og oppdragsområdene samt vurdering av eventuelle tilleggsbestillinger til eksisterende tjenesteavtaler som er nødvendige for å realisere oppdraget. Resultatmål: Utarbeide en handlingsplan for HR-tjenester for 2014 i henhold til føringer fra Helse Sør- Øst RHF, innen 28.2.2014. 15

5. Tjenestespesifikke føringer Innkjøp og logistikk 5.1 Innledning Det vises til planen Strategisk utvikling av innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst, versjon 1.0, vedtatt 1.4.2013 med hovedføringer vedtatt i styret i Helse Sør-Øst RHF i styresak 075/2012. Strategi for innkjøp og logistikk skal bidra til realiseringen av Helse Sør-Østs strategiplan for perioden 2013-2016. Denne strategien er førende for utvikling av Sykehuspartner sitt planarbeid. Det har vært stor utvikling og mange forbedringer innenfor innkjøp og logistikk i Sykehuspartner de siste årene. Sykehuspartner skal levere gode tjenester, men også være fremtidsrettet og innovativ i sitt arbeid. Sykehuspartner skal være et kompetansesenter og en partner i strategisk utvikling. 5.2 Fokusområder Viktige satsingsområder i kommende strategiperiode er å: skape målbare resultater utnytte fordelene ved å opptre som én kunde og fremstå som en profesjonell part videreutvikle forsyningsstrukturen være den ledende offentlige virksomhet innen samfunnsansvar bygge fagkompetanse i innkjøpsmiljøet samt tilføre kjernevirksomheten kompetanse og metode Satsningsområdene brytes ned i ulike oppdragsområder. Et viktig tiltak i 2014 er i innføring av kategoribasert innkjøp. Sentralt i kategoribasert innkjøp er å differensiere anskaffelsesprosessene slik at de kan skreddersys, avhengig av hvilke markeder det handles fra og hvilke fagmiljøer som skal ta varen eller tjenesten i bruk. Denne spesialiseringen gir bedre innsikt og legger til rette for bedre samordning og koordinering. Resultatet vil være reduserte innkjøpskostnader slik at midler til pasientbehandling frigjøres. Kjernevirksomheten og leverandørmarkedet skal i tillegg oppleve innkjøpsorganisasjonen som en mer relevant og kompetent samarbeidspartner. Arbeidet med å operasjonalisere strategiplan for innkjøp og logistikk 2013-2016 vil bli organisert som et program med underliggende prosjekter. Det forventes at Sykehuspartner stiller prosjektressurser til prosjektene som etableres som del av regional handlingsplan for innkjøp og logistikk og påtar seg arbeidet med etterfølgende vedlikehold av prosjektleveranser der sentralt vedlikehold er hensiktsmessig. 5.3 Kategoribasert innkjøp I de påfølgende avsnitt er det fokusert på de regionale tjenestene Sykehuspartner leverer, ikke de innkjøpsfaglige tjenestene Sykehuspartner selv har behov for og hvor de selv må sørge for dekning av disse behov slik at det ikke går på bekostning av de regionale tjenestene. 16

5.3.1 Eksterne helsetjenester Sykehuspartner skal ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse for gjennomføring av anskaffelser innenfor denne kategorien. Kategorieier og ansvarlig for oppfølgingen av avtalene vil fortsatt ligge i det regionale helseforetaket. 5.3.2 IKT Sykehuspartner skal ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse for gjennomføring av anskaffelser innenfor IKT-prosjektanskaffelser. Sykehuspartner er også ansvarlig for oppfølging av de inngåtte avtalene. 5.3.3 Medisinske forbruksvarer Sykehuspartner skal ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse for å ta kategorieierskap til denne kategorien. Med kategorieierskap menes ansvaret for å analysere, forberede tiltak, gjennomføre anskaffelser og følge opp i avtaleperioden. Målet er å dekke opp kategoriens volum med avtaler, og følge opp at avtalene følges. Da denne kategorien er knyttet til forsyning fra felles forsyningssenter, vil det være et spesielt ansvar for kategorieier å optimalisere bruk av Helse Sør-Øst forsyningssenter. Sykehuspartner skal sørge for et godt samarbeid med helseforetakene med behovsspesifisering og implementering av avtaler. 5.3.4 Operasjon- og kirurgiske forbruksvarer Sykehuspartner skal ha tilstrekkelig kapasitet, og kompetanse for å ta kategorieierskap til denne kategorien. Med kategorieierskap menes ansvaret for å analysere, forberede tiltak, gjennomføre anskaffelse og følge opp i avtaleperioden. Målet er å dekke opp kategoriens volum med avtaler, og følge opp at avtalene følges. Da deler av denne kategorien er naturlig å forsyne sykehusene fra felles forsyningssenter, påhviler det et spesielt ansvar for kategorieier å optimalisere bruk av Helse Sør-Øst forsyningssenter. For de innkjøpsgrupper i denne kategorien som karakteriseres av små, spissede fagmiljøer, vil Helse Sør-Øst RHF ønske å bruke HINAS som gjennomfører av anskaffelser, da det vil ha stor verdi å samle volum på tvers av disse spesialiserte områdene. Sykehuspartner skal for disse innkjøpsgruppene bidra med kunnskap, kapasitet og kompetanse ved behov. 5.3.5 Medisinskteknisk utstyr Sykehuspartner skal ta en koordinerende rolle for anskaffelse av medisinskteknisk utstyr og sørge for å samarbeide med Helse Sør-Øst RHF for å være oppdatert på hvilke anskaffelser som til en hver tid foregår i helseforetakene og bidra til å redusere risiko for problematikk rundt implementering av nytt utstyr i nettverk. 17

5.4 Målstyring og målinger Ved å etablere flere og mer balanserte mål, skal Sykehuspartner jobbe mer målrettet etter prioriterte behov i kjerneprosessene. Nye målsettinger forankres i kjerneprosessene og måling brukes til forbedringsarbeid på kort og lang sikt. Målinger skal skje periodisk. Manglende måloppnåelse og avvik skal håndteres systematisk med avviksanalyser og korrektive tiltak. Måleresultater skal presenteres på en standardisert og visuelt god måte. Sykehuspartner skal være pådriver for kontinuerlig forbedring og innovasjon ved å benytte standardiserte forbedringsverktøyer, ide-dugnader med intern og ekstern deltagelse og være en rådgiver i slike prosesser med resultatforbedring som mål. Sykehuspartner skal samarbeide med helseforetakene og det regionale helseforetaket om etablering av rutiner for målstyring og nye målinger, herunder: Måle og rapportere ledetider og resultater i regionale anskaffelsesprosjekter slik helseforetakene ønsker dette målt Utvikle logistikkmålinger med fokus på hele verdikjeden og koordinere arbeidet med målinger for å synliggjøre drift og økonomisk utvikling ved HSØ Forsyningssenter Måle kundetilfredsstillelse hos helseforetakene med hovedfokus på fellesforsyningssenter Måle og rapportere effekter og gevinster av arbeidet i de kategoriene Sykehuspartner jobber innenfor 5.5 Samhandling og standardisering Sykehuspartner har etablert seg som et kompetansesenter for håndtering av innkjøps- og logistikkdata. I 2014 får Sykehuspartner ansvar for at det utvikles systemstøtte for kategorisering av data og kobling mot statistikk og etableres en kategoristruktur som omfatter foretaksgruppens totale innkjøpskostnader. Kategoristrukturen skal danne grunnlag for videre styring av innkjøp og logistikk arbeidet i regionen. Det skal utvikles innkjøpsstrategier innen aktuelle kategorier. Sykehuspartner skal ta en ledende rolle i arbeidet med standardisering av innkjøpsprosesser og etablering av rutiner som bidrar til at innkjøp og logistikkorganisasjonen fremstår som én kunde. Arbeidet skal bidra til effektive og forutsigbare prosesser. Dette arbeidet skal inngå som en del av prosesskartleggingen ved revideringen av innkjøpshåndboken. Det skal gjennomføres en prosesskartlegging som ivaretar hele verdikjeden. Sykehuspartner skal sørge for at roller, ansvar og tidsfrister for avtale-implementering er avklart med alle interessenter. 5.6 Samfunnsansvar Sykehuspartner er den ledende offentlige innkjøper nasjonalt innen temaet etisk handel og skal fortsatt være en pådriver innen dette feltet. Samtidig bør Sykehuspartner utvide sitt samfunnsansvar til også bli ledende innen miljøvennlige anskaffelser og klimafotavtrykksanalyser. Sykehuspartner bør fortsette å være innovative i måten å stille etiske krav på, og følge opp disse i avtaleforvaltningen. I 2014 bør Sykehuspartner videreutvikle kvalifikasjonskrav for etisk handel og se på tildelingskriterier knyttet til etisk handel tilpasset nytt EU direktiv. Sykehuspartner skal fortsatt gjøre revisjoner i 18

produksjonsland og sikre at leverandør setter i gang forbedringsarbeid i produksjonsland om dette er nødvendig. Sykehuspartner skal også i 2014 delta i OFU-prosjektet Fairplay i samarbeid med det regionale helseforetaket og Factlines. Sykehuspartner skal i 2014 utvikle prosedyrer innen miljøkrav som ser til at alle helseforetakene, som alle i løpet av 2014 blir miljøsertifiserte, er sikret at anskaffelsene minimum sikrer og støtter opp under et miljøledelsessystem etter ISO 14001-standard. Sykehuspartner må sikre tilstrekkelig miljøkompetanse i egen organisasjon, enten ved nyrekruttering eller intern kompetansebygging. Det vil i 2014 fra det regionale helseforetakets side, gis ekstra oppmerksomhet på arbeidet med etisk rammeverk, antikorrupsjon og mislighold. Sykehuspartner bes om å delta i dette arbeidet blant annet i sitt arbeid med leverandøroppfølging. Det bes om at korrupsjon er et tema i alle planlagte oppfølgingsmøter med leverandører. Gjennom arbeidet med ny innkjøpshåndbok, skal Sykehuspartner sikre at rutiner og prosedyrer gjennomgås slik at eventuell problematikk hos leverandører for eksempel innen korrupsjon og self-cleaning eller annen uetisk forretningspraksis, behandles på en profesjonell måte. 5.7 Forsyning Sykehuspartner skal være pådriver for etableringen av en verdikjedetankegang i hele logistikkorganisasjonen. Med utgangspunkt i Helse Sør-Øst forsyningssenter, og i tråd med helseforetakenes behov, skal Sykehuspartner tilrettelegge for en optimal vareforsyning i hele foretaksgruppen. Helseforetakene skal involveres i sortimentutviklingen ved Helse Sør-Øst forsyningssenter. Sykehuspartner skal i 2014 videreutvikle sortimentsstrategien for Helse Sør-Øst forsyningssenter med standardisert sortiment som dekker foretaksgruppens totale behov innen definerte kategorier. I 2014 forventes det en økning i omsetningen ved Helse Sør-Øst forsyningssenteret til 550 millioner kroner. Sykehuspartner skal utarbeide en plan for denne omsetningsøkningen. Planen skal ta hensyn til helseforetakenes behov og synliggjøre økonomiske potensialer som følge av omsetningsøkningen. Gjennom et tydelig kundefokus skal logistikkavdelingen hos Sykehuspartner arbeide for å øke kjernevirksomhetens kunnskap om, og tillit til, logistikkorganisasjonen. Sykehuspartner skal ha oversikt over rutiner for forsyningsberedskap av helsemateriell i Helse Sør-Øst og sørge etterlevelse av de rutinene som omfatter Sykehuspartner og Helse Sør-Øst forsyningssenter. Sykehuspartner skal i 2014 avsette ressurser til bistand i analyse av ROS- og beredskapsanalyse for forsyningsberedskap av helsemateriell. Sykehuspartner skal ved en verdikjedetankegang redusere logistikkutfordringene knyttet til implementering av nye avtaler. 5.8 Kompetanse og metode Sykehuspartner skal være blant de beste i Norge på prosess- og prosjektledelse innenfor anskaffelser og kontraktsforvaltning, herunder sørge for et fungerende grensesnitt mot lokale prosesser, erfarings- og kompetanseoverføring mellom Sykehuspartner og helseforetakene og relevant dokumentasjon av dette. 19

Sykehuspartner skal sørge for at omforent kompetanse- og metodeutvikling innen regionale innkjøps- og logistikkprosesser fortløpende tas i bruk i det daglige arbeidet. Dette skal gjøres gjennom å: ta eierskap til systematikk for kompetansekartlegging og kompetanseutvikling etter at roller er avklart gjennom prosjekt kompetanse i arbeidet med den regionale handlingsplanen. etablere en pilot for karriereutvikling i egen organisasjon innen fag eller ledelse videreutvikle metode og beste praksis for innkjøp gjennom aktiv prosjektdeltagelse i treårig handlingsplan etablere metode og beste praksis for logistikk med fokus på verdikjedeoptimalisering Gjennomføre minimum en innovativ anskaffelse i hver kategori Sykehuspartner har 20

6. Rapportering og oppfølging Sykehuspartner skal hvert tertial rapportere på gjennomføringen av oppdrag i Oppdragsdokumentet igjennom et formelt oppfølgingsmøte ledet av VAD/AD i Helse Sør Øst RHF. I disse møtene skal Sykehuspartner rapportere helhetlig status på økonomi og måloppnåelse på de oppdrag som er gitt i oppdragsdokumentet. I møtene skal fagansvarlige delta sammen med økonomi. Helse Sør-Øst RHF vil ta initiativ til disse møtene. Sykehuspartner skal i tillegg rapportere til Driftsstyret på hele oppdraget. Mellom de formelle rapporteringsmøtene har Sykehuspartner ansvar for å etablere tett kontakt med de enkelte tjenesteområdene i linjen til Helse Sør-Øst RHF for å sørge for god forståelse for de enkelte oppdragene og de mål som er satt. Siden Sykehuspartner er fellesleverandør til foretaksgruppen er det i tillegg behov for dialog og kontinuerlig oppfølging av oppdragene innenfor de enkelte tjenesteområdene. Denne dialogen skjer mellom Sykehuspartners ledelse og de regionale tjenesteeierne. Sykehuspartner har ansvar for og skal ta initiativ til forventningsavklaring innenfor hvert oppdragsområde. Kontinuerlig rapportering og oppfølging gjøres i henhold til det etablerte oppfølgingsregimet i foretaksgruppen. 6.1 Rapportering på økonomi Sykehuspartners ordinære økonomirapportering er omtalt i kapitel 2.1. I tillegg skal Sykehuspartner månedlig rapportere på anvendelsen av basisrammen (148 MNOK) som dekker driftskostnader knyttet til Digital fornying. Helse Sør-Øst RHF vil i samarbeid med Sykehuspartner avtale form og innhold i denne rapporteringen. 21