Privatarkiv i musea. Prosjektplan 1. Innleiing Dette prosjektet er initiert av ABM-utvikling og har som formål å bidra til at privatarkiv i konsoliderte museum er godt oppbevart, godt ordna og tilgjengelege for bruk. I prosjektnotat frå ABM-utvikling datert 28.09.06 er det formulert følgjande mål for prosjektet: Musea bør ta stilling til om dei skal samle inn privatarkiv eller ikkje. Dersom eit museum skal samle inn privatarkiv, bør det formulerast mål og kriterier for denne verksemda. Dette bør gjerast i samarbeid med dei regionale koordinerande ledda i privatarkivarbeidet, slik at museet si verksemd på dette området blir samordna med dei andre aktørane si verksemd. Museet bør formulere retningsliner for oppbevaring, ordning, katalogisering og tilgjengeleggjering av arkiva som er i samsvar med arkivfagleg metode og praksis. Mål, kriterier og retningsliner for arbeid med privatarkiv bør nedfellast i museets plan for samlingsforvaltning. Prosjektet skal gjennomførast som eit samarbeid mellom ABM-utvikling, Riksarkivaren og dei regionale koordinerande ledda i privatarkivarbeidet. Dei koordinerande institusjonane her i fylket Hordaland fylkesarkiv skal vere ansvarleg for gjennomføring av prosjektet regionalt. Fire fylke inkludert Hordaland er invitert til å gjennomføre eit pilotprosjekt i 2007. Hordaland fylkesarkiv har takka ja til å delta i prosjektet, som skal gjennomførast som ein del av eit større prosjekt, Eit krafttak for privatarkiva. Samordning av innsamling, bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv i Hordaland. Formålet med dette prosjektet er todelt: å utarbeide ein samhandlingsplan for privatarkivarbeidet i Hordaland. Ein slik samhandlingsplan skal formulere dei enkelte aktørane sine roller når det gjeld innsamling, bevaring, ordning, katalogisering og tilgjengeleggjering av privatarkiv. å identifisere og setje i verk tiltak som bidrar til at det blir bevart, ordna og gjort tilgjengeleg privat arkivmateriale som dokumenterer alle sider ved livet i lokalsamfunna i Hordaland. 2. Rammeverk for nasjonalt og regionalt samarbeid om privatarkiv Riksarkivaren har med heimel i arkivlovas 14 fastsett Retningsliner for arbeidet med privatarkiv 1 (nynorsk utgåve i Riksarkivarens rapporter nr. 17, 2005), som med verknad frå 10.04.2002 er gjort gjeldande for (---) Arkivverket, for andre offentlige organ som arbeider med å ta vare på privatarkiv samt for private institusjonar som arbeider for å ta vare på privatarkiv, og som mottar offentleg tilskot til dette arbeidet ( 1.2.1). Det blir vidare slått fast at retningslinene legg arkivlovas arkivdefinisjon til grunn, slik at omgrepet arkiv omfattar analoge og digitale tekstdokument, kart, teikningar, fortografi, lyd og film som er skapt som ledd i ein arkivskapars verksemd. Kapittel 2 i retningslinene legg føringar for eit nasjonalt og regionalt samarbeid om innsamling, bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv. Samarbeidet skal byggje på arbeidsdeling mellom 1 Sjå http://www.riksarkivet.no/arkivverket/lover/arkivloven/retningslinjerprivatarkiv.html 1
institusjonane. Institusjonar som arbeider innanfor same sektor, geografiske område eller samfunnsområde, bør difor inngå avtalar som definerer partane sine arbeidsområde for utval, innsamling og oppbevaring av privatarkiv. Desse områda kan t.d. definerast tematisk, geografisk eller som ein kombinasjon av slike kriterier. Dei einskilde institusjonane bør vidare formulere ein bevaringspolitikk som identifiserer kva slags arkivmateriale ein tar sikte på å samle inn. Ein slik innsamlingspolitikk bør byggje på den avtalte arbeidsdelinga mellom institusjonane, slik at ein unngår konkurranse om innsamling av same materiale. Innsamlingspolitikken kan vidare konkretiserast i ein bevaringsplan, som identifiserer dei arkiva som ein institusjon tar sikte på å samle inn, ordne og gjere tilgjengeleg. Retningslinene tilrår at det blir utarbeida overordna bevaringsplanar på nasjonalt og regionalt nivå. Arbeidet med ein nasjonal bevaringsplan skal samordnast av Riksarkivaren, mens dei regionale planane skal samordnast av dei koordinerande organa på fylkesnivå. Kapitlet inneheld vidare retningsliner for registrering av særskild verneverdige privatarkiv og for innrapportering til Samkatalogen for privatarkiv. Kapittel 3 i retningslinene inneheld krav til behandling av privatarkiv som er tatt i mot av bevaringsinstitusjonane. Kort skissert inneheld kapitlet retningsliner for Ordning og beskriving av arkiv. Dette skal skje i samsvar med arkivfaglege prinsipp og følgje internasjonale og nasjonale standardar. Innsamling og mottak av arkiv. Dette skal skje i samsvar med arkivlova og den einskilde institusjonens bevaringspolitikk. Det blir samstundes gitt føringar for utforminga av og innhaldet i avleverings- og deponeringsavtalar med arkiveigar. Register over arkiva, som skal gi oversyn over arkivbestanden Publikums tilgang til arkiva. Her blir det slått fast at publikum skal ha tilgang til alt arkivmateriale som ikkje er omfatta av lovbestemt unntak frå offentlegheit eller klausulert etter avtale med arkiveigar. Sikring av arkiva, som så langt som mogleg skal følgje bestemmelsane om sikring av offentlege arkiv i arkivforskrifta. Riksarkivarens retningsliner for arbeidet med privatarkiv etablerer altså eit fagleg og organisatorisk rammeverk for privatarkivarbeidet nasjonalt og regionalt. Organisatorisk legg retningslinene opp til ein struktur der Riksarkivaren koordinerer arbeidet nasjonalt, mens dei regionale koordinerande organa samordnar privatarkivarbeidet i fylket. I Hordaland har Riksarkivaren i brev av 29.11.04 oppnemnt fylkesarkivet i denne rolla, jf. også brev av 12.06.03 frå fylkeskommunen til Statsarkivet i Bergen. 3. Hordaland fylkesarkiv Hordaland fylkesarkivs rolle som koordinerande organ inneber dels å arbeide for at dei einskilde aktørane i privatarkivarbeidet samordnar si verksemd, dels å vere fagleg kompetansesenter for dei institusjonane som treng det. Desse funksjonane er i samsvar med dei oppgåvene fylkesarkivet vart tildelt då det vart oppretta ved fylkestingsvedtak av 10.12.92. Her heiter det m.a. at fylkesarkivet skal sørgja for at ikkje-offentleg arkivmateriale og anna immaterielt kjeldemateriale i fylket vert teke vare på anten av fylkesarkivet eller andre arkivinstitusjonar og samlingar i fylket og driva lokalhistorisk rettleiing og vera samordnande instans for tiltak innan det immaterielle kulturvernområdet. 4. Aktørar og oppgåver i privatarkivarbeidet i Hordaland ABM-utvikling har i perioden 2004-06 gjennomført ei kartlegging av arkiv og samlingar i ulike typar regionale og lokale bevaringsinstitusjonar. Kartlegginga i Hordaland vart gjennomført i 2004-05. Her 2
vart det registert ein samla privatarkivbestand på ca 9 800 hm (hyllemeter). Eit oversyn over privatarkivbestanden i Hordaland er vist i Figur 1. 3500 3000 2500 2000 1500 Ordna Uordna 1000 500 0 Museum Arkiv Bibliotek Kommunar Figur 1: Privatarkivbestand i Hordaland (hm) Vi har så langt ikkje kunnskap om den tematiske og geografiske proveniensen til dei privatarkiva som er bevart. Data om dette er samla inn i ABM-utviklings arkivkartlegging, og desse vil bli analysert i løpet av hausten 2006. Når denne analysen er tilgjengeleg, vil det vere mogleg å vurdere korleis og i kva grad det bevarte materialet dokumenterer samfunnsutviklinga i fylket. Privatarkivarbeidet i Hordaland har så langt vore drive utan nokon samla overordna plan. Dei større arkivinstitusjonane i fylket (Bergen Byarkiv/Lokalhistorisk arkiv i Bergen, Hordaland fylkesarkiv, Interkommunalt arkiv i Hordaland og Statsarkivet i Bergen) underteikna i 1995 ein intensjonsavtale om privatarkivarbeidet, der ansvaret for arbeidet vart fordelt på denne måten: Bergen Byarkiv og stiftelsen Lokalhistorisk arkiv i Bergen påtar seg et ansvar for innsamling og bevaring av verneverdige privatarkiv med tilknytning til Bergen. Interkommunalt arkiv påtar seg seg et tilsvarende ansvar for privatarkiver med tilknytning til de enkelte kommunene i Hordaland fylke utenfor Bergen. Hordaland fylkesarkiv påtar seg seg et tilsvarende ansvar for privatarkiver etter organisasjoner o.l. som dekker hele fylket, eventuelt med lokallagenes arkiver. Statsarkivet i Bergen og Hordaland fylkesarkiv vil i fellesskap arbeide med privatarkiver som dekker regioner innen fylket. Statsarkivet i Bergen påtar seg ansvar for bevaringsverdige privatarkiver etter personer eller annet med tilknytning til embeter eller institusjoner som er avleveringspliktige eller avlevert til Arkivverket, uavhengig av geografisk tilknytning. I tillegg vil Statsarkivet kunne ta seg av arkiver som går utenfor fylket. Intensjonsavtalen er ikke til hinder for Statsarkivets aktivitet med utgangspunkt i verneplan og arkivlov. 3
Intensjonsavtalen har også eit avsnitt om andre institusjonar som arbeider med innsamling og bevaring av privatarkiv. Her heiter det: Disse institusjonene kan inviteres med i et samarbeid dersom de velger et klart avgrenset arbeidsfelt, helst med tilknytning til institusjonens virkefelt og geografiske område, og har tilgang til forsvarlige magasiner og arbeidsressurser, også på lang sikt. Den arbeidsdelinga som vart fastsett i avtalen har vore retningsgivande for arkivinstitusjonane sitt arbeid med privatarkiv dei siste ti åra. Avsnittet om å ta andre institusjonar med i samarbeidet har likevel ikkje blitt følgd opp, og det har heller ikkje blitt sett i verk tiltak for å utvikle og følgje opp samarbeidet arkiva imellom. Den viktigaste årsaka til dette er truleg at avtalen ikkje peika ut nokon av institusjonane som ansvarleg for å koordinere arbeidet. Med oppnemninga av Hordaland fylkesarkiv som koordinerande organ i privatarkivarbeidet har no dette ansvaret blitt plassert. 5. Arkivbestand i musea i Hordaland ABM-utviklings arkivkartlegging viser at det til saman er oppbevart ca 2 700 hm privatarkiv i musea. Til samanlikning var den samla bestanden for arkivinstitusjonane ca 6 250 hm. I følgje arkivkartlegginga finst det arkiv og samlingar i 22 av musea i fylket. I 14 av desse musea er omfanget til arkiva registrert. Eit oversyn over denne arkivbestanden i musea er gitt i tabell 1. Museum Ordna Uordna Totalt Bergens Sjøfartsmuseum (eiga konsolidert eining) 991 86 1077 Edvard Grieg museum (Museum for musikk og visuell kunst) 0 4 4 Gamle Bergen museum (Bymuseet i Bergen) 0 4 4 Hardanger folkemuseum (Hardanger museum) 0 49 49 Hordamuseet (Bymuseet i Bergen) 0 11 11 Kystmuseet i Øygarden (Museum Vest) 0 15 15 Nordsjøfartmuseet (Museum Vest) 7,5 0 7,5 Norges fiskerimuseum (Museum Vest) 100 400 500 Norsk Trikotasjemuseum (Museumssenteret i Salhus) 0 2 2 Norsk vasskraft- og industristadmuseum (eiga konsolidert eining) 324 488 812 Osterøy museum (Museumssenteret i Salhus) 114 34 148 Sunnhordland folkemuseum (Sunnhordland museum) 0 50 50 Voss folkemuseum 23 1 24 SUM 1559,5 1144 2703,5 Tabell 1: Privatarkivbestand i musea (hm) Tabellen syner at det er fire museum som har større arkivsamlingar. Sannsynlegvis har dette samanheng med at desse har sett av ressursar til arkivfeltet og samstundes drive målretta innsamlingsarbeid på sine område. 6. Samhandlingsplan for privatarkivarbeidet Ein samhandlingsplan for privatarkivarbeidet må ha som mål å etablere ei klar arbeidsdeling mellom institusjonane. For innsamlinga av privatarkiv bør kvar institusjon utarbeide ein innsamlingspolitikk som fastset kva innsamlingsområde ein tar sikte på å dekkje. Slike innsamlingsområde kan definerast etter ein kombinasjon av fleire kriterier, som funksjonell og geografisk proveniens og materialet sin samfunnsmessige verdi. Samtidig må ein ta omsyn til aktørane sine ressursar når det gjeld magasin, personale, fagleg kompetanse og publikumstenester. Eit samarbeid om arbeidsdeling i privatarkivarbeidet må byggje på friviljug deltaking frå institusjonane. Ein føresetnad for å få dette til er å leggje opp samarbeidet på ein slik måte at 4
alle institusjonar får fordelar av å delta. Målet for samhandlingsplanen er at institusjonane gjennom samarbeidet skal kunne bevare fleire privatarkiv, og at desse skal dokumentere samfunnslivet i Hordaland på ein betre måte enn dei bevarte privatarkiva gjer i dag. Det samla privatarkivtilfanget i fylket skal vere tilgjengeleg for alle, både einskildpersonar og institusjonar. Det er openbart at institusjonane på same måten som arkivbrukarane vil ha fordelar av at fleire privatarkiv blir bevart og gjort tilgjengelege for bruk. Eit tiltak i denne samanhengen vil kunne vere å gjere arkivkatalogane tilgjengelege samla på nettet 2. På sikt bør ein også ha som mål å digitalisere delar av arkiva. Utvida tilgang til arkivressursane vil også gi musea betre høve til å utvikle bruken av arkiv i si formidlingsverksemd. Ein samhandlingsplan for privatarkiv må også omfatte etableringa av eit nettverk for utvikling og utveksling av arkivfagleg kompetanse. Eit slikt nettverk bør vere samansett av dei institusjonane som har formulert innsamlings- og bevaringspolitikk for privatarkiv. Fylkesarkivet må vere ansvarleg for å koordinere og utvikle nettverket. 7. Musea si rolle i eit samordna privatarkivarbeid Det er i dag etablert system for samhandling mellom arkivinstitusjonar og konsoliderte museum i fleire fylke. I Vestfold samarbeider fylkesarkivet og musea fagleg om innsamling, ordning og formidling av privatarkiv. Både musea og fylkesarkivet tar i mot privatarkiv. Når det gjeld ordning og katalogisering av arkiva, kan fylkesarkivet anten ta på seg slikt arbeid for musea eller gi fagleg rettleiing til tilsette i musea som ordnar arkiva. Fylkesarkivet kan også bidra med arkivfagleg kompetanse i ulike formidlingstiltak i musea. I Møre og Romsdal er det lagt opp til ei tilsvarande ordning, der Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal fungerer som kompetansesenter mens både musea og IKA tar i mot privatarkiv. I Sogn og Fjordane er lagt opp til ei meir sektororientert arbeidsdeling, der musea som hovudregel ikkje tar i mot arkiv, men formidlar kontakt mellom arkiveigar og fylkesarkivet. I Hordaland bør vi velje ein modell som ligg nær opp til den som blir praktisert i Vestfold. Ei viktig årsak til dette er at fleire museum har større arkivsamlingar med tilknyting til sitt arbeidsfelt. Ei vidareutvikling av desse samlingane vil best kunne skje i samarbeid med dei andre privatarkivaktørane. Ein slik modell vil samstundes vere tenleg ramme for å avklare og samordne dei ambisjonane andre museum måtte ha på privatarkivområdet. Dei konsoliderte museumseiningane i Hordaland kan spele ei viktig rolle i privatarkivarbeidet i fylket i framtida. Musea har ei lokal og/eller regional forankring som gjer at dei kan få informasjon om privatarkiv som står i fare for å gå tapt eller av andre grunnar bør overførast til ein depotinstitusjon. Når eit museum får slik informasjon, kan det anten ta i mot arkivet (dersom det høyrer til museets innsamlingsområde) eller ta kontakt med fylkesarkivet (dersom arkivet høyrer til innsamlingsområdet til ein annan institusjon). Ein føresetnad for ein slik praksis er at museet er integrert i eit regionalt nettverk og deltar i det regionale samhandlingssystemet. 8. Oppgåver og tiltak Formålet med det nasjonale prosjektet er som nemnt innleiingsvis å bidra til at privatarkiv i konsoliderte museum er godt oppbevart, godt ordna og tilgjengelege for bruk. Når det gjeld prosjektet i Hordaland, kan dette konkretiserast i følgjande oppgåver: 2 Det bør nemnast at Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane i eit prosjekt med finansiering frå ABM-utvikling har utvikla verktøy for samsøk i arkiv, museums- og bibliotekbasar. Dette verktøyet skal i følgje prosjektvilkåra vere fritt tilgjengeleg for andre institusjonar. 5
Avklare det einskilde museet si rolle i privatarkivarbeidet i Hordaland - Kartlegge dei konsoliderte musea sine ambisjonar og ressursar på området - Gjennomføre drøftingar med dei konsoliderte einingane om den framtidige rolla dei skal ha i privatarkivarbeidet - Ta stilling til eventuell overføring av arkiv frå museum som har valt å ikkje ha privatarkiv til andre institusjonar (eventuelt mellom museum innanfor same konsoliderte eining) Avklare innsamlingsområde og formulere bevaringspolitikk - Gjennomføre drøftingar med musea for å samordne og avgrense innsamlingsområde - Vurdere behovet for å stadfeste dette i formelle avtalar - Utarbeide ein mal for beskriving av bevaringspolitikk som omfattar innsamling, sikring, ordning, katalogisering og tilgjengeleggjering av privatarkiv - Gi musea rettleiing i utforminga av bevaringspolitikk Kartlegge kompetansebehov og utvikle kompetansetiltak - Kartleggje musea sine kompetansebehov - Utarbeide plan for arkivfagleg kompetanseutvikling i musea - Gjennomføre kurs i mottak og behandling av arkiv for musea - Avklare kva rolle fylkesarkivet (eller evt. andre institusjonar) skal ha når det gjeld fagleg rettleiing og oppfølging i høve til det einskilde museum Evaluering og oppfølging - Gjennomføre ei evaluering av prosessen når prosjektet blir avslutta - Integrere musea i det vidare privatarkivsamarbeidet i fylket. Framdriftsplan Februar 2007 Mars 2007 April 2007 Mai 2007 Juni 2007 August 2007 September 2007 Oktober 2007 November 2007 Desember 2007 Januar 2008 Orienteringsmøte med musea Brev til musea om prosjektet Utarbeide mal for beskriving av bevaringspolitikk Kartlegge ambisjonar og ressursar Kartleggje kompetansebehov Kartlegge ambisjonar og ressursar Kartleggje kompetansebehov Utarbeide plan for arkivfagleg kompetanseutvikling Gjennomføre drøftingar om framtidig rolle i privatarkivarbeidet Gjennomføre drøftingar om framtidig rolle i privatarkivarbeidet Gjennomføre drøftingar for å samordne og avgrense innsamlingsområde Gjennomføre kurs i mottak og behandling av arkiv Gjennomføre drøftingar for å samordne og avgrense innsamlingsområde Gjennomføre drøftingar for å samordne og avgrense innsamlingsområde Utforming av bevaringspolitikk Avklare arkivinstitusjonanes rolle i fagleg rettleiing og oppfølging av musea Evaluering og oppfølging 6