Brukerveiledning for den europeiske ESPDtjenesten Versjon 1.0, oppdatert 22.12.2016
Innhold 1 Innledning... 2 2 Om den europeiske ESPD-tjenesten... 4 3 Utfylling og kontroll av ESPD som oppdragsgiver... 6 3.1 Start... 7 3.2 Om konkurransen og oppdragsgiver... 8 3.3 Opplysninger om leverandøren... 8 3.4 Avvisning... 9 3.5 Kvalifikasjon... 9 3.6 Utvelgelseskriterier... 10 3.7 Avsluttende erklæringer... 10 3.8 Avslutt arbeidet med ESPD-forespørselen... 11 3.9 Vis ESPD-skjema mottatt fra leverandør... 11 3.10 Hvordan ser ditt skjema ut for leverandøren?... 11 3.11 Kontroller egenerklæringsskjema mottatt fra leverandør... 11 4 Utfylling og kontroll av ESPD som leverandør...12 4.1 Hvor finner jeg ESPD-forespørselen for konkurransen?... 12 4.2 Hvor kan jeg som leverandør lage en ESPD?... 13 4.3 Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen... 15 4.4 Flett ESPD-forespørsel med en eksisterende ESPD-erklæring... 16 4.5 Lag en generisk ESPD-erklæring... 17 4.6 Del I: Opplysninger om konkurransen og oppdragsgiver... 17 4.7 Del II: Opplysninger om leverandøren... 19 4.8 Del III: Avvisningsgrunner... 22 4.9 Del IV: Kvalifikasjonskrav... 25 4.10 Del V: Utvelgelse av antallet av kvalifiserte leverandører... 26 4.11 Del VI: Avsluttende erklæringer... 27 4.12 Last ned og lagre... 28 1
1 Innledning Dette dokumentet er en brukerveiledning for den europeiske ESPD-tjenesten https://ec.europa.eu/tools/espd. Tjenesten kan brukes av både oppdragsgivere og leverandører for å fylle ut det europeiske egenerklæringsskjemaet. Det europeiske egenerklæringsskjemaet er en erklæring fra leverandørene om at de oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Egenerklæringen fungerer i utgangspunktet som foreløpig dokumentasjonsbevis. Oppdragsgiver behøver bare å kontrollere om opplysningene angitt i den valgte leverandørens egenerklæring er korrekte. Det europeiske egenerklæringsskjemaet omtales ofte som ESPD som er en forkortelse for European Single Procurement Document. Det europeiske egenerklæringsskjemaet er likt for hele EØS-området. Den europeiske ESPD-tjenesten Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) har publisert en veileder for det europeiske egenerklæringsskjemaet som grundig går igjennom hensikt med, og bruk av, skjemaet. Du finner en veileder for ESPD på NFDs nettsider. Når du skal bruke ESPD-tjenesten de første gangene anbefaler vi å ha Departementets ESPD-veileder for selve skjemaet tilgjengelig sammen med denne brukerveiledningen for tjenesten. 2
Utfylling og kontroll av egenerklæringsskjemaet (ESPD) er en tre-leddet prosess hvor kravene først fylles ut av oppdragsgiver i en ESPD-forespørsel som følger anskaffelsesdokumentene. Leverandøren legger inn den etterspurte informasjon med utgangspunkt i ESPD-forespørselen, og sender en ferdig utfylte ESPD-erklæring til oppdragsgiver sammen med tilbudet eller forespørselen om å delta i konkurranse. Se overordnet illustrasjon av den elektroniske dokumentflyten i figur 1 under. Flyt for utfylling av ESPD 3
2 Om den europeiske ESPD-tjenesten Oppdragsgivere og leverandører som ikke har tilgang til integrert funksjonalitet for egenerklæringsskjemaet i egne KGV- og innleveringsløsninger kan benytte den europeiske ESPD-tjenesten for å: Lage en ESPD-forespørsel (oppdragsgiver) Laste opp en tidligere brukt ESPD-forespørsel (oppdragsgiver) Laste ned en ESPD-forespørsel som er mottatt sammen med øvrige anskaffelsesdokumenter (leverandør) Fylle ut en ESPD-forespørsel med kravene til leverandøren for den aktuelle konkurransen (oppdragsgiver) Laste ned en ferdig utfylt ESPD-erklæring (leverandør) Se/lese/skrive ut leverandørens ESPD-erklæring i den enkelte konkurranse (oppdragsgiver) Valg av nettleser Tjenesten skal fungere på alle de vanligste nettleserne (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari og Opera), men Difi har i hovedsak brukt Google Chrome når vi har testet tjenesten. Vi har hørt om brukere som har opplevd at det er vanskelig å lagre de filer når andre nettlesere brukes, men vi har ikke opplevd dette selv. Tjenesten er gratis å bruke, og du finner den på https://ec.europa.eu/tools/espd Tjenesten kan også brukes i anskaffelser under EØS-terskelen dersom oppdragsgiver velger å bruke hele eller deler av egenerklæringsskjemaet skjemaet som den egenerklæring som følger av anskaffelsesforskriftens 8-10. Dette dokumentet (Brukerveiledning for den europeiske ESPD-tjenesten) veileder oppdragsgivere og leverandører i hvordan bruke ESPD-tjenesten for å produsere en ESPDforespørsel eller en ESPD-erklæring. Brukerveiledningens kapittel 3 er for oppdragsgivere som skal lage en ESPD-forespørsel, mens kapittel 4 er for leverandører som skal svare på ESPD-forespørselen med en ESPD-erklæring. Merk at tjenesten ikke lagrer noen dokumenter, all lagring må gjøres lokalt hos den enkelte bruker eller dennes virksomhet. Dette innebærer at både oppdragsgivere og leverandører må laste filer som skal gjenbrukes opp, og filer som «er laget» i tjenesten må lastes ned og lagres lokalt hos brukeren. Dette er illustrert i figur 2 under. 4
Dokumentflyt ved bruk av den europeisk ESPD-tjenesten 5
3 Utfylling og kontroll av ESPD som oppdragsgiver Egenerklæringsskjemaet (ESPD) skal fungere som foreløpig dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjons-kravene og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning. Oppdragsgiver vil etter de nye anskaffelsesreglene kun være forpliktet til å innhente dokumentasjonsbevis fra valgt leverandør for å kontrollere om opplysningene i egenerklæringen er riktige. Nettleser Tjenesten skal fungere på alle de vanligste nettleserne (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari og Opera), men Difi har i hovedsak brukt Google Chrome når vi har testet tjenesten. Generelle tips Mange av feltene i tjenesten har et navn. Der hvor det er formålstjenlig er de samme navnene benyttet i brukerveiledningen. Inne i mange av feltene som skal fylles ut er det en kort hjelpetekst som sier hva som skal fylles inn. Noen steder er et også pekertips som er markert med dette symbolet: Når du holder musepekeren over symbolet ser du ytterligere hjelpetekst. Nederst på siden har du knapper for å gå frem og tilbake i skjemaet Knapper nederst i ESPD-tjenesten Velg språk Den europeiske ESPD-tjenesten foreligger på alle språk i EØS-området. Ditt valg av språk er ikke bestemmende for hvilket språk leverandøren må bruke i tjenesten når han skal fylle egenerklæringsskjemaet. 6
Velg språk 3.1 Start Velg rolle og aktivitet Etter å ha valgt språk sendes du videre til bildet hvor du først markerer radioknappen «Jeg er oppdragsgiver». Du får da tre valg: Opprette en ny ESPD-forespørsel Marker i radioknappen for dette valget når du skal lage en ny ESPD-forespørsel helt fra bunnen av. Det kan ofte være praktisk å lage en eller flere generiske maler som ikke er knyttet til den konkrete konkurransen, med informasjon om virksomheten og eventuelt de mest brukte kvalifikasjonskravene. Det anbefales å minimum lage en «standard ESPD-forespørsel» hvor følgende felt er fylt ut: I del I o Hvilket land tilhører oppdragsgiver o Oppdragsgivers navn o opplysninger om virksomheten I del III D o Huk av for rent nasjonale avvisningsgrunner. Se mer om dette i kapittel 3.2. Når virksomheten generiske maler vil det neste valget, valget for gjenbruk, være det mest aktuelle. Gjenbruke en tidligere ESPD-forespørsel Dette valget brukes når du skal laste opp en forespørsel-mal (eller en tidligere brukt ESPDforespørsel) for å gjenbruke hele eller deler av denne i den aktuelle konkurransen. Det er en forutsetning at denne foreligger i filformatet.xml. (se kapittel 3.7 for hvordan lage.xml). En.pdf kan ikke lastes opp i tjenesten for gjenbruk. 7
Klikk velg fil og last opp den ønskede forespørselen fra virksomhetens eller KGV-løsningens filstruktur. Det anbefales som hovedregel å bruke en «standard ESPD-forespørsel» for virksomheten, ikke gjenbruke en forespørsel fra en konkret konkurranse da det er fort gjort å «miste» noen nødvendige oppdateringer. I noen tilfeller vil en ny konkurranse være svært lik en tidligere kunngjort konkurranse, det kan da være praktisk å gjenbruke en tidligere ESPD-forespørsel. Velges dette må all informasjon som er konkurransespesifikk gås over og eventuelt endres/oppdateres. Vis ESPD-erklæring fra leverandør Dette valget brukes for å lese og/eller skrive ut en ferdig ESPD-erklæring som er mottatt i strukturert format (.xml) fra leverandøren. Les mer om dette i kapittel 3.11. Hvilket land tilhører oppdragsgiver Feltet dukker opp når du har valgt hva du skal gjøre, i de aller fleste tilfeller vil valget være «Norge» her. Feltet «Oppgi TED-referansenummer» Difi anbefaler ikke at norske oppdragsgivere benytter dette feltet siden nummeret (TED referansenummer som er et midlertidig nummer) normalt ikke foreligger når kunngjøringen og anskaffelsesdokumentene sendes Doffin. Endelig TED kunngjøringsnummer legges inn av leverandøren når han besvarer ESPD-forespørselen. 3.2 Om konkurransen og oppdragsgiver Følgende må registreres om konkurransen: Oppdragsgivers identitet Opplysninger om konkurransen (hentes fra anskaffelsesdokumentene) o Tittel og kort beskrivelse hentes fra anskaffelsesdokumentene o Oppdragsgivers saksnummer Her må du fylle inn konkurransens nummer, arkivnummer eller annen unik identifikator for konkurransen. Siden offentlige virksomheter har ulike rutiner for slike identifikatorer kan ikke denne brukerveiledningen gi et entydig råd om hva som skal skrives. 3.3 Opplysninger om leverandøren Del II av skjemaet, opplysninger om leverandøren, vil ikke være synlig for deg som oppdragsgiver når du oppretter en ny ESPD-forespørsel eller laster opp en forespørsel fra en mal. Ved valget «Vis ESPD-skjema fra leverandør» på første side derimot, vil du selvfølgelig se den informasjonen som leverandøren har lagt inn om seg selv i del II. 8
3.4 Avvisning Avvisningsgrunner som gjelder straffedommer og betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter. Under fanevalget «Avisning» er samtlige obligatoriske avvisningsgrunner i del III A (avvisningsgrunner som gjelder straffedommer) og del III B (avvisningsgrunner som gjelder betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter) ferdig huket av. Avhukingen kan ikke endres. Teksten til hver enkelt avvisningsgrunn er hentet fra det standardiserte egenerklæringsskjemaet som er fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet, jf. anskaffelsesforskriftens 16. Frivillige avvisningsgrunner I del III C er de frivillige avvisningsgrunnene listet opp. Som oppdragsgiver kan du velge å fjerne disse avvisningsgrunnene fra egenerklæringsskjemaet i den enkelte konkurranse. Du må da være klar over at dette innebærer at du fraskriver deg muligheten til å avvise leverandørene etter disse reglene. Avvisningsgrunner knyttet til leverandørens inhabilitet Vær imidlertid spesielt oppmerksom på avvisningsgrunnene i del III C som er knyttet til leverandørens eventuelle inhabilitet og/eller involvering i planlegging/forberedelse av konkurransen. Dette er avvisningsgrunner som er obligatoriske, og som ikke kan fjernes med mindre de kan avhjelpes med mindre inngripende tiltak. Nasjonale avvisningsgrunner I skjemaets del III D skal eventuelle nasjonale avvisningsgrunner angis. Huk av for rent nasjonale avvisningsgrunner. Grunnen til dette er at vedtakelse av forelegg for de angitte straffbare forholdene i 24-2 annet ledd utgjør avvisningsgrunn i Norge. Husk at dette også må opplyses i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget. 3.5 Kvalifikasjon I denne delen av skjemaet må du som oppdragsgiver velge én av to mulige måter å presentere kvalifikasjonskravene som gjelder i den aktuelle konkurransen: Alternativ 1: a: samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene Dette alternativet skal bare brukes dersom det i kunngjøringen, eller i anskaffelsesdokumentene referert til i kunngjøringen, er angitt at leverandørene kan nøye seg med å fylle ut «lille a» i del IV. Leverandøren behøver da ikke å fylle del IV A, B, C og D men, når han skal fylle ut sin del av skjemaet, bare bekrefte at han oppfyller alle de stilte kvalifikasjonskrav. Leverandøren må da i selve tilbudet eler forespørselen om deltakelse redegjøre for hvordan han oppfyller kravene. Ønsker du som oppdragsgiver å bruke dette alternativet dette huker du av for «a: Samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene». 9
Samlet angivelse for alle kvalifikasjonskravene Alternativ 2: Spesifisering av et utvalg kvalifikasjonskrav Under fanevalget «Kvalifikasjon» fremkommer i del IV A, B, C og D, krav til leverandørens kvalifikasjoner som oppdragsgiver kan stille. Hvis du som oppdragsgiver heller vil spesifisere kvalifikasjonskrav knyttet til leverandørens: A. Egnethet B. Økonomisk og finansiell kapasitet C. Tekniske og faglige kvalifikasjoner D. Kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder bruker du skjemaets del IV A til D. Da skal det i kunngjøringen eller i anskaffelsesdokumentene referert til i kunngjøringen være opplyst at disse kvalifikasjonskravene kreves oppfylt. Du må aktivt huke av for de krav som skal gjelde i den aktuelle konkurransen, kravene skal være både relevante og forholdsmessige. Krav som ikke er huket av vil ikke være synlig for leverandøren, og forenkler på denne måten leverandørens arbeid med sin besvarelse. Dersom du ønsker å stille andre krav enn det som fremkommer som alternativ under A-D, må disse kravene fremkomme i anskaffelsesdokumentene, - det er ikke lagt til rette fra Europakommisjonen for endring av det standardiserte skjemaet. Vurder da om det blir ryddigere for både oppdragsgiver og leverandør at alternativ 1, beskrevet over, velges. 3.6 Utvelgelseskriterier Del V av skjemaet, utvelgelseskriterier, vil ikke være synlig for deg som oppdragsgiver når du oppretter en ny ESPD-forespørsel eller laster opp en forespørsel fra en mal. Utvelgelseskriteriene skal være angitt i anskaffelsesdokumentene, og leverandøren skal fylle ut del V på bakgrunn av disse opplysningene. Se NFDs veiledning om Utvelgelse av antallet kvalifiserte leverandører. Ved valget «Vis ESPD-skjema fra leverandør» på første side derimot, vil du selvfølgelig se den informasjonen som leverandøren har lagt inn om seg selv i del II. 3.7 Avsluttende erklæringer Heller ikke del VI av skjemaet, Avsluttende erklæringer, vil ikke være synlig for deg som oppdragsgiver når du oppretter en ny ESPD-forespørsel eller laster opp en forespørsel fra en mal. Del VI skal kun fylles ut av leverandøren, og det er her leverandøren erklærer at: Erklærer at opplysningene angitt i erklæringen er nøyaktige og korrekte Erklærer at opplysningene er angitt i fullt kjennskap til konsekvensene av å oppgi uriktige opplysninger Bekrefter at han straks og på anmodning kan fremlegge attester og andre former for dokumentasjon som han har henvist til i egenerklæringsskjemaet 10
Erklære at han gir oppdragsgiver adgang til dokumentasjon til støtte for opplysningene som han har angitt i egenerklæringsskjemaet Ved valget «Vis ESPD-skjema fra leverandør» på første side, vil du se leverandørens forpliktende erklæringer. 3.8 Avslutt arbeidet med ESPD-forespørselen ESPD-forespørselen er nå ferdig utfylt og du kan velge enten å: Laste ned en strukturert fil i.xml-format som du lagrer eller Laste ned en.pdf som du kan lagre og skrive ut Dersom du ønsker å gjøre begge deler må du først laste ned til.xml. Du kan da etterpå velge å gå videre til å generere en.pdf som kan lagres og/eller skrives ut. OBS: Dersom du ønsker å sikre deg at du kan endre/arbeide videre med forespørselen din må du først lage og lagre en.xml. Det er bare.xml du kan laste opp igjen i tjenesten senere og gjenbruke eller endre. En.pdf er låst i den versjonen den hadde da den ble sendt til.pdf. 3.9 Vis ESPD-skjema mottatt fra leverandør Dette valget på side 1 i ESPD-tjenesten brukes for å lese og/eller skrive ut en ferdig ESPD i pdfformat som er mottatt i strukturert format (.xml) fra leverandøren. Det forutsettes at den mottatte filen allerede er lagret i virksomhetens eller KGV-løsningens filstruktur. Klikk velg fil og last den ønskede filen inn i ESPD-tjenesten. Den vil da vise den i.pdf. Høyre-klikk og velg «Lagre som» på vanlig måte. Velg et dertil egnet lagringssted/katalog for filen. 3.10 Hvordan ser ditt skjema ut for leverandøren? Til høyre over fanene kan du velge mellom rollen oppdragsgiver og leverandør. Ved å veksle mellom disse ser du hvordan egenerklæringsskjemaet vil se ut for leverandøren basert på et krav du har satt. Dette kan være en praktisk funksjonalitet å bruke for å se hvordan spesielt en del kvalifikasjonskrav med tilhørende krav dokumentasjonsbevis vil se ut for leverandøren. 3.11 Kontroller egenerklæringsskjema mottatt fra leverandør Hvis ESPD-erklæringen er mottatt fra leverandøren i.xml-format kan du laste xml-filen opp i tjenesten. Du vil da på vanlig måte kunne lese leverandørens erklæring, og eventuelt skrive den ut som.pdf. Se kapittel 3.1 om hvordan velge å vise ESPD-erklæringen fra leverandør. 11
4 Utfylling og kontroll av ESPD som leverandør ESPD (det europeiske egenerklæringsskjema) skal fungere som foreløpig dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene og eventuelle utvelgelseskriterier og at det ikke foreligger grunner for avvisning. Oppdragsgiver vil etter de nye anskaffelsesreglene kun være forpliktet til å innhente dokumentasjonsbevis fra valgt leverandør for å kontrollere om opplysningene i egenerklæringen er riktige. I en overgangsperiode kan oppdragsgiver kan velge om han ønsker å motta ESPD-erklæringen elektronisk eller som en PDF. For deg som leverandør er det derfor vesentlig at du leser konkurransegrunnlaget nøye, slik at du vet hvordan du skal levere ESPD. Merk at uansett om du skal levere ESPD-erklæringen din elektronisk eller som PDF, så må du fylle den ut enten i EU-kommisjonens ESPD-tjeneste eller i et integrert verktøy for tilbudsinnlevering. Forskjellen er kun leveringsmåten. Dersom det er en konkurranse over terskelverdi og det ikke står noe om ESPD i anskaffelsesdokumentene (enten i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget), bør du stille spørsmål til oppdragsgiver om dette. Det meste av teksten i ESPD-skjemaet er hentet fra det standardiserte egenerklæringsskjemaet som er fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet (NFD), jf. Anskaffelsesforskriftens 16. Nettleser Tjenesten skal fungere på alle de vanligste nettleserne (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari og Opera), men Difi har i hovedsak brukt Google Chrome når vi har testet tjenesten. Generelle tips Mange av feltene i tjenesten har et navn. Der hvor det er formålstjenlig er de samme navnene benyttet i brukerveiledningen. Inne i mange av feltene som skal fylles ut er det en kort hjelpetekst som sier hva som skal fylles inn. Noen steder er et også pekertips som er markert med dette symbolet: Når du holder musepekeren over symbolet ser du ytterligere hjelpetekst. Nederst på siden har du knapper for å gå frem og tilbake i skjemaet Knapper nederst i ESPD-tjenesten 4.1 Hvor finner jeg ESPD-forespørselen for konkurransen? En ESPDF-forespørsel er unik per konkurranse, så du må finne ESPD-forespørselen blant anskaffelsesdokumentene fra oppdragsgiver. Alle anskaffelsesdokumentene skal ligge tilgjengelig elektronisk, se i kunngjøringen for informasjon om hvor du finner ESPD-forespørsel og konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget vil du trolig finne som en PDF- eller Word-fil, mens ESPD-forespørselen vil være en XML-fil. Oppdragsgiver kan ha gitt ESPD-forespørselen et eget navn, men direkte fra EU-kommisjonens tjeneste heter filen «espd-request.xml». 12
Finn ESPD-forespørselen, last den ned og lagre hos deg selv Filen skal du bruke som grunnlag når du skal fylle ut ESPD-erklæringen. 4.2 Hvor kan jeg som leverandør lage en ESPD? Per desember 2016 finnes det ikke noen norsk systemløsning som leverandører kan benyttes seg av for å fylle ut og sende ESPD-erklæringen. Som leverandør må du derfor bruke EUkommisjonens tjeneste for å fylle ut en ESPD. Dette gjelder uansett om du skal ha en elektronisk ESPD eller en ESPD i PFD-format. ESPD-skjemaet kan ha ulike status, alt etter hvor i prosessen eller i hvilken kontekst det er snakk om: ESPD-forespørsel = ESPD som oppdragsgiver har laget for en spesifikk konkurranse ESPD-erklæring = ESPD som leverandør har fylt ut for en spesifikk konkurranse Tjenesten for å fylle ut ESPD finner du på URLen https://ec.europa.eu/tools/espd. Velg Norsk språk ESPD-tjenesten foreligger i alle språk i EØS-området, og du kan fylle den ut på det språket du selv ønsker. All fritekst du legger inn bør være på norsk, om ikke oppdragsgiver har skrevet at det også kan være på andre språk. Les anskaffelsesdokumentene. Kryss av for «Jeg er leverandør» 13
Du får 3 valg som gir deg følgende muligheter: 1) Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen (kapittel 4.3) Når du skal lage (fylle ut) en ESPD-erklæring for en spesifikk konkurranse uten å gjenbruke din tidligere utfylte ESPD-erklæring (du må fylle ut alt om deg selv som leverandør), eller For å kikke på ESPD-forespørselen for en spesifikk konkurranse 2) Flette ESPD-forespørsel med en eksisterende ESPD-erklæring (kapittel 4.4) Når du skal lage (fylle ut) en ESPD-erklæring for en spesifikk konkurranse og vil gjenbruke en tidligere brukt ESPD-erklæring 3) Lag en generisk ESPD-erklæring (kapittel 4.5) Når du ønsker å lage deg en generisk ESPD-erklæring som ikke er tilknyttet noen spesifikk konkurranse og som du kan gjenbruke senere TIPS: Det kan være smart å lage seg en generisk ESPD-erklæring, der du fyller ut de feltene du vanligvis leverer i et tilbud. Lagre ESPD-erklæringen og gjenbruk den i andre konkurranser ved å flette den med ESPD-forespørselen for den aktuelle konkurransen. Det første valget skal ikke brukes for norske leverandører eller oppdragsgivere. Startsiden for ESPD 14
4.3 Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen Skal du lage en ESPD-erklæring for en konkret konkurranse og ikke har fylt ut noen ESPDerklæring tidligere, så bruker du dette valget. Her kan du se den aktuelle konkurransens ESPDforespørsel, og du kan fylle ut din informasjon for å lage en ESPD-erklæring. Har du tidligere laget en ESPD-erklæring, gå til kapittel 4.4. Velg «Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen» Importere ESPD-forespørsel for den aktuelle konkurransen, ingen fil er lastet opp Nederst kan du laste opp ESPD-forespørselen for den konkrete konkurransen du skal delta i (se kapittel 4.1 Hvor finner jeg ESPD-forespørselen for konkurransen?). Trykk på «Velg fil» Filutforsker åpnes i eget vindu. Finn riktig ESPD-forespørsel (XML-fil/ESPD request) og velg den. ESPD-forespørsel-fila for konkurransen leses inn, og du kan svare på spørsmålene. ESPD-forespørsel er lest inn 15
Merk at ESPD-tjenesten ikke lagrer noe, slik at dersom du bruker lang tid (mer enn 45 minutter), så vil du få et varsel. Bruker du enda lengre tid, må du gjøre alt på nytt. Velg hvilket land ditt firma er registrert Er firmaet registrert i Norge og har et norsk organisasjonsnummer, velger du «Norge». Er firmaet registrert i utlandet, velger du det landet firmaet er registrert i. Klikk Neste 4.4 Flett ESPD-forespørsel med en eksisterende ESPDerklæring Skal du lage en ESPD-erklæring for en konkret konkurranse og har tidligere fylt ut en ESPDerklæring, velg flett for å gjenbruke. Du slipper å fylle ut alle feltene på nytt, men det er viktig at du går gjennom og kontrollerer at du har svart korrekt. Velg «Flett ESPD-forespørsel med en eksisterende ESPD-erklæring» Flett ESPD-forespørsel med en eksisterende ESPD-erklæring, filer er lastet opp Nederst (Velg fil) skal du laste opp ESPD-forespørselen for den konkrete konkurransen du skal delta i (se kapittel 4.1) og den ESPD-erklæringen du har fylt ut tidligere. Trykk på «Velg fil» Filutforsker åpnes i eget vindu. Finn riktig ESPD-forespørsel (XML-fil/ESPD request) og videre den ESPD-erklæringen du skal flette. 16
ESPD-forespørsel-fila og din ESPD-erklæring flettes, og du kan kontrollere dine eksisterende svar og evt. svare på de spørsmålene du mangler. Velg hvilket land ditt firma er registrert Er firmaet registrert i Norge og har et norsk organisasjonsnummer, velger du «Norge». Er firmaet registrert i utlandet, velger du det landet firmaet er registrert i. Klikk Neste 4.5 Lag en generisk ESPD-erklæring Valget gir deg et tomt ESPD-skjema der du kan fylle ut alle de felter du selv ønsker. ESPD-skjema er ikke knyttet til noen spesifikk konkurranse. Bruk dette valget for å lage deg en generisk ESPDerklæring, der du fyller ut de feltene du vanligvis leverer i et tilbud. Merk at du ved dette valget får opp absolutt alle felter i en ESPD. Velg «Lag en generisk ESPD-erklæring» Lag en generisk ESPD-erklæring Ingen felter skal være utfylt når du lager en generisk ESPD. Dersom du har utfylte felter så må du stenge nettleseren og åpne den på nytt. Klikk av for hvilket land ditt firma er registrert Er firmaet registrert i Norge og har et norsk organisasjonsnummer, velger du «Norge». Er firmaet registrert i utlandet, velger du det landet firmaet er registrert i. Klikk Neste 4.6 Del I: Opplysninger om konkurransen og oppdragsgiver Her må du som leverandør fylle inn TED referansenummer. Norske oppdragsgiver har ikke TED referansenummer på tidspunktet for kunngjøring på Doffin, så TED referansenummer blir ikke tildelt før inntil 5 dager senere. 17
Du finner TED kunngjøringen øverst på kunngjøringen i Doffin. Klikk på «Se Ted kunngjøring» og du blir sendt til TED og gjeldende kunngjøring der. Finn kunngjøringen på Doffin.no og klikk på «Se Ted kunngjøring» Finner du ikke lenken «Se Ted kunngjøring», så er den trolig ikke publisert på TED enda. Det kan gå flere dager før den publiseres på TED. TED kunngjøring på Doffin TED referansenummeret finner du nesten øverst. TED referansenummer starter med årstall/s 3 siffer-6 siffer. 18
TED referansenummer på TED Fyll inn TED referansenummer i ESPD-erklæringen din TED referansenummer i ESPD-erklæringen Feltene «Oppdragsgivers identitet» og «Opplysninger om konkurransen» skal være ferdig utfylt, med unntak om du har valgt å lage en generisk ESPD-erklæring. 4.7 Del II: Opplysninger om leverandøren Norske virksomheter skal fylle inn MVA-nummer, utenlandske virksomheter kan fylle inn NUFnummer eller tilsvarende i feltet under. Fyll inn kontaktinformasjon feltene A: Opplysninger om leverandøren 19
Opplysninger om leverandøren Definisjon på mikro, liten eller mellomstor virksomhet får du ved å holde musepekeren over i- ikonet. Lovhenvisning til reserverte kontrakter er anskaffelsesforskriftens 16-9. Per i dag finnes ingen norsk offisiell liste over godkjente leverandører, jf. 17-2. Dersom du deltar i konkurransen sammen med andre leverandører, jf. 16-11, må du fylle ut siste del. TIPS: Du finner mer informasjon om hva du skal fylle ut i de enkelte feltene og lovhenvisninger til norsk lovverk i NFD sin veiledning. Fyll inn kontaktinformasjon feltene B: Opplysninger om leverandørens representanter Dersom du har behov for å sette opp flere representanter for virksomheten, kan du legge til flere ved å klikke på plusstegnet øverst i høyre hjørne og søppelkasse-ikonet for å slette. 20
Opplysninger om leverandørens representanter Fyll inn kontaktinformasjon feltene C: Opplysninger om støtte fra andre virksomheter Anskaffelsesforskriften 19-2 omtaler underleverandører. 21
Opplysninger om støtte fra andre virksomheter Klikk Neste 4.8 Del III: Avvisningsgrunner Del III A: «Avvisningsgrunner som gjelder straffedommer» og III B: «Avvisningsgrunner som gjelder betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter» er obligatoriske avvisningsgrunner som alltid vil være med i ESPD-forespørselen. Oppdragsgiver har ikke anledning til å velge disse bort. Svar på spørsmålene i A, B, C og D Dersom du svarer «Ja» på om opplysningene er tilgjengelig elektronisk, må du oppgi hvor, en identifikator for hvordan oppdragsgiver kan søke det opp, og eventuelt brukernavn og passord, slik at oppdragsgiver enkelt kan finne opplysningene. 22
Del III Avvisningsgrunner Logikken for spørsmålene i seksjon A er lik. Dersom du svarer «Ja» på «Ditt svar?», så må du fylle inn informasjon om bakgrunnen for dette og om du har gjort tiltak for å rette opp, jf. 24-5. Oppdragsgiver skal vurdere om du likevel kan delta i konkurransen. Del III: A Ja for dømt Logikken i seksjon B er tilsvarende som i seksjon A, men med noe ulike spørsmål, jf. 24-2 første ledd bokstav b og 24-2 tredje ledd bokstav a. Se bilde. 23
Del III: B Ja for unnlatt å betale skatter og avgifter Seksjon III: C «Avvisningsgrunner som gjelder insolvens, interessekonflikter eller alvorlig feil i yrkesutøvelsen» er hovedsakelig frivillige avvisningsgrunner, jf. 24-2 tredje ledd. Oppdragsgiver kan avvise deg som leverandør, med mindre avvisningen vil være uforholdsmessig. Dette betyr at oppdragsgiver har valgt ut de avvisningsgrunnene hans ønsker å ta med. Så lenge du har lastet opp ESPD-forespørselen for den konkrete konkurransen, så ser du kun de spørsmålene oppdragsgiver har valgt å ta med. Dersom du lager en generisk ESPDerklæring, så vil du få alle spørsmålene i ESPD-skjemaet. Tilsvarende logikk som A og B med at du må beskrive ytterligere dersom du svarer «Ja». Del III: C Avvisningsgrunner som gjelder insolvens, interessekonflikter eller alvorlig feil i yrkesutøvelsen 24
Seksjon III: D «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivningen i oppdragsgivers medlemsstat». I Norge foreligger det per i dag ikke andre grunner for avvisning enn hva som allerede er oppgitt i ESPD-forespørselens del A, B og C, så oppdragsgiver skal ikke ha med noen flere avvisningsgrunner i konkurransegrunnlaget. Svaret ditt skal altså være «Nei». Del III: D Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivningen i oppdragsgivers medlemsstat Klikk Neste 4.9 Del IV: Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver kan enten: 1. stille alle kvalifikasjonskrav i anskaffelsesdokumentene, eller 2. bruke de som ligger i ESPD-skjemaet. For deg som leverandør vil alternativ 1 vises som bildet nedenfor. Du må lese hvilke kvalifikasjonskrav som oppdragsgiver angir i anskaffelsesdokumentene og svare tekstlig på dem i ditt tilbud. I ESPD-erklæringen skal du bare svare ja eller nei på hvorvidt du oppfyller alle kvalifikasjonskravene. Resten skal stå i tilbudet ditt. Svar ja eller nei Del IV: Alle kvalifikasjonskrav i anskaffelsesdokumentene Dersom oppdragsgiver har valgt å plukke ut et eller flere kvalifikasjonskrav i sin ESPDforespørsel, så vil alternativ 2 vise de gjeldende kvalifikasjonskrav. Her er det fire seksjoner A: 25
Egnethet jf. 16-2, B: Økonomiske og finansielle kapasitet, jf. 16-3, C: Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 16-6 og seksjon D: Kvalitetssikring- og miljøledelsesstandarder, jf. 16-7. Svar på spørsmålene i seksjon a-d Del IV: Kvalifikasjonskrav angitt i ESPD-forespørselen Klikk Neste 4.10 Del V: Utvelgelse av antallet av kvalifiserte leverandører Del V av skjemaet, utvelgelseskriterier, er dessverre ikke tilpasset hvordan en slik utvelgelse foregår i Norge, jf. 16-12. Se også NFDs veiledning om Utvelgelse av antallet kvalifiserte leverandører. Del V er heller ikke synlig for oppdragsgiver når han oppretter en ny ESPDforespørsel, men den vil være synlig når oppdragsgiver åpner din ESPD-erklæring. Merk at dersom ESPD-forespørselen gjelder en åpen anbudskonkurranse, så kan du se bort fra denne delen. Finn mer informasjon om utvelgelsen i anskaffelsesdokumentene Dersom det skal være en utvelgelse av kvalifiserte leverandører, så skal oppdragsgiver angi i anskaffelsesdokumentene (konkurransegrunnlaget eller i kunngjøringen) mer informasjon om 26
utvelgelseskriteriene og antall leverandører som skal velges ut. Du som leverandør må lese nøye hvilke krav som stilles, og svare deretter i din ESPD-erklæring. Sjekk også i anskaffelsesdokumentene hvor oppdragsgiver ønsker at leverandørene skal fylle ut mer informasjon enten i selve ESPD-erklæringen eller i tilbudet. Er det en to-trinns prosedyre, vil du alltid måtte gi denne informasjonen til ESPD-erklæringen eller i forespørselen om å delta i konkurransen. Dersom oppdragsgiver ikke har presisert dette, så kan du selv vurdere om det er mest hensiktsmessig å beskrive dette i ESPD-erklæringen eller i tilbudet. Svar ja eller nei på hvorvidt du oppfyller kravene Merk at dersom du svarer nei, så diskvalifiserer du deg selv. Del V: Utvelgelse av kvalifiserte leverandører 4.11 Del VI: Avsluttende erklæringer I del VI erklærer du som leverandør at det du har beskrevet i ESPD-erklæringen er nøyaktig og korrekt, og at du kjenner konsekvensene av å oppgi uriktige opplysninger. Du sier også at når oppdragsgiver ber om det, så kan du vise dokumentasjon. Merk at dersom oppdragsgiver enten allerede har fått dokumentasjonen, og den fortsatt er gyldig eller oppdragsgiver selv kan hente ut dokumentasjon, så kan oppdragsgiver gjøre dette selv. Fyll inn dato og sted Dato og sted for når du ferdigstiller ESPD-erklæringen. 27
Del VI: Avsluttende erklæringer 4.12 Last ned og lagre Som nevnt i innledningen til kapittel 4, så kan oppdragsgiver i en overgangsperiode velge om han ønsker å få din ESPD-erklæring levert elektronisk (som.xml) eller som en.pdf-fil. Oppdragsgiver skal oppgi dette i anskaffelsesdokumentene (i konkurransegrunnlaget eller kunngjøringen). Sjekk i anskaffelsesdokumentene hvordan ESPD-erklæringen din skal leveres til oppdragsgiver For å levere elektronisk ESPD-erklæring: Lag elektronisk ESPD-erklæring, klikk på knappen «eksporter til fil» Din nettleser vil da laste ned ESPD-erklæringen din som en.xml-fil som heter «espdrespons.xml». De fleste nettlesere viser hvor filer har blitt lastet ned, bildet under er fra Chrome, som viser nedlastet fil helt nederst i bildet. Dersom du har lastet ned flere ESPDerklæringen, så vil nettleser lage nye versjoner med å legge på nummer bak, slik som på illustrasjonen under: 28
Nedlastet ESPD-erklæring Du må finne fila i filutforskeren din, som oftest ligger fila under «Nedlastinger», men dette vil kunne variere noe alt etter hvilken nettleser du bruker og hvordan din maskin er satt opp. Ta kontakt med din intern IT dersom du ikke finner fila. Du kan også laste ned ESPD-erklæring-fila di flere ganger. ESPD-erklæring i filutforsker For å levere ESPD-erklæring som PDF: Lag PDF, klikk på knappen «Skriv ut» Lag utskriftsvisning 29
De fleste nettlesere gir deg en utskrifts-visning der du nederst velger «eksporter til fil» og du får ESPD-erklæringen lastet ned som PDF, kan skrive den ut og signere den med din underskrift. Skriv ut ESPD-erklæring som PDF 30