DUF brukerveiledning, Avtaleregistrering Forfatter: Carla/Mai-Liss Avdeling/enhet: RMA-Mottaksenhet Revisjon/ versjon: 3 Dato: 12.12.13
Innhold DUF brukerveiledning,... 1 1. Innledning... 3 2. Registrere nytt mottak eller ny driftsoperatør... 4 3. Registrere ny eller endre driftsavtale enkel avtale... 9 4. Registrere avtalenavn- og type, varighet mm... 13 5. Registrere/koble riktig driftsoperatør til driftsavtalen... 16 6. Registrere/koble riktig mottak til driftsavtalen... 18 7. Registrere fast kapasitet og driftsform... 19 8. Registrere priser / faste overføringer pr år... 21 9. Registrere stykkprisplasser og tilhørende priser... 22 10. Registrere kost, kantine, catering og tilhørende priser... 25 11. Intervaller på stk-prisplasser, kost/kantine/catering og prioritert rekkefølge... 28 12. Endre prioritert rekkefølge på stk-prisplasser og kost/kantine/catering... 29 13. Avtalebildet - Utvidet avtale... 30 14. Legge til eller redigere enheter/avdelinger/mottak for valgt avtale... 33 15. Legge til eller redigere kost, kantine, catering for valgt mottak... 37 16. Legge inn eller endre informasjon om indeksregulering av de ulike beløpene... 40 17. Legge inn eller endre informasjon om betalingsform for de ulike prisene... 42 2
1. Innledning Avtalergistrering i DUF er et ledd i mottaksoppretting beskrevet i IM 2014-002 Internmeldingen skal brukes som retningslinje ved enhver avtaleregistrering. Det er også viktig å ha en forståelse av begrepene og sammenhengene i tabellen under. Sammenheng mellom mottakstype (kategori) og plasstypen er også avgjørende for henting av riktig statistikk. Mottaks Kategori Kode Plass Type Kode Plass Finansiering Kode Enslig mindreårige mottak Enslig ungdom (over 15 år) plasser Faste plasser Stykkpris Beredskap Ordinært mottak Ordinære plasser Faste plasser Stykkpris Beredskap Forsterkede plasser Faste plasser Transittmottak Transittplasser Enslig ungdom (over 15 år) plasser Faste plasser Stykkpris Faste plasser Stykkpris Beredskap 3
2. Registrere nytt mottak eller ny driftsoperatør Fra Verktøy, velg INA mottaksdrift, Ataler om drift av statlige mottak. Sjermbilde Avtaler for statlige mottak åpnes. Trykk stjerne = Legg til ny avtale (Alt + M). Når du trykker på stjerneikonet åpnes skjermbildet Enkel avtale. Still markøren i feltet Mottak/Søk og trykk kikkert = Velg mottak eller registrer nytt mottak (Alt + M). 4
Når du trykker på kikkertikonet åpnes skjermbildet Registrer nytt mottak. Legg inn mottaksnummer i feltet Nr og trykk på ikonet Organisasjonsbrowser for å åpne (Bestilling av nytt mottak til organisasjonsbrowser er beskrevet i rutiner IM 2014-002V1) Når du trykker på organisasjonsbrowseren åpnes skjermbildet Organisasjons browser 1. Trykk på pluss-tegnet foran mappa Utlendingsforvaltningen 2. Trykk deretter på pluss-tegnet foran mappa Mottak 3. Finn riktig mottak i listen 4. Marker riktig mottak 5. Trykk OK. 5
Finner du ikke mottaket her - må du bestille innleggelse fra AEF. Se rutiner for opprettelse av mottak IM 2014-002V1 Etter at du har trykket ok i skjermbildet for organisasjonsbrowseren er du tilbake i skjermbildet. Registrer nytt mottak. Informasjonen du registrerte i skjermbildet for organisasjonbrowseren. Fyll inn alle hvite felter: 1. Mottakstype (nedtrekksliste med ulike valg, se under) 2. Leder 3. UDI kontor 6
Nedtrekkslista for Mottakstype har følgende valg: Den mottakstypen du legger inn her vil være av betydning ved flyttinger med mer i DUF. Sammenheng mellom mottakstype og plasstypen er også avgjørende for henting av riktig statistikk. Trykk på knappen OK etter at opplysningene er registrert. Du tas med tilbake til skjermbildet Rediger statlige mottak. Nytt mottak er registrert i DUF-avtaler og du kan registrere ny driftsavtale på mottaket. Trykk på knappen Avbryt hvis du ikke skal registrere selve avtalen. Hvis du skal registrere avtalen med en gang trykker du på knappen Velg. 7
8
3. Registrere ny eller endre driftsavtale enkel avtale Etter Avbryt i punkt 2 over kommer du til Skjermbildet - Registrer ny avtale og fanekortet Enkel avtale. Forskjellen på fanekortene enkel og utvidet avtale er knyttet til registrering av pris og plasstyper. De fleste avtaler inneholder kun en plasstype (for eksempel ordinære plasser) og tre priser (pr. benyttet stykkprisplass, faste overføringer til leie, faste overføringer til drift). Dette vil da være en enkel avtale. Enkel avtale må registers før en utvidet avtale. Noen avtaler inneholder flere plasstyper (for eksempel ordinære- og enslig mindreårig plasser) og/eller flere pristyper (oppstartkostnader, engangssum leie m.m.). Dette vil da være en utvidet avtale. Avtaler som prisreguleres vil også være en utvidet avtale. Enkel avtale med selvhushold Selvhushold vil si at det ikke skal hakes av for Kantine i seksjonen Kapasitet. 9
Enkel avtale med kantine Kantine vil si at det er haket av for Kantine i seksjonen Kapasitet. Det kommer da opp en egen tabell nederst i bildet, Kostøre pr person pr døgn. Fanekortet Enkel avtale og feltene i dette Felter Forklaring Avtalenavn (Se neste pkt 4) Type avtale Velg type avtale fra nedtrekkslisten. De ulike valgene er: Hovedavtale Tileggsavtale Aktivering av beredskapsplasser. Varighet fra dato Dato for avtalens start. Varighet til dato Stopp NB. Mottakene får tilgang til Sesam denne datoen. Dato for avtalens slutt. Dette er ikke en til-og-med dato. Hvis avtalen sier til 31.12.10 må 01.01.11 benyttes. NB. Mottakene mister tilgang til Sesam denne datoen. Datoen må fiktivt forlenges for at mottakene skal rekke å godkjenne belegg og lage refusjonskrav for siste driftsmåned. Deretter registres faktisk tildato igjen. Siste driftsdag hvis denne er en annen dato enn Varighet til dato. NB. Mottakene mister tilgang til Sesam denne datoen. Datoene må derfor ikke registreres før mottakene har rukket å godkjenne belegg og laget refusjonskrav for siste driftsmåned. Når dato registreres brukes faktisk stopp-dato (vil være tilbake i tid). 10
Oppsigelsestid Forlengelsesfrist Merknad Driftsoperatør + søk Mottak + søk Type plasser Oppsigelsestid i antall måneder Forlengelsesfrist i antall måneder (UDIs frist for å be DRO om forlengelse i forhold til Varighet til dato) Følgende skal legges inn her: Referanse til konkurransen for anskaffelsen. Informasjon om opsjon på forlenget drift. Oppsigelsesdato (oppsigelsesdato + oppsigelsestid = stoppdato). Søk opp og velg riktig driftsoperatør trykk på kikkerten. Søk opp og velg riktig mottak trykk på kikkerten Velg type plasser fra nedtrekkslisten. De ulike valgene er: Ordinære plasser Transittplasser Enslig ungdom (over 15 år) plasser Enslig ungdom (under 15 år) plasser 48 timers transittplasser Utreiseplasser Forsterkede plasser Annen plasstype Nødplass Benytt gjerne tabell under pkt 1 i denne brukerveiledning. NB. Registreringen av type plasser har betydning for: Pengereglementsytelser Flytting/fordeling i DUF og mottakenes ankomstregistrering Pengereglementet differensierer ytelsene beboerne får i forhold til hvilken type plass beboer bor på og i forhold til plassenes driftsform (kantine eller selvhushold). I SESAM vil mottakene kun få tilgang til pengereglementsytelser tilhørende de typer plasser og den driftsform som er registrert her. Endring av plasstype (og driftsform) i ettertid vil ikke medføre at nåværende beboere får tilgang til riktige koder. For at nåværende beboere da skal få korrekte ytelser må RMA flytte beboerne til den nye plasstypen via DUF. Dette gjøres i så fall ved bruk arbeidsprosessen INA datakorreksjon / UDI redigerer mottaksopplysninger - og oppgaven Rediger mottakshistorikk. Dette må gjøres på en og en beboer. Det er ikke mulig å legge inn f. eks annen plasstype som noen ganger brukes som transitt og andre ganger brukes som ordinære plasser. 11
Kantine Hakes av hvis plassene har kantinedrift. Først når det er haket av for Kantine kommer tabellen Kostøre pr person pr døgn opp nederst i avtalebildet. Kapasitet Kapasitet fordelt på: Faste plasser Stykkprisplasser Pr benyttet stkprisplass pr døgn (Unøyaktig navn på tabellen) Priser: Fast overføring drift Fast overføring leie Kostøre pr person pr døgn Summen av alle plasser registrert i avtalen Antall faste plasser Antall stk-prisplasser Både antall og priser for stk-prisplasser her, inkl ev intervaller med ulike priser og prioritet på rekkefølge ved bruk. Fast årlig beløp til drift Fast årlig beløp til leie Både antall og priser for kost/kantine/catering registreres her, inkl ev intervaller med ulike priser og prioritet på rekkefølge ved bruk. 12
4. Registrere avtalenavn- og type, varighet mm Øverste del av avtalebildet er det samme i både enkel og utvidet avtale. Begynn med å registrere følgende opplysninger fra driftsavtalen: Avtalenavn Ordinære mottak Avtalenavn Avtaletype Merknad Mottaksnavn H Mottaksnavnet alene = hovedavtale Mottaksnavn opsjon 1 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn opsjon 2 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn tillegg T Egen avtale om tilleggsplasser. Ved flere avtaler husk nummerering. Ordinære mottak forsterket avdeling Avtalenavn Avtaletype Merknad Mottaksnavn FA H Mottaksnavnet alene = hovedavtale Mottaksnavn FA opsjon 1 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn FA opsjon 2 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn FA tillegg T Egen avtale om tilleggsplasser. Ved flere avtaler husk nummerering. 13
Ordinære mottak interkommunal (mottak med plasser i omkringliggende kommuner) Avtalenavn Avtaletype Merknad Mottaksnavn IK H Mottaksnavnet alene = hovedavtale Mottaksnavn IK opsjon 1 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn IK opsjon 2 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn IK tillegg T Egen avtale om tilleggsplasser. Ved flere avtaler husk nummerering. Enslig mindreårig mottak Avtalenavn Avtaletype Merknad Mottaksnavn EM H Mottaksnavnet alene = hovedavtale Mottaksnavn EM opsjon 1 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn EM opsjon 2 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn EM tillegg T Egen avtale om tilleggsplasser. Ved flere avtaler husk nummerering. Transittmottak Avtalenavn Avtaletype Merknad Mottaksnavn transitt H Mottaksnavnet alene = hovedavtale Mottaksnavn transitt opsjon 1 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn transitt opsjon 2 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn transitt tillegg T Egen avtale om tilleggsplasser. Ved flere avtaler husk nummerering. For enslig mindreårig transittmottak Avtalenavn Avtaletype Merknad Mottaksnavn EM transitt H Mottaksnavnet alene = hovedavtale Mottaksnavn EM transitt opsjon 1 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn EM transitt opsjon 2 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn EM transitt tillegg T Egen avtale om tilleggsplasser. Ved flere avtaler husk nummerering. 14
Avtalenavn Type avtale Varighet fra dato Varighet til dato (tabellen over) Velg type avtale fra nedtrekkslisten. De ulike valgene er: Hovedavtale Tileggsavtale Aktivering av beredskapsplasser. Dato for avtalens start. Dato for avtalens slutt. Dette er ikke en til-og-med dato. Hvis avtalen sier til 31.12.10 må 01.01.11 benyttes. NB. Mottakene mister tilgang til Sesam denne datoen. Datoen må fiktivt forlenges for at mottakene skal rekke å godkjenne belegg og lage refusjonskrav for siste driftsmåned. Deretter registres faktisk til- eller stoppdato igjen. Stopp Varighet til dato + Opsjon på forlengelsesdato = stoppdato Feltet redigeres evt til siste faktisk driftsdato Ikke sett stopp dato dersom det ikke fins opsjon på forlengelse eller dersom varighet til dato er eneste gjeldende Slutt dato overstyrer til dato for gyldig avtale i DUF. Oppsigelsestid Oppsigelsestid i antall måneder Forlengelsesfrist Forlengelsesfrist i antall måneder (UDIs frist for å be DRO om forlengelse i forhold til Varighet til dato) Merknad Følgende skal legges inn her: Referanse til konkurransen for anskaffelsen. Informasjon om opsjon på forlenget drift. Oppsigelsesdato (oppsigelsesdato + oppsigelsestid = stoppdato). 15
5. Registrere/koble riktig driftsoperatør til driftsavtalen Neste seksjon i skjermbildet er driftsoperatør. Vi må søke opp og koble riktig DRO til driftsavtalen. Still markør i feltet Driftsoperatør/søk og trykk kikkert = Velg driftsoperatør eller registrer ny driftsoperatør (Alt + D). I skjermbilde Driftsoperatør skriv du inn navn på DRO / deler av navnet i feltet Navnet inneholder og trykker på kikkert = søk (Alt + D). Dette er søkeresultatet. Marker riktig DRO og trykk Velg. 16
Skjermbildet Registrer ny avtale åpnes igjen med valgt driftsoperatør fylt inn. 17
6. Registrere/koble riktig mottak til driftsavtalen Neste seksjon i avtalebildet er Mottak. Du må søke opp og koble riktig mottak til driftsavtalen. Still markøren i feltet Mottak/søk og trykk kikkert = Velg mottak eller registrer nytt mottak (Alt + M). Skjermbildet Rediger statlig mottak åpnes. Skriv inn nr eller navn på mottak/deler av navn i feltet Nr/Navn og trykk kikkert = søk (Alt + S) Dette er resultatet av søket. Marker riktig mottak og trykk på knappen Velg. Du er tilbake i skjermbildet Registrer ny avtale og valgt mottak er fylt ut. 18
7. Registrere fast kapasitet og driftsform Midtre seksjon av skjermbildet inneholder opplysninger om mottakets kapasitet og driftsform. Registrer følgende opplysninger fra driftsavtalen: Type plasser Velg type plasser fra nedtrekkslisten. De ulike valgene er: Ordinære plasser Transittplasser Enslig ungdom (over 15 år) plasser Enslig ungdom (under 15 år) plasser 48 timers transittplasser Utreiseplasser Forsterkede plasser Annen plasstype Nødplass NB. Vær nøye med å registrere riktig type plasser da dette er av betydning for: Pengereglementsytelser Flytting/fordeling i DUF og mottakenes ankomstregistrering Pengereglementet differensierer ytelsene beboerne får i forhold til hvilken type plass beboer bor på og i forhold til plassenes driftsform (kantine eller selvhushold). I SESAM vil mottakene kun få tilgang til pengereglementsytelser tilhørende de typer plasser og den driftsform som er registrert her. Endring av plasstype (og driftsform) i ettertid vil ikke medføre at nåværende beboere får tilgang til riktige koder. For at nåværende beboere da skal få korrekte ytelser må RMA flytte beboerne til den nye plasstypen via DUF. Dette gjøres i så fall ved bruk arbeidsprosessen INA datakorreksjon / UDI redigerer mottaksopplysninger - og oppgaven Rediger 19
mottakshistorikk. Dette må gjøres på en en og en beboer. Nye beboere vil få tilgang til riktige koder. Det er ikke mulig å legge inn f. eks annen plasstype som noen ganger brukes som transitt og andre ganger brukes som ordinære plasser. Kantine Hakes av hvis plassene har kantinedrift. Ikke huket av betyr at plassene har selvhushold. Først når Kantine er haket av kommer tabellen Kostøre pr person pr døgn opp nederst i skjermbildet. NB. Vær nøye med å registrere riktig driftsform (kantine eller selvhushold). Se forklaring i Type plasser over. Kapasitet Beredskapsplasser Kapasitet fordelt på: -Faste plasser -Stykkprisplasser -Pr benyttet stkprisplass pr døgn (Unøyaktig navn på tabellen) Kostøre pr person pr døgn Summen av alle plasser registrert i avtalen Beredskapsplass registrering se brukerveiledningen for Avtaler med opsjoner Antall faste plasser Antall stk-prisplasser Både antall og priser for stk-prisplasser registreres her, inkl ev intervaller med ulike priser og prioritet på rekkefølge ved bruk. Både antall og priser for kost/kantine/catering registreres her, inkl ev intervaller med ulike priser og prioritet på rekkefølge ved bruk. 20
8. Registrere priser / faste overføringer pr år Nederste seksjon i skjermbildet er faste overføringer pr år fra driftsavtalen, dvs. overføringer til fast drift og leie. Registrer følgende opplysninger fra driftsavtalen: Priser: Fast overføring drift Fast overføring leie Fast årlig beløp til drift Fast årlig beløp til leie 21
9. Registrere stykkprisplasser og tilhørende priser Stykkprisplasser legges inn via tabellen Pr benyttet stykkprisplass pr døgn. Trykk blyant = Rediger Pr benyttet stykkprisplass pr døgn (Alt + R). Nytt skjermbilde Pr benyttet stykkprisplass pr døgn åpnes oversikt for x mottak / x plasser. Trykk stjerneikonet = Legg til ny stykkpris (Alt + N). 22
Skjermbildet Registrer nye stykkprisplasser: Pr benyttet stykkprisplass pr døgn åpnes. Registrer følgende opplysninger fra driftsavtalen: Antall personer (NB feltet har feil navn. Skal være Antall plasser) Prioritet Driftsutgift Beløp i avtalen Gjeldende beløp Regulert dato Antall plasser av den type plass du skal registrere Driftsavtalen inneholder en prioritert rekkefølge for når de ulike type plasser utløser betaling. Som oftest er rekkefølgen: faste plasser, stykkprisplasser, beredskapsplasser. Prioritet 1 betyr at denne type plass utløser betaling først, deretter prioritet 2 osv. Prioritet fylles ut automatisk lik rekkefølgen du registrerer inn, men den kan endres ved feil etc. Den type plass du skal registrere. De ulike valgene i nedtrekkslista er: Beredskapsplasser Stykkprisplasser Konverterte plasser brukes ikke lenger, men er et valg. Kost, kantine, catering NB. Ikke registrer her, men i egen tabell nederst i avtalebildet. Beløp pr plass Beløp pr plass etter siste prisregulering Dato for siste prisregulering 23
NB. Du kan ved nyregistrering av avtaler velge å stoppe her og på et senere tidspunkt legge inn opplysninger om betaling og indeksregulering. Forskudd Huk av hvis det skal være forskuddsbetaling av beløpene du har registrert. Ikke huket av betyr etterskuddsvis. Må ses i sammenheng med neste felt, periode. Periode Hvor ofte de ulike beløpende skal betales. De ulike valg for periode er: Engangsbeløp Kvartalsvis Månedlig Årlig Første gang Første gang beløpene skal betales, f.eks ved dato for oppstart, måneden etter oppstart etc Beløpet skal Huk av dersom beløpet skal prisreguleres. indeksreguleres årlig Den første dagen i Måneden for regulering, som regel august Tilsvarende X % av konsumprisindeksen Med utgangspunkt i Som regel samme dato som avtalens oppstart indeksen på følgende dato Dato for første Tidligst året etter oppstart regulering er Registrer opplysninger fra driftsavtalen og trykk på knappen OK. Tabellen i skjermbildet Pr benyttet stykkprisplass pr døgn er fylt ut. 24
10. Registrere kost, kantine, catering og tilhørende priser Kost, kantine, catering legges inn via tabellen Kostøre pr person pr døgn. Tabellen kommer ikke opp hvis du ikke har haket av for Kantine, se skjermbildet over. Trykk på ikonet blyant = Redigere kostøre pr person pr døgn. Nytt skjermbilde Kostøre pr person pr døgn oversikt for x mottak / x plasser åpnes. Trykk ikonet stjerne = Legg til ny stykkpris. Skjermbildet Registrer nye stykkpriser: Kostøre pr persone pr.døgn åpner seg. 25
Registrer følgende opplysninger fra driftsavtalen og trykk på knappen OK når du er ferdig. Antall personer Prioritet Driftsutgift Beløp i avtalen Gjeldende beløp Regulert dato Antall beboere/belegg du skal registrere kost, kantine, catering for. Driftsavtalen inneholder en prioritert rekkefølge for når de ulike type plasser utløser betaling. Som oftest er rekkefølgen: faste plasser, stykkprisplasser, beredskapsplasser. Prioritet 1 betyr at denne type plass utløser betaling først, deretter prioritet 2 osv. Prioritet fylles ut automatisk lik rekkefølgen du registrerer inn, men den kan endres ved feil etc. Den type utgift du skal registrere. De ulike valgene i nedtrekkslista er: Kost, kantine, catering Følgende er også valg, men skal ikke registreres her: Beredskapsplasser Stykkprisplasser Konverterte plasser brukes ikke lenger, men er et valg. Beløp pr person Beløp pr person etter siste prisregulering Dato for siste prisregulering 26
Du kan ved nyregistrering av avtaler velge å stoppe her og på et senere tidspunkt legge inn opplysninger om betaling og indeksregulering. Forskudd Periode Første gang Beløpet skal indeksreguleres årlig Den første dagen i Tilsvarende Med utgangspunkt i indeksen på følgende dato Dato for første regulering er Huk av hvis det skal være forskuddsbetaling av beløpene du har registrert. Ikke huket av betyr etterskuddsvis. Må ses i sammenheng med neste felt, periode. Hvor ofte de ulike beløpende skal betales. De ulike valg for periode er: Engangsbeløp Kvartalsvis Månedlig Årlig Første gang beløpene skal betales, f. eks ved dato for oppstart, måneden etter oppstart etc Huk av dersom beløpet skal prisreguleres. Måneden for regulering, som regel august X % av konsumprisindeksen Som regel samme dato som avtalens oppstart Tidligst året etter oppstart Tabellen Kostøre pr person pr døgn er nå fylt ut i skjermbildet. 27
11. Intervaller på stk-prisplasser, kost/kantine/catering og prioritert rekkefølge Driftsavtaler kan inneholde intervaller med ulike priser for en type plass eller kost pr beboer samt bestemmelser om prioritering. Prioritering betyr i hvilken rekkefølge de skal tas i bruk/betales for ved bruk, f.eks først stk-pris i intervall 1, så stk-pris i intervall 2, så beredskapsplasser etc. F.eks. Stykkprisplass nr 1-50 kr 25 pr døgn Stykkprisplass nr 51-100 kr 35 pr døgn Kost beboer nr 1-50 kr 40 pr døgn Kost beboer nr 51-100 kr 37 pr døgn Registrering av intervaller med tilhørende priser er beskrevet i punkt 9 i dette dokumentet. Prioritering må ofte ses i sammenheng på tvers av avtalene hvis det finnes flere avtaler for et mottak for eksempel en hovedavtale og en tilleggsavtale. Noen avtaler utløser kost fra plass nummer 1, mens andre har kost kun på stkprisplasser. (Fra og med plass nr x) Dersom kost ikke skal gis fra plass nr 1 må man legge inn en prioritet nr 1 (eller riktig nr i forhold til hvor mange avtaler som finnes) med kr 0 for plass nr 1 til plass nr x. Eksempel i skjermbildet nedenfor. Registreringen nedenfor gir følgende resultat i Sesam: Det beregnes ikke kost for de 205 første plassene. For de neste 145 plassene beregnes kost med kr 101,03. 28
12. Endre prioritert rekkefølge på stk-prisplasser og kost/kantine/catering Du kan endre prioritert rekkefølge hvis noe er feil, ved en ny tilleggsavtale, ved en tilleggsavtales utløp etc. Tabellen Pr benyttet stykkprisplass pr døgn. Trykk ikonet blyant = Rediger Pr benyttet stykkprisplass pr døgn (Alt + R). Skjermbildet Pr benyttet stykkprisplass pr døgn oversikt for x mottak / x plasser åpnes. Marker raden som skal endre prioritering og trykk på pilene Flytt valgte stykkpris en plass fram/opp (Alt + F) eller Flytt valgte stykkpris en plass tilbake/ned (Alt + T). Trykk Lukk og du er tilbake i skjermbildet for avtaleregistrering. Endring av prioritet for kost, kantine, catering gjøres på samme måte med utgangspunkt i tabellen Kostøre pr person pr døgn. Registrere pris på ev overbelegg Hvis avtalen inneholder pris på overbelegg, men ikke sier noe om antall plasser på overbelegg så legger du inn pris og null i antall plasser. 29
13. Avtalebildet - Utvidet avtale Forskjellen på fanekortene enkel og utvidet avtale er knyttet til registrering av pris og plasstyper. De fleste avtaler inneholder kun en plasstype og tre priser (pr. benyttet stykkprisplass, faste overføringer til leie, faste overføringer til drift). Dette vil da være en enkel avtale. Enkel avtale må registers før en utvidet avtale. Noen avtaler inneholder flere pristyper (oppstartkostnader, engangssum leie, beredskap). Dette vil da være en utvidet avtale. Avtaler som prisreguleres vil også være en utvidet avtale. Avtaler med beredskapsplasser og/eller opsjonsplasser legges også i utvidet avtale. Se egen brukerveileding for registreringen. Øverste del av skjermbildet er lik som i enkel avtale. Endringene er fra og med tabellen Enheter/avdelinger. 30
Fanekortet Utvidet avtale og feltene i dette Utvidet avtale er altså utgangspunktet for: legge inn ev flere eller redigere enheter/avdelinger/mottak for valgt avtale legge til nye eller redigere type plasser for valgt mottak legge til nye eller redigere priser for valgt enhet/avdeling/mottak eller type plass legge inn eller redigere prisregulering for de ulike priser legge inn eller redigere betalingsform for de ulike priser Nye typer priser (beløp) som kan legges inn er: De ulike feltene i utvidet avtale er: Felter Avtalenavn Type avtale Varighet fra dato Varighet til dato Forklaring Se pkt 4 i dette dokumentet. Velg type avtale fra nedtrekkslisten. De ulike valgene er: Hovedavtale Tileggsavtale Aktivering av beredskapsplasser. Dato for avtalens start. NB. Mottakene får tilgang til Sesam denne datoen. Dato for avtalens slutt. Dette er ikke en til-og-med dato. Hvis avtalen sier til 31.12.10 må 01.01.11 benyttes. NB. Mottakene mister tilgang til Sesam denne datoen. Datoen må fiktivt forlenges for at mottakene skal rekke å godkjenne belegg og lage refusjonskrav for siste 31
Stopp Oppsigelsestid Forlengelsesfrist Merknad Samlet kapasitet Driftsoperatør + søk Seksjon: Enheter/avdelinger Seksjon: Plasstyper for valgt mottak Seksjon: Priser for x plasser Seksjon: Kostøre pr person pr døgn driftsmåned. Deretter registres faktisk til-dato igjen. Siste driftsdag hvis denne er en annen dato enn Varighet til dato. NB. Mottakene mister tilgang til Sesam denne datoen. Datoene må derfor ikke registreres før mottakene har rukket å godkjenne belegg og laget refusjonskrav for siste driftsmåned. Når dato registreres brukes faktisk stopp-dato (vil være tilbake i tid). Oppsigelsestid i antall måneder Forlengelsesfrist i antall måneder (UDIs frist for å be DRO om forlengelse i forhold til Varighet til dato) Følgende skal legges inn her: Referanse til konkurransen for anskaffelsen. Informasjon om opsjon på forlenget drift. Oppsigelsesdato (oppsigelsesdato + oppsigelsestid = stoppdato). Sum antall plasser i avtalen Identisk med opplysninger lagt inn i enkel avtale En avtale kan omfatte flere enheter/avdelinger/mottak. Du kan legge til nye eller endre fra denne seksjonen. Kapasitet og type plasser pr enheter/avdelinger/mottak. Du kan legge til nye eller endre fra denne seksjonen. Priser pr type plass pr enheter/avdelinger/mottak. Du kan legge til nye eller endre fra denne seksjonen. Du kan også legge inn informasjon om betaling og indeksregulering herfra. Kost pr person pr enheter/avdelinger/mottak. Du kan legge til nye eller endre fra denne seksjonen. Du kan også legge inn informasjon om betaling og indeksregulering herfra. 32
14. Legge til eller redigere enheter/avdelinger/mottak for valgt avtale Gå inn i skjermbildet utvidet avtale, seksjonen Enheter/avdelinger og trykk ikonet stjerne = Legg til et mottak i avtalen (Alt+N). Nytt skjermbilde åpnes. Nytt skjermbilde åpnes. Her kan du for eksempel bytte mottak i avtalen. Redigere type plasser for valgt mottak Gå inn i utvidet avtale, seksjonen Plasstyper for valgt mottak og trykk stjerne = Legg til ny plasstype i avtalen (Alt+N). 33
Legg inn type plasser, kapasitet etc som beskrevet tidligere. Nytt skjermbilde åpnes: I skjermbildet Valgt type plasser kan du redigere kapasitet, priser (kun i tabellen, dvs stk-pris, beredskapsplasser, kost/kantine etc), prioritering mm for den valgte plasstypen. Legge til nye typer eller redigere priser for valgt plasstype Nye typer priser: Gå inn i utvidet avtale, seksjonen Priser for x plasser og trykk stjerne = Legg til ny pris i avtalen (Alt+N). 34
I skjermbildet Registrer ny avtale pris kan du legge inn nye typer priser for valgt plasstype. De ulike valgene for priser/beløp er: Redigere priser Gå inn i utvidet avtale, seksjonen Priser for x mottak og Trykk blyant = Rediger valgt pris (Alt + R). 35
Nytt bilde Her kan du redigere priser for valgt plasstype jf lista over. 36
15. Legge til eller redigere kost, kantine, catering for valgt mottak Legge til: Gå inn i skjermbildet Utvidet avtale, seksjonen Kostøre pr person pr døgn og trykk ikonet blyant = Redigere kostøre pr person. Redigere: Marker ønsket rad og trykk blyant = Redigere valgt stykkpris. Endre ønskede opplysninger i skjermbildet og trykk på knappen Lukk. 37
Legge til ny: Trykk ikonet stjerne = Legg til ny stykkpris. I skjermbildet for registrering av nye stykkpriser, registrer opplysninger og trykk på knappen OK. 38
39
16. Legge inn eller endre informasjon om indeksregulering av de ulike beløpene Dersom du ikke allerede har lagt inn opplysninger om indeksregulering eller hvis du skal endre det du har lagt inn: Gå inn i utvidet avtale, seksjonen Priser for x plasser. Marker ønsket Type pris for eksempel Fast årlig driftsutgift og trykk ikonet blyant = Rediger valgt pris (Alt+R). Skjermbildet for registrering av avtale pris åpnes. 40
I skjermbildet Legg inn informasjon om indeksregulering fra avtalen. Eller endre eksisterende informasjon. Trykk Lukk Velg ev neste Type pris i skjermbildet og gjør det samme for neste type pris. Beløpet skal indeksreguleres årlig Den første dagen i Tilsvarende Med utgangspunkt i indeksen på følgende dato Dato for første regulering er Huk av dersom beløpet skal prisreguleres. Feltet MÅ være huket av for at riktig pris/det regulerte beløpet skal synes og brukes i Sesam. Måneden for regulering, som regel august X % av konsumprisindeksen Som regel samme dato som avtalens oppstart Tidligst året etter oppstart 41
17. Legge inn eller endre informasjon om betalingsform for de ulike prisene I skjermbildet utvidet avtale, seksjonen Priser for x plasser. Marker ønsket Type pris f.eks Fast årlig driftsutgift og trykk ikonet blyant = Rediger valgt pris (Alt+R). I skjermbilde Valgt mottak avtale pris. Legg inn informasjon om betalingsform fra avtalen. Eller endre eksisterende informasjon. Trykk på knappen Lukk Velg ev neste Type pris i skjermbildet og gjør det samme for neste type pris. Forskudd Periode Første gang Huk av hvis det skal være forskuddsbetaling av beløpene du har registrert. Ikke huket av betyr etterskuddsvis. Må ses i sammenheng med neste felt, periode. Hvor ofte de ulike beløpende skal betales. De ulike valg for periode er: Engangsbeløp Kvartalsvis Månedlig Årlig Første gang beløpene skal betales, f.eks ved dato for oppstart, måneden etter oppstart etc Avtalen sies opp eller går ut Feltene Varighet til dato og Stopp: Varighet til dato Stopp Dato for avtalens slutt. Dette er ikke en til-og-med dato. Hvis avtalen sier til 31.12.10 må 01.01.11 benyttes. NB. Mottakene mister tilgang til Sesam denne datoen. Datoen må fiktivt forlenges for at mottakene skal rekke å godkjenne belegg og lage refusjonskrav for siste driftsmåned. Deretter registres faktisk til-dato igjen. Siste driftsdag hvis denne er en annen dato enn Varighet til dato. 42
Mottakene mister tilgang til Sesam denne datoen. Datoene må derfor ikke registreres før mottakene har rukket å godkjenne belegg og laget refusjonskrav for siste driftsmåned. Når dato registreres brukes faktisk stoppdato (vil være tilbake i tid). 43