Sted: Bjørklygården, Sørkjosen Tidspunkt: 18. april 2007 kl. 11.00 Til stede: Asle Tveitnes Kari Digre Inge Storsteines Carl Johan Bentzen Ole Anton Teigen Solveig Bråstad Referent: Gørill Nilsen Forfall: Jan Helge Jensen Bente Pedersen Åshild Simonsen Maria Figenschau (Forfall) (Forfall) (Forfall) (Forfall) Sak 12/07: Godkjenning av innkalling Godkjent Sak 13/07: Godkjenning av referat styremøte 26. mars 2007 Godkjent Se vedlegg sak 13/07 Sak 14/07: Nord-Troms Museum, Ája og Holmenes : Det har lenge vært en utilfredsstilende situasjon vedrørende Nord-Troms Museum engasjement ved Ája. Avtalen av 17. juli 2005 mellom Kåfjord kommune, Troms fylke og Sametinget tilla all museumsfaglig virksomhet ved senteret til museet. Siden den gang har Sametinget vedtatt egen plan for samisk museumsvirksomhet i Nordre Nordland og Troms. I vedtak fremgår det at det skal opprettes en egen museumssiida for Nord- og Midt- Troms under Ája. Nærmere praktisk avklaring skal skje med Nord-Troms Museum. Ája er for øvrig under større omorganisering, men arbeidet er ikke fullført Nord-Troms Museum har hatt en udekket husleie ved senteret på 67 000 for andre halvår 2005 og 2006. Kåfjord kommune har nå innvilget dette, og bevilgning overføres Ája direkte. 12. april deltok Gørill Nilsen og Asle Tveitnes på møte mellom Sametinget, Troms fylke, Ája med dets leietakere og orienterte om dette på styremøtet. Ája Samisk Senter har også fattet styrevedtak på bakgrunn av Sametingets vedtak. Adresse: Bjørklygården 13, 9152 SØRKJOSEN Telefon: 97 55 83 30 Telefaks: 77 76 41 36 Email: ntrm@ntrm.no URL: http://ntrm.no/
Se vedlegg sak 14/07 Nord-Troms Museum har siden etableringen hatt ansvar for samisk museal virksomhet i regionen. Sentralt i denne sammenheng har blant annet vært Holmenes sjøsamiske gård, øvrige samlinger, formidling og forskning. For å sikre at dette forsetter, må det straks inngås langsiktige avtaler med Kåfjord kommune slik at Nord-Troms Museum beholder Holmenes som sitt hovedformidlingsanlegg i Kåfjord. Asle Tveitnes får ansvar for å lede denne prosessen fra museets side i samarbeid med konstituert bestyrer overfor Kåfjord kommune. På bakgrunn av høringsuttalelse fra eierkommunene til Nord-Troms Museum, vil samisk kulturhistorie være ett at de sentrale satsningsområdene til museet, uavhengig av forvaltningsmessig tilknytning. Et samisk museum ved Ája må etableres etter nærmere formelle samarbeidsavtaler som ikke går på bekostning av Nord-Troms Museums drift eller museumsfaglige virksomhet slik gjennomført siden oppstarten. Sak 15/07: Ny møteplan for 2007 Styret vil bli løpende orientert om det skjer større utvikinger i saker frem til neste møte og mellom møtene. Det er også bare å ta kontakt med styreleder eller konstituert bestyrer for mer informasjon/oppdatering. Forslag til møtedato: 5. juni kl. 11.00 20. juni kl. 11.00 Videre møteplan diskuteres etter sommerferien Sak 16/07: Nedsetting av Gamslett/Kiilgårdgruppe Prosjektene museet er involvert i ved Gamslett og Kiilgården har store likhetspunkter. Begge prosjektene tar utgangspunkt i hovedformidligsanlegg/sentral kulturhistorisk bygning som avdelingskontor. Begge prosjektene er lokalisert i kommuner som er omstillingskommuner. Ansatte i kommunene har ulik kompetanse; Nina Einevoll i Skjervøy har flere års bakgrunn i museet, og Erling Mikalsen i Lyngen har bakgrunn som økonom og engasjement ved Innovasjon Norge. For å bringe begge prosjektene videre settes det ned en gruppe bestående av Einevoll, Mikalsen og styrerepresentant Inge Storsteinnes og Åshild Simonsen. Storsteines er leder for gruppa og får ansvar for å konstituere denne. Sak 17/07: Utgivelse av Skog og utmark i Kvænangen og Nordreisa kommune Nord-Troms Museum har siden 2001 hatt som siktemål å utgi minst en egen publikasjon per år om tema som er lokalhistorisk relevant. De siste 2 år har publikasjoner forfattet av Kari Digre vært viktige publiseringer i så måte. Ut fra 2
museets ressurssituasjon kan det ikke legges inn større egeninnsats for ferdigstillelse fra museets side, til tross for anerkjennelse for Digres arbeid. Museet vil prioritere videre utgivelser. Før disse kan tas inn som Nord-Troms Museumsprosjekter må finansiering og arbeidsfordeling avklares. Dette er et arbeid som må utredes av Digre. Etter slik avklaring vil museet bruke interne ressurser på ferdigstilling av hefter og bøker etter nærmere avtaler. Sak 18/07: Kjøp av Foto-Lars arkiv Saksakgrunn Nord-Troms Museum kjøpte i 2000 utstyr og foto som stammet fra Foto-Lars sin virksomhet fra Bernt Johansen. Nord-Troms Museum betalte da ca 10 000 for dette, hvorav ca 2500 var betaling for fotosamlingen fra Skjervøy. Johansen har på nytt henvend seg til Nord-Troms Museum. Johansen har i sin besittelse en betydelig større samling bilder fra Foto-Lars sin virksomhet i Nordreisa. Oppdragsgivere og avfotograferte har kommet fra store deler av regionen. Johansen vil selge denne samlingen for 10 000 til museet og ber om en rask avklaring da Studio Snorre skal flytte. Blir ikke bildesamlingen kjøpt nå, vil den bli pakket vekk og ikke tilgjengelig. Samlingen er omfattende, bestående av flere tusen serier med portrettfoto fra perioden slutten av 1960-tallet og frem til 1986. Faglig sett vil bildene kunne ble et flott tilskudd til museets eksiterende samling. Bildene kan gjøres tilgjengelig på internett og på denne måten skape interesse for nær fortid. 10 000,- er en sum som er å betrakte som mer enn et symbolsk beløp. Kjøp av kulturhistoriske gjenstander må prinsipielt avklares da museet kan få tilsvarende henvendelser senere fra personer som ønsker å selge, ikke gi vederlasfritt, materiale til museet. Se vedlegg sak 18/07 Enstemmig vedtak Dette er ikke en privat samling, men en næringssamling. Nord-Troms Museum går derfor til innkjøp av Foto-Lars arkiv for kr 10 000,-. Forutsetningene for dette er imidlertid at samlingen betales i 2008. Sak 19/07: Kronebutikken: eventuelt salg til Nordtro Nordtro har henvendt seg til Nord-Troms Museum. Kronegården er i museets eie på kommunal tomt. Nordtro holdt bygningen åpen sommeren 2006 og har fått tilskudd fra stedsutvikling for å gjøre lokaliteten mer tilgjengelig. For å komme videre, er Nordtro avhengig av investeringer i form av infrastruktur, som servicebygg med vann og avløp og ønsker derfor å kjøpe bygningen. Da museet overtok Kronebutikken, var den svært brann/vannskadet. Over tid har museet brukt store ressurser på å restaurere bygningen til dagens stand. Se vedlegg sak 19/07 3
Nord-Troms Museum selger Kronebutikken til Nordtro for kr. 10. Saken håndteres videre administrativt. Sak 20/07: Økonomi og årsmelding Årsmelding for museet viser høyt aktivitetsnivå, men et større underskudd som følge av underfinansiering gjennom flere år, på nær 700 000. Det store underskuddet har flere forklaringer; underskudd dratt med fra tidligere år, ikke-refunderte prosjektmidler, uforholdsmessige utgifter til telefon på grunn av teknisk løsning etc. Se vedlegg sak 20/07 Årsmelding og årsregnskap for 2006 godkjennes. Sak 21/07: Budsjett 2007 og budsjettsøknad 2008 ABM-utvikling krever innrapportering innen 31. mars med budsjett for 2007 og søknad 2008. På grunn av situasjonen ved museet kunne ikke dette formelt styrebehandles før innsending. Om budsjett for 2007 overholdes, vil store deler av underskuddet kunne hentes inn om det ikke gås til nyansettelser. Budsjettsøknad for 2008 har søkt om dekking av lønn til øking av stillingsprosent for museumpedagog og teknisk konservator fra 60 % til 100%. Etter innsendt rapportering ble museet kontaktet av ABM. Det er gjort noen endringer i budsjettsøknaden fra deres hånd. Felt 418 er økt med 600 000 ut fra vedlagt versjon. Dette for å få inn tallene for øking av stillingsandel pedagog og teknisk konservator. Også i felt 065 Kulturhistoriske jenstander er det gjort endring: -1842 er fjernet da ABM kun spør etter tilvekst, ikke kassasjon. Se vedlegg sak 21/07 Styret vedtar budsjett 2007 og budsjettsøknad 2008. Sak 22/07: Ansvar i konstituert bestyrers fravær Konstituert bestyrer vil avvikle ferie i mai. For å ivareta drift i 2007 delegeres ansvaret i følgende rekkefølge i konstituert bestyrers fravær: 1. Trond-Ove Holmgren 2. Mary-Ann Gustavsen På sikt må det etableres permanente løsninger, herunder disposisjonsrett til museets konto. 4
Sak 23/07: Registrering i Brønnyøsund Nord-Troms Museum er ikke korrekt registrert i Brønnøysundregistrene (se http://w2.brreg.no/enhet/sok/detalj.jsp?orgnr=974494108). Nytt registreringsskjema fylles ut og klargjøres til underskrifter på neste eiermøte. Sak 24/07: NORCE Nord-Troms Museum har et større beløp utestående i NORCE prosjektet. Nilsen og Tveitnes jobber for å få avklart dette. På bakgrunn av museets ressurssituasjon vil institusjonen ikke delta i nytt EU prosjekt de neste 3 år. På sikt er dette imidlertid noe som bør vurderes. NORCE avsluttes i løpet av første halvår 2007 på følgende måte: Rapportering for perioden frem til 2006 ferdigstilles av Nilsen og Tveitnes Det blir ikke deltakelse fra museets side på gjenstående partnermøter Nilsen får ansvar for overoppsyn med sluttrapportering Sak 25/07: (B-SAK) Sak 26/07: Prosjektstilling Lyngen I oktober 2006 ble Erling Mikalsen ansatt i 60% prosjektstilling ved museet frem til utgangen av desember 2006. Stillingen skulle da lyses ut formelt for ansettelse frem til utgangen av september 2008. På bakgrunn av situasjonen ved museet er det behov for Mikalsens økonomiske kompetanse. Etter diskusjoner i tidligere styremøter har Mikalsen fått kontrakt i 60% stilling til utgangen av september 2008. Styret i Nord-Troms Museum aksepterer løsningen. Sak 27/07: Lyra I 2006 hadde Nord-Troms Museum utlegg for reparasjoner på Lyra på 150 000. Bakgrunn for igangsetting av reparasjoner var informasjon fra daværende bestyrer om tilskudd fra Norsk kulturminnefond på 104 000. Tilskuddet ble søkt og utbetalt til Nord-Troms Kystlag, som har vært i samtaler for overtakelse av drift av fartøyet. Calle Bentsen sa seg inhabil i saken. Se vedlegg sak 27/07 Lyra selges til Kystlaget for kr 10 dersom giver aksepterer dette. Saken håndteres videre administrativt. 5
Sak 28/07: Bygdelaget og Gamslett Bygdelaget på Svensby har tatt kontakt med museet angående bygging av benker samt arrangement under markedsdager i sommer. Se vedlegg sak 28/07 Nord-Troms Museum ser svært positivt på et nærmere samarbeid med bygdelaget. På bakgrunn av ressurssituasjonen ved museet kan museet i år tilby følgende: Nord-Troms Museum dekker materialkostnader til bygging av 2 benker, maksimalt 2200. Sak 29/07: Lyngen regionhistorie 15. mai i år går den treårige avtalen om salg av Lyngen regionhistorie ut. Museet har fortsatt et stort varelager av bøkene, både i Reisa og ved Flerbrukshuset. Lageret er til hinder for museets virksomhet, særlig i Burfjord. Her tar bøkene opp lagringsplass som blant annet må benyttes i forbindelse med magasinering av gjenstander fra Lassagammi. Se vedlegg sak 29/07 Nord-Troms Museum avslutter virksomheten med salg og distribusjon av Lyngen regionhistorie. Et mindre lager kan beholdes for videre salg i nettbutikk om dette er ønsket av bygdebokfondet. Sak 30/07: Økonomi per d.d. Per 17. april 2007 hadde Nord-Troms Museum på konto: 276 048,- Penger ut: Regninger lagt inn på forfall for: -40 599 I tillegg er det en gammel regning til KLP på: -125 000 Det er også kommet en ny regning fra KLP på: -177 908 I tillegg har museet ei lønnkjøring i mai: -ca 200 000 brutto For juni ei feirepengekjøring: -283 295 Gjenstående penger ut: De fleste regninger og lønn første halvår: -827 599 Anslag lønn fast ansatte ut året: -1 020 000 Penger inn: Basert på 2006 kan museet forvente å få inn faste driftstilskudd på følgende tidspunkt: KKD: Samlet tilskudd: 2 284 000 Betaler ut kvartalsvis: 1. kvartal: første dager av januar: 571 000 (Utbet) 2. kvartal: første dager av april: 571 000 (Utbet) 6
Troms fylkeskommune: 3. kvartal: første dager av juli 571 000 4. kvartal: første dager av oktober 571 000 Samlet fast tilskudd: 700 000 Øremerket kvenkultur: 200 000 (sendt forespørsel om de 200 000 er engangsstønad eller permanent økning, men ikke mottatt svar) Betaler ut halvårsvis: Forskudd: februar: 350 000 (Utbet) 1. halvår: juli? (1/2 kvenmidler?) 2. halvår: desember: 350 000 + andre ½ kvenmidler Tilskuddet på 200 000 for å arbeide med kvenkultur: Orientering fra Oddvar Svendsen, Troms fylkeskommune: Hei! Vi vil forsøke å få ut tildelingsbrevene om tilskuddene denne uka. Vi vil da se hvordan vi gjør det med tempoet i utbetalingene. Halti: Vi antar det må kunne argumenteres for at økningen øremerket halti er permanent dersom museet realiserer Halti-planene. Vi kommer til å si noe mer i tildelingsbrevet til dere om dette. Nord-Troms kommunene: Samlet tilskudd (2006: 1 038 550. 2007: 30 000 i reduksjon fra Skjervøy) 1 038 520 Betaler ut halvårsvis: 1. halvår: februar/mars ca 500 000 (Utbet) 2. halvår: medio juni: ca. 500 000 Utdetalinger driftstilskudd 2. halvår 2007: KKD: 1 142 000 Fylket: 550 000 Kommunene: 500 000 Gjenstående midler til utbetaling: 2 192 000 Se vedlegg sak 30/07 Saken håndteres administrativt og det søkes forskudd om utbetaling av driftstilskudd fra kommunene for å kjøre feriepenger i juni. Det innføres investeringsstopp i museet fra dags dato. Ingen reiser kan foretas ut av regionen uten at disse har ekstern finansiering. Bestilte reiser kan gjennomføres om utlegg ikke refunderes. 7
Sak 31/07: Takreparasjon Bjørklygården Det er innhentet anbud på reparasjon av Bjørklygården. Anbud for materialer kommer på 316 000. I tillegg kommer arbeidskostnader. Se vedlegg sak 32/07 Materialkostnadene må eksternt finansieres før arbeidet kan igangsettes. 8