Østre Agder Forsag til saksfremlegg Referanse: Ordningsverdi: Vår saksbehandler: Ståle Sjaavaag, prosjektleder KØH delprosjekt 4 Telemedisinsk samhandling Saksgang: saksnr. utvalg Møtedato Kommunalsjefforum 27.03.2015 Styret Østre Agder 14.04.2015 Kommunal øyeblikkelig hjelp delprosjekt 4 telemedisinsk samhandling deltagelse i United4Health Forslag til vedtak: Styret i Østre Agder slutter seg til forslaget om at Østre Agder blir med i utprøvingsdelen som inkluderer pasientbehandling i prosjektet United4helth (U4H). Prosjektperioden er fra 15.04.2015 til 31.12.2015. Det bevilges 794.000.- til prosjektet, herav 496.000.- i personalkostnader og opplæring og 298.000.- i investeringskostnader (se nærmere spesifisert i budsjett. ) Prosjektkostnader finansieres gjennom avsatte budsjettmidler evt. fondsmidler til kommunal øyeblikkelig hjelp i Østre Agder. Forutsatt gode erfaringer og effekt gjennom evaluering vurderer Østre Agder en tilleggsbevilgning knyttet til en utvidelse av prosjektet til 31.12.2016 med tilhørende tilleggsfinansiering. Dette fremmes som egen sak i desember 2015. Saksutredning Kronisk obstruktiv lungesykdom (KOLS) er en vanlig årsak til død og sykelighet og fører til en omfattende bruk av helsetjenester. Innledende studier i behandlingen av pasienter med optimalisert KOLS behandling har vist at telemedisinsk monitorering i hjemmet er trygt, brukes etter intensjonen og reduserer primærhelsetjenestekontakter. Høsten 2012 fikk Sørlandet sykehus helseforetak (SSHF) og Universitetet i Agder (UiA) i samarbeid med Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) i Tromsø og Universitetssykehuset i Nord-Norge (UNN) innvilget søknad om EU-midler til deltakelse i prosjektet United 4 Health (U4H). Kommunene på Agder var ikke involvert i søknadsprosessen, men ble invitert med som deltakere i prosjektet i etterkant. Kristiansand kommune ble pilotkommune for prosjektet og har etablert en pilotinstallasjon av en telemedisinsk sentral. Østre Agder har vært med i prosjektet helt fra starten gjennom deltakelse i styringsgruppe, prosjekt og arbeidsgrupper.
U4H - prosjektet er et EU prosjekt med deltagelse fra kommunene, Sørlandet sykehus HF, leverandør og Universitetet i Agder, og er en del av et større EU-finansiert studie UNIversal solutions in Telemedicine Deployment for European HEALTH care som har som mål å implementere telemedisinsk oppfølging i stor skala innenfor 3 forskjellige, real-life kliniske områder (KOLS, diabetes mellitus og hjertesvikt). Studien involverer totalt nærmere 12 000 pasienter, derav 2000 pasienter med KOLS i seks land. Prosjektet U4H ønsker å etablere telemedisinsk monitorering for pasienter som utskrives fra sykehus etter en KOLS-forverring til Kristiansand kommune, med intensjon om utbredelse av telemedisinsk monitorering i alle kommuner på Agder. I tillegg ønskes det lokalt å kartlegge gode prediktorer for tilpasning av telemedisinsk utstyr. Forsøk med bruk av hjemmemonitorering og videokonferanse i behandling og oppfølging av pasienter reiser en rekke problemstillinger av teknisk, organisatorisk, juridisk og økonomisk karakter. Dette vil kreve utprøving av nye arbeidsformer i tett dialog med brukere, ansatte, forskningsmiljø og aktuelle leverandører. Den norske delen av EU-prosjektet skal ivareta Samhandlingsreformens intensjoner. Gjennom et innovasjonsprosjekt under VERDIKT-programmet ved Norges Forskningsråd, Point-of Care Services Agder, skal samhandlingsaspektet i U4H videreutvikles i et samarbeid mellom helseforetaket og kommunene på Agder. Prosjektet er igangsatt for å bedre pasienters muligheter for å kunne leve hjemme med kronisk sykdom, unngå innleggelser og få bedre livskvalitet, og har nå gått fra en forberedelses- og planleggingsfase over i hovedprosjektfasen, der pasienter vil få tilbud om telemedisinsk oppfølging ved utskriving fra sykehus. Prosjektet består av flere ulike delprosjektgrupper, som har sine resultatmål, milepæler og aktiviteter. Den overordnet prosjektplanen for U4H beskriver organisering, overordnede mål og milepæler, samt budsjett for hovedprosjektfasen fra 01.04.2014 31.12.2015. Planen skal være et dynamisk arbeidsdokument og det vil bli foretatt justeringer og endringer underveis når det er hensiktsmessig, i samråd med styringsgruppen for U4H. Det foreslås derfor at Østre Agder blir med på utvidelsen av U4H. Da en stor andel KØH pasienter med KOLS diagnose kan nyttiggjøre seg dette tilbudet både før og etter sykehusinnleggelse ønsker Østre Agder å se dette i sammenheng med Kommunal øyeblikkelig hjelp (KØH). Det foreslås derfor at utvidelsen av U4H i Østre Agder inngår i KØH delprosjekt 4: Telemedisinsk samhandling. Kostnader Kostnadene for Østre Agder ved deltagelse i U4H vil i hovedsak dreie seg om utgifter til bemanning av TMS, teknisk utstyr og opplæring. Bemanningen av sentralen i prosjektet vil være avhengig av pasientgrunnlaget. Man anslår at en TMS operatør kan følge opp inntill 12 pasienter per dag. Gevinster Prosjektgruppa vil foreta en gevinstkartlegging for Østre Agder som et ledd i prosjektet. Foreløpig antar prosjektgruppa at følgende gevinster vil kunne realiseres: Østre Agder får erfaring med drift av en telemedisinsk sentral og oppfølging av pasienter via telemedisin. Dette kan overføres til pågående prosjekt innen KØH døgn, ambulerende KØH og fremtidig legevakts ordning. Sykepleiere og fastleger i Østre Agder får kompetanseheving innen KOLS Østre Agder blir en del av det telemedisinske miljøet på Agder med SSHF, kommunene og UIA.
Budsjett Kostnad Beskrivelse Budsjett Bemanning telemedisinsk sentral 20% bemanning april til juni 2015 (770.000 * 0,2 * 3/12) Bemanning mandag - lørdag august des 2015 (770.000 * 1,0 * 1,2 * 5/12) Kr 423 500 KOLS dag i ØA med Frode Gallefoss og Inviterer ØA kommunenes KOLS spl til fagdag, inkl TMS bemanning, 50 stk lunsj og fagdag TMS bemanning leie av lokaler) kr 20 000 Hospitering TMS bemanning 5 personer (7,5t a 300 kr til Valhalla/ Lister 2 dager kr 22 500 Diverse (kjøring, tlf etc) kr 30 000 Personalkostnader og opplæring kr 496 000 Telemedisinsk sentral (EX-90 +PC med to EX 90 (45.000,-) kjøpes med rammeavtale i NHN, bestille en arbeidsstasjon med 2 skjermer) skjermer kr 50 000 Abonnementer og oppgraderinger NHN kr 15 000 Forløpsjournal kr 0 Support/ drift forløpsjournal (Devoteam) 600.000,- for 2015 fordelt på 3 TMS. Har tatt utgangspkt i at ØA bet for Driftsperiode kr 100 000 Fastlegemodul forløpsjournal Fastlegemodul koster 100.000,-, ØA's andel 1/3 kr 33 000 Teknisk installasjon/ møblering/ husleie Vi benytter det gamle DPS kontoret kr 100 000 Tekniske kjøp kr 298 000 Totalsum kr 794 000
Vedlegg: Risiko områder Prosjektgruppen har identifisert følgende kritiske risiko områder: Område Beskrivelse Ansvarlig Teknologisk infrastruktur Kompetanse Avtaler Pasienter TMS trenger videolinje over Norsk helsenett, tilgang til internett for å sette opp en VPN mot sykehuspartner. Drift av dette legges til DDØ-IKT. Installasjon og drift av Cisco EX90 foretas av Viju i samarbeid med DDØ-IKT Installasjon av VPN gjøres av DDØ i samarbeid med Sykehuspartner Tilganger i forløpsjournal gis av Sykehuspartner Opprettelse av legemodul i forløpsjournal gjøres av UIA/levernadør Det gis opplæring til SSHF Arendal og de som skal betjene TMS av U4H prosjektet. TMS operatører får tilbud om to dagers hospitering Hjemmespl i Risør bruker KOLS teamet sitt og håndplukker ansatte som TMS operatører Pasienter må samtykke til tjenester fra TMS. U4H har utviklet rutiner og nødvendige dokumenter som vi kommer til å ta i bruk i Østre Agder. Kommunikasjon av helseopplysninger skjer innenfor Normen og ved bruk av emeldinger og Forløpsjournal Det må opprettes avtaler mellom den enkelte kommune og telemedisinsk sentral. Her er det ønskelig å kunne bruke avtaler lagd i KØH samarbeidet. Prosjektet må inkludere pasienter i august og september. Dette er normalt en periode med mindre kols forverring enn f,eks vintermånedene. vi inkl. i kun to måneder, U4H protokollen lar oss ikke gjøre dette lengre Prosjektleder
Tidligere behandling i Østre Agder Østre Agder har styrebehandlet følgende saker som vedrører e helse og velferdsteknologi og som er grunnlag for U4H prosjektet: 13.08.2013 Sak 52/13 Søknad om tilskudd fra nasjonale e-helsemidler til fellesprosjekt for Østre Agder Samhandlingskoordinator Harry Svendsen orienterte om et utviklings- og utprøvingsprosjekt innen velferdsteknologi som skal igangsettes i regi av Helsedirektoratet. I prosjektet inngår en tilskuddsordning som er en del av et Nasjonalt program for utvikling og implementering velferdsteknologi i kommunene. Han orienterte om felles satsing i Østre Agder på dette området. Det er viktig at kommunene sender en felles søknad. Saken vil bli tatt opp i full bredde i neste styremøte, men for å nå fristen 10.september måtte godkjenning av søknad skje i dette møtet. Vedtak: Styret for Østre Agder stiller seg bak en felles søknad til nasjonalt program for utvikling og implementering av velferdsteknologi med sikte på å styrke satsningen på dette arbeidet i kommunene Arendal, Froland, Gjerstad, Grimstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli. Under fremleggelsen av denne sak (52/13) ble bla følgende orientert om: I tillegg deltar Østre Agder i to utviklingsprosjekter: 1. Hjemmebehandling av KOLS pasienter Prosjektet er en del av et omfattende EU prosjekt, United for Health. Det er et samhandlingsforsøk mellom kommuneregionene på Agder, Universitetet i Agder (UiA) og Sørlandet sykehus (SSHF). Målet er å behandle pasienter med KOLS diagnose i en tidlig fase av sykdomsforløpet, i større grad uten sykehusinnleggelser og følge pasientene bedre opp i behandlingssituasjonen. Gjennom dette ønsker man både å bidra til økt livskvalitet og bedre ressursutnyttelsen. 70 pasienter fra Østre Agder skal i løpet av 2015 teste ut en utstyrspakke, og helsepersonell i kommunene vil som en del av prosjektet får tilført økt kompetanse innenfor fagområdet KOLS. 20.09.2013 Sak 59/13 Anbefaling overfor medlemskommunen om deltakelse i et fellesprosjektet knyttet til økt bruk av velferdsteknologi og Ehelse Vedtak: Styret for Østre Agder oppfordrer medlemskommunene til å slutte seg til fellesprosjektet for satsning på Ehelse og velferdsteknologi. Styret forplikter seg til å engasjere seg i prosjektet for perioden fra 1.jan.2014 til 31.des 2015, med mulighet til forlengelse ut 2016. Styret gir sekretariatet fullmakt til å engasjere prosjektleder for en periode på 2 år. Etter avtale får en kommune et vertskommuneansvar for prosjektet. Hvilken kommune som påtar seg et slikt ansvar avklares gjennom dialog med kommunene. Styret tildeler vertskommuneoppgaven på et seinere tidspunkt. Styret godkjenner at det i budsjettet for 2014 hentes inn fondsmidler med kr.500.000 som bidrag til finansiering av prosjektet. I tillegg skal sekretariatet arbeide for annen ekstern finansiering i form av statstilskudd og skjønnsmidler. Utgifter ut over dette til prosjektet dekkes over Østre Agders løpende drift. Styret stiller seg bak en felles søknad om skjønnsmidler på vegne av de åtte kommunene om støtte til Østre Agders prosjekt Ehelse og velferdsteknologi som bidrag til finansiering av satsningen. Se vedlagt rammebudsjett 2013 2017 som de vedtok i forbindelse med denne behandling som følger vedlagt. Rådmennene behandlet 04.06.2014 satsingen på mottakssentral som er en del av satsingen for utprøving av U4H; Utredning av Mottakssentral mandat Rådmennene ga tilslutning til forslaget i versjon 3 av 28.april 2014 til å iverksette utredning av mottakssentral innenfor rammen av Østre Agder.
Dette dokumenterer at prosjektet har vært presentert og varslet både på ordførernivå og rådmannsnivå. Den 01.03.2013 ble det avholdt et fellesmøte mellom kommunalsjefene og rådmennene om Velferdsteknologi. Da ble følgende vedtatt: Følgende innlegg ble holdt: Nasjonal strategi for velferdsteknologi: Kort om framlagt NOU (Hagen utvalget), Fagrapport fra Helsedirektoratet og kommende stortingsmelding v/ Samhandlingskoordinator Harry Svendsen Velferdsteknologi orientering om hva velferdsteknologi er, og hvilket mulighetsrom kommunene har? Leder for Meldingsløftet og IKT Forum på Agder, Irene Henriksen Aune orienterer generelt om hva Velferdsteknologi er, og anvendelsesområder. Hva samhandler vi om innenfor e helse og velferdsteknologi på Agder i dag? Skal Østre Agder gå sammen om satsing på området? (Under dette punktet presenterte Harry Svendsen samarbeidet om U4H) I drøftingene etterpå foreslo Arendal kommune at Østre Agder bør ha en stilling i 100 % som arbeider med utvikling av velferdsteknologi og ehelse. Sekretariatet fikk i oppdrag å arbeide videre med dette som siktemål. Følgende ble vedtatt: Østre Agder oppretter et eget fagutvalg for ehelse og velferdsteknologi - Det oppnevnes en repr. fra hver kommune til arbeidsgruppen - Leder av fagutvalget frikjøpes 20 % - Samhandlingskoordinator er ansvarlig for å konstituere gruppen. 1. Østre Agder bidrar til å finansiere stilling som leder av fagutvalg på Agder i 2013.Sekretariatet får fullmakt til å fastsette sum etter avtale med SSHF. 2. Sekretariatet i Østre Agder skal fram til neste møte utrede muligheter og konsekvenser av å opprette en stilling i inntil 100 % innenfor området ehelse og velferdsteknologi Kommunalsjefs Forum har hatt U4H til behandling to ganger, den 26.10.2013 og 06.12.2013 26.10.2013: Orientering om deltakelse i EU prosjekt Et Eu finansiert prosjekt som UiA tar ansvaret for administrativt sammen med forskningsavdelingen ved SSHF. Lungemed. avd SSHF v/ overlege Frode Gallefoss tar ansvar for initiere det pasientrettede arbeidet. Det blir først en planleggingsperiode på ett år før pasientbehandling starter opp. Av 200 pasienter med KOLS diagnose vil Østre Agder ventelig få mulighet til å tilby 60 70 pasienter et tilbud. Det forutsetter at kommunene sammen elle hver for seg opparbeider seg KOLS kompetanse som sikrer at de kan være ansvarlig for oppfølgingen av pasientene etter utskrivning fra SSHF. Østre Agders repr. i arbeidet videre blir Oddmund Suhrke som tar initiativ til å orientere KommunalsjefsForum ved behov. Vedtak: Østre Agder melder fra til SSHF at de ønsker å delta i prosjektet. 06.12.2013: Presentasjon av prosjektet U4H Wenche Tangene fra prosjektet presenterte status i prosjektet (se vedlagte presentasjon). God framstilling som gav grunnlag for mange viktige strategiske refleksjoner. Viktig å bl.a se sammenheng mellom U4H og vårt eget prosjekt innenfor velferdsteknologi. Viktig for Østre Agder at de tekniske utfordringene som er oppstått i U4H prosjektet løses på en slik måte at også Østre Agder kan delta i forsøk med pasientbehandling. Vedtak: Wenche Tangene kontakter Risør for å orientere fagmiljøet innenfor VT prosjektet der, og kontakter Alf Reiar Berge for å avtale en presentasjon i fagutvalget for e helse og velferdsteknologi i Østre Agder. Som en del av diskusjonen i etterkant av presentasjonen var det enighet om at IKT Agder og DDØ må kommunisere tettere. En tydeligere plan for å utrede muligheten for en samordning mellom alarmsentral, trygghetspakker og flere andre prosjektet ble understreket.