VIKNA KOMMUNE Sentraladministrasjon BDO AS Postboks 169 sentrum 7801 NAMSOS MELDING OM VEDTAK Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2010/796-4 Solgunn Normann, 74 39 33 16 215 15.03.2012 Forvaltningsrevisjon av Vikna kommunes rutiner og praksis for journalføring av post. Vedlagt oversendes særutskrift fra kommunestyrets behandling og vedtak i ovennevnte sak i møte 16.02.2012. Med hilsen Solgunn Normann utvalgssekretær Kopi til: Roy Harald Ottesen Rådmann Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 74 39 33 00 Bank: 4482.08.10462 Postboks 133, Sentrum Engasvegen 27 Telefaks:74 39 00 70 Org.nr.:944 976 728 7901 RØRVIK 7900 RØRVIK Hjemmeside: www.vikna.kommune.no E-postadresse: vikna@vikna.kommune.no
VIKNA KOMMUNE Postadresse Telefon Telefaks Postboks 133, Sentrum 74 39 33 00 74 39 00 70 7901 RØRVIK E-post: vikna@vikna.kommune.no Saksnr.: 2010/796-2 Arkiv: 215 SAKSFRAMLEGG Dato: 13.12.2011 Saksbehandler/Tlf: Trine Kvalø / 74 39 33 04 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 4/12 Formannskap 17.01.2012 13/12 Kommunestyre 16.02.2012 Forvaltningsrevisjon av Vikna kommunes rutiner og praksis for journalføring av post. Vedlagte dokumenter: 1 BDO - Forvaltningsrevisjonsprosjekt for kommunens rutiner og praksis for journalføring av post. Dokumenter ikke vedlagt: - Ingen. RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Formannskapet rår kommunestyret til slikt vedtak: Kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport om kommunens rutiner og praksis for journalføring av post til etterretning og ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger. - 2 -
Saksprotokoll i Formannskap - 17.01.2012 Behandling: Ingen andre forslag. Vedtak: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Kommunestyre - 16.02.2012 Behandling: Ingen andre forslag. Vedtak: Formannskapets forslag til vedtak enstemmig vedtatt. - 3 -
SAKSGRUNNLAG Sakens dokumenter. SAKSOPPLYSNINGER I følge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, skal det minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomforing av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget i Vikna vedtok i møte 26.04. 2010 å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende kommunens rutiner og praksis for journalføring av post. Kravspesifikasjon for forvaltningsrevisjonsprosjekt for kommunens rutiner og praksis. 1. Forvaltningsrevisjon omfatter både inn- og utgående post inklusive e-post til og fra kommunen og er begrenset til sentraladministrasjonen. 2. Følgende problemstillinger ska1 behandles: a) Har kommunen tilfredsstillende rutiner for postbehandlingen herunder vurdering av om rutinene er i samsvar med Forvaltningsloven, Offentlighetsloven og Arkivloven med relevante forskrifter. b) Er kommunal praksis i samsvar med rutinene og har personell med ansvar for postbehandlingen tilstrekkelig kjennskap til lovgrunnlag og rutiner? c) Er journalføringen ajour? d) Blir all arkivverdig post inkl. e-post journalført? e) Har kommunen tilfredsstillende saksbehandlingsverktøy for journalføring som integrert del av saksbehandlingen? f) Er kommunens praksis ved bruk av elektronisk postjournal og offentliggjøring på kommunens hjemmeside tilfredsstillende? g) Hvordan ivaretas Forvaltningslovens taushetsbestemmelser og Offentlighetslovens unntaksbestemmelser for innsyn / offentlighet? Rapporten fra revisor knyttet til prosjektet som oppsummeres slik: Rutiner og praksis for journalføring av post Revisjonen har avdekket mangler ved postbehandlingen. Avdekkede mangler omfatter: Feil lovhenvisning når dokumenter unntas fra offentlighet - Det henvises til gammel offentlighetslov når dokumenter unntas fra offentlighet. Ny offentlighetslov trådte i kraft 01.01.2009. Utgående dokumenter blir for sent journatført. - I flere tilfeller har det gått lang tid mellom utstedelse/datering av utgående dokument og tidspunkt for journalføring. I enkelte tilfeller er det flere måneder i forskjell mellom disse datoene. Kommunen har ikke en ajourført rutinebeskrivelse for postbehandlingen. - Kommunens Rutinehåndbok for postbehandling og arkivering er fra 2002. VK arbeider nå med å utarbeide en ajourført rutinebeskrivelse for saksbehandlingen i kommunen. Revisors anbefalinger Basert på funn og vurderinger i revisjonen, anbefales at VK iverksetter tiltak for å sikre etterlevelse av regelverket for journalføring av post. - 4 -
Det anbefales at det fokuseres på følgende områder: VK må oppgradere saksbehandlingssystemet slik at det blir riktig lovhenvisning når opplysninger unntas fra offentlighet. Rutinene som sikrer fortløpende journalføring av utgående post må bedres. VK fortsetter sitt arbeid med å ajourføre reglementet for rutiner for saksbehandling og postbehandling i kommunen. Det vises ellers til den revisors vurdering av de enkelte problemstillingene i henh. til Bestillingen. Kontrollutvalget i Vikna kommune behandlet rapporten i møte 01.03.2011 i PS 03/11 og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget rår til slikt vedtak av kommunestyret: Vikna kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapport om kommunens rutiner og praksis for journalføring av post til etterretning og ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger. RÅDMANNENS VURDERING Rapporten er forelagt Rådmannen til uttalelse. Her uttales at rapporten gir et riktig bilde av situasjonen ved sentralarkivet i kommunen og at rådmannen ikke har avvikende oppfatninger til vurderinger og anbefalinger i rapporten og at disse er i samsvar med virksomhetens planer. Status som beskrevet er om lag som forventet. En anser ikke avvikene som er avdekket som alvorlige selv om det synes å ha vært en del utelatelser av ajourført journalføring av utgående post med opptil flere måneder. Dette gjelder i hovedsak stikkprøver som er tatt for post i 2008. Kommunen innførte elektronisk arkiv 1.05. 2008. Feil og mangler i det elektroniske arkivet betyr ikke at det er tilsvarende mangler i kommunens godkjente arkiv. Når det gjelder kommunens handtering av offentlighet i forhold til taushetsbelagte dokumenter og dokumenter unntatt fra offentlighet er det ikke avdekket feil forståelse av regelverket, men lovehenvisning viser til gammel lovgivning. Dette skyldes manglende oppdatering i saksbehandlingsprogrammet. Dette er nå rettet. KONKLUSJON/TILRÅDING Jfr. forslag til vedtak. Rørvik, 09.01.2012 Roy H. Ottesen rådmann - 5 -