FS-14-003 Arbeidsoppgaver 2014

Generelt Dette er årsrapport for FS for 2014. Punktene i rapporten refererer til dokument FS-14-003 Arbeidsoppgaver 2014. Styret valgte følgende hovedprioriteringer for 2014: 1. Ferdigstillelse av ny StudentWeb 2. Utvikling av støtte for digitalisering av eksamensprosessen 3. Ferdigstille utvikling og tilgjengeliggjøre rapporter i nytt verktøy for datavarehuset STAR 4. Utvikling av støtte for digitalisering av vitnemål og karakterutskrifter 5. Økt digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering 6. Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse/utvikling av et saksflytsystem Oppsummert Studentweb3 levert, i produksjon ved tre institusjoner Mye timer brukt på Studentweb3 for å få denne produksjonssatt Digital eksamen: Alle grensesnitt levert eksport til digitale eksamenssystemer Digital eksamen: Deltatt i digital eksamensprosjektet som ledes av Uninett (i gruppene for arkitektur, integrasjon, prosess) STAR: Rapportverktøy er anskaffet, utvikling er i gang Vitnemål og karakterutskrifter: Nasjonal vitnemålsmal satt i produksjon for bachelor og master. Første versjon levert for PhD. Digitalisering av karakterutskrifter: En første testversjon av digital karakterutskrift er utviklet og leveres februar 2015 for test. Dette er en pdf-versjon, som er digitalt signert (virksomhetssertifikat). Målet er å implementere denne i ny Studentweb i 2015 der studenten selv kan foreta bestilling og nedlasting, uten av administrasjonen inngår i prosessen. Vil med dette spare årsverk totalt for sektoren, og mottaker av dokumentet får en karakterutskrift som er svært vanskelig å forfalske. Underforbruk på brukerstøtte. Skyldes utleie av ressurser til fusjonsarbeid, oppfølging av omlegging til VPD og prosjektledelse for ny Studentweb. Mer tid på Søknadsweb enn budsjettert. Den er lagt om til FUN, og en del ny funksjonalitet er utvikler. Ny versjon leveres tidlig i 2015 til test. Det er brukt mindre tid enn budsjettert i fs-sekretariatet. Dette skyldes i all hovedsak en ubesatt stilling frem til medio mars, og at det fra sommeren kun har vært tre tilsatte på heltid i sekretariatet. Årsberetning 2014 Felles studentsystem 1

Aktiviteter 1. Forvaltning og vedlikehold Systemvedlikehold Systemvedlikehold i FS omfatter alle delsystemene som består av, FS-base, saksbehandlerklient, Studentweb, Søknadsweb, Nomination, Fagpersonweb, EVU-web, EpN, STAR og FS- WebService. Feilretting, systemdokumentasjon, mindre tilpasninger, ekstern rapportering og standardisering: Løpende oppgaver. Feilretting Det er brukt noen timer på feilrettinger etter oppgradering av database og klient. Oppgraderinger FS7.5 og FS7.6, database og klient, ble distribuert hhv 27. mars og 2. oktober. Disse inneholdt - ny løsning for vitnemål, som følger den nye vitnemålsmalen fra UHR. - bedre funksjonalitet for administrativ behandling av utdanningsplaner - visning av utestengning i bilder og rapporter det er aktuelt - ny godkjenningsmodul er fullført i denne omgang, før arbeidet kan fullføres ved innføring av ny Studentweb og saksflytsystem. - lagt til rette for mer bruk av studentnr i stedet for fødselsnummer - testversjon av ny vitnemålsmal for PhD - klargjøring av databasene for ny Studentweb - mange endringer i rapporter for PhD - justeringer etter innføring av RUST Mindre tilpasninger Det er utført en del mindre tilpasninger i løpet av året, på grunnlag av prioriteringer gjort av planleggingsgruppa og andre ekspertgrupper, og ønsker som er kommet fra institusjonene Ekstern rapportering Kun mindre endringer ble utført til DBH-rapporteringen i 2014. Ny Lånekasse-rapportering er produksjonssatt for forhåndsgodkjenninger - se WebServices. Standardisering Det har vært arbeidet med standardisering innenfor området mobilitet - se punkt om digitalisering av prosesser for studentmobilitet. Årsberetning 2014 Felles studentsystem 2

Oppgradering og testing i forbindelse med nye versjoner av verktøy (høsten 2014-2015): - VPD Virtual Private Database: Arbeidet med innføring av VPD ble gjennomført i henhold til plan. Alle databaser ble ferdigstillet i løpet av mai 2014. Med dette ble et mangeårig prosjekt avsluttet, og vi har på databasesiden fått et miljø som er mye enklere å drifte. Institusjonsfusjoner: Fusjonene til NMBU, HBV og UiT Norges arktiske universitet er fullført, og sluttrapport er levert. FS har bidratt i denne prosessen med utleie av prosjektleder til sammenslåingene for NMBU og HBV, og teknisk gjennomføring av sammenslåing av FS-basen for disse to. Det har også vært gitt noe hjelp til UiT-fusjonen. NITH, Westerdals og NISS fusjonerte våren 2014. Også for denne er det leid ut prosjektleder, og FS bidro også her med teknisk gjennomføring av sammenslåingen av FS-basene. Arbeidet ble fullført høsten 2014. Rutiner ved innføring av nye systemer og oppgradering av eksisterende: Det er laget nye rutiner for innføring og oppgradering av FS-systemet. Rutinene er dokumentert, og vedtatt, og ble satt i drift fra 1. august 2014. Arbeidet ble gjort i henhold til planen. Det er brukt noe færre timer (15 %) enn estimert. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 Systemvedlikehold 5250 4 495 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 3

Brukerstøtte og dokumentasjon Gruppen har følgende løpende oppgaver: Brukerstøtte bestillingskurs og workshops hos institusjoner FS-opplæring på nett testing oppdatering av dokumentasjon og rutinebeskrivelser produkteier/prosjektleder for web-applikasjonene deltakelse/ledelse av ekspertgrupper Kurs: I 2014 ble det holdt kurs i Godkjenningsmodulen, eksamensplanlegging, lokal opptak, NOM-opptak, Rapportering og Nomination, Doktorgradsmodulen, Kvalifikasjon og vitnemål, utdanningsplaner, Opptak til utveksling, Nominasjon og Søknadsweb. Det ble holdt til sammen 23 kursdager. Ny brukerdokumentasjon: Prosjekt Brukerdokumentasjon, med gjennomgang av all kurs og brukerdokumentasjon. Målet har vært å få en mal for hvordan kurs- og brukerdokumentasjon skal være, og å få oppdatert all dokumentasjon. Nytt system og mal for dokumentasjonen ble utviklet i 2014, og all dokumentasjon er overført til dette. Det er også lagt til direkte oppslag i dokumentasjonen fra FS-klienten. Deler av dokumentasjonen er gjennomgått, og dette arbeidet vil fullføres i 2015. Deltakelse på FS-kontaktforum (april 2014 og oktober 2014): De fleste i gruppen deltok på fs-kontaktforum på Sola Strandhotell i 1. tertial og på fs-kontaktforum i Trondheim i 3. tertial. Det ble i perioden opprettet 2191 saker, tilsvarende tall for 2013 var 2216 saker. Det er et større underforbruk i timer på brukerstøtte. Dette skyldes utleie av ressurser til fusjonsarbeid, oppfølging av omlegging til VPD og prosjektledelse for ny Studentweb. Arbeidet foregår i hovedsak i henhold til plan. Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 Brukerstøtte og dokumentasjon 8450 6 948 Drift av FS 200 187 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 4

Ny høgskole På grunn av manglende interne ressurser hos Atlantis Medisinske Høgskole er overgangen utsatt til våren 2015. Prosjektledelse (mars-oktober 2014): Utsatt. Konvertering (mars-oktober 2014): Utsatt. Opplæring(høsten 2014): Utsatt. Igangsetting (oktober 2014): Utsatt. Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 Prosjektledelse, brukerstøtte og konvertering 200 54 FS-sekretariatet Sekretariatet skal sørge for drift av Samarbeidstiltaket FS. FS-Kontaktforum 31.3.-1.4.2014. Vårens kontaktforum ble arrangert av FS-sekretariatet i Stavanger, Teamer for presentasjoner og diskusjoner på Kontaktforumet var bl.a.: Arbeidsoppgaver 2014, Digital omveltning i UH-sektor, Kontaktpersonens rolle, Erfaringer fra bruk av EpN, Søketjenesten GAUS, Nye rutiner for drift av FS. Det ble i tillegg gjennomført gruppearbeid for å utarbeide felles rutinebeskrivelser for følgende prosesser: administrasjon av kommisjon og sensur, klagebehandling, tilpasset eksamen, registrering av forhåndsgodkjenning, semesterregistrering og registrering av godkjenning FS-Kontaktforum 30.-31.10.2014. Høstens kontaktforum ble arrangert av FS-sekretariatet i Trondheim. Temaer for presentasjoner og diskusjoner på Kontaktforumet var: Presentasjon av ny organisasjon, nytt fra FS, presentasjoner av RUST og webapplikasjonene, integrasjoner mot bl.a. public360 og digital eksamen. Lånekassen holdt et innlegg om sine tjenester. Det ble i tillegg gjennomført et gruppearbeid for å vedta sjekklister for følgende prosesser: Semesterregistrering, Godkjenningssaker mot GAUS, Begrunnelse og klage på eksamen, samt Tilpasset eksamen. Planleggingsgruppen for FS: Det er avholdt to nettmøter, to dagsmøter og to to-dagers møter i Planleggingsgruppen. Planleggingsgruppen har arbeidet med det faglige programmet til FS Kontaktforum, ønskelisten og prioritering av saker som ikke håndteres i noen av ekspertgruppene. Avklaring og utredning av endringer til betalingsmodulen (oktober 2014-2015): FSAT gjennomgikk EHF-standarden i 2014, og FS inneholder i dag de aller fleste påkrevde felt for å oppfylle standarden. Utfordringen med implementering av EHFstandarden ligger utenfor selve FS, i skjæringsfeltet mot økonomisystemene. FSAT hadde i 2014 møter med UiO, Uninett og Cap Gemini for å utrede saken. Et vesentlig Årsberetning 2014 Felles studentsystem 5

element med EHF-fakturering er behovet for et aksesspunkt. Det trengs en avklaring om det skal være et felles område for alle institusjonene som benytter Uninett sin rammeavtale, og et for Basware, eller om hver institusjon skal ha bruke sitt eget aksesspunkt i tilknytning til økonomisystemet. I dag kan økonomiavdelingene lage grunnlag for EHF-fakturaer for eksempel for EVUkurs, men det forutsettes at kundene (dvs alle studentene) opprettes i økonomisystemet først et moment som krever en bred diskusjon. Styret for FSAT har foreslått at Betalingsmodulen skal gjennomgås i 2016, etter en innledende workshop høsten 2015. Saken avventes inntil møtet høsten 2015 er avholdt og saken blir en del av gjennomgangen av Betalingsmodulen i 2016. Saksflytsystem (februar 2014-2015): Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse /utvikling av et saksflytsystem er en av hovedprioriteringene for 2014. FSsekretariatet har ferdigstilt et dokument som utreder de funksjonelle kravene til et saksflytsystem. Det ble i tillegg foretatt følgende avklaringer og overordnete vurderinger: avklaring av grenseoppganger mot lignende prosjekter i sektoren, vurdering av mulighet ved kjøp av et ferdig system, vurdering av mulighet og kostnader ved utvikling hos USIT, forankring hos ekspertgruppe for godkjenningsmodulen og ekspertgruppe for sak- og arkiv. Høsten 2014 ble det jobbet videre med å lage skisse for funksjonelle krav til saksflytsystemet. Drift av FS: Fra 01. januar 2014 overtok Samarbeidstiltaket FS det formelle driftsansvaret for FS med den tekniske driften hos UiO ved Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT). Arbeidet med overtakelsen av Drift av FS har vært preget av behov for opprydning og gjennomgang av rutiner på mange områder. Sekretariatet gjennomførte en høring blant brukerinstitusjonene for å forankre driftsrutinene overfor institusjonene i første kvartal. Videre har hjemmesidene til FS blitt oppdatert med nye vedtatte rutiner. Overtakelsen av ansvaret for Drift av FS har videre vist behov for opprydning og forbedring av rutiner overfor USIT. Eksempler er rutiner for passordendringer av systembrukere, lisensiering, tilgangskontroll, samt inngåelse av driftsavtale med USIT-drift. Målet er å kunne undertegne en felles driftsavtale for alle FSAT-systemer driftet av USIT, i løpet av februar 2015. FS-sekretariatet har jobbet opp mot USITs prosjekt for ny innloggingsløsning for FS. Prosjektet ledes av USIT, men har implikasjoner for FS-institusjonene. Prosjektet har blitt forsinket og vil trolig fortsette i hele 2015. Forsinkelsen skyldes blant annet pga. formelle utfordringer i utarbeidelse av felles nasjonalt avtaleverk for innloggingsløsningen, samt diskusjon rundt hva som er forsvarlig IT-sikkerhetsnivå for løsningen. FS-sekretariat har brukt flere timer enn budsjettert for drift av FS i 2014. Tilbakemeldinger fra USIT-drift er at utøvelsen av driftsansvaret er vesentlig profesjonalisert som følge av overføring av driftsansvaret. Større forutsigbarhet for institusjonene rundt planlagt nedetid, årlige kloninger Årsberetning 2014 Felles studentsystem 6

og innlegging av nye FS-versjoner, samt større fokus på IT-sikkerhet og tilgangskontroll, er alle positive effekter av arbeidet. FS-sekretariat mener at profesjonell utøvelse av driftsansvaret i 2015 tilsier bruk av timer på Drift av FS på nivå med 2014. GAUS: Søketjenesten GAUS (Godkjenning av utenlandske studier) er testet av prosjektgruppen og produksjonssatt 1.5.2014. Sluttrapport for utviklingsprosjektet ble sendt til KD 14.4.2014. Rapporten inneholdt også vurderinger rundt kost-nytte av import av NOKUTs vedtak fra NOKUTs nåværende base til GAUS. GAUS ble presentert på vårens FS-Kontaktforum, der institusjonene fikk informasjon om hvordan igangsette import fra FS til GAUS og hvordan få tilgang til GAUS-tjenesten. 28 institusjoner hadde levert data til GAUS ved utgangen av 2014. Det er avlevert ca 54 000 enkeltvedtak om godkjenning av utenlandsk utdanning. Det er i tillegg startet en prosess for implementering av GAUS ved BI. Tilbakemeldingene på funksjonalitet i GAUS er positive. Institusjonene trekker frem både brukervennlig grensesnitt og meget god kvalitet på søk-funksjonalitet, som gjør det enkelt å raskt finne frem til relevante vedtak i GAUS. Institusjonene har påpekt varierende datakvalitet på vedtakene som er eksportert fra FS til GAUS. FSAT har derfor startet en prosess for heving av datakvalitet i GAUS. Det er bl.a. utarbeidet en sjekkliste for innlegging av GAUS-data i FS. Det er nedsatt en ekspertgruppe for GAUS med medlemmer fra brukerinstitusjonene inkl. NOKUT, BI og SO. Gruppen skal arbeide videre med rutinebeskrivelser for behandling av personopplysninger i GAUS. Det er utarbeidet en nettside om GAUS med informasjon om hvordan igangsette tjenesten ved en FS-institusjon samt brukerveiledning for GAUS. FS-sekretariatet har i 2014 deltatt i arbeidet med å oppdatere hjemmelsgrunnlaget for institusjonenes avlevering av godkjenningssaker til GAUS. Register for utestengte studenter RUST: Register for utestengte studenter (RUST) er et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør utveksling av informasjon om vedtak om utestenging mellom institusjonene. Registerets formål er å hindre at en søker eller en student som har mistet rettigheter pga utestengingsvedtak, likevel erverver seg slike rettigheter. Registeret ble kravspesifisert og utviklet i 2013. FS-sekretariatet har arbeidet med en konsesjonssøknad våren 2014 og konsesjonen ble gitt av Datatilsynet i august 2014. Etter at de nødvendige endringene i UH-loven ble vedtatt, ble RUST produksjonssatt i UH-sektoren i september 2014. Rapportverkøy for FS - STAR (Statistikk, analyse og rapporter): Anskaffelsesprosessen for nytt rapport- og presentasjonsverktøy for FS-data ble avsluttet våren 2014, og det ble inngått en kontrakt mellom RAV Norge AS og Universitetet i Oslo for kjøp av verktøyet Tableau. Det ble laget en detaljert plan for etablering av driftsplattformen for Tableau og tidplan for implementering av Tableau ved institusjonene i UH-sektor. FS-sekretariatet har koordinert Årsberetning 2014 Felles studentsystem 7

samarbeidet mellom RAV Norge AS, Gruppe for datavarehus ved FSAT og Gruppe for applikasjonsdrift ved USIT for å forberede implementering av Tableau. Prosjektgruppen for STAR (Statistikk, analyse og rapporter) ble reetablert fra august 2014. Prosjektgruppen har høsten 2014 arbeidet med testing av rapporter i rapportverktøyet før rapportmalene tilbys UH-sektoren våren 2015. Internasjonalt samarbeid: FS-sekretariatet har deltatt i Nordforum-samarbeidet samt FSATs arbeid med prosjektsøknaden i forbindelse med utlysning av EU-midler under «EACEA/10/2014» for det europeiske prosjektet for resultatutveksling «EMREX». Det er noe underforbruk i antall timer utført i 2014 enn budsjettert. Dette skyldes en ubesatt stilling frem til medio mars. Prognosen ble satt ned for andre og tredje tertial da sekretariatet etter sommeren ikke har daglig leder på full tid. Arbeidet foregår i henhold til planen. Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 FS-sekretariat 5800 4 019 Drift av FS 200 337 Forvaltning og vedlikehold Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 Systemvedlikehold 5 250 4 495 Brukerstøtte og dokumentasjon 8 450 6 948 Betalingskurs (ikke med I sum) (150) (159) Ny høgskole 200 54 FS-sekretariat 5 800 4 019 Drift av FS FS-sekretariat 200 337 Drift av FS brukerstøtte 200 187 SUM 20 100 16 040 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 8

2. Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet Søknadsweb Integrasjon med RUST : Ikke fullført i 2014. Denne vil tas i 2015 etter innføring av ny Søknadsweb. Teknisk oppgradering: I perioden har det blitt arbeidet med å oppgradere Søknadsweb fra EAP5 til EAP6. Oppgraderingen ble fullført før sommeren 2014. FUN : Søknadsweb er gitt et moderne grensesnitt med FUN. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Oppgradering av Søknadsweb har tatt mer timer enn planlagt. Dette er den første applikasjonen som er oppgradert til ny teknisk plattform og fått nytt grafisk uttrykk. Det er innført mye ny funksjonalitet som er etterspurt for lokalopptak. Endringene er gjennomført, og testet internt. Leveres til test hos institusjonene tidlig i 2015. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 SøknadsWeb 600 1 408 Nomination Design: Ikke påbegynt i 2014. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Kun mindre endringer i 2014: Det er innført logging av hvem som nominerer (vises i fs-klienten). Arbeidet totalt sett følger planen. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 Nomination 300 12 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 9

Fagpersonweb Det har vært lav aktivitet på Fagpersonweb i 2014. Sensurregistrering: Arbeidet ikke startet Teknisk oppgradering: Arbeidet er startet, og kommet så langt at applikasjonen kunne legges ut for UiO for oppmøteregistrering (ny funksjonalitet i Fagpersonweb). FUN: Arbeidet er startet, og kommet så langt at applikasjonen kunne legges ut for UiO for oppmøteregistrering (ny funksjonalitet i Fagpersonweb). Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Det er brukt lite ressurser på Fagpersonweb i 2014. Arbeidet med teknisk oppgradering og FUN er påbegynt, og ferdigstilles i 2015. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 FagpersonWeb 750 102 EVUweb Ny versjon av EVUweb ble lagt ut i januar 2014 og inneholdt kun feilrettinger. Det har ikke vært utført andre endringer i 2014. Det er nedsatt en arbeidsgruppe for ny EVUweb, og denne skal komme med kravspesifikasjon for ny EVUweb før utvikling av denne startes i løpet av 2015. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 EVUweb 330 0 EpN EpN er tatt i bruk i produksjon ved om lag 10 institusjoner. Det er i etterkant av dette foretatt feilrettinger og mindre utbedringer. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Arbeidet har fulgt planen. Det er brukt mindre timer enn budsjettert. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 EpN 450 140 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 10

RUST Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. RUST ble produksjonssatt i august 2014. Arbeidet har fulgt planen. Det er brukt mindre timer enn budsjettert. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 RUST 450 120 Datavarehuset STAR Anskaffe nytt rapport og presentasjonsverktøy (våren 2014): Datavarehus har hatt en deltager i ressursgruppen for anskaffelse av rapport- og analyseverktøy. STAR kravspesifikasjon for rapporter: Løpende oppgave. Brukerstøtte: Datavarehus bistår LIST-brukere og prosjektgruppen for STAR med support og oppfølging. Det gis også support til forskere og andre som ikke bruker LIST selv men som ønsker data fra eget lærested. Arbeidet følger planen. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 Datavarehuset STAR 3750 3 710 Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 SøknadsWeb 600 1 408 Nomination 300 12 FagpersonWeb 750 102 EVUweb 330 0 Emneplanlegging på net - EpN 450 140 RUST 450 120 Datavarehuset STAR 3 750 3 710 SUM 6 630 5 492 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 11

Årsberetning 2014 Felles studentsystem 12

3. Utvikling av ny funksjonalitet WebService Feide Connect, samarbeid med institusjonene om utvikling, tekniske oppgraderinger og feilretting: Løpende oppgaver. Feide Connect Tjenester som er etterspurt er lagt ut i test, og FS er i stadig dialog med Uninett om endringer / forbedringer på disse. Foreløpig er ikke ferdigstilling av disse tjenestene tidsfestet fra Uninett. Uninett har bestemt å gå videre med prosjektet, med pilotproduksjon i 2015, og full produksjonssetting i 2016. Samarbeid om utvikling Det ble gjennomført en praktisk workshop på Uninetts SUHS-konferanse i oktober, med integrasjon og WebService som tema. Tekniske oppgraderinger FS har vært i kontakt med institusjoner som har behov for å oppgradere sine tjenester i forbindelse med. oppgraderingen av FS Webservice. Gammel løsning ble skrudd av i desember 2014. Feilretting FS Webservice har RT-vakter og løser innkomne feilsituasjoner. Endringer / oppgraderinger legges inn i Jira og prioriteres ved sprintmøter. Utveksling med digitale eksamenssystemer: De første tjenestene for overføring av informasjon fra FS til digitale eksamenssystemer er utviklet i første tertial. Uninett har satt opp en tjenestebuss som benytter disse tjenestene. Tjenesten har vært testet ved flere institusjoner, med flere systemer. Første pilot var i gang i mai, og flere institusjoner har benyttet løsningen i produksjon høsten 2014. Resultatutveksling: Tjeneste for eksport av resultater, med tilhørende informasjon: Funksjoner for resultatutveksling er utviklet, og ble testet høsten 2013 mellom NTNU og HiST. Tjenesten er videreutviklet på grunnlag av erfaringene fra den testen, og flere tester er kjørt våren 2014. Tjenesten ble produksjonssatt i oktober 2014 hos alle institusjoner, og vil spare institusjonene for mye ressurser med manuell innsamling av denne informasjonen. Its learning: Tjenesten for eksport til Fronter er i ordinær produksjon, men med fortsatt oppfølging og justeringer. Tjenesten for eksport til its learning har blitt testet, og ble satt i produksjon av HiST 2. mai. Tjenesten er klar for bruk også ved andre institusjoner. Endringssendinger: Både for Fronter og its learning integrasjonen er det lagt til rette for adskillig hyppigere overføringer, i form av endringssendinger. Er i første omgang tatt i bruk i ny løsning mot its learning. Årsberetning 2014 Felles studentsystem 13

FS200.040 Eksport av studieinformasjon: Modernisering av tjenesten for eksport av studieinformasjon fra FS for publisering på interne websider ble fullført i første tertial. Tjenesten ble testet og ferdigstillet for produksjon i løpet av 2. tertial. Flere institusjoner har tatt den i bruk. Forhåndsgodkjenninger til Lånekassen: Ny tjeneste for leveranse av informasjon om forhåndsgodkjenning ble levert Lånekassen i januar, og er satt i produksjon ved alle institusjoner. Tjenesten brukes direkte av Lånekassen når studenten søker om lån for delstudier i utlandet. Tjenesten erstatter D-skjemaet som institusjonene hittil har måttet fylle og levere til studenten. Ved noen institusjoner kreves det rutineendringer for at tjenesten skal fungere. GAUS-klient: Klient for leveranse av godkjenningsinformasjon til GAUS ble utviklet og produksjonssatt i første tertial. TimeEdit: Denne er ikke påbegynt. FS-utvikler har vært på kurs slik at FS nå er sertifisert til å gjennomføre en slik integrasjon. Første møte i gruppen som skal spesifisere datautvekslingen holdes februar 2015. Elektronisk semesterkort: HiOA fikk før påske på plass avtale med Computas om utvikling av app for semesterkvittering. FS har deltatt i spesifikasjonen av tjenesten, og har utviklet en integrasjon for leveranse av nødvendig informasjon til tjenesten. Tjensten er kjørt i pilot høsten 2014 ved HiOA, der alle studenter fikk tilbud om å kunne benytte denne. Tjenesten ble i november 2014 utvidet også til UiB. Arbeidet følger i hovedsak planen. Integrasjon med TimeEdit ble ikke spesifisert i 2014, dette gjøres tidlig i 2015. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 WebService 3 000 2 803 Ny StudentWeb Utvikling av ny StudentWeb: Det har i denne perioden blitt arbeidet mye med utvikling av ny Studentweb. Tjenesten ble satt i produksjon ved tre institusjoner i desember 2014. Det er brukt 50 % mer tid enn budsjettert. Arbeidet ble gjennomført i henhold til tidsplan. Budsjetterte Utførte timer timer i 2014 i 2014 Ny StudentWeb 6 000 9 648 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 14

Digitalisering og videreutvikling på prioriterte områder Digital eksamen (2014-2015): FS er klargjort for å utveksle informasjon med digitale eksamenssystemer, og de første tjenestene for overføring er utviklet i første tertial. Uninett har satt opp en tjenestebuss for å videreformidle data fra FS til systemleverandørene. Tjenesten har vært testet ved UiA, med systemet WISEflow, og første pilot ble gjennomført i mai. Senere ble også integrasjonen tatt i bruk av Inspera og UiO. Digitale vitnemål og karakterutskrift (2014-2015): Det er opprettet en ny vitnemålsgruppe i regi av UHR som følger opp innfasing av ny vitnemålsløsning. På grunnlag av arbeid gjort i FS ekspertgruppe for PhD, har denne gruppen også foreslått ny mal for PhD-vitnemål. Denne ble implementert i FS i oktober-versjonen for testing, og er klar for full bruk våren 2015. Deler at funksjonaliteten for nytt vitnemål og DS er flyttet fra fs-klient til web-service, som en forberedelse på å automatisere denne prosessen med å lage digitale vitnemål og karakterutskrifter og å få frem selvbetjente løsninger for karakterutskrift. For vitnemål og DS gjelder dette PDFgenerering, og denne løsningen er satt i produksjon i 2014. For karakterutskrift har vi gått et skritt lengre, med å utvikle en digital karakterutskrift som er signert av virksomhetssertifikat. Løsningen leveres institusjonene for test i februar 2015, og målet er å få på plass en løsning der studenten selv kan bestille og få lastet ned digitalt signert karakterutskrift. Dette vil medføre at manuell produksjon/signering av karakterutskrifter i hovedsak vil bortfalle. Digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering (oktober 2014-2015): Resultatutveksling: Funksjoner for resultatutveksling av utviklet, og er planlagt produksjonsstart september 2014. Løsningen ble testet av HiST og NTNU, og er etter dette videreutviklet. Stresstest er utført i 1. tertial, og før sommeren vil det bli gjennomført test ved institusjonene i deres testmiljøer. I forbindelse med semesterregistrering for høsten 2014 er institusjonene bedt om å starte opp med å hente inn akseptanse fra den enkelte student for å kunne hente denne informasjonen fra andre utdanningsinstitusjoner. Akseptanse kan i dag gjøres av studenter via Studentweb, og dette vil også kunne gjøres i neste versjon av Søknadsweb. Nordforum-prosjekt EMREX - "Field trial on the impact of enabling easy mobility on recognition of external studies" Arkitektur for resultatutveksling mellom nordisk høyere utdanning er spesifisert, og en demonstrasjonstjeneste ble utviklet våren 2014. Denne tjenesten utveksler data mellom Finland og Norge. Tjenesten ble vist frem på EUNIS i juni 2014. På grunnlag av denne tjenesten ble det søkt om Erasmus+ - midler for et policy-prosjekt, og denne ble innvilget høsten 2014. Prosjektet starter 1.1.2015, og skal vare i tre år. FSAT deltar i prosjektet med ledelse for to Work Packages for hhv utvikling og standardisering, og deltar forøvrig i arbeidet med gjennomføring av pilot og formidling. Øvrige deltakere er Finland, Sverige, Danmark, Italia og Polen. Årsberetning 2014 Felles studentsystem 15

Prosjekt EWP - "Erasmus Without Paper" Søknad om støtte fra Erasmus+ ble sendt april 2014. Dette er et prosjekt som har partnere fra Italia (ledes av Universitetet i Roma), Belgia, Nederland, Spania, Tyskland, Østerrike, Irland, Sverige og Norge. FS deltar med ledelse av WorkPackage for standardisering, datamodellering og dataformater, og vil også delta i utvikling av pilot. Prosjektet fikk ikke tildelt midler i 2014, men fikk gode tilbakemeldinger, med anbefaling om å søke på nytt innenfor et annet program. Ny søknad vil sendes våren 2015, nå med Universitetet i Gent som leder, og noe færre partnere. FSAT vil i denne søknaden ha tilsvarende rolle som i opprinnelig søknad. Prosjekt EDGRA - "European Digital Graduate Recruitment Alliance" Det forsøkes å settes i gang et nytt prosjekt "European Digital Graduate Recruitment Alliance". Også for dette planlegges søknad til Erasmus+, men denne vil ikke sendes før vårem 2015. FS vil da delta som leder for WorkPackage "Needs Analysis, State-of-the-Art, Best Practices". Dette er et arbeid som er tett knyttet opp mot ideene rundt vitnemålsbanken, og gir mulighet for et større internasjonalt nettverk for denne typen systemer. Arbeidet ledes av University of Bolton. Opptak (mars 2014): Klargjøring for opptaket ble levert med FS7.5 (slutten av mars) Godkjenningsmodulen (2014-2015): Godkjenningsmodulen ble i første tertial oppgradert med de siste endringene som kan utføres før ny Studentweb er på plass. Videre digitalisering av modulen forutsetter ny Studentweb, og i neste omgang også et saksflytsystem. Undervisningsmodulen (2014-oktober2015): Første møte i ekspertgruppe for ny undervisningsmodul ble avholdt første tertial, og aktivitetsdekomponering er ferdigstilt. I andre tertial ble det arbeides med ny datamodell, og denne er ferdigstillet høsten 2014. Videre arbeid i 2015 er testing av datamodellen, fullføring av spesifikasjonen og oppstart av utvikling. Integrasjon mot folkeregisteret (mai 2014-2015): Ikke startet efaktura (oktober 2014-mars 2015): Løsning for efaktura er kartlagt. Dette har gitt en del nye spørsmål rundt behandling av denne type fakturaer, og det vurderes å avvente implementasjon av efaktura til det er foretatt en gjennomgang av reskontroløsningen i FS. Dette skal gjøres høsten 2015. Det har vært noe underforbruk av timer i 2014, men arbeidet i hovedsak fulgt planen. Klargjøring av opptaket 2014 inneholdt få endringer fra SO, det ble derfor brukt lite timer på dette. Store utviklingsoppgaver som endringer i undervisningsmodulen vil ikke startes før kravspesifikasjon er klar over sommeren. Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 Digitalisering og videreutvikling på prioriterte områder 3 120 2 780 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 16

Utvikling av ny funksjonalitet Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 WebService 3 000 2 803 Ny StudentWeb 6 000 9 648 SUM 9 000 12 451 Eksamensprosessen Vitnemål og karakterutskrift Studentmobilitet og internasjonalisering Godkjenningsmodulen Undervisningsmodulen efaktura Integrasjon mot folkeregisteret 3120 2 780 SUM 3 120 2 780 SUM 12 120 15 231 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 17

Oversikt over timeregnskap pr. 31.12.2014 Aktivitet Budsjetterte timer i 2014 Utførte timer i 2014 Forvaltning og vedlikehold Systemvedlikehold 5 250 4 495 Brukerstøtte og dokumentasjon 8 450 6 948 Ny høgskole 200 54 FS-sekretariat 5 800 4 019 Drift av FS FS-sekretariat 200 337 Drift av FS - brukerstøtte 200 187 Sum forvaltning og vedlikehold 20 100 16 040 Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet SøknadsWeb 600 1 408 Nomination 300 12 Fagpersonweb 750 102 EVUweb 330 0 Emneplanlegging på Nett EpN 450 140 RUST 450 120 Datavarehuset STAR 3 750 3 710 Sum videreutvikling 6 630 5 492 Utvikling av ny funksjonalitet WebService 3 000 2 803 Ny StudentWeb 6 000 9 648 Sum 9 000 12 451 Eksamensprosessen Vitnemål og karakterutskrift Studentmobilitet og internasjonalisering Godkjenningsmodulen Undervisningsmodulen efaktura Integrasjon mot Folkeregisteret Sum 3 120 2 780 Sum utvikling av ny funksjonalitet 12 120 15 231 Totalt 38 850 36 763 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 18

Oversikt over budsjett og regnskap pr. 31.12.2014 UTGIFTER Sekretariat 3,87 årsverk Betalingskurs 0,1 årsverk Forvaltning og vedlikehold 9,26 årsverk Budsjett 2014 Regnskap 31.12.2014 Kjøp av personell fra USIT til FS-sekretariat (3,87 årsverk/5 805 timer) 3 788 630 3 034 208 Kjøp av personell fra USIT for betalingskurs, basert på omfanget i 2013 (0,1 årsverk/150 timer) 113 250 120 060 Kjøp av personell fra USIT til forvaltning og vedlikehold (9,26 årsverk/13 900 timer) 10 494 500 8 680 235 Videreutvikling 4,42 årsverk Nyutvikling 6 årsverk Nyutvikling 2,1 årsverk Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av funksjonalitet (4,42 årsverk/6 630 timer) Utvikling av ny funksjonalitet Kjøp av personell fra USIT til utvikling av ny funksjonalitet (6 årsverk/9 000 timer) Digitalisering og prioriterte områder Kjøp av personell fra USIT til videreutvikling av FS (2,1 årsverk/3 120 timer) 5 005 650 4 146 460 6 795 000 9 400 505 2 355 600 3552 600 098 900 Arbeid med sammenslåing FSAT Kjøp av personell fra USIT sammenslåing FSAT 0 355 600 325 005 Samarbeidstiltaket hadde til gode fra USIT Pr 31.12.2013: Akkumulert 830 timer 0 355-626 600 500 Andre utgifter 28 552 630 27 178 873 Leie av infrastruktur, drift av utviklingsmiljø og fellestjenester 1 555 000 1 555 000 Konsulentbistand 480 000 355 038 Konferansedeltakelse, kompetanseoppbygging 350 000 345 739 Reiser/kurs sekretariat og brukerstøtte 250 000 231 669 Bevertning på møter og kurs 150 000 163 874 Seminarer/Brukerforum/Kontaktforum 250 000 259 477 Ekstra datautstyr, programvare, linjeleie 120 500 2 299 895 Utgifter i forbindelse med standardiseringsarbeid 126 000 80 473 Prosjektleder STAR 75 000 0 Sum andre utgifter 3 356 500 5 291 165 SUM UTGIFTER 31 909 130 32 470 038 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 19

INNTEKTER Budsjett 2014 Regnskap 31.12.2014 Bidrag fra KD til sekretariatet 1 900 000 1 900 000 Betaling fra institusjonene for vedlikehold og videreutvikling 28 959 880 28 858 500 Inntekter fra kurs institusjonene selv betaler for 113 250 177 508 Ubrukte midler fra 2013 936 000 936 000 Ubrukte midler for GAUS (overføres til 2015) 0 297 789 SUM INNTEKTER 31 909 130 32 169 797 UTGIFTER Timer Budsjett 2014 Regnskap 31.12.2014 Kjøp av personell fra USIT til FS-sekretariat (0,13 årsverk/200 timer) 150 698 254 217 Kjøp av personell til FS-brukerstøtte (0,1 årsverk/200 timer) 151 000 141 563 Kostnader Infrastruktur (økt lagring, færre servere) 1 300 000 1 309 917 Timer Ordinær drift 5 584 931 4 433 851 Sum drift og infrastruktur 7 186 629 6 139 548 Timer Innføringsprosjekt Ny-FS-Drift 1 510 000 1 248 128 Kostnader Investering i 2 stk servere 150 000 0 Sum innføring/overgang 1 660 000 1 248 128 SUM UTGIFTER 8 846 629 7 387 676 INNTEKTER Budsjett 2014 Regnskap 31.12.2014 Innbetaling fra institusjonene 8 846 931 8 746 500 SUM INNTEKTER 8 846 931 8 746 500 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 20

MERKNADER Budsjetterte inntekter fra Atlantis Medisinske Høgskole uteble, da overgangen til FS ble utsatt til 2015. Regnskapet til SFS viser underskudd på kr 300.241 ved årets utgang, når drift holdes utenfor. Regnskapet for drift viser et overskudd på kr 1.305.224,-. Dette beløpet vil i sin helhet trekkes fra på fakturering for drift 2015. Årsaken til overskuddet er forsinket overgang til ny plattform for drift av FS-klient. Merknader regnskap relatert til budsjett: Det inneholder en utgift til RAV for Tableau + konsulenttimer på ca kr 2.440.000,- som det ikke var budsjettert for i 2014. Styret har også påpekt at det ikke skal kreves inn ekstra betaling for dette. Dette må da tas av øvrige midler i FS/FSAT. Det inneholder en utgift til klargjøring av studentbevis-appen for UiB, samkjørt med HiOA, på kr 100.000,- som ikke var budsjettert med for 2014. Styret har også påpekt at det ikke skal kreves inn ekstra betaling for dette. Det samme gjelder for innkjøp av denne appen i 2015, som vil komme på rundt kr 600.000,-. Dette må da tas av øvrige midler i FSAT. All annen konsulentbistand er unngått på grunn av utgiftene til RAV og studentbevis. Prosjektleder for STAR er fakturert FSAT kr 75.000,-, men kom for sent for å komme inn i 2014-regnskapet for SFS. Det inneholder et fratrekk i timer ved årets avslutning på 830 timer (kr 626.650,-). Dette er et underskudd i timeleveranser fra USIT akkumulert over de siste 4 år Det inneholder et overskudd i sekretariatet på ca kr 700.000,- på grunn av ubesatt stilling. Det er totalt brukt ca 2000 færre timer for sekretariat og utviklingsgruppa enn budsjettert. I timetallene inngår timer kjøpt av USIT i forbindelse med opprettelse av FSAT. Årsberetning 2014 Felles studentsystem 21

Årsverk betalt av universitetet i Oslo For 2014 og 2015 dekker Universitetet et årsverk ekstra for utvikling av tjenester for FS. Følgende punkter har hovedprioritet for dette årsverket: System for fremmøteregistrering System for sensurregistrering Nominasjonsweb videreutvikling Utvikling ifm samordning av masteropptak FS WebServices Utover disse er det satt opp noen punkter som har lavere prioritet Datautveksling mellom CRIStin og FS om mobilitet Opplegg for digital klagebehandling Levere oppgaver til sensur elektronisk E-forvaltning, samtykke, digital signatur I første tertial er det kun arbeidet med førsteprioritetspunkter. System for fremmøteregistrering: Det er laget spesifikasjon for en ny tjeneste innenfor Fagpersonweb for fremmøteregistrering. Spesifikasjonen er godkjent av UiO. Tjenesten vil kunne benyttes i mindre grupper der det er obligatorisk fremmøte. Det vil lages en integrasjonsløsning mot FS basert på WebService slik at FS samtidig klargjøres for masseregistrering av studenten selv, f eks ved bruk av kortterminaler el l ved inngang til rom/auditorier. Nominasjonsweb: Følgende oppgaver er gjennomført Det logges hvem som nominerer, i form av emailadresse som vises i Søknad samlebilde To nye rapporter/kontrollrapporter innført til FS7.5.01, som gjelder søkere til utveksling og nominerte søkere Utvikling ifm samordning av masteropptak: Resultatutveksling er forberedt i ny Søknadsweb, slik at søkerne kan akseptere at institusjonen henter resultater fra andre norsk institusjoner. I klient 7.5.02 er det lagt til valg i Søknad samlebilde for å hente resultater for dem som har akseptert at dette gjøres. Årsberetning 2014 Felles studentsystem 22

FS WebService: Timeplanlegging: Nye tjeneste levert for å hente ut informasjon om undervisning, eksamen og studieprogram. Alle tjenester som er spesifisert av UiO er levert og testes nå av UiO. Det er i første tertial utført relativt få timer innen årsverket. Mye av tidsbruken for 2014 vil omhandle fremmøteregistrering, og denne vil påbegynnes når Fagpersonweb er lagt over til ny plattform. Denne omleggingen er startet, og implementasjon av fremmøteregistrering vil kunne starte over sommeren. Budsjetterte timer i 2014 Timer brukt i 2014 Årsverk UiO 1500 934 Årsberetning 2014 Felles studentsystem 23