Sak/Prosjekt Kommunikasjonsstrategi 2012 Ansvarlig divisjon Kommunikasjonseksjonen Dato/versjon 20120420 Filnavn Kommunikasjonsstrategi20 12_v6 Status Godkjent av direksjonen KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 2012 2017 Full versjon. 1
Innhold 1. Innledning... 3 HVA er denne kommunikasjonsstrategien... 3 HVORDAN lager vi en strategi... 4 HVORFOR en kommunikasjonsstrategi... 4 VISJON for kommunikasjonen... 4 2. Kommunikasjonsmål for satsningsområdene... 6 3. Sånn er vi og sånn vil vi bli... 7 Sånn vil vi bli i 2017:... 9 Strategiske satsningsområder i 2012 2013... 10 5. Målgrupper (interne og eksterne)... 11 6. Ansvar og organisering... 12 6.1 Kommunikasjonsansvaret er desentralisert... 12 6.2 Kommunikasjonsseksjonen... 12 6.3 Kommunikasjon er et fast element i enhver prosjektbeskrivelse... 13 7. Prinsipper for kommunikasjon... 14 7.1 Målbarhet... 14 7.2 Omdømmeverdier... 14 7.2 Statens kommunikasjonspolitikk... 16 Vedlegg... 17 2
1. Innledning Målet med dette dokumentet er å gi ansatte og ledelse en felles og en bedre forståelse av de kommunikasjonsutfordringer met.no står overfor, samt å få et bevisst forhold til hvordan disse bør møtes. Dokumentet inneholder også en prioritering av kommunikasjonstiltak for 2012-2013. Prosessen fram til kommunikasjonsstrategi Å lage en kommunikasjonsstrategi er en prosess. Underveis foregår det en bevisstgjøring av de involverte på hvor vi er og hvor vi skal, og hvordan vi kommer dit. Vi har derfor valgt å involvere ansatte fra flest mulig avdelinger slik at strategien gjenspeiler virkeligheten i organisasjonen, samt at den er forankret på tvers i met.no. Kommunikasjonsstrategien er dynamisk og fanger opp endringer i organisasjon og omgivelser. Derfor har det vært en prosess fra første versjon ble presentert og kommentert for arbeidsgruppen tidlig i 2012, til strategien blir presentert i hele organisasjonen i mai 2012. I denne perioden har strategisk plan fått en revidering, samt at prosjektet om Visuell identitet har presentert en strategisk plattform for sitt arbeid for direksjonen, som også får betydning for kommunikasjonsstrategien. HVA er denne kommunikasjonsstrategien Denne kommunikasjonsstrategien skal vise hvordan met.no kan bruke kommunikasjon for å nå sine mål over en tidsperiode og komme nærmere sitt overordnede mål: Meteorologisk institutt skal bidra til å sikre liv og verdier, til planlegging og til vern av miljøet. Den bygger på de fire satsningsområdene fra Strategisk plan 2012 2017 som støtter opp under hovedmålet: Værvarslings- og klimatjenesten Nordområdene Maritime tjenester Organisasjon og ledelse (i denne sammenheng utvidet til å gjelde all intern kommunikasjon) I kommunikasjonsplanleggingen må vi ta hensyn til at kommunikasjon bare er ett av flere virkemidler som kan tas i bruk for å nå met.no s mål. Kommunikasjonsstrategien må suppleres av konkrete handlingsplaner, som er koordinert med strategisk plan og virksomhetsplan. 3
HVORDAN lager vi en strategi 1. Sånn er vi nå - Status for met.no s kommunikasjon med og relasjoner til omverdenen. 2. Sånn vil vi bli - Et klart bilde av hvordan vi ønsker det skal være. 3. Dette må vi gjøre for å komme dit - De strategiske grepene som må tas, og som vi vil prioritere. HVORFOR en kommunikasjonsstrategi Kommunikasjon skaper verdi for met.no og er en forutsetning for at vi kan oppfylle vårt hovedoppdrag: Meteorologisk institutt skal bidra til å sikre liv og verdier, til planlegging og til vern av miljøet. Hele organisasjonen har et kommunikasjonsansvar. Jo flere som forholder seg til og drøfter kommunikasjonsutfordringer, jo bedre kan vi løse oppdraget vårt. Derfor har Kommunikasjonsseksjonen valgt å involvere bredt i dette strategiarbeidet, og vil sørge for at strategien og diskusjonen blir holdt levende. Strategien gir oss en retning slik at vi kan underbygge den posisjonen som Meteorologisk institutt ønsker å ha, og øke den interne stoltheten. Vi er en etat som har plass på omdømmetoppen, men vi må ta inn over oss at samfunnet, medievirkeligheten og teknologien er i endring. Dette gir oss utfordringer i vår kommunikasjon med hverandre og omverden. Vi må tilpasse oss og utnytte disse endringene. Dette gjør vi best ved å være i forkant, tenke langsiktig og ha en strategi som tydeliggjør prioriteringer, retning og mål for kommunikasjonen. VISJON for kommunikasjonen Vi er til å stole på. Toveis-kommunikasjon, både i intern og ekstern kommunikasjon, skal bidra til denne opplevelsen. 4
HVORDAN skal vi kommunisere Vi har noen kommunikasjonsprinsipper som har ligget til grunn for met.no i flere år, og som er en god beskrivelse av hvordan vi rasjonelt opptrer i møte med omverden. Vi vil i denne strategiperioden legge vekt på hvordan vår kommunikasjon med omgivelsene etterlater et inntrykk av oss, og sørge for at det underbygger visjonen vår. Vi fremhever derfor noen verdier som vi ønsker at publikum skal forbinde med met.no, vår identitet og kommunikasjon. I denne perioden vil vi jobbe for å skape innhold til disse verdiene hos medarbeidere. Robust (integritet, modig, betydningsfull, stolt, trygg, signifikant) Aktiv (engasjement, innsats, motiver, glød) Personlig (brukervennlig, fleksible, positiv, katakter, sjarm, løsningsorientert) Nytenkende (global, grønn, miljø- og klimabevisst, åpen, innovativ, endringsvillig) 5
2. Kommunikasjonsmål for satsningsområdene Meteorologisk institutt sin visjon er å sikre liv og verdier. Vi løser dette oppdrag er gjennom å observere, varsle, formidle og forske. Skal met.no s strategi lykkes er kommunikasjon et sentralt område. Met.no s strategi 2012 2017 Utvikle værvarslings- og klimatjenesten o Kommunikasjonsmål 1: Vi er brukerfokuserte og innovative i formidlingen. Utvikle organisasjon og ledelse o Kommunikasjonsmål 2: Intern kommunikasjon fremmer en positiv delekultur som sikrer at vi jobber godt sammen. I tillegg er det pekt ut noen spesielle områder som er viktig for met.no i denne perioden: Være synlig i nordområdene o Kommunikasjonsmål 3: Gjøre met.no s rolle i nordområdene kjent i viktige miljøer Utvikle de maritime tjenestene o Kommunikasjonsmål 4: Styrke met.no som formidler av maritime varsler 6
3. Sånn er vi og sånn vil vi bli Før vi kan sette i gang med en strategi må vi vite hvor vi er i dag. Hva er vår forståelse av dagens kommunikasjonssituasjon på met.no? Når vi har beskrevet vår nå-situasjon, vet vi hvor vi er. Så må vi beskrive hvor vi skal. Hvis vi ikke vet det, er det heller ikke så nøye hvor vi går. Sånn er vi i 2011: met.no har i flere år vært på omdømmetoppen i Synovate s omdømmeundersøkelse, og har som statlig etat en sterk posisjon hos allmennheten. Viktige kanaler er NRK, yr.no, samt pressemeldinger til media via met.no. Med et redesignet yr.no og tilliggende tjenester, framstår vi med en digital tjeneste i formidlingsfronten. Vi besvarer mange henvendelser fra brukere (allmennheten) gjennom e-post, telefon og facebook-gruppen til yr.no. I forhold til offentlige aktører har vi i 2011 først og fremst faste leveranser av værvarsler gjennom Kilden, og samarbeidsprosjekt hvor ulike faggrupper bidrar med kompetanse og utvikler nye tjenester. Arbeidet med Halo er i gang, som har brukerne og brukerbehov som førende for utviklingen av en ny tjeneste som skal erstatte Kilden og Værbutikken. Aktivitet mot kommersiell virksomhet er lite synlig utenom i prosjektene og for de involverte med tilhørende fagmiljø. Pressemeldingene i stor grad nyheter med utgangspunkt i vår klimastatistikk. Våre fagfolk brukes også en god del i media, med dette som utgangspunkt. Klimainformasjon er gjort tilgjengelig gjennom flere kanaler til allmennheten; yr.no og met.no, samt eklima til mer avanserte brukergrupper. Brukerhenvendelser er først og fremst på e-post og telefon. I fagmiljøet har klimaforskningen til met.no en posisjon gjennom artikler og deltakelse i prosjekter, men flere grupper forbinder ikke «klimaforskning» med oppdraget til Meteorologisk institutt. Vi har forskere som deltar aktivt i klimadebatten og som holder foredrag, men det er et klart ønske internt om at vi må ta et bedre grep på klimakommunikasjonen. Et klimaservicesenter er til utredning. I 2011 har met.no sett nødvendigheten av å ta posisjon i nordområdene, ut fra politiske føringer med stor vektlegging på nordområdene, konkurranse på værvarsling fra andre institutter og ut fra interesse om å ha en posisjon for klimaforskningen vår. met.no har hatt flere aktiviteter over lang tid som kan defineres som «aktiviteter i nordområdene», men har ikke tidligere definert dette eksplisitt. met.no begynt å sette merkelappen «nordområdene» på noen av kommunikasjonsaktivitetene. Kystvarsler formidles i dag på NRK's kystradio, via retro.met.no og yr.no/hav_og_kyst, men arbeidet med å gi brukerne like god nytte på yr.no som for landvarsel er ikke fullført. Den maritime varslingen ellers er mye knyttet opp til kommersielle kunder i offshore, samt Kystverket. Ansatte mener at de trenger mer kompetanse på salg og markedsføring, og opplever at met.no ikke har den plassen i maritim varsling som vi fortjener. I interne fora blir det etterlyst mer kommunikasjon på tvers i organisasjonen, men instituttet lider under et gammelt intranett, som ikke svarer på flere kommunikasjonsbehov medarbeidere har. Intranettet er dermed ikke en naturlig informasjonskilde for mange medarbeidere. Det er mye bruk av wiki er på met.no, også utover ren prosjektdokumentasjon. Wiki-kulturen på instituttet viser at 7
det er ønske om å dele informasjon, men wiki ene er interne for prosjekter eller seksjonene som har opprettet den, både pga av innhold og hvordan man finner fram til den. De siste årene har det blitt arrangert Knutepunkt, som er et fysisk møte for alle ansatte. Dette tiltaket har blitt evaluert av deltakerne som bra eller svært bra og da er det spesielt det å treffe kollegaer som nevnes som viktig. I slutten av 2011 ble det ansatt en egen ressurs for å jobbe med strategi for intern kommunikasjon og et nytt intranett. 8
Sånn vil vi bli i 2017: Mål 1: Vi er brukerfokuserte og innovative i formidlingen Formidlingsarbeidet på met.no er betydelig styrket ved at kommunikasjonskompetansen er økt. Det er et lederansvar å øke kompetansen, og dokumentere forbedringer. met.no har god dialog med samarbeidspartnere, og kontaktpersoner er synlige i organisasjonen. Vi er profesjonelle, tilgjengelige og relevante i formidlingen av ekstremvær fra fase A til fase D, hvor sosiale medier også brukes aktivt. met.no har kompetanse på formidling av sannsynlighetsvarsling til allmennheten, og nyttiggjør seg den i relevante kanaler. met.no er fortsatt på omdømmetoppen, vet mer om hvilke faktorer som bringer oss dit og utnytter denne kunnskapen aktivt. met.no har en identitet som er synlig, som er godt innarbeidet og som gir faglig stolthet. Utad oppleves det som at vi er til å stole på. Mål 2: Intern kommunikasjon fremmer en positiv delekultur som sikrer at vi jobber godt sammen. Ansatte i met.no har tilgjengelig et verktøy for samhandling- og informasjonsdeling som oppleves som relevant og nyttig, og som setter en standard for slike verktøy hos tilsvarende organisasjoner. Vi har bygget videre på en god delekultur, men styrket denne slik at deling også skjer utenfor divisjoner, regioner og prosjekter. Mål 3: Gjøre met.no s rolle i nordområdene kjent i viktige miljøer Forskning og aktiviteter som har med nordområdene å gjøre, profilert aktivt i utvalgte fora. Mål 4: Styrke met.no som formidler av maritime varsler Medarbeidere opplever at de er i stand til å bidra slik at met.no erobrer en posisjon i maritim varsling Medarbeidere som jobber innenfor maritim varsling har økt sin kompetanse på formidling, brukerkontakt og salg. Våre varslings og klimaprodukter er brukervennlige og plattform er tilpasset målgruppen 9
4. Strategiske prioriteringer mot 2014 Strategi dreier seg om å gjøre valg når ressurser er en begrensende faktor. Vi kan ikke gjøre alt vi ønsker. Vi må derfor evne å fokusere på noe framfor noe annet. Noen ganger innebærer det knallhard prioritering og å si nei til muligheter. Å velge er derfor også å velge bort det man ikke skal gjøre. Strategiske satsningsområder i 2012 2013 Flere av kommunikasjonsaktivitetene som vil finne sted vil ikke være definert under her, men det er allikevel oppgaver som må løses. Det er de prioriterte oppgavene som vil få mest oppmerksomhet og kommunikasjonsressurser i denne perioden. Styrke kommunikasjonskompetansen og forståelsen hos medarbeidere som jobber med formidling og brukerkontakt Styrke kommunikasjonsarbeidet i forbindelse med ekstremværvarsling Bygge kompetanse for hvordan formidle usikkerhet, verifikasjon og sannsynlighet ovenfor ulike målgrupper Styrke internkommunikasjon Etablere met.no s digitale strategi Klargjøre og gi stolthet til vår identitet Utmeisle og iverksette en strategi for klimakommunikasjon Tydeliggjøre satsningen på nordområdene både internt og eksternt 10
5. Målgrupper (interne og eksterne) For ulike prosjekter og aktiviteter må man definere hvem som er målgruppen, for å nå fram med budskapet. Her beskriver vi ulike målgrupper som er viktige for met.no, og hva vi vil oppnå i møtet med dem: Ansatte: Ha motiverte og informerte ansatte, som har kompetansen de trenger for å utføre en god jobb og for at instituttet skal oppnå sine mål Fremtidige ansatte: Kandidater som er aktuelle for å jobbe på Meteorologisk institutt skal oppfatte oss som en attraktiv arbeidsplass som har en interessant og viktig samfunnsoppgave. Styret og KD: Ha en øverste ledelse som har tillit til organisasjonen Media: Opptre profesjonelt og pålitelig i møte med journalister, sørge for å ha et godt samarbeidsklima slik at vi har tilgang til media når det virkelig gjelder for oss. Samarbeidspartnere: Ha samarbeidspartnere som foretrekker oss fordi vi har en kompetanse som er viktig for dem, og at vi oppfattes som profesjonelle og dyktige på formidling av vårt fagfelt Myndigheter: Ha myndigheter som forstår betydningen av å beholde instituttets kompetanse som en del av statlige myndigheters arbeid med beredskap og krisehåndtering Kunder: Ha kunder som er godt fornøyde: både med samarbeidet forut for de produktene de mottar og den relasjonen våre medarbeidere er i stand til å skape Allmennheten: Operere i en allmennhet som oppfatter at Meteorologisk institutt forvalter skattepengene deres på en god måte. 11
6. Ansvar og organisering Vi har et felles ansvar for god og tydelig kommunikasjon på met.no, og retter oss også etter Statens kommunikasjonspolitikk 6.1 Kommunikasjonsansvaret er desentralisert Alle har et ansvar for å vurdere de forskjellige sakers kommunikasjonspotensial. Lederansvar: Kommunikasjon er et lederansvar slik at medarbeidere er informert til å gjøre en god jobb. Kommunikasjon skal være integrert i met.no s plan- og styringsdokumenter. Linjeansvar: Kommunikasjonsansvaret skal følge linjeprinsippet; den som har ansvaret for en tjeneste/ fagområde har også ansvaret for å informere om denne tjenesten/ fagområdet. Det er den enkelte medarbeiders plikt, på alle nivå, å sørge for sparring for å løse kommunikasjonsoppgaver best mulig. Det eksisterer en gjensidig initiativplikt mellom de faglig ansvarlige og kommunikasjonsseksjonen. Kommunikasjonsseksjonen skal støtte opp under medarbeideres kommunikasjonskompetanse med rådgivning og opplæring, og har det overordnede ansvaret for kommunikasjonsstrategi. 6.2 Kommunikasjonsseksjonen Det er et mål at kommunikasjonsseksjonen er kjent, verdsatt og utnyttet som den sentrale kommunikasjonskompetansen, som leverer rådgivning, sparring og bistand av høy kvalitet på så vel det strategiske som det operasjonelle nivå. Kommunikasjonsseksjonen vil: - Produsere konkrete informasjonsprodukter - Bidra med kommunikasjonskompetanse inn i prosjekter som er viktige for instituttet - Evaluere kommunikasjonstiltak - Sørge for at instituttet er til stede i de kanaler og på de plattformer hvor det er hensiktsmessig å være, og overvåke resultatene av tilstedeværelsen - Overvåke instituttets omdømme og foreslå tiltak i denne forbindelse - Overvåke instituttets strategiske satsingsområder, og iverksette kommunikasjonstiltak i denne forbindelse - Styre instituttets krisekommunikasjon - Sørge for at medarbeidere får nødvendig kommunikasjonsfaglig opplæring, i samarbeid med opplæringsleder - Gi råd og veiledning til ledelsen og medarbeidere ved behov 12
6.3 Kommunikasjon er et fast element i enhver prosjektbeskrivelse Medarbeidere har både et ansvar for at det blir informert om aktiviteter og hendelser inn i organisasjonen, og at man også tenker på sluttbruker/ kunde/ samarbeidspartner når man har en aktivitet. Selv om man ikke er i den del av kjeden som har direkte kontakt med sluttbruker/ kunde/ samarbeidspartner skal man vurdere hva som skal formidles når aktivitet er sluttført. Intern og ekstern kommunikasjon skal derfor inngå som fast element i alle prosjektbeskrivelser på met.no. Les mer om retningslinjer som gjelder: - Retningslinjer for medarbeidere som representerer Meteorologisk institutt (rundskriv 1/ 2011) - Retningslinjer for medarbeidere som representerer eller uttaler seg i media. (innblikk) - Retningslinjer for sponsing og reklamering - Mal for elementer i en prosjektbeskrivelse - Statens kommunikasjonspolitikk 13
7. Prinsipper for kommunikasjon 7.1 Målbarhet met.no skal evaluere sitt kommunikasjonsarbeid. Vi bestreber oss på å måle og evaluere effekten av konkrete kommunikasjonsinnsatser eller av anvendelsen av sentrale kommunikasjonskanaler. 7.2 Kommunikasjonsverdier Robust (integritet, modig, betydningsfull, stolt, trygg) Aktiv (engasjement, innsats, motivert, glød, inspirerende) Personlig (brukervennlig, fleksibel, positiv, karakter, sjarm, løsningsorientert) Nytenkende (global, endringsvillig, miljø- og klimabevisst, åpen, innovativ) 7.3 Omdømmeverdier met.no har definert sine omdømmeverdier, altså prinsipper som skal legges til grunn for kommunikasjonsarbeidet: Pålitelig Profesjonell Relevant Tilgjengelig (ingen revisjon til denne strategien) Pålitelig All informasjon fra met.no skal være pålitelig. Det innebærer at alle opplysninger som utgis skal være riktige, oppdaterte, sannferdige og til å stole på. Det spiller ingen rolle om mottakeren er ekstern eller intern. "Pålitelig innebærer også at vi i toveis kommunikasjonsprosesser svarer når vi blir spurt, ringer tilbake hvis vi har lovet det, og at alle som kontakter oss skriftlig straks forespeiles når de kan forvente å få et svar hvis svar ikke kan gis umiddelbart. Å kommunisere pålitelig krever at alt arbeid som utføres ved met.no utføres nøyaktig og med så få feilkilder som mulig. Oppfatninger om hva som er «pålitelig» og «profesjonelt» se under - vil også henge sammen med vissheten om at opplysningene er forankret i instituttets ledelse, stammer fra kvalifiserte kilder (for eksempel meteorologer), og at de er framskaffet ved hjelp av faglig forsvarlige metoder og utstyr. 14
Profesjonell All informasjon fra met.no skal være profesjonell. Det innebærer at vi kommuniserer på en profesjonell måte mht. valg av budskap og kanal / teknologi i forhold til målgruppe, at vi benytter moderne og framtidsrettede løsninger i vår kommunikasjon og at vi for øvrig forholder oss profesjonelt til alle våre målgrupper. Profesjonell kommunikasjon innebærer videre en profesjonell innpakning, hvor alt fra met.no s representanter til grafisk profil og framstillingsmåte understøtter budskapet og understreker hvem instituttet ønsker å være. Å kommunisere profesjonelt fordrer at met.no er tilgjengelig på tidspunkter hvor det er aktuelt for våre målgrupper å kommunisere med oss. Det fordrer også at vi ligger i forkant av informasjonsbehovet, slik at vi kan svare når vi blir spurt. Ved å ligge i forkant kan vi dessuten sette saker på dagsorden og ha innflytelse på vinklingen. Ikke minst kreves det gode interne informasjonskanaler, slik at våre interne målgrupper kan nås med informasjon før eksterne grupper får den samme informasjonen. Profesjonell informasjon krever videre at den som settes til å kommunisere kan gi kvalifiserte svar og opplysninger, og at dette er avklart med nærmeste leder. Relevant All informasjon fra met.no skal være relevant. Dette innebærer at vi blinker ut målgrupper vi er interessert i å nå, og tilpasser kommunikasjon og kanalvalg til målgruppen. Videre skal ikke innholdet i vår kommunikasjon bare være forståelig for målgruppen, det skal også være interessant. Tidsbegrepet avgjør hva som er interessant; dvs. i tiden. Å kommunisere relevant fordrer at vi arbeider med problemstillinger som er interessante for - og som etterspørres av samfunnet omkring oss. Det fordrer videre at vi er villige til å benytte språk og formidlingsformer som mottakeren forstår, og at vi er villig til å balansere det faglige opp mot det forståelige så framt dette ikke går på bekostning av det pålitelige. Tilgjengelig All informasjon fra met.no skal være tilgjengelig. Tilgjengelighet kan bestå i at vi er tilstede i kanaler som publikum enkelt har tilgang til. Det kan bety at informasjon som etterspørres er enkel å finne fram til i våre systemer. Det kan også bety at informasjon fra instituttet legges fram på en form og i et språk som er tilpasset de målgrupper vi ønsker å nå. Tilgjengelighet handler også om tid. Ikke alle ønsker våre tjenester til tidspunkter som passer for oss. Tilgjengelighet krever derfor en viss fleksibilitet i det systemet som ønsker å praktisere det. Å være tilgjengelig handler med andre ord om tid, sted og form. For å bli oppfattet som tilgjengelige må for det første de tre andre prinsippene oppfylles. I tillegg må vi jobbe for å få til en organisasjon som er fleksibel i sin bruk av tid, personale og andre ressurser, slik at publikum når oss med sine behov når det passer dem. 15
7.4 Statens kommunikasjonspolitikk Som et statlig forvaltningsorgan må met.no også forholde seg til Statens kommunikasjonspolitikk, sist revidert i 2009: Prinsipper for god kommunikasjon: Åpenhet I sin kommunikasjon med innbyggeren skal staten være åpen, tydelig og tilgjengelig Medvirkning Staten skal ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester Nå alle Staten skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte Aktiv Staten skal aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter Helhet Statlig kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet Prinsipp for gjennomføring: Linje Kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret 16
Vedlegg Deltakere i arbeidsgruppen Arbeidsoppgave: tre kommunikasjonsoppgaver/ tiltak deres seksjon har lyst til å gjøre i perioden 2012 2013 SWOT-analyse 17
Disse har deltatt i arbeidsgrupper à 3 dager Arne Kristensen MetKlim stab Silje Eriksen Holmen (Thomas Olsen) MetKlim VNN John Smits MetKlim VA Reidun Holmøy (Karsten Eitrem) MetKlim VV Lars Petter Røed FOU stab Hans Olav Hygen MetKlim KT Ivar Seierstad FOU NV Toril Engen Skaugen/ Dagrun Vikhamar Schuler FOU MK Rasmus Benestad FOU MK Birgitte Furevik FOU OOMM Birthe Marie Steensen FOU KL David Melchior IT SD Cecilie Stenersen/ Gabriel Kielland MetKlim SN Laila Sidselrud MetKlim FM Anne Eriksen Adiv Kristine Gjesdal Halo Vegar Kristiansen IDF Mai-Linn Finstad Kom Pernille Thapa Kom Ingrid Våset Kom Heidi Lippestad Kom Kristin Goa Kom Det har vært to presentasjoner av Kommunikasjonsstrategien underveis, hvor det også er gitt tilbakemeldinger: PROFF-kurs i mai (tidlig fase, før arbeidsgruppa hadde jobbet) Flyværkurs i oktober 18
Fra arbeidsoppgavene på samling 2 september Beskriv tre kommunikasjonsoppgaver/ tiltak deres seksjon har lyst til å gjøre i perioden 2012-2013 En oppgave man ble bedt om å forberede sammen med sin seksjon før samling. MetKlim stab 1. Bidra til at flere blir kjent med Moodle 2. Lage oversikt over kontakter mot eksterne, over prosjektledere og kompetanseoversikt 3. Etablere faste team for utvalgte samarbeidspartnere 4. Lage video av kurs/ varsler for intern og ekstern bruk VA 1. Systematiserer foredragsvirksomhet og annen utadrettet virksomhet/ representasjon, slik at dette er noe vi proaktivt kan tilby 2. Utarbeide en bedre FAQ-liste til yr-postkassa og de andre postkassene. Mer faglig rettet. 3. Intern kommunikasjon: åpen brief/ værkollokvium på salen alle hverdager ca kl 14, ca 10 min i forbindelse med vaktskifte. Storskjerm - åpen for alle. På sikt: Streame den på intranettet. 4. Hvis prioritert: Meteorologenes værkart i ny og bedre drakt, sammen med meteorologenes beskrivelse som en oppdaterbartekst. FOU Numerisk værvarsling Utfordring: kommunisere endringer i operative modeller eller annen utvikling I dag: mye på e-post / intranett Tiltak: 1. Øke bruk av videomøter med VNN/ VV/ VA - presentasjoner/ dialog 2. Regelmessige møter med varslingsmeteorologene, treffpunkt mellom overvåkning og utvikling av modeller 3. Noen foreslo et årlig newsletter som formidler modellutviklingen i et forståelig format 4. Hospitering på salen hos VA Fjernmåling 1. Produktformidling internt og eksternt. Kurs og foredrag. Opprette et kontaktpunkt i forhold til fjernmålte data ved instituttet. Vi ønsker å gjøre synlig både for eksterne og interne brukere hvilke produkter vi har og kvaliteten på disse. Dette skal gjøres med foredrag samt utvikling av websider som er innbydende og lette å lese. 2. Bidra mer aktivt i "Arbeids- og referansegruppa for observasjonsplanlegging". Utnytte forumet til informasjonsflyt og diskusjoner om met.no's meteorologiske observasjonsnett. Vi håper å kunne bidra med info om mulige observasjonsdata og produkter, og håper å få info om nytteverdi, erfaringer, ønsker og behov. 3. Gjøre kjent hvem som fungerer som kontaktpunkt hos met.no mot viktige eksterne kunder. Tydelig ansvar for oppfølging av kunder i forhold til produkttilgang er oppdatert og relevant til enhver tid. 19
FOU OOMM 1. Få våre produkter, tjenester, ansvarsområder dekket av det som ligger ute på nett (yr.no, halo, met.no (presentasjon av seksjonen). Målet er å få likestilt sjø med land. 2. Gjøre oss mer kjent overfor studentene, slik at de tenker VV som en plass å søke jobb eller skrive mastergrad/ PhD 3. Samleside for presentasjon som vi og andre 8internt) kan plukke fra når man trenger noe stoff fra vår avdeling Seksjon for klimainformasjon 1. Etablere/ iverksette klimaservicesenteret, inklusive nettside 2. Fullføre samkjøringen av klimavakten med personell fra salene 3. Gjennomføre medietrening for nytt og eksisterende personell VV 1. Kundekontakt blant samfunnsmeteorologene/ forskere/ ++ er kommet i gang a. Opplæring i kundebehandling b. Fordelt oppgaver etter interesser og egnethet, litt mer fokus på spesialisering 2. Motivere alle medarbeidere slik at de forstår at all kommunikasjon er viktig med omverdenen 3. Få på plass et turnus-program som hjelper oss med turnusplanlegging => mer frigjøring av tid og mer fleksibilitet slik at vi kan drive med kommunikasjonsoppgaver Stasjonsnett 1. Markere jubileer og nymonteringer 2. Redigere met.no sidene med strukturert innhold nyttig for eksterne - kommuner og kraft 3. Oppfølging av KRO-Diana => Innvolvere flere met.no miljøer i driften av nettet. VNN 1. Gå mer aktivt ut i (lokale) fora. Aviskronikker, blogg etc. Holde foredrag ute blant folk eller invitere folk til oss for foredrag. 2. Meteorologer mer synlige på yr.no gjennom "følge lavtrykket, stormfloen" etc 3. Offentlige samarbeidspartnere FOU Modell og klimaanalyser 1. Videreutvikle klimaskolen 2. Formidle historisk klima (nedbør, snø, temp): Klimaservicesenteret. 3. Verifikasjon av værvarsling. a. Forbedre formdling av verifikasjon og modellscore b. Interaktivt? 20
4. Avdelingsmøter med andre seksjoner Kommunikasjon 1. Innblikk/ internkommunikasjon er plassert, ny rådgiver m red. ansvar ansatt a. Evaluere dagens løsninger og behovsvurdere b. Testpilot nytt intranett 2. Met.no skal være en ledende statlig aktør i bruk av sosiale medier, f.eks ekstremværvarsel a. Oppstart: vi skal ha benyttet sosiale medier i ekstreme værsituasjoner, live-oppdatering av meteorologen - f.eks twitter eller FB. Delta mer aktivt på yr-bloggen b. Strategi/ retningslinjer må utvides/ forbedres/ implementeres bedre i organisasjonen 3. Formidling. Foredragssituasjoner. Spesialister. (streaming, filming, arkivering) a. Opprettelsen av et greenroom: kan lage "infopakker" i ekstreme værsituasjoner og for å øve seg i foredragssituasjaoner b. Paneldebatt. "Holmgang" Fagforeningene 1. Øke informasjonen mellom ledelse/ ansatte/ foreninger. Organisasjonene jobber enklere sammen. 2. Bruke foreningene til å øke kompetansen innen kommunikasjonsoppgaver. Støtte/ kurs. 3. Finne en ny løsning på arbeidet rundt fagpolitiske foreninger (NMF) 21