Konkurransegrunnlag Leie av ett fly til fotografering av havert i september - oktober 2007 Tokt nr: 2007 805 fly Tilbudsfrist 10. august 2007 kl. 1430 Åpen anbudskonkurranse 1
Orientering om oppdragsgiver: HAVFORSKNINGSINSTITUTTET: Er den største forskningsinstitusjonen innenfor ressursforvaltning, havmiljø og havbruk i Norge. Med mer enn 600 ansatte er instituttet også blant de største i verden på dette området og internasjonalt ledende på en rekke forskningsfelt. Havforskningsinstituttet er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet. Kjerneområdet til Havforskningsinstituttet er de marine ressursene, havmiljøet og havbruk. Instituttets hovedmål er å levere faglige råd til myndigheter, næring og samfunn om spørsmål knyttet til disse tre områdene. I TILBUDSINNBYDELSE Orientering om toktet : Havforskningsinstituttet skal foreta bestandsestimering av havert i området fra Nordland til Sør-Trøndelag i perioden 25. september 24. oktober 2007, hvor det skal gjennomføres båtbaserte tellinger av havertunger. Det skal i tillegg gjennomføres flyfotograferinger i et utvalgt underområde (sannsynligvis på Helgelandskysten) simultant med de båtbaserte tellingene. Formålet er å innhente data for å utvikle omregningsfaktorer mellom visuelle tellinger (båtbaserte) og tellinger basert på flyfoto. I tillegg vil flyet muligens bli brukt til fotograferinger også i andre deler av det totale undersøkelsesområdet. Det planlegges fotografering i totalt 3 dager; 1 dag i slutten av september, 1 dag ca.10. oktober og 1 dag ca. 20. oktober 2007. Konkret tidsplan må kunne justeres mht værforhold. 1 Kontraktens forutsetning, omfang og varighet Havforskningsinstituttet ønsker å inngå avtale om leie av ett fly med utstyr for vertikal fotografering av havertkolonier langs den ytre del av Helgelandskysten, Nordland og muligens i andre ytre områder av Nordland og Trøndelagsfylkene. Det planlegges fotografering i totalt 3 dager; 1 dag i slutten av september, 1 dag ca.10. oktober og 1 dag ca. 20. oktober 2007. Konkret tidsplan må kunne justeres mht værforhold. 2 Anskaffelsesprosedyre /- kontrakt Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402. 2
Anskaffelsen gjennomføres som et tjenestekjøp ved åpen anbudskonkurranse i henhold til del II i forskriftene, jf kapittel 5. 3 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 10.08.2007 klokken 1430 for å komme i betraktning. Med dette mener vi at vi må ha mottatt tilbudet innen denne tidsfrist. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet. 4 Innlevering av tilbud Tilbud med nødvendig dokumentasjon skal leveres på norsk i lukket konvolutt merket Tokt nr. 2007 805 fly. Tilbudet skal enten sendes eller leveres til : Postadresse : Havforskningsinstituttet Postboks 1870 Nordnes 5817 Bergen Leveringsadresse : Havforskningsinstituttet Nykirkekaien 1 5005 Bergen Tilbudet må ikke merkes med kontaktpersoners navn. Tilbud må ikke sendes pr. telefaks eller pr. e-post. Mottatte tilbud i strid med dette avvises, se punkt 7. 5 Kontaktperson(er) Kontaktpersonen har kun adgang til å besvare spørsmål som gjelder eventuelle uklarheter eller feil i konkurransegrunnlaget. Vi ber om at slike henvendelser skjer skriftlig pr. telefaks 55 23 85 31 og merkes med det aktuelle toktnummer. Navn : Kjell T. Nilssen / Vera Lund Telefaks: 55 23 85 31 6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 3
7 Avvisning av tilbud Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Oppdragsgiver skal avvise leverandører som : 1. Ikke har levert skatteattest innen fristen (se punkt II 1 nedenfor). 2. Ikke har levert HMS-egenerklæring innen fristen (se punkt II 1 nedenfor). 3. Ikke har levert dokumentasjon innen fristen iht. punkt 3 nedenfor. Oppdragsgiver kan avvise leverandører som : 1. Har uoppgjorte restanser i henhold til skatteattestene (RF-1244). 2. Gir ufullstendige, feilaktige eller misvisende opplysninger i tilbudet. Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Oppdragsgiver skal avvise tilbud som : 1. Ikke er levert innen fastsatt tilbudsfrist. 2. Ikke tidsfredsstiller kravene til tilbudets utforming ( se punkt I 4 ovenfor). 3. Inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 4. Inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i konkurransegrunnlaget. 5. På grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som : 1. Virker unormalt lavt i forhold til ytelsen. 2. Ikke er signert, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende. Det vises for øvrig til andre avvisningsgrunner i 11-10 til 11-12. 8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 25.09.07. II GRUNNLAGET FOR KONKURRANSEN 1 Kvalifikasjonskrav til flyoperatør Ved vurdering vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å kunne oppfylle kontraktens forpliktelser. Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet : Skatteattester HMS-egenerklæring 4
Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester; 1 attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og 1 attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift). Begge attestene har betegnelsen RF 1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom skatteattestene ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. HMS-egenerklæring Samtlige leverandører skal levere HMS-egenerklæring i samsvar med skjema for dette som ligger vedlagt dette konkurransegrunnlag. Ved dette må leverandøren erklære at han/hun oppfyller eller ved tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. (HMS) Egenerklæringen må være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristens utløp. Dersom egenerklæringen ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp skal tilbudet avvises. 2 Krav til fly m.v. Flyet må : a) Ha 2 motorer, slik at flyet kan lande sikkert dersom det oppstår skade på en av motorene. b) Kunne operere i de ytre kystområdene mellom Lofoten og Froan. c) Ha mannskap med erfaring fra tilsvarende operasjoner. d) Ha tilfredsstillende utstyr for kommunikasjon og navigasjon. e) Ha digitalt fotoutstyr for vertikal fotografering av en slik kvalitet at havertunger er lett å identifisere på foto. f) Ha utstyr for bildeposisjonering. g) Ha plass til 1 ekstra person fra Havforskningsinstituttet. 5
3 Dokumentasjon og opplysninger vedrørende fly og mannskap Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet: Spesifikasjon av fly Spesifikasjon av fotoutstyr Spesifikasjon av utstyr for bildeposisjonering Spesifikasjon av utstyr for kommunikasjon og navigasjonsutstyr Mannskap : nærmere opplysninger vedr. tilsvarende oppdrag Dersom ovennevnte dokumentasjon/opplysninger ikke vedlegges tilbudet, skal tilbudet avvises. III TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som anses egnet iht. ovennevnte kvalifikasjonskrav og krav til fly får vurdert sine tilbud iht. tildelingskriteriene. Kontrakten vil bli tildelt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Ved tildeling av kontrakt vil følgende kriterier bli vektlagt : 1. Oppfylling av krav som beskrevet under punkt 2 ovenfor. 2. Pris Kriteriene er ikke angitt i prioritert eller vektet rekkefølge. IV ØVRIGE REGLER OM KONKURRANSEN OG TILBUDET 1 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 2 Tilbyders rett til å gjøre endringer og tilbakekall Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringen av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 6
3 Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli sendt til samtlige tilbydere som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4 Rettidig levering av tilbud Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. 5 Avvisning av tilbud (se også punkt I 7) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud i henhold til: Forskrift om offentlige anskaffelser 11-11, Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-12, Avvisning av unormalt lave tilbud. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-10, Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig. 6 Avlysning av konkurransen eller forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, eventuelt bruke deler av tilbudet. 7 Valg av tilbud Oppdragsgiver velger blant de ikke avviste tilbud, på basis av de angitte tildelingskriterier, det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det kan velges flere leverandører. 7
8 Oppdragsgivers opplysningsplikt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakt er inngått når begge parter har undertegnet kontrakten. 9 Pris Spesifisert pris for dagleie av fly, utstyr og personell, eventuelt tilflyging til undersøkelsesområdet. Spesifisert pris pr. flytime og foto. Spesifisert pris for mulig etterarbeid (plotting på kart, etc.). Eventuelle andre elementer som inngår i pristilbudet skal beskrives. 8
Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. ( ) Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt av kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 9