Møte nr. 01/16 Dato: 10.02.16 kl. 13.00 15.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Johnny Deisz, leder Elisabeth Stølen, nestleder Richard Ivar Buch, medlem Martin Reinertsen, medlem Randi Eik, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Administrasjonen v/ Vidar Torsøe Kommunerevisjonen Vest v/ Monica Nilsen. Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. Kontrollutvalget godkjente at utsendt sak 3 kunne behandles i møtet. SAKSLISTE ORIENTERINGER v/ rådmannen: - Kort info om kommunen (aktuelle saker/utfordringer) - Oppfølging av eventuelle merknader til fjorårets regnskap + oppfølging av eventuelle merknader etter årets interimrevisjon - Eventuell tilbakemelding om status vedrørende oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjoner - Rådmannens arbeid med/ansvar for Intern kontroll på overordnet nivå - Etiske retningslinjer/etisk bevissthet - Varsling og varslingsrutiner - Beredskapsarbeid - Farsund Vekst AS SAK 01/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 11.12.15 SAK 02/16 MØTEPLAN/ÅRSPLAN KONTROLLUTVALGET 2016 SAK 03/16 NUMMERERT BREV NR. 16 INTERIMREVISJON FASTE POSTER Nytt fra revisor: Intimrevisjon Nytt fra sekretær: Evaluering av kurs, planlegging av orienteringer EVENTUELT REFERATER Ref. 01/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak etter kvalitetskontroll Ref. 02/16 Kommunerevisjonen Vest, engasjementsbrev Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 27.01.16 1
Underskrift Johnny Deisz Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 2
ORIENTERINGER v/ rådmannen: Regnskap 2015 Driften går ca. i balanse, men regnskapsmessig mindreforbruk på om lag kr. 17 mill. Dette skyldes lavere pensjonsutgifter enn antatt, høyere statstilskudd enn anslått (særlig knyttet til flyktninger) og at skatteinngangen i siste tertial ble betydelig høyere enn forventet. Kort info om kommunen (aktuelle saker/utfordringer) Kommunereformen Lister 3 Kommunestyret skal fatte endelig vedtak innen 30.6 Nytt inntektssystem fra 2017. Forslaget er p.t. ute på høring Rådmannen orienterte om hovedtrekkene. De største kommunene tjener, mer eller mindre alle andre taper. Unntak for små distriktskommuner med få innbyggere Den planlagte endringen i inntektssystemet har medført mye mer intenst arbeid i sammenslåingsarbeidet Bosetting av flyktninger 60 skal bosettes i 2016 Større investeringsprosjekter Rådmannen orienterte om planlagt utbygging Listaheimen, byggetrinn 1 32 boenheter, samt om øvrige prosjekter som utbygging Eilert Sundt, Listerveien, Borshavn etc. Farsund Vekst Kommunen har solgt sine aksjer Tildeling av prosjektmidler Farsund er blant annet tildelt 3 mill. fra RFF, Regionalt forskningsfond til «prosjekt amerikanske Lista» Nytt ERP-system (økonomi/personal) gjennom DDV skal innføres. Planstrategi skal gjennomføres i løpet av 2016 Delegasjonsreglement skal oppdateres/gjennomgås i 2016 Oppfølging av regnskapsmerknader: Rådmannen orienterte om oppfølging av merknader til regnskapet. Oppfølging av FR Heltid i helse og omsorg Revisjonens forbedringsforslag har blitt fulgt opp. Dette gjelder henvisning til paragrafer ved ansettelse og samkjøring av lokale retningslinjer for heltid /deltid i reglement og håndbok Varsling og varslingsrutiner. Orienterte om kommunens arbeid på området. 3
Etiske retningslinjer. Orienterte om kommunens arbeid på området. Beredskap. Fullskala øvelse ble gjennomført i 2015. Det var en nyttig øvelse. Det forventes ikke tilsyn fra fylkesmannen i 2016. Folkevalgtopplæring oppfølgingsdag i regi av KS. Kontrollutvalgets oppgaver og ansvar kan være deltema denne dagen. KU inviteres til denne dagen. Intern kontroll utsettes til senere møte Konklusjon: Kontrollutvalget ber rådmannen om skriftlig tilbakemelding på oppfølging av merknader til 2014 regnskapet. Kontrollutvalget imøteser deltakelse på folkevalgtopplæringen oppfølgingsdag i regi av KS. SAK 01/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 11.12.15 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.12.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 11.12.15 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 11.12.15 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.12.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 4
SAK 02/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN 2016 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Forslag til årsplan 2016 for kontrollutvalget vedtas med tilføyelser foretatt i møtet. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har satt opp møtene for våren 2016. Avhengig av når regnskapet er klart for behandling, kan det bli aktuelt å endre tidspunkt for regnskapsmøtet. Tilbakemelding fra rådmannen vedrørende planlagt behandling av regnskapet for 2015 i formannskap og kommunestyre forventes å foreligge til utvalgets møte 10.2. Årsplanen angir planlagt aktivitet i kontrollutvalget med saker og orienteringer gjennom året. Normalt sett blir det endringer underveis, men det er greit å ha planer å styre etter. Mitt forslag er at utvalget kommer frem til eventuelt tema for orientering på møtet 8.6. Basert på tidligere erfaring foreslås følgende som kontrollutvalgets årsplan for 2016: Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Onsdag 10.2 Årsplan KU, Interimrevisjon Diverse v/ rådmannen Onsdag 13.4 Årsregnskap 2015, Årsmelding KU, Overordnet analyse innspill fra KU Årsregnskap med årsberetning v/ rådmannen Tirsdag 8.6 Overordnet analyse/plan FR, Plan selskapskontroll Overordnet analyse v/ revisjonen, teknisk sektor generelt + oppfølging av vedtak Rutiner reiseregninger, jf. nr. brev 16. Onsdag sept./okt. Budsjett 2017, Plan FR, Bestilling FR? Helse og omsorg, generelt + status samhandlingsreformen Onsdag nov./des. Bestilling FR, Oppfølging R2015 Oppvekst/kultur Forslag til vedtak: Forslag til årsplan 2016 for kontrollutvalget vedtas. 5
SAK 03/16 NUMMERERT BREV NR. 16 INTERIMREVISJON Revisor orienterte om saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar nummerert brev nr. 16 til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at forholdet er bragt i orden fra og med 2016. 3. Kontrollutvalget vil be rådmannen orientere kontrollutvalget på møtet i juni hvordan rutinene for reiseregninger fungerer. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, nummerert brev nr. 16 datert 05.02.16 Bakgrunn for saken: Revisor skal rapportere til kontrollutvalget i såkalt nummerert brev ved nærmere angitte hendelser. Ifølge revisor gjelder dette forhold som påvirker revisors rapportering av grunnlaget for skatter og avgifter. Revisjonen har avdekket mangler ved gjennomgang av reiseregninger for oktober 2015. Manglene kan ikke kun isoleres til en begrenset periode. Revisor skriver i brevet at en som følge av dette ikke kan underskrive på følgeskrivet til lønnsinnberetning for 2015. Dersom det ikke foreligger nødvendig dokumentasjon kan slik godtgjørelse bli vurdert til å være arbeidsgiveravgiftspliktig og trekkpliktig for mottaker. Ifølge revisor oppgir administrasjonen at nye rutiner er innført for 2016 og at det ikke vil bli utbetalt godtgjørelse trekkfritt uten at det foreligger nødvendig dokumentasjon. Revisor vil orientere om saken i møtet. Administrasjonen er også invitert til kommentere forholdet i møtet. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar nummerert brev nr. 16 til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at forholdet er bragt i orden fra og med 2016. 6
FASTE POSTER Nytt fra revisor: Interimrevisjon: Revisor orienterte om målsettingen med revisjonens arbeid, hva som skal bekreftes i revisjonsberetningen, planlegging (vesentlighet, risiko), interimrevisjon og årsoppgjørsrevisjon. Nytt fra sekretær: Evaluering av kurs. Medlemmene kom med forslag til forbedringer til neste kurs. Planlegging av orienteringer, se årsplansaken EVENTUELT Konferansen: Richard Ivar Buch orienterte om Kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen og anbefalte konferansen som en svært nyttig arena for kontrollutvalgets medlemmer. REFERATER Ref. 01/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak etter kvalitetskontroll Ref. 02/16 Kommunerevisjonen Vest, engasjementsbrev Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 27.01.16 Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. 7