PROSEDYRE FOR VARSLING = særskilte interne kanaler 1 FORMÅL Signalisere at varsling er lovlig og ønsket. Tilrettelegge for at arbeidstakere tilsatt i Strand kommune benytter sin rett og plikt til å varsle om kritikkverdige forhold ved arbeidsplassen. Detaljerte retningslinjer for varsling og vern av varslere fremgår av dokument K-30.20-11 i TQM9000. 2 RETT OG PLIKT TIL Å VARSLE Strand kommune ønsker at det alltid varsles om kritikkverdige forhold som brudd på lov, interne regler/retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være: - forhold som kan medføre fare for liv og helse - mobbing og trakassering - korrupsjon - maktmisbruk - underslag, tyveri og økonomiske misligheter - brudd på taushetsplikt
- diskriminering I noen tilfeller foreligger det varslingsplikt. Det innebærer at loven pålegger arbeidstakere en plikt til å gi opplysninger om nærmere angitte forhold til andre myndigheter. Eksempler på slike lovbestemmelser er: - Arbeidsmiljølovens paragraf 2-3, nr.2 - Helsepersonellovens paragraf 17 - Straffelovens paragrafer139 og 172 - Barnevernlovens paragraf 6-4 3 VARSLINGSKANALER Medarbeider skal på en forsvarlig måte varsle om kritikkverdige saksforhold på egen arbeidsplass. Forsvarlig måte vil alltid være å varsle direkte til ansvarlig person i virksomheten, varsle overordnet leder, varsle verneombud eller tillitsvalgte, eller varsle tilsynsmyndigheter eller lignende offentlige organer. Ved intern varsling bør rutine beskrevet i vedlegg 1 benyttes. Offentlig varsling kan være forsvarlig under enkelte omstendigheter. 3.1 INTERN VARSLING 3.1.1 Ordinære kanaler All varsling bør som hovedregel skje gjennom linjeledelsen, jfr grå felt i figuren nedenfor. Får varsler ikke medhold hos linjeleder bør overordnet leder (personalsjef eller rådmannen) varsles. Dersom varsleren vurderer varsling i linjen som utilstrekkelig, eller varsler ikke ønsker å ta opp forholdene på egen arbeidsplass, kan det varsles til tillitsvalgte eller verneombud.
Varsling til kontrollutvalget bør som hovedregel skje først når de andre interne kanalene er utprøvd. Dette gjelder ikke hvis arbeidstaker har grunn til å tro at de andre varslingskanalene vil være lite hensiktsmessige, for eksempel hvis det er tale om korrupsjon eller tilsvarende alvorlige forhold. 3.1.2 Særskilte kanaler Dersom de ordinære interne kanalene er benyttet eller ikke ansees som hensiktsmessige, kan varsling som et supplement til disse kanalene skje direkte til et varslingssekretariat som er sammensatt av personalsjef, verneleder og hovedverneombud. Alternativt kan varsling skje ved hjelp av kommunal web-løsning for varsling
3.2 VARSLING TIL TILSYNSMYNDIGHETER Varsling til tilsynsmyndighetene er som hovedregel alltid lojalt, og i alle tilfeller når arbeidstaker har en lovfestet plikt til å varsle eller hvis arbeidstaker har en begrunnet mistanke om kritikkverdige forhold (jfr. figuren foran). 3.3 OFFENTLIG VARSLING Det vises stor aktsomhet i bruk av offentlig varsling, og brukes i aktsom god tro som et virkemiddel for å bringe et kritikkverdig forhold til opphør. Offentlig varsling er i utgangspunktet først aktuelt etter at de kritikkverdige forholdene er tatt opp internt uten at dette har ført til endringer. Dette gjelder ikke hvis arbeidstaker har grunn til å tro at intern varsling vil være uhensiktsmessig, for eksempel hvis det er tale om korrupsjon eller tilsvarende alvorlige forhold. 4 INTERN OPPFØLGING AV VARSLING Alle mottatte henvendelser skal følges opp i henhold til rutine beskrevet i vedlegg 2. Oppfølging av henvendelser vil bli tilrettelagt på en enkel måte i WebSak. Henvendelser om status for oppfølging rettes til varslingsmottaker eller til varslingssekretariatet.
Rutine for intern varsling og oppfølging Vedlegg 1 INTERN VARSLING 1. Det er ønskelig at alle medarbeidere varsler om kritikkverdige forhold 2. Varslingen skal være forsvarlig, og det skal ikke gjengjeldes som følge av varslingen 3. Varsling via dette skjemaet er forsvarlig 4. Varsling i samsvar med varslingsplikt, eller varsling til tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet, er også alltid forsvarlig 5. Dette varselet bør leveres nærmeste overordnet leder eller tillitsvalgt/verneombud 6. Du kan også levere varselet til kommunens sentrale varslingsordning; a. Via kommunens internett-sider (under HMS) b. Via kommunens intranett (Intralink under HMS) c. Via varslingssekretariatet (til personalsjef, verneleder eller hovedverneombud) 7. Arbeidsgiver ønsker at varselet skal underskrives med navn. Da kan arbeidsgiver innhente ytterligere opplysninger fra varsler og gi tilbakemelding til varsleren om hva som gjøres med forholdet. Du kan likevel velge å varsle anonymt, men vil da ikke kunne få noen direkte tilbakemelding på videre saksgang. 8. Du vil få tilbakemelding innen 14 dager om hva som skjer med saken du har varslet om. Jeg ønsker å varsle om følgende kritikkverdige forhold: Jeg mener følgende bør gjøres (dersom varsler ønsker å komme med forslag): Varslet av: Dato: Jeg ønsker å være anonym
Rutine for intern varsling og oppfølging Vedlegg 2 INTERN OPPFØLGING AV VARSLING Varslet av: Trinn Oppfølging av forholdet Dato 1 Varselet mottatt av 2 Undersøkelser gjennomført * * * 3 Konklusjon 4 Tilbakemelding gitt til varsler 5 Nødvendig informasjon gitt til den eller de det er varslet om 6 Tiltak 7 Videre oppfølging planlagt 8 Videre oppfølging gjennomført
Vedlegg 3 STRAND KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Saksnr. Utvalg Dato 008/07 Arbeidsmiljøutvalget 29.08.2007 Arkivkode Saksbehandler Arkivsak/j.post 440 Terje Ersland 06/557 07/14795 PROSEDYRE FOR VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD PÅ ARBEIDSPLASSEN Forslag til vedtak: AMU godkjenner prosedyre for varsling slik den er fremlagt 29.08.2007 ARBEIDSMILJØUTVALGET Behandling: Votering: AMU-008/07 VEDTAK: Enstemmig vedtak: AMU godkjenner prosedyre for varsling slik den er fremlagt. Jørpeland, 17.08.2007 Ina Fjelde rådmann
Vedlegg Dok.dato Tittel Dok.ID 20.08.2007 Prosedyre for varsling.doc 40859 1. Sammendrag Kommunen vil i høst etablere rutiner gjennom WebSak for varsling av kritikkverdige forhold ved arbeidsplassen. Rutinene baseres på å benytte allerede etablerte kanaler i kommunen, dvs. ledere, tillitsvalgt og verneombud. Det etableres i tillegg en ny intern kanal som sikkerhetsventil for de tilfeller varselet ikke fører frem eller varsler ikke ønsker å varsle på vanlig måte. Varsling til tilsynsmyndigheten og eventuell ekstern varsling kommer i tillegg. Rutinene for varsling skal være kjent for alle, være enkle å bruke, og de skal sikre rettssikkerhet, både for varsleren og de personer det varsles om. 2. Fakta Fra 1. januar 2007 trådte de nye lovreglene om ansattes ytringsfrihet i kraft gjennom endring i Arbeidsmiljøloven. Målet med de nye reglene er å fremme åpenhet og bidra til bedre ytringsklima i den enkelte virksomhet. Varsling er definert som de tilfeller der ansatte sier fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Kritikkverdige forhold er forhold i strid med lov eller etiske normer, eksempelvis korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet, fare for pasienters liv og helse, farlige produkter eller dårlig arbeidsmiljø. Det er tale om varsling hvis arbeidstaker sier fra om slike forhold internt til ledelsen eller andre i virksomheten eller eksternt til blant annet tilsynsmyndigheter og media. I følge den nye loven er arbeidsgiver pliktig til å sørge for å legge til rette for et godt ytringsklima i virksomheten. Arbeidsgiver skal utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten. Kommunen har etablert retningslinjer for varsling og vern av varslere i TQM9000. 3. Lover, forskrifter, rundskriv Arbeidsmiljøloven 4. Gjeldende planer, retningslinjer og vedtak Se punkt 2 og 3 5. Innkomne uttalelser Tillitsvalgte er informert gjennom de faste møtepunktene mellom rådmann og foreningene. Ingen uttalelser foreligger. 6. Alternative løsninger med konsekvenser 1. Basere varsling på de eksisterende informasjonskanalene uten å etablere faste rutiner for oppfølging 2. Etablere et eget varslingssekretariat i tillegg til de eksisterende informasjonskanalene, samt etablere egne rutiner for oppfølging av varsling gjennom kommunens saksbehandlingssystem 7. Vurdering og konklusjon Strand kommune ønsker å signalisere at varsling er lovlig og ønsket. Kommunen vil derfor tilrettelegge for at arbeidstakere tilsatt i Strand benytter sin rett og plikt til å varsle om kritikkverdige forhold ved arbeidsplassen. 8 av 9
En arbeidstaker som opplever kritikkverdige forhold i sin virksomhet vil i hovedsak varsle tjenesteveg, og vil derfor søke å få løst opp i problemene gjennom sin linjeledelse. Alternativt vil arbeidstakeren naturlig søke bistand fra tillitsvalgte eller verneombud. I de fleste tilfeller vil de ordinære varslingskanalene i organisasjonen være tilstrekkelig for å løse opp i slike forhold. I særskilte situasjoner kan det likevel oppleves tryggere dersom det foreligger mer faste rutiner for innmelding og oppfølging av et kritikkverdig forhold. Det kan derfor i slike tilfeller oppleves bedre å kunne henvende seg til et eget uavhengig varslingssekretariat, der dette kan sikre at den som varsler opplever nødvendig trygghet for at forholdet blir tatt hånd om på en betryggende måte utenfor de ordinære varslingskanalene. Det vil derfor være aktuelt å etablere et mer uavhengig varslingssekretariat som kan støtte opp slike tilfeller. For å kvalitetssikre at saker som blir meldt inn virkelig blir fulgt opp på en god måte, ser rådmannen behov for at selve varslingen blir dokumentert og fulgt opp på en forsvarlig måte. Det blir derfor lagt ut et eget varslingsskjema både på internett, i intranettet og ute i virksomhetene. Rutinen for oppfølging av et varsel blir også etablert som en saksbehandlingsmal i kommunens sak/arkiv system WebSak. Her vil vi kunne sikre at en varsler som ønsker anonym oppfølging av sin sak, skal kunne oppleve at lovens krav om vern av varslere blir ivaretatt. I tillegg vil øvrige krav til forsvarlig oppfølging av varselet bli dokumentert i hver enkelte tilfelle. Behovet for vern mot allment innsyn i sakene vil bli regulert på en god måte gjennom både Offentlighetsloven og Forvaltningsloven. Selve prosedyren for varsling blir etablert slik den fremgår av vedlegg 1. Konklusjon: Strand kommune vil i løpet av høsten 2007 etablere et eget uavhengig varslingssekretariat bestående av personalsjef, verneleder og hovedverneombud. Parallelt vil det bli etablert rutiner i WebSak for mottak og oppfølging av innmeldte varsler. 9 av 9