SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

Transkript

1 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: Skriftlig saksbehandling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtedato: Møtested: Møtetid: Som følge av at det er kommet nye opplysninger og at saken må opp i AMU før den skal i ADM, avlyses møte i ADM den Oversender saken i medhold av forskrift om fjernmøter og skriftlig saksbehandling 4, til behandling hos administrasjonsutvalgets medlemmer. Den skriftlige saksbehandlingen går ut på at vedtaket endres til: Saken utsettes inntil nye opplysninger er drøftet med tillitsvalgte og utredet nærmere. For gyldig vedtak kreves at samtlige medelmmer gir sin tilslutning til det framlagte forslag til vedtak, og til at dette treffes etter skriftlig saksbehandling. Jeg ber derfor om at medlemmene snarest og senest , kl 12:00, gir skriftlig tilbakemelding på e-post til sekretariatet bce@svk.no slik: Jeg samtykker/samtykker ikke til skriftlig saksbehandling i sak 003/19. Jeg gir/gir ikke min tilslutning til det framlagte forslag. Kirkenes, Rafaelsen, Rune Gjertin leder

2 SAKSLISTE: Saksnr.: Sakstittel: Arkivsak: U.off: 003/19 RETNINGSLINJER OG RUTINER FOR VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD REVIDERING Saksordfører: 18/2800 2

3 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Kristoffersen, Line Enhetsleder: Kristoffersen, Line, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Dato: Utvalg Saksnummer Dato Administrasjonsutvalget 002/ Formannskapet Kommunestyret Administrasjonsutvalget 003/ RETNINGSLINJER OG RUTINER FOR VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD Vedlagte dokumenter: Forslag - reglement og rutine for intern varsling Kort sammendrag: Faktiske opplysninger: Fra og med er det foretatt en lovendring i arbeidsmiljølovens varslingsbestemmelser. Lovendringen stadfester lovgivers ønske om økt fokus på varsling, og stiller strengere krav til alle virksomheter som sysselsetter arbeidstakere med hensyn til varslingsrutiner, informasjon, involvering av tillitsvalgte, forbud mot gjengjeldelse m.v. Varslingsreglene er inntatt i et eget kapittel 2A i arbeidsmiljøloven.

4 I korte trekk innebærer varslingsreglene: Alle virksomheter som sysselsetter mer enn 5 arbeidstakere, er forpliktet til å etablere varslingsrutiner. Varslingsrutinene må være skriftlige og lett tilgjengelige for ansatte i bedriften. Reglene og rutinene skal utarbeides i samarbeid med de ansattes tillitsvalgte. Rutinene skal inneholde en oppfordring til å varsle og hvordan man skal gå frem for å varsle. Det skal gjelde taushetsplikt for varslerens identitet ved varsling til tilsynsmyndighetene eller andre offentlige myndigheter. Varslingsreglene gjelder også for innleid arbeidskraft. Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Arbeidsmiljøloven gir arbeidstakere og innlede arbeidstakere rett til å varsle om kritikkverdige forhold. Rettigheten skal bidra til å styrke ansattes reelle ytringsfrihet i arbeidslivet. Arbeidsmiljølovens varslingsregler omfatter tilfeller der arbeidstaker varsler om kritikkverdige forhold i egen virksomhet. Dette kan være forhold som arbeidstakeren blir kjent med gjennom arbeidsforholdet og som er eller kan være i strid med: Lover og regler Virksomhetens retningslinjer Alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for varsling av kritikkverdige forhold. Etter arbeidsmiljøloven 2 A-3 plikter arbeidsgivere med fem eller flere ansatte å utarbeide rutiner for varsling. Rutinene skal utarbeides i samarbeid med ansatte og tillitsvalgte. Med rutiner for varsling menes retningslinjer, instrukser, reglement med mer, som angir virksomhetens etiske plattform, hvem det kan varsles til, hvordan varslingsmeldinger skal håndteres m.m. Rutinene skal som et minimum inneholde En oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold En forsvarlig framgangsmåte for varsling En framgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsling Ut over dette sier ikke loven noe konkret om hva slags tiltak som skal settes i verk. Dette må tilpasses behovet og situasjonen i den enkelte virksomhet. Rutiner for varsling danner et viktig grunnlag for virksomhetens ytringskultur. Rutinene gir de ansatte et signal om at det er ønskelig at de sier fra. Det vil dessuten gi de ansatte veiledning i hvordan de skal gå frem og trygghet for at de følger en akseptert framgangsmåte. Forslaget innebærer også at det opprettes et varslingsutvalg mulighet for varsling utenom linjen. Er man i en varslingssituasjon skal utgangspunktet være å alltid varsle i linjen. I tillegg vil en i de fleste tilfeller kunne ha muligheten til å kunne varsle gjennom vernetjenesten eller tillitsvalgtordningen. For å sikre muligheten for å varsle forsvarlig har en også vurdert muligheten for å ha et ytterligere internt varslingsinnstans for de situasjoner ansatte ikke føler at varselet kan ivaretas gjennom linje, vernetjenesten eller tillitsvalgtapparatet. Av den grunn er det foreslått å opprette et varslingsutvalg bestående av personalsjef og HMS rådgiver.

5 Advokat/jurist kan også tiltre utvalget ved behov for juridisk rådgivning og faglig støtte. I rådmannens forslag som var sendt ut på høring, besto varslingsutvalget av personalsjef, hovedverneombud og leder av administrasjonsutvalget. Etter at høringsfristen gikk ut kontaktet rådmannen KS advokat for å høre om det ville være i strid med ny kommunelov at leder for administrasjonsutvalget satt i varslingsutvalget. Likeså ble det bedt om en tilbakemelding i forhold til om det var uproblematisk at hovedverneombudet satt i utvalget. Tilbakemeldingen fra KS advokat var at håndtering av en varslingssak er et arbeidsgiver anliggende. Av den grunn er det ikke heldig at hovedverneombudet, som er en tillitsvalgt valgt etter Arbeidsmiløloven er med på å håndtere varslingssaker fra arbeidsgiversiden. Videre ble det ikke anbefalt at leder av administrasjonsutvalget sitter i utvalget. Ny kommunelov er klar og tydelig på at det skal være et skille mellom politikk og administrasjon, og politikerne skal ikke involveres i enkeltsaker rundt ansatte. Rådmannen velger å lytte til de faglige rådene KS advokatene gir, og foreslår derfor å opprette et varslingsutvalg bestående av personalsjef og HMS rådgiver. Advokat/jurist kan også tiltre utvalget ved behov for juridisk rådgivning og faglig støtte. Forslaget til nye rutiner har vært sendt ut på høring til enhetene og arbeidstakerorganisasjonene med høringsfrist AMU har også behandlet forslaget. Enhetslederne har ansvaret for å gjøre rutinene kjent i sin virksomhet Det er innkommet 2 uttalelser henholdsvis fra Akademikerforbundet og AMU. AMU FATTET FØLGENDE VEDTAK I SAK 062/18; Vedtak: AMU har ingen merknader til det fremlagte forslaget, og stiller seg dermed bak forslaget. Akademikerforbundet har gitt følgende innspill: Punkt 3. Hva er kritikkverdige forhold: Det bør føyes til et eget kulepunkt i eksemplene som eksplisitt benevner «Brudd på lov». Dette er jo allerede nevnt i innledningen til punkt 3, samt i punkt 2 Hva er varsling der ordet «ulovlige» er brukt. Rådmannens vurdering er at det under punkt 3 tas inn et nytt kulepunkt: Brudd på lov Punkt 5. Forsvarlighet i fremgangsmåte Her bør føyes til et eget strekpunkt om lovbrudd under «foreligger det kritikkverdige forhold». Eventuelt et eget strekpunkt under «Lovlighet.» slik; «Lovstridighet innen virksomhetens/enhetens lovverk»

6 Rådmannens vurdering er at forslaget dekkes inn under punkt 3, hvor det framkommer at forhold som er brudd på lov er et kritikkverdig forhold. Sør-Varanger kommune forholder seg til Norske lover som er vedtatt av Stortinget, og har ikke sitt eget lovverk innenfor egen organisasjon. Brudd på kommunens reglement ligger inne som et eget strekpunkt under punkt 5. Punkt 10. Ekstern varsling Punktet bør også inneholde ordet «tilsynsmyndighet», eventuelt slik; «Varsling til eksterne tilsynsmyndighet/parter/media vil kun være aktuelt. osv» Begrunnelse for dette er å gi trygghet til arbeidstakere som opplever å ikke bli hørt av overordnede når man opplever kritikkverdige og lovstridige forhold i virksomheten. Rådmannens vurdering er at ordet tilsynsmyndighet legges inn. Det framkommer av AML 2.A.1(2) at det kan varsles til tilsynsmyndighet. Rådmannen innstiller på at forslaget til retningslinjer som nå foreligger imøtekommer alle krav i henhold til arbeidsmiljøloven som omhandler varsling. Retningslinjene ivaretar også rutiner for varsling som måtte oppstå som følge av #MeeToo kampanjer/uønsket seksuell oppmerksomhet. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Folkehelse:

7 Kompetansebygging: Økonomi: Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger:* Alternativ til vedtak:* Forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar retningslinjer og rutiner for intern varsling av kritikkverdige forhold i Sør-Varanger kommune. Nina Bordi Øvergaard rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

8 RETNINGSLINJER OG RUTINER FOR VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD I SØR-VARANGER KOMMUNE

9 Planens ID: Revidering av retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold ArkivsakID: 63/08 og 18/2800 Utarbeidet dato/av: Revidert: Utlagt til høring: Dato for siste revisjon: Dato for vedtak i kommunestyret: Partsammensatt utvalg bestående av personalsjef, hovedverneombud og hovedtillitsvalgt Fagforbundet

10 1. Forord Arbeidsmiljøloven (AML) har fra fått særskilte bestemmelser om ansattes rett til å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Loven har også bestemmelser om at arbeidsgiver ikke kan møte kritikk med straff eller andre negative reaksjoner. Arbeidsgiver har plikt til å legge forholdene til rette for varsling. Sør-Varanger kommune ønsker å fremstå som en åpen kommune, med et arbeidsmiljø som bidrar til at vi har kultur for å kunne ta opp vanskelige spørsmål, kritikk og uenighet på en saklig og ryddig måte. Ledere har et særskilt ansvar for å sikre en åpenhetskultur. Prinsipper for kommunens varslingsordning: Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes Kritikkverdige forhold må endres eller stoppes Åpenhet og ærlighet er viktig Kommunene trenger arbeidstakere som sier fra Alle saker bør oftest tas opp med nærmeste leder Den som varsler skal ivaretas på en god måte Den/de det varsles om har krav på rettssikkerhet Før det varsles, er det viktig å lese gjennom hele retningslinjen og rutinen for varsling i Sør-Varanger kommune. Her vil du finne viktig informasjon om hva varsling er, hvordan og til hvem du kan varsle. 2. Hva er varsling? Varsling er å melde fra om ulovlige, farlige eller kritikkverdige forhold i virksomheten. Arbeidstaker har både rett, og noen ganger en plikt, til å si fra om kritikkverdige forhold. Retten til å varsle er forankret i AML 2-A, mens plikten til å varsle er lovfestet i både AML 2-A-1, samt i Helsepersonelloven Hva er kritikkverdige forhold? Kritikkverdige forhold er forhold som er brudd på lov, interne regler/retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer. Faglig eller politisk uenighet vil ikke anses å falle innenfor det varslerbestemmelsene i arbeidsmiljøloven tar sikte på å verne. Det er et skille mellom avvik og kritikkverdige forhold. Ordinære avvik som f.eks. svikt i rutiner, fysiske forhold ol. meldes på ordinær måte i QM+ Eksempler på kritikkverdige forhold kan være: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Diskriminering Seksuell trakassering Brudd på lov Følgende forhold ansees ikke for å være en varsling: Faglig uenighet Politisk uenighet Etisk overbevisning

11 Interne personalkonflikter omfattes normalt ikke da de ikke er av allmenn interesse. 4. Retten til å varsle Varsling av kritikkverdige forhold etter reglene om varsling jfr Arbeidsmiljøvernlovens (AML) 2 A-1 Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten gir varsleren/arbeidstakeren et vern mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver jf. AML 2 A-2 Vern mot gjengjeldelse ved varsling. Vernet gjelder alle former for gjengjeldelse som for eksempel trakassering, ordensstraff, ubegrunnet omplassering, dårlig lønnsutvikling og fratakelse av arbeidsoppgaver. Det vil alltid være rettmessig å varsle i samsvar med en varslingsplikt som er nedfelt i lov. Eksempelvis AML Ved 2-3 nr. 2 med fare for liv og helse, helsepersonelloven 17 pasientens sikkerhet og straffeloven 139 og 172. Med varsling menes de tilfeller hvor arbeidstaker sier i fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. 5. Forsvarlighet i fremgangsmåte Påstander om kritikkverdige forhold kan være en belastning både for den det varsles om, for en selv og for miljøet på arbeidsplassen. For å unngå at varsling fører til unødig skade, skal framgangsmåten til varsling alltid være forsvarlig. Den som vurderer å ta opp en varslingssak må derfor klargjøre følgende problemstilling selv: Foreligger det kritikkverdige forhold? - Brudd på kommunens reglement? - Brudd på allmenne etiske normer, som eks. korrupsjon, forhold som kan sette liv og helse i fare, eller trakassering? - Lovstridighet som økonomisk- eller miljøkriminalitet? Har forholdet sin plass i eksisterende rutiner? - Hører forholdet til under virksomhetens intern kontrollrutiner, eksempelvis; avvik i kvalitetsrutinene eller HMS rutinene? - Har forholdet sin bakgrunn i manglende rutiner eller at eksisterende rutiner ikke fungerer? Er forholdet av allmenn interesse? - Er det kritikkverdige forhold av allmenn oppfatning eller dreier det seg om kritikk med utgangspunkt i egen religiøse -, politiske eller etisk oppfatning? - Dreier det som om en personalkonflikt? - Er hensikten med varslet å ramme virksomheten? Er de faktiske forhold tilstrekkelig klarlagt? Er mulige konsekvenser for en selv, kollegaer og den det varsles om vurdert? Er hensyn til kommunens saklige interesser ivaretatt? Hvem skal det varsles til og hvordan skal varselet utformes? Er språket og formen på varselet saklig? Hva er allerede gjort for å løse saken på arbeidsstedet? - Er det forsøkt/kan du forsøke å ta opp forholdet tjenesteveien (med nærmeste leder)?

12 - Er det forsøkt/kan du forsøke å ta opp forholdet med andre ansvarlige på arbeidsplassen, verneombud eller tillitsvalgt? Det kan selvfølgelig varsles om saker selv om ikke alle punktene over kan oppfylles. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varslingen ikke er forsvarlig. 6. Hvem kan varsle? Alle som har et arbeidsforhold med Sør-Varanger kommune samt innleid arbeidskraft har anledning til å varsle. 7. Hvorfor bør jeg varsle? Fordi varsling er i virksomhetens interesse. Sør-Varanger kommune ønsker å ha sunne enheter der vi følger lover, regler og inngåtte avtaler. Du oppfordres til å varsle slik at enhetens ledelse får kjennskap til forhold som er kritikkverdige og som bidrar til at disse kan bli håndtert forsvarlig. På denne måten sikres våre felles verdier og arbeidsmiljøet styrkes. 8. Hvilken varslingsmåte kan brukes? Varsling kan være muntlig eller skriftlig. Dette betyr at man kan varsle både via telefon, e- post eller via brev/dokument. Med varsling gjelder også prinsippet om at saken skal forsøkes løst på lavest mulig nivå. De ordinære kanaler vil være: Ledelse i linjen (ledelse i linjen begynner med nærmeste leder) Tillitsvalgte Verneombud Varslingsutvalg Dersom alle andre varslingskanaler er prøvd ut i forkant uten at saken lar seg løse, skal varsleren benytte seg av varslingsutvalget, se skjematisk saksflyt ved varsling i pkt. 9. Varslingsutvalg - Opptrer uavhengig - Har ansvar for at saken belyses tilstrekkelig, tilbakerapporterer til varsler og begrunner avgjørelse i saker som er varslet direkte til utvalget. - I øvrige saker kan varslingsutvalget opptre som rådgivninginnstans for berørte parter Varslingsutvalget består av personalsjef og HMS rådgiver. En advokat/jurist, fortrinnsvis en KS advokat, kan også tiltre varslingsutvalget ved behov for juridisk rådgivning og faglig støtte. Ved varsling som omhandler rådmannen og rådmannens ledergruppe består varslingsutvalget av ordfører og en ekstern advokat/jurist, fortrinnsvis en KS advokat. 10. Ekstern varsling Varsling til eksterne tilsynsmyndigheter/parter/media vil kun være aktuelt dersom varsler ikke når fram internt og varsler vurderer at saken har allmenn interesse.

13 11. Anonymitet og fortrolighet Varsling kan skje anonymt, men det oppfordres til å varsle med navn, da åpenhet vil bedre saksbehandlingen. Varslerens navn og den det varsles om er uansett et forhold som skal behandles med fortrolighet av alle involverte parter. 12. Hvordan håndteres varslingssaker? Når et varsel er mottatt må leder eller den som får det direkte oppfølgingsansvaret raskt gjøre en vurdering av om det faktisk er et varsel. Dersom det vurderes som et varsel skal den som har varslet ha bekreftelse innen 3 uker på at varselet er mottatt, orienteres om videre saksgang samt bli underrettet om utfallet. Dersom det ikke vurderes som et varsel skal den som har varslet ha tilbakemelding om det, samt en anbefaling om hvilken fremgangsmåte som skal benyttes. Alle varsler skal tas alvorlig, undersøkes og følges opp på en korrekt måte. Alle varsler skal behandles raskt og uten ugrunnet opphold. Den som mottar varselet skal ivareta informasjons- og oppfølgingsansvaret overfor den som varsler. Saksbehandling av saken utføres i Sør-Varangers kommunes saksbehandlersystem WebSak. Mottatt varsel behandles etter alminnelige regler for saksbehandling og dokumenthåndtering i kommunen. Alle saker skal være avsluttet, herunder gjennomføring av adekvate tiltak, innen 3 mnd. etter at saken ble varslet om. Leder eller overordnet leder, avhengig av hvem som får det direkte oppfølgingsansvaret i den aktuelle varslingssaken, skal følge opp saken og bidra til å minske negative konsekvenser for enkeltindivider og virksomheten. Dette kan gjøres i samarbeid med varslingsutvalget. Den med oppfølgingsansvaret i varslingssaken rapporterer varslingssaken til HMS rådgiver/personalavdelingen for registrering i oversiktsrapport. 13. Vern mot gjengjeldelse Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven 2 A-1, er forbudt, jf. arbeidsmiljøloven 2 A - 2. Det vil si at gjengjeldelse er forbudt dersom varslingen er forsvarlig. Forbud mot gjengjeldelse er viktig for å sikre trygge rammer for varsleren. Vernet gjelder alle former for gjengjeldelse, som for eksempel trakassering, ubegrunnet omplassering, dårligere lønnsutvikling, fratakelse av arbeidsoppgaver, oppsigelse og avskjed.

14 VARSLINGSSKJEMA INTERN VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD I SØR- VARANGER KOMMUNE Enhet/arbeidssted: Dato: Jeg ønsker å varsle om følgende mulige kritikkverdige forhold: Jeg mener følgende bør gjøres (dersom varsleren ønsker å komme med forslag):

15 Varslet av:. Navn Dato Alternativt; Jeg ønsker å være anonym (kryss av)

16 OPPFØLGINGSSKJEMA Rutine for intern varsling og oppfølging HMS- systemet i Sør Varanger kommune Trinn Oppfølging av forholdet Dato Signatur 1 Varslet er datert og registrert av: 2 Varslet omhandler (stikkord): 3 Ansvarlig for oppfølging av varslet er: 4 Følgende personer har bistått den ansvarlige: 5 Tilbakemelding innen 3 uker gitt til varsler: 6 Nødvendig informasjon er gitt til den eller de det er varslet om 7 Varsel gjennomgått og følgende tiltak er gjennomført: 8 Saken er vurdert, og følgende beslutning er fattet: 9 Ansvarlig for oppfølging av beslutningen er:

17 10 Anonymisert rapport er sendt til rådmannen

18 Modell for va rsling I N TE RN VA RSLI N G Ordinære kanaler Kritikk verdige forhold Brudd på: - Lover og regler - Allmenne etiske normer - Interne regler og retningslinjer Varsleren Ser forholdet som kritikkverdig og ønsker å varsle kommunen Nærmeste lede r Har varslerens tillit: - Undersøker - Følger opp - Tilbakemelder til varsler Overordnet leder Tillitsvalgt Verneombud - Eller ; varsleren har en grunn til å gå utenom Varslings - utvalg Tilsynsmyndigheter Anne n off. myndighet

19