Styremøte protokoll for Kirkenes Båtforening 8 april 2014 1
Det ble avholdt styremøte i Kirkenes Båtforening 8 april 2014, klokken 1830 i foreningens lokaler Tilstede; Jonny Andersen, Roald Kristiansen, Geir Braathu,, Lars Even Hansen, Torbjørn Leiros, Ronald Lorentzen, Ronny Holm Forfall, Knut Heitmann, Knut Celius Saksliste; 1. Godkjenning av referat etter møtet 10. mars 2014 2. Erstatning av flytebrygge, Status 3. Reparasjon av dieselbrygga, status og kostnad 4. Status telt og kaileie. 5. Dykkebua. Status 6. Planlegge pir utsett. Eget møte i arb. utvalget 7. Hjemmeside og internett 8. Temakvelder 9. Eventuelt Leder ønsket velkommen til styremøtet.. I tillegg til styret er Roald Kristiansen, Freddy Øien og Ørnulf Abrahamsen. Styret beklager at utvalgslederne ikke fikk innkallingen til foreningens første styremøte etter årsmøtet. Utvalgslederne vil bli innkalt til styremøtene når det er saker som berører disse. Sak 1; Godkjenning av styrereferat 10 mars Vedtak; Referat enstemmig godkjent. Sak 2; Erstatning av flytebrygge Leder refererte fra samtale med Sør Varanger Kommune vedr. «tilbake levert» flytebrygge Vedtak; Leder sender brev til Sør Varanger kommune med bud på «betongkaia» 2
Sak 3; Reparasjon av dieselbrygga, status og kostnad Leder for havnestyret redegjorde for nødvendige reparasjoner som må utføres på dieselbrygga samt gangvei til pir 3 Vedtak; Styret innvilger kroner 12000.- til utbedring av dieselbrygga og kroner 2000.- til reparasjon av feste på gangveien til Pir 3. 1. Sak 4; Status telt og kaileie. Saken går på hvem av utvalgene (hus/havn) som er ansvarlig for myndighetsområder i havna og hvordan fakturagrunnlagene skal videre behandles. Vedtak; Av praktiske årsaker er «teltet» lagt inn under havnestyret. Resten av bygningene ligger inn under hus styret. Hus og havnestyret lager selv fakturagrunnlagene til det som skal faktureres ut. Grunnlagene sendes/leveres Regnskapsbyrået som sender ut faktura basert på opplysningene fra de enkelte styrer. Kopi av grunnlagene leveres kasserer og styret ved leder. Foreningens regningsblokker skal nummereres slik at styret har kontroll på hvem som besitter disse. Roald Kristiansen og Knut Heitmann har laget utkast til ny leiekontrakt for utleie av teltet, dette legges fram for styret for endelig godkjenning. Prisene er godkjent av foreningens årsmøte. Hus styret, havnestyret rapporterer direkte til styret ved leder. Sak 5; Dykkebua. Status Dykkebua er en avtale mellom båtforeninga og dykkeklubben. Formelt sett ligger denne også under hus styret. Vedtak; leder for hus styret sørger for at strøm måleren i dykkebua blir avlest og strømforbruket faktureres dykkeklubben. 3
Sak 6; Planlegging av Pir utsett Det nærmer seg tiden hvor pir anleggene skal settes ut og i den forbindelse er det en del saker som må planlegges/utredes slik at dette arbeidet går mest mulig smertefritt og at personer som stiller på denne dugnaden får «fornuftige» saker å jobbe med. Vedtak; Dato for pir ut settet er 9-10 mai. I forbindelse med pirutsettet avholdes det et planleggingsmøte for hele styret med utvalgslederne mandag 28 april klokken 1800 i foreningens lokaler. Dette møtet oppretter en arbeidsgruppe som planlegger det videre arbeidet med ut settet. De bestemmer selv neste møte/arbeidsform. Annonse i avisen senest 5 mai. Det bør også lages oppslag som henges i foreningens oppslagstavle Leder kontakter Knut Heitmann og Tommy Rasmussen i forbindelse med hjullaster og kranleie. Sak 7; Hjemmeside og internett Det er kjent at foreningens hjemmeside ligger brakk, samt at det er ønske å få sjekket ut om det mulig å få internett tilgang i klubb bua samt kostnader i den forbindelse. Det er innhentet en del priser på internett men det dukket under diskusjonen andre muligheter i og med at det muligens er telefonlinje inn til huset (ADSL) Vedtak; leder sjekker ut mer mht hvordan og hvem som kan få hjemmesiden opp å gå igjen. Styret er av den oppfatning at hjemmesiden er et godt verktøy til blant annet å informere andre om foreningen. Internett tilgangen utredes ytterligere med tanke på pris, tilgjengelighet etc. Sak 8; Eventuelt Freddy Øien orienterte om status pir anlegg. Øien har full kontroll på hvem som eier de ulike plasser i anleggene og skal ha ansvaret for oppfølgning av disse. Øien etterlyste også regler for fremleie av pir plasser. Lars Even er av den oppfatning at slike regler finnes. Reglene må ha en gjennomgang og bekjentgjøres for alle medlemmer i foreninga. 4
Det er ifølge «våre» lister tre personer/firma som har pir plasser men som ikke er medlemmer av foreninga. Lars Even kontakter disse for å få medlemskapet på plass. Ledige pir plasser leies ut iht våre retningslinjer En plan/skisse med navn og telefon nummer på medlemmer som har pi plass lages og henges på innsiden av pir portene. Dette for at medlemmer som eier båter i anleggene kan kontaktes hvis det skjer ette eller annet med båtene i anleggene. Lars Even lager prototype til stiger som skal være fast på bryggene slik at personer som faller i sjøen har en mulighet til å komme opp. Sikkerhetsnett skal henges under landgangene. Disse tilpasses og skytes under dugnaden i vår. Temakvelder tas opp på neste styremøte Grusing og skraping av vei gjøres på dugnaden i vår Ny innfartsvei til foreningen Ørnulf jobber videre med saken og nabovarslene prøves å være utlevert til de det gjelder til neste styremøte Ikke besvarte brev/henvendelser til foreningens styre disse sjekkes ut og besvares så snart som mulig. Rydding av kontor leder tar kontakt når dette lar seg gjøre. Sekretær lager en oversiktsliste med e-post adresser, telefon nummer etc over styresammensetningen og utvalgsledere Møte hevet klokken 2010 Referent Jonny Andersen 5
6