Referat fra styremøte

Transkript

1 Referat fra styremøte Møtenummer: 8/2014 Dato: 29/ Kl.: 18:30 Sted: Klubbhuset Tilstede: Erik Wehler, Erland De Flon, Øyvind Mathiesen, Ove Horgen, Kjetil Risåsen, Thor Rydèn, Morten Støen, Gina Waage og Per Eivind Måreid. Ikke til stede: Arne Kvam, Grete Sørum og Geir Øye. Referat fra sist styremøte godkjent med følgende kommentarer: Synliggjøring av hvem som har meldt avbud i referatet. Sak 34/2014 tas neste møte da denne er uteglemt i denne forbindelse. Saksliste Vedtakssaker: Sak 37/2014 Sak 38/2014 Sak 39/2014 Ansvarsfordeling vedr. publisering av informasjon i klubben Retningslinjer for skikk og bruk e-post Innføring av Politiattester i klubben Orienteringssaker: Sak O Sak O-11/2014 Opprettelse av en valgkomite Ny innebane Sak O-12/ 2014 Liste over mailadresser. Møteplan styret: Møte 10/ desember 2014 kl. 18:30 på klubbhuset

2 Saksdokumenter Vedtakssaker Sak 37/14 Ansvarsfordeling vedr. publisering av informasjon i klubben Ansvarsfordeling vedr. informasjon/kommunikasjon ved med god nyhetsverdi er uklar i klubben, og det er fornuftig å tydeliggjøre dette. Følgende retningslinjer ønskes vedtatt: Hver enkelt oppmann er ansvarlig for å formidle informasjon vedrørende gruppen og/eller enkeltpersoner i gruppen. Dette kan være resultater, prestasjoner og/eller hendelser i nasjonale og internasjonale konkurranser. Oppmann kan selv søke støtte i andre for å innhente informasjon og/eller skrive innhold som skal publiseres. Denne informasjonen videresendes web-redaktør dersom den skal publiseres på klubbens nettsider, eller til leder dersom den skal videresendes media. Vedtas ikke. Dette er en føring og bør stå på ansvarsliste til styret og oppmenn. Dette legges inn i som ansvar for neste år.

3 Sak 38/14 Retningslinjer for skikk og bruk e-post NIF har anbefalt retningslinjer for skikk og bruk for e-post i klubber. For å få en ryddig og effektiv kommunikasjon ønskes disse reglene etterlevd i klubben. Forslag til regler ved utsending av e-post til medlemmer og andre. 1. Vurder hvem du setter som hovedmottaker(e). Hovedmottaker(e) skal svare på innholdet hvis det ikke er ren informasjon. 2. Vurder hvem du informerer i kopi - feltet. Kopifeltet er en mulighet til å informere mottakere uten krav om svar. 3. Ha respekt for andres tid. Vær kritisk ved bruk av e-post for sending av meldinger til mange. Ved massedistribusjon av informasjon bør link til hjemmesiden brukes. 4. Bruk feltet emne/tittel til å gi meldingen en kort, men informativ overskrift. På denne måten kan mottakeren prioritere riktig. Du bør ikke blande flere tema i samme e-postmelding. 5. Presenter den viktigste informasjonen først i e-postmeldingen. Vær kort og konsis. 6. Unngå unødig bruk av store bokstaver, utropstegn og spørsmålstegn. Dette kan oppfattes som «skriking»! 7. Det er viktig at du bruker enkelt språk, korte avsnitt, og blanke linjer mellom avsnitt. På denne måten blir din mening oversiktlig og lett å forstå for mottakeren 8. Vær forsiktig med bruk av farger og andre formateringer. 9. Vær varsom med å sende e-post hvis du er opprørt eller irritert. E-postmeldinger er evige og bør tåle dagens lys uansett sammenheng. Tenk deg om! 10. Gjør det til en vane alltid å lese gjennom hele innholdet. Sjekk spesielt addressatene, og at alle vedlegg er med før du sender. Klubben vil etterleve disse retningslinjer og dette tas til etterretning.

4 Sak 39/14 Innføring av Politiattester i klubben Idrettsstyret (NIF) har med hjemmel i strafferegistreringsforskriften 12 nr.4 p) vedtatt at alle idrettslag fra og med 1. januar 2009 plikter å innhente politiattest for personer som skal utføre oppgaver for laget som innebærer et tillits eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Klubben må oppnevne en politiattestansvarlig for håndtering av ordningen. Det må fastsette hvilke oppgaver og personer som skal omfattes av ordningen. Det må informeres om ordningen til klubbens medlemmer. Styret godkjenner oppnevner en ansvarlig og fastsetter hvem som omfattes av ordningen. Ordningen er innført i idretten og klubben må følge dette. Leder, utdanningskontakt og oppmenn skal omfattes av ordningen. Ansvarlig for ordningen er Gina Waage, støttet av leder Iverksettes umiddelbart.

5 Orienteringssaker 0-10/2014 Opprettelse av en valgkomite Årsmøte var ikke i stand til å opprette en valgkomite ved siste årsmøte, da ingen medlemmer ønsket å påta seg dette ansvaret. Vi nærmer oss slutten av året og dermed neste Årsmøte. Vi må innen denne tiden ha opprettet denne gruppen og støttet vedkommende til å utarbeide forslag til neste års kandidater til klubbens styrefunksjoner. Styret søker videre for valgkomite. Forespørsler foretas av leder. Sak O-11/2014 Prosjekt Ny innebane Gruppen har informert styret, og det jobbes aktivt videre med dette. Det pågår for tiden en dialog som det jobbes videre med. Sak O-12/2014 Liste over mailadresser. Oppdatert liste over medlemmer med ikke-gyldige e-post adresser sendes ut, slik at sekretær kan få tilbakemelding og få flest mulig riktige e-post adresser i medlemsregisteret.. Med hilsen Kjetil Risåsen Sekretær BPK