Universitetet i Oslo Statusrapport for HMSstab våren 2012 Forespørsel fra AMU 5. mars 2012 HMS-stab 03.09.2012 Fra AMU 1/12 sak 11/12 er det spesielt fremhevet: Hva er status i arbeidet vedrørende valg av verneombud og representanter til LAMU? Hva er status i arbeidet vedrørende opplæring av verneombud? Hvordan føler dere at den nye organiseringen fungerer, også mht. kapasiteten? HMS-Stab Postadr.: Postboks 1071 Blindern, 0316 Oslo Kontoradr.: Lucy Smiths hus, Problemveien 7, 0313 Oslo Telefon: 22 85 88 94 Telefaks: postmottak@admin.uio.no http://www.uio.no/om/organisasjon/adm/ opa/hms/ Org.nr.: 971 035 854
Innholdsfortegnelse Rammebetingelser... 3 Ressurser i HMS-arbeidet... 3 Oppgaver i HMS-stab våren 2012... 3 Styring av HMS-arbeidet... 3 UHR arbeidsmiljøutvikling... 4 Arbeidstilsynet... 4 Regelverksendringer... 5 Statens strålevern... 5 Nettverk for lokale HMS-koordinatorer... 5 Bedriftshelsetjenester... 7 Enhet for BHT... 7 Målrettede helseundersøkelser... 7 Rammeavtale med ekstern BHT... 7 Meldinger om uønskete hendelser... 7 Samarbeid med andre enheter... 8 Verneorganisasjonen... 8 Videreutvikling av opplæring for verneorganisasjonen.... 9 Valg innen verneorganisasjonen.... 9 Verneombudssamlinger... 9 Kompetansetiltak for HMS-stab... 9 Videre arbeid høsten 2012... 10 2
Rammebetingelser Universitetsstyret forventer at UiO legger seg opp mot standarden OHSAS 18001 Styringssystem for arbeidsmiljø. Gjennom dette arbeidet vil det også synliggjøres hvordan UiO følger opp regelverket innen HMS. Tilsynsmyndighetene følger aktivt opp aktiviteter ved UiO og etterspør hvordan vi arbeider for å sikre at regelverket etterleves. Arbeidet fram mot dagens organisering med HMS-stab og Enhet for BHT gjør at arbeidsgiveransvaret innen det systematiske HMS-arbeidet er blitt tydeligere. Dette kommer blant annet til uttrykk ved at kontakten til enhetene primært er via lederlinjen og derved til de som har ansvar og myndighet til å følge opp. Ressurser i HMS-arbeidet HMS-stab er UiOs ressursgruppe innen HMS og skal bistå universitetsledelsen og enhetene med kompetanse innen HMS-regelverket og implementering av et styringssystem for arbeidsmiljø. HMSstab besvarer også enkelthenvendelser fra enheter. HMS-stab har systemeierskap til de systemene og verktøyene som stilles til disposisjon for enhetene innen HMS-arbeidet. HMS-stab har fra 1. januar 2012 3 årsverk. UiO har flere årsverk knyttet til det systematiske HMSarbeidet. I tillegg til lokale HMS-koordinatorer er det flere av lederne som involverer seg i HMSarbeidet nå enn for f eks for 5 år siden. Kapasiteten i HMS-stab må være tilpasset kapasiteten og kompetanseutviklingen på enhetene, slik at policyer, felles prosedyrer og satsingsområder utvikles og implementeres i et jevnt tempo. I dag synes det å være balanse mellom enhetenes kapasitet og kapasiteten i HMS-stab. Oppgaver i HMS-stab våren 2012 Styring av HMS-arbeidet Implementering av standarden OHSAS 18001 Styringssystem for arbeidsmiljø krever at UiO oppdaterer styringssystemet for HMS-arbeidet. Dette krever både utvikling og implementering av nye dokument. Policyer for utvalgte emner knyttet til risikoforhold har vært presentert for AMU tidligere og har vært lagt fram for universitetsdirektørens ledergruppe. Prosedyrene for valg innen verneorganisasjonen er eksempler på prosedyrer for gjennomføring av HMS-aktiviteter. Disse er tidligere presentert for AMU. HMS-stab arbeider videre med revidering av prosedyrene, blant annet følgende prosedyrer: - Prosedyre for utvikling, implementering og vedlikehold av revisjonsprogram - Prosedyre for gjennomføring av interne revisjoner - Prosedyre for ledelsens gjennomgang - Prosedyre for oppfølging av uønskede hendelser - Prosedyre for bestilling av bedriftshelsetjenester - Prosedyre for kjøp av databriller - Prosedyre for opplæring innen HMS - Prosedyre for vernerunder 3
En vesentlig del av et styringssystem er et system for dokumentstyring. Det vil si at det er entydig hvem som har godkjent dokumentet, når det er utviklet og eventuelt når det er revidert. HMS-stab har vurdert ulike system for dokumentstyring, blant annet om nye funksjonaliteter i Vortex kan tilfredsstille behovene. Etter en møteserie med webmaster og USIT er konklusjonen at dokumentene vil bli arkivert i ephorte og status vil følges opp i Vortex. Vi har deretter fått bistand fra lokal webmaster til å utvikle en ny informasjonsarkitektur for HMS-webben. Dagens system for håndtering av avvik eller uønskede hendelser er papirbasert og rutinene rundt systemet er mangelfulle. Det er for eksempel mulig å sende kopi av meldeskjema til HMS-stab og følge opp hendelsen på et enkelt laboratorium, uten at enhetens leder er kjent med hendelsen og uten å bryte prosedyren. HMS-stab antar at det fremdeles er en del underrapportering av uønskede hendelser, spesielt hendelser som ikke har medført personskade. Dette er basert på at vi hører om hendelser som skulle vært meldt, men som ikke er det. HMS-stab har gjort et markedssøk knyttet til et system for avvikshåndtering og har diskutert problemstillingen med UiB, UMB og NTNU. Vi har videre hatt møter med to leverandører av elektroniske løsninger for håndtering av HMS-avvik og hatt et referanseintervju. HMS-stab anbefaler at UiO tar i bruk funksjonalitet som allerede ligger i SAP, og har fått tilbud fra en av leverandørene på dette. Det gjenstår noen avklaringer mot Studieavdelingens Si-fra-system før det kan tas en avgjørelse i forhold til valg av løsning for elektronisk avvikshåndtering. UHR arbeidsmiljøutvikling HMS-stab har avgitt ressurser til oppgaven som prosjektsekretær. Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet har gjennomført et omfattende tilsyn og UiO mottok en rapport i 2010 med 2 pålegg. Pålegg 1 Arbeidsgiver skal kartlegge hvor i virksomheten arbeidsmiljøarbeidet og verneombudets medvirkning ikke er tilstrekkelig, og gjennomføre tiltak for å øke aktiviteten og synlighet av arbeidsmiljøarbeidet der det er nødvendig, samt evaluere tiltakene. Både verneombud og ledere med personalansvar må ha tilstrekkelig kunnskap og om nødvendig gis opplæring. Pålegg 2 UiO må sørge for å ha tilstrekkelig viten om utbredelsen og konsekvensene av de organisatoriske og psykososiale problemene vi har gjengitt under pkt. 4 (Forhold som Universitetet må undersøke nærmere), og på den bakgrunn iverksette nødvendige tiltak. Alle med formelle roller i arbeidsmiljøarbeidet (ledere med personalansvar, verneombud, medlemmer i AMU, HR personell) må i kraft av sin rolle og ansvar, på forskjellig vis, involveres i kartleggingen av organisatoriske og psykososiale problemer. Universitetets varslings- og konflikthåndteringsrutiner skal være kjent for alle ansatte. HMS-stab har hatt et hovedansvar for å lukke pålegg 1 og var prosjektleder for Arbeidsmiljøfokus 2011 som førte fram til lukkingen av pålegg 2. Pålegg 2 ble lukket i henhold til brev fra Arbeidstilsynet datert 1. juni 2011. Pålegg 1 er lukket etter at UiO sendte statusrapport pr 1. juni 2012, ref brev fra Arbeidstilsynet datert 29. juni 2012. 4
Arbeidstilsynet har også sendt forespørsel knyttet til studentene om hvordan blant annet varslingsrutinene har blir implementert i forhold til studentene. Brevet var en oppfølging av et oppslag i Universitas den 11. september 2011. HMS-stab har, i samarbeid med Studieavdelingen, utarbeidet svar på denne forespørselen og vist til Si fra systemet for studentene, studentombud og revisjon av varslingsrutinene. Arbeidstilsynet ber i et nytt brev datert 29. juni 2012 om ytterligere oppfølging av denne saken. UiO har frist til 20. august 2012 for å gi tilbakemelding på vår interne frist for når prosessene med å få implementert tiltakene, skal være gjennomført. HMS-stab vil innhente nødvendig informasjon fra Studieavdelingen og Personalseksjonen og svare Arbeidstilsynet. Regelverksendringer Som ledd i myndighetenes arbeid med å forenkle regelverket, har 47 av de forskriftene som forvaltes av Arbeidstilsynet blitt slått sammen til 6. HMS-stab har vurdert de nye forskriftene med tanke på hvilke deler av regelverket som er aktuelt for UiO og har presentert dette for HMS-koordinatorene. Etter hvert som UiOs nettsider innen HMS oppdateres, vil linker til regelverket bli korrigert. Dette arbeidet er samtidig en del av samsvarsvurderingen som kreves etter OHSAS 18001. EUs regelverk om klassifisering, merking og emballering av stoffer og stoffblandinger (CLP) trådte i kraft i Norge 16. juni 2012. Dette regelverket har vært kjent en tid siden det tidligere er innføring i EU-land. Ikrafttredelsen får derfor ingen umiddelbare konsekvenser. Også her vil nødvendige endringer av nettsidene gjøres i forbindelse med den oppdateringen som pågår. Arbeidstilsynet gjennomfører en kontinuerlig vurdering av administrativ norm for eksponering for kjemikalier. Her følger HMS-stab med på informasjonen fra Arbeidstilsynet og vurderer fortløpende om det må gjøres tiltak. Statens strålevern UiO er pålagt å årlig levere en detaljert rapport til Statens strålevern om bruken av strålekilder ved UiO. Denne rapporten ble ferdigstilt og sendt i løpet av første kvartal. Statens strålevern gjennomførte de 27. oktober 2011 et tilsyn ved to avanserte røntgenapparater (CBCT) som er i bruk ved det Odontologiske fakultet. 7. mars 2012 fikk vi et varsel om pålegg hvor en del informasjon om kompetanse og bruk av disse apparatene ble etterspurt. Strålevernet fikk våre kommentarer på rapporten og den etterspurte dokumentasjonen tilsendt den 16. april 2012. Statens strålevern har lukket saken pr. 8. august 2012. Det har vært 2 uønskede hendelser knyttet til strålekilder. Disse har vært fulgt opp overfor miljøene og Statens strålevern. Ingen av hendelsene har medført fare for personer eller miljøet. Nettverk for lokale HMS-koordinatorer HMS-stab har jevnlig møter med de lokale HMS-koordinatorene. Her formidles forventninger og nyheter samtidig som det er et kompetansegivende tiltak for de lokale HMS-koordinatorene. Ledere ved de enhetene som ikke har egne lokale HMS-koordinatorer, inviteres også til møtene. På enkelte møter inviteres ledende verneombud eller Enhet for BHT, se under. På e-postlisten som brukes for å sende ut invitasjon til møtene, er det 27 navn, som representerer 21 enheter, og det kommer ca 15 personer på møtene. 5
Enheter som har representanter på e-postlisten: Det humanistiske fakultet Det juridiske fakultet Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Kjemisk institutt Kjemisk institutt og SAFE, strålevernkoordinator Farmasøytisk institutt Biologisk institutt og institutt for molekylær biovitenskap Fysisk institutt Institutt for informatikk Institutt for klinisk medisin, institutt for helse og samfunn, fakultetssekretariatet Institutt for medisinske basalfag Det odontologiske fakultet Det samfunnsvitenskapelige fakultet Det utdanningsvitenskapelige fakultet Naturhistorisk museum Kulturhistorisk museum Bioteknologisenteret Teknisk avdeling Universitetsbiblioteket USIT Senter for tverrfaglig kjønnsforskning Møtene har hittil hatt fast møtetidspunkt og det har vært gitt tilbakemelding om kollisjon med andre faste møter. Fra 2013 vil det derfor legges opp til ulike møtetidspunkt gjennom året. For 2012 ser møteplanen slik ut: Tema Foredragsholder Andre inviterte Teknisk avdeling presenterer sitt arbeid med problemstillinger relatert til HMS Teknisk avdeling Ledende verneombud Yrkeshygieniker Utvikling, implementering og vedlikehold av HMS-stab HMS-prosedyrer. Hvordan påvirker nye samleforskrifter fra Arbeidstilsynet HMSprosedyrene våre? HMS-koordinators støtte til ledelsen. Hvordan HMS-stab forberede og gjennomføre ledelsens gjennomgang av HMS-systemet? Hvordan lage planer for målrettede HMS-stab BHT helseundersøkelser ved enhetene? BHT Laboratoriesikkerhet HMS-stab EMIL HMS-avvik Representant for Ledende verneombud virksomhet med fungerende avvikssystem? Hvordan lage årsplan 2013 for enhetens bruk BHT BHT av BHT? HMS-stab Arbeidsmiljøundersøkelser OPA I tillegg til disse møtene har HMS-stab forberedt et ekstra møte med seksjonsoverlege Tor Erik Danielsen, OUS, for å øke kompetansen omkring målrettede helseundersøkelser samt to heldags 6
workshops med ECOonline for å øke kompetanse i bruk av ECOonline i risikovurderingene av kjemikaliene og laboratoriene. Alle fakulteter får informasjon om aktuelle HMS-aktiviteter pr. brev i tillegg til at informasjon sendes via e-postlisten. Bedriftshelsetjenester Enhet for BHT HMS-stab har hatt diskusjoner med og innspill til BHT i forbindelse med grunnopplæringen for verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg. Videre har vi hatt møter om UiOs innfallsvinkel til målrettede helseundersøkelser, strålevern, risikovurderinger og generell rolleavklaring. Målrettede helseundersøkelser Regelverket krever målrettede helseundersøkelser for arbeidstakere som kan være utsatt for helseskadelige forhold på arbeidsplassen. Det er arbeidsgivers ansvar å sikre at de som skal ha et tilbud om målrettet helseundersøkelse, får dette tilbudet. HMS-stab har bistått Naturhistorisk museum med å avklare behovet for målrettede helseundersøkelser i forbindelse med høye radon-verdier i lokalene på Tøyen. Fagmiljøer som STAMI, Folkehelsa osv viser til at forholdene på Tøyen er helt spesielle, men at det ikke er behov for å kalle inn de ansatte til målrettet helsekontroll. Notat foreligger. HMS-stab har også sikret en avtale med ekstern BHT (Hjelp 24) for å gjennomføre målrettede helseundersøkelser for ansatte som arbeider med strålekilder i kontrollert område. Dette har i denne omgang omfattet 20 personer. Siden flere av disse ansatte også arbeider med bly eller blyforbindelser noe som krever målrettede helseundersøkelser så har disse ansatte også avgitt blodprøver som analyseres mhp bly. Undersøkelsene ble gjennomført i mai/juni, rapport fra Hjep 24 foreligger ikke enda. Estimert timebruk fra Hjelp 24 er 27 timer. Rammeavtale med ekstern BHT HMS-stab har fått bistand fra innkjøpsavdelingen til å gjennomføre en anbudsrunde for å få på plass en rammeavtale med en ekstern BHT som kan brukes om intern BHT ikke har kapasitet eller ved behov for spisskompetanse som intern BHT ikke innehar. Prekvalifisering med seks leverandører er gjennomført og tre aktører er bedt om å levere tilbud innen utgangen av august. Meldinger om uønskete hendelser Arbeidsgiver skal sørge for registrering av alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid og av sykdom som antas ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. For å sikre et godt grunnlag for det forebyggende arbeidet, skal også uønskede hendelser uten personskade meldes. HMS-stab mottar kopi av meldeskjema fra enhetene og ivaretar kravet til arbeidsgiver om å ha et register. Pr 1. august 2012 er det mottatt 58 skjema om uønskede hendelser. Av disse er 7 skjema om hendelser i 2011. Det er ikke mottatt noen melding om sykdom som kan ha tilknytning til arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen, men en av meldingene omhandlet et barn i barnehagen som hadde fått påvist E. coli. 7
Antall meldinger mottatt pr 1. august 2012: Antall meldinger Legebehandlet Sykemeldt Sykehusinnleggelse Ansatte 20 16 8 1 Studenter 25 6 1 1 Uten personskade 12 Ser man på potensialet for alvorlige skader er det grunn til å fremheve at 4 av skadene berørte øynene 2 var kjemikaliesprut i øynene. Det er også grunn til å fremheve at 17 av de innmeldte hendelsene var kutt eller stikk som kan medføre smittefare. Den ene sykehusinnleggelsen var i forbindelse med feltarbeid og scooterkjøring, den andre var en observasjon etter kjemikalieeksponering. Samarbeid med andre enheter Enheter med laboratorier: Teknisk avdeling vil i enkelte tilfeller ha behov for å gå inn på laboratorier og det er viktig både for de ansatte i Teknisk avdeling og for pågående forskning at dette skjer på en trygg måte. HMS-stab har derfor startet et prosjekt for å utarbeide kriterier for merking av dører der det er viktig å begrense adgangen og for å standardisere skiltingen av dørene. Kjemisk institutt har sagt seg interessert i å bidra med sin kompetanse og erfaring med problemstillingen. Prosjektet er blitt forsinket, men vil tas opp igjen i september. HMS-stab har bidratt med å tilrettelegge for bruk av stoffkartoteket ved å oppdatere sikkerhetsdatablad. HMS-stab har også sørget for registrering av kjemikalienes iboende farer i databasen, der de lokale enhetene ikke har sørget for dette selv. Det gis løpende veiledning i forbindelse med strålevernsarbeidet til enhetene. I første halvår har HMS-stab spesielt fulgt opp KI/SAFE, IMB, IMBV og IKO i forhold til utvikling av prosedyrer, utslipp, avfallshåndtering og oppfølging av tilsyn. HMS-stab har en del henvendelser fra enhetene om regelverket og interne UiO-rutiner. Enkelte ønsker også å diskutere praktiske løsninger eller høre erfaringer vi har, ut fra kjennskap til andre enheter. Teknisk avdeling: HMS-stab har sammen med de lokale HMS-koordinatorene bistått Teknisk avdeling ved inngåelse av rammeavtale for henting av farlig avfall. Avtalen gjelder fra 1. august 2012. Studieavdelingen: HMS-stab har gitt innspill i arbeidet med å videreutvikle Si fra systemet som skal gjøre det enklere for studentene å melde fra om uønskede forhold, forhold som bør forbedres og forhold som er bra. HMS-stab har også en observatør i læringsmiljøutvalget (LMU). Verneorganisasjonen HMS-stab har sekretariatet for AMU. Det har i første halvår vært gjennomført to AMU-møter og fire AU-møter. I tillegg til møteinnkallelse og referat, sendes det ut et informasjonsbrev etter møtene til enhetene. Gjennom dette brevet stadfestes det overfor enhetene hvilke beslutninger universitetsdirektøren har tatt, på bakgrunn av rådene fra AMU. 8
Videreutvikling av opplæring for verneorganisasjonen. HMS-stab har samarbeidet med AOF (Arbeidernes opplysningsfond) og Enhet for BHT om et nytt konsept for opplæring av verneombud og medlemmer i arbeidsmiljøutvalgene. Det ble gjennomført en pilot for det nye konseptet i juni 2012. Kurset var modulbasert og bestod av 2 dager med generell HMS ved AOF, 1 dag med spesifikke UiO-forhold ved HMS-stab og AOF og 3 moduler på 3 timer i emnene inneklima, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø og ergonomi ved Enhet for BHT. HMSstab hadde hovedansvaret for å presentere UiO, styringssystemet ved UiO og eksempler på godt HMS-arbeid ved UiO. Totalt var det 46 personer som fulgte en eller flere moduler på kurset. For de enkelte tema var fordelingen: Dag 1 Generelt om HMS Dag 2 Generelt om HMS Dag 3 UiO spesifikke HMS-forhold Modul Ergonomi Modul Inneklima 19 23 34 19 22 21 Modul Psykososialt arbeidsmiljø HMS-stab sørget for en evaluering av kurset og erfaringene tilsier at opplæringen bør være enda mer oppdelt i moduler enn det var lagt opp til. HMS-stab og Enhet for BHT vil levere moduler i fremtiden også og HMS-stab har, på bakgrunn av resultatene fra evalueringen, bedt om tilbud på de resterende modulene fra AOF, Teknologisk institutt og Arbeidsmiljøsenteret. En avgjørelse i forhold til ekstern leverandør vil foreligge i september. Valg innen verneorganisasjonen. HMS-stab har utarbeidet utkast til prosedyrer for valg innen verneorganisasjonen. Prosedyrene har vært diskutert med fagforeningene og de lokale HMS-koordinatorene samt vært presentert i arbeidsmiljøutvalget (AMU). Prosedyrene er sendt ut med et brev til alle enheter som har lokale arbeidsmiljøutvalg. Brevet henviser også til hva som forventes av ledelsen ved disse enhetene, når det gjelder valg innen verneorganisasjonen. Det er samtidig presisert at de som blir oppnevnt til å sitte i valgstyre, kan kontakte HMS-stab for å få en gjennomgang av prosedyrene og hva som forventes av valgstyrene. Verneombudssamlinger HMS-stab organiserte en verneombudssamling 18. januar 2012 og bidro med foredrag på verneombudssamlingen som ble arrangert av hovedverneombudet 15. juni. HMS-stab bidro også med foredrag på lunsj til lunsj-seminar for ledende verneombud 28.-29. februar og med foredrag på verneombudsmøte for SV 15. mai. Kompetansetiltak for HMS-stab Kurs i risikostyring NS 5814: Norsk standard arrangrte et dagskurs med gjennomgang av standarden og de prinsippene den bygger på. Møter med enhetene: Som ledd i introduksjonen av ny HMS-koordinator ved UiO er det gjennomført møter med UB, HF, SV, JUS, MatNat, Med, IMB, OD og MLS. Dette ga et godt innblikk i holdninger og aktiviteter innen HMS-arbeidet ved disse enhetene og innspill i vurderingen av prioriteringen av arbeidet videre. Museene, UV og TF gjenstår. 9
Sommerseminar: ECOonline arrangerer hvert år et seminar med relevans for personer som arbeider med kjemikaliesikkerhet. Seminaret gir en gjennomgang av endringer i kjemikalieregelverket, hvordan spesifikke krav kan ivaretas og legger fram konkrete eksempler fra virksomheter. I år ble det spesielt satt fokus på såkalte eksponeringssenarioer hvor produsent av kjemikalier beskriver hvordan kjemikaliene kan brukes på en sikker måte. Kontakt med de andre universitetene: HMS-stab har gjennomført et heldagsmøte med HMSledelsen ved UMB og et heldagsmøte med HMS-ledelsen ved UiB for å utveksle erfaringer. Temaene var henholdsvis målrettede helseundersøkelser og elektronisk avvikshåndtering. HMS-stab har også hatt et telefonmøte med HMS-ledelsen ved NTNU med tema målrettede helseundersøkelser. I tillegg har HMS-stab vært på et seminar UMB organiserte hvor de inviterte alle universitetene og andre institusjoner som de samarbeider med. Tema for seminaret var registrering av arbeidstakere som kan være eller kan ha vært eksponert for kreftfremkallende stoff og bruken av ECOonline i dette arbeidet. Både representanter for Arbeidstilsynet og for ECOonline var tilstede. Videre arbeid høsten 2012 HMS-stab vil utover høsten primært arbeide videre med å tilpasse og videreutvikle web-sidene til utviklingen i HMS-arbeidet. Flere prosedyrer vil bli ferdigstilt og publisert. Det vil også være et fokus på laboratoriesikkerhet. 10