Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 97/09 M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 6. mai 2009 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 95 93 96 56. Til behandling: Sak 23/09 Protokoll fra møtet 1. april 2009 Sak 24/09 Samarbeidet med BDO Noraudit Sak 25/09 Forvaltningsrevisjonsrapport om spesialundervisning i grunnskolen administrasjonens tilbakemelding Sak 26/09 Orienteringssaker Eventuelt Dagfrid Hammersvik innkalles som vara til dette møtet. Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. 29. april 2009 Liv Løberg /s./ Leder Jan T. Løkken Kopi: Ordfører og rådmann Follo distriktsrevisjon BDO Noraudit
Sak 23/09 Protokoll fra møtet den 1. april 2009 Saksutredning: Vedlagt følger forslag til protokoll fra kontrollutvalgets forrige møte. Det er sendt særutskrift til rådmannen vedtaket i sak 19/09 til rådmannen med svarfrist 27.4 (se svar under orienteringssaker) og vedtaket i sak 20/09 (svarfrist 16.05). Vedtaket i sak 22/09 ble 14.04 sendt til FDR ( utvlaget ba om svar snarest). Forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 1. april 2009, godkjennes. 29. april 2009 Jan T. Løkken /s./ Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 1. april 2009.
KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE PROTOKOLL Fra møte i Vestby rådhus onsdag 1. april 2009 kl. 18.00 kl. 19.45. Til stede: Forfall: Ikke møtt: Liv Løberg (leder) Lars Johan Rustad Bjørn Espen Opheim (vara) Tor Harald Berg (vara) Gunvor Vedvik Paal Jargel Odd Nordheim Fra sekretariatet: Jan T. Løkken Fra kommuneadministrasjonen: Knut Haugstad Innkallingen og dagsorden ble godkjent. Sak 17/09 Protokoll fra møtet 4. mars 2009 Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 4. mars 2009 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 18/09 Kontrollutvalgskonferansen 2009 Den muntlige redegjørelsen tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 19/09 Oversikt over kommunens låneportefølje Kontrollutvalget tar oversikten over låneporteføljen, til orientering.
Utvalget ber om en redegjørelse fra rådmannen om lånene med høyest rente kan reforhandles og hva kommunen eventuelt gjør i den forbindelse. Sak 20/09 Kan ubrukte avgiftsmidler settes av som frie inntekter? Legges frem uten innstilling.. Behandling: Kommunens svar av 25. mars på kontrollutvalgets henvendelse pr. e-post av 10. mars 2009 var ettersendt til utvalget før møtet. 1. Kommunens svar av 25. mars d.å. ble tatt til etterretning. 2. Kommuneadministrasjonen bes også orienter utvalget om konsekvensene av å ikke overholde salgs- og skjenkebevillingsreglementet,jf. vedtak i sak 13/09. Sak 21/09 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 22/09 Dialog med rådmannen Kontrollutvalget tar dialogen med rådmannen til orientering. 1. Kontrollutvalget tar dialogen med rådmannen til orientering. 2. Follo distriktsrevisjon bes snarest komme med en foreløpig avregning av hvor mange timeressurser Vestby har til gode etter at avtalte oppdrag er gjennomført. Vestby, den 2. april 2009 Liv Løberg leder Lars Johan Rustad nestleder
Sak 24/09 Samarbeidet med BDO-Noraudit Saksutredning: BDO Noraudit tiltrer fra 1. mai d.å. som kommunens regnskapsrevisor. Vi foreslår at det første møtet benyttes til en gjensidig presentasjon og til en drøfting av hvordan samarbeidet mellom Noraudit og kontrollutvalget kan gjøres i praksis. Kontrollutvalget bør også få en muntlig rapport fra revisjonen om hvordan samarbeidet med kommuneadministrasjonen er tenkt lagt opp. Tilsvarende fra FIKS og revisjonen om samarbeidet dem imellom. Vedlagt følger kravspesifikasjonen som fulgte konkurransegrunnlaget ved innhentingen av revisjonstjenester. Denne er med avtaleinngåelsen med BDO Noraudit blitt gjeldende som ramme for de tjenestene som skal leveres. Forslag til vedtak: Redegjørelsene tas til orientering.. 29. april 2009 Jan T. Løkken /s./ Vedlegg: Vedlegg A: Kravspesifikasjon til konkurransegrunnlaget for revisjonstjenester Vestby kommune
Sak 25/09 Forvaltningsrevisjonsrapport om spesialundervisning i grunnskolen administrasjonens tilbakemelding Saksutredning: Kommunestyret vedtok i sak K-111/08 i møte den 3. november 2008: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om spesialundervisning i grunnskolen til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp revisjonens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatene innen 1. mars 2009. Vi minner kontrollutvalgets medlemmer om at forvaltningsrevisjonsrapporten er lagt ut på FIKS sine hjemmesider på internett (www.follofiks.no). Distriktsrevisjonens anbefalinger og administrasjonens tilbakemelding: 1. Vestby kommune etablerer en ensartet praksis ved alle skolene som innebærer at foreldrene får informasjon om at de kan ta direkte kontakt med PPT hvis de er bekymret for sitt barns utvikling. Administrasjonen viser i sitt svar til prosedyrebeskrivelsen for spesialundervisning: Foresatte, skoler og barnehager kan ta direkte kontakt med PPT. Etter sekretariatets mening er dette en passiv formulering som ikke følger opp anbefalingen om aktiv informasjon til foreldrene. 2. Kommunen innskjerper rutiner om arkivering av sakspapirer i elevmappene, samt dokumenterer formelle forsendelser av sakspapirer i postjournal. Administrasjonen viser til prosedyrebeskrivelsen: Alle sakspapirer journalføres og arkiveres i elevmappen. Sekretariatet antar anbefalingen med dette er ivaretatt. Vi vil likevel bemerke at beskrivelsen ikke framstår som noen innskjerping. 3. Kommunen påser at halvårsrapportene konkluderer i forhold til om eleven har nådd de målene som er fastsatt i IOP. Administrasjonen. viser til at vurdering av mål og tiltak ligger i malen for individuell opplæringsplan (IOP). Sekretariatet forutsetter at denne malen brukes som halvårsrapport (Det følger ingen prosedyrebeskrivelse som presiserer at dette) og at anbefalingen er dermed ivaretatt.
4. Skolene etablerer rutiner for å registrere hvilken spesialundervisning elevene faktisk får. Halvårsrapportene bør gi opplysninger om dette sammen med opplysninger om hvilken spesialundervisning vedtaket forutsetter. Administrasjonen svarer at dette iverksettes fra høsten 2009. Malen for IOP har et eget pkt. om gjennomføring/ avvik. Sekretariatet vil peke på at teksten i skjemaet er generelt snau og er uten en nærmere prosedyrebeskrivelse annet sted. Punktet som adm. viser til spør kun etter antall timer bortfall.. Vi kan ikke se at skjemaet registrerer hvilken spesialundervisning elevene faktisk får. 5. Vestby kommune bør utvide sine rutiner vedrørende System for å kartlegge og vurdere kvaliteten på opplæringen i Vestby kommune til også å beskrive området spesialundervisning. Man må da ta utgangspunkt i opplysninger om målene i de individuelle opplæringsplanene er nådd i følge halvårsrapportene. Administrasjonen viser til system for kvalitetsvurdering pr. november 2008, under elevenes læringsutbytte, har IOP/halvårsrapportering spesialundervisning som ett vurderingsområde. Sekretariatet kan ikke se at sjekklisten inneholder rutiner vedr. kontroll med at målene i henhold til halvårsrapportene er nådd. 6. Kommunen utarbeider formaliserte prosessbeskrivelser for området spesialundervisning, hvor eksisterende rutinebeskrivelser og skjemaer kan knyttes opp. Administrasjonen viser til prosedyrebeskrivelse pr. 6.10.2008. Rutiner og prosedyrer blir vurdert hver vår. Sekretariatet kan ikke se at den årlige vurderingen av prosedyrer er tatt inn i prosedyrebeskrivelsen. Det gjøres ikke henvisninger til eksisterende rutinebeskrivelser eller skjemaer. For eksempel omtales ikke halvårsrapporteringen. Forslag til vedtak: 29. april 2009 Jan T. Løkken /s./ Kontrollutvalget vil peke på at beskrivelsene i malen for IOP er svært snaue. Prosessbeskrivelsen gir heller ingen utfyllende informasjon som kan bekrefte at anbefalingene fra distriktsrevisjonen er fulgt opp. Punktet om informasjon til de foresatte bør formuleres mer aktivt. Kontrollutvalget ber rådmannen om utfyllende informasjon om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp. Utvalget ber om tilbakemelding om dette innen 20. mai d.å. Vedlegg: -Vestby kommunes brav av 26.3.09 med svar spesialundervisning i grunnskolen særutskrift sak 47/08 forvaltningsrevisjonsrapport -System for kvalitetssikring av virksomhet etter opplæringsloven, Vestby kommune, november 2008
Sak 26/09 Orienteringssaker Vedlegg: 1. Kopi av brev fra Vestby kommune av 27.3.09 til Dagfrid Hammersvik vedr. oppnevning som personlig vararepresentant for Odd Nordheim. 2. Kontrollutvalgets medlemmer pr. 29.04.09. 3. Kommunens brev av 16.4.09 vedr. klage over oppsigelse av båtplass og FIKS sin e- post til kommunen av 20.04.09 med spørsmål om hjemmelen for at kommunens utleie av båtplass ikke er utøvelse av forvaltningsmyndighet. 4. Kommunens brev av 23.4.09 med svar vedr. lånebetingelser. Jf. utvalgets vedtak i sak 19/09. 5. Aktivitetsplanen pr. 28. april. Orienteringssakene tas til orientering. 28. april 2009 Jan T. Løkken /s./ sekretær 28. april 2009 Lillann S. Hansen /s./