r21. Norges vassdrags- og energidirektorat Fornyings- og administrasjonsdepartementet Postboks 8004 Dep. 0030 OSLO Vår dato: 2 3. 06. 2009 Vår ref.: NVE 200901230-4 aj/sgu Arkiv: 008 Deres dato: Deres ref.: 200700609-/TED FORNY1NGS- OG ADMIN!STRASJONSDEPARTEMENTET ARK!VKODE: 2 itin12009 SAKSNR:020d 7 00 609-3-7 Saksbehandler: Silje Gundersen 22 95 92 76 Middelthuns gate 29 Postboks 5091, Majorstuen 0301 OSLO Telefon: 22 95 95 95 Telefaks: 22 95 90 00 E-post: nve@nve.no Internett: www.nve.no Org.nr.: NO 970 205 039 MVA Bankkonto: 7694 05 08971 Høringsuttalelse - Høring - Statens kommunikasjonspolitikk Vi viser til høringsbrev av 31. mars 2009 der Fornyings- og administrasjonsdepartementet ber om kommentarer til ny statlig kommunikasjonspolitikk. NVE er særlig fornøyd med at forslaget så sterkt understreker betydningen av åpenhet og bruk av enkelt og klart språk. NVE støtter også prinsippet om at statlige virksomheter skal bidra aktiv i samfunnsdebatten, men mener at dette krever nærmere avklaring. NVE er enig i at det bør stilles resultatkrav til statlige ledere om måloppnåelse på kommunikasjonsområdet. Vi er uenige i formuleringen om at de statsansatte skal ha full rett til å uttale seg offentlig både som fagperson og privatperson. Generelt Flere steder der aktiv informasjonsvirksomhet omtales, presiseres det at statlige virksomheter imidlertid må ta hensyn til gjeldende regler om opphavsrett og personvem m.v. NVE mener det er viktig å klargjøre rammene for forvaltningens offentliggjøring av informasjon og foreslår at reservasjonen utvides slik at også taushetsplikt og offentleglovas regler om publisering av dokumenter på Intemett inkluderes i opplistingen. Alternativt kan det legges inn en kort tekst under Vedlegg der det vises til offentleglova 10 og offentlegforskrifta 7 for å gjøre oppmerksom på at disse bestemmelsene legger begrensninger på hvilke opplysninger som kan publiseres på internett. Til Del 2: Utdyping av prinsippene NVE merker seg at det nye forslaget til prinsipper har byttet ut det noe teoretiske kommunikasjonsprinsippet (to-veis kommunikasjon) med medvirkningsprinsippet. NVE er enig i at betegnelsen "medvirkning" gir en bedre praktisk rettesnor for kommunikasjonsarbeidet en prinsippet om to-veis kommunikasjon. Medvirkning: NVE er også enig i at statlige virksomheter er avhengig av godt samspill med innbyggere og berørte interessenter for å skape best mulig legitimitet for sine vedtak og beslutninger. NVE legger stor vekt
Side 2 på og ser den store nytten av å legge til rette for gode prosesser for medvirkning både når det gjelder utforming av lover, forskrifter, retningslinjer og metoder og i forberedelsen av konsesjonsvedtak. NVE ser også viktigheten av å utarbeide service-erklæringer og legge til rette for at brukerne får muligheter til å gi tilbakemeldinger på virksomhetens servicenivå. Men NVE mener også at det er noen dilemmaer knyttet til ønsket om å lage såkalte arenaer for medvirkning og involvering på mange områder. Vi har inntrykk av at ressursbruken knyttet til å følge opp slike ordninger er sterkt undervurdert. Det har liten hensikt å opprette en slik tjeneste hvis ikke ordningen kan følges opp med tilbakemeldinger til brukerne og at ordningen evalueres og videreutvikles. Statlige virksomheter har et krav på seg om å benytte tildelte ressurser effektivt og gi samfunnet mest mulig tjenester tilbake for hver krone som bevilges. Det hør derfor presiseres tydeligere at medvirkning er særlig aktuelt på områder der forvatningen har et ansvar for at saker er godt opplyst, men at forvaltningen må kunne sette rammer for medvrikningen når det gjelder tid og form. Statlige virksomheter bør derfor være nøkterne når det gjelder bruken av slike virkemidler og prøve fmne en fornuftig balanse mellom kravet om medvirkning og kravet om effektivitet og god ressursutnyttelse. I dokumentet er kun "offentligheten" og "allmennheten" nevnt som målgrupper for statlige kommunikasjonsvirksomhet. Dette stemmer dårlig med virkeligheten til de fleste statlige etater som opererer med mange målgrupper på lavere aggregert nivå. Dette bør nevnes i dokumentet, og det bør pekes på at målgruppetenkning bør legges til grunn for virksomhetenes kommunikasjonsarbeid. Aktiv: NVE foreslår at det under prinsippet "Aktiv" legges til at forvaltningsorganene bør publisere egne vedtak og andre relevante dokumenter på internett så langt det lar seg gjøre innenfor offentleglovas regler om publisering av dokumenter på intemett. Til Del 3: Utdyping av politikken på utvalgte områder Lederansvar NVE er enig i at det er et lederansvar å sette statens kommunikasjonspolitikk ut i livet, og at toppledeme har et særskilt ansvar. Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel og må derfor integreres i lederrollen på samme måte som personal- og økonomiansvaret. Ansvaret for kommunikasjon kan derfor ikke delegeres verken til underordnede eller til en kommunikasjonsavdeling. Vi savner imidlertid en klarere presisering av at linjeprinsippet også skal gjelde i den nye kommunikasjonspolitikken. Ledernes funksjon som talspersoner utad og som rollemodeller innad tilser at det er nødvendig for ledeme å vise evne og vilje til synlighet. NVE er enig i at det bør stilles resultatkrav til statlige ledere om måloppnåelse på kommunikasjonsområdet. Staten sentralt bør bidra til å utarbeide retningslinjer for hvordan kravene skal utformes og resultatene skal måles.
Side 3 Elektronisk kommunikasjon NVE savner en presisering av i hvilken grad man som forvaltningsorgan skal ta i bruk nye elektroniske løsninger som sosiale medier. I hvilken grad skal man generelt være til stede i disse kanalene, og hvorledes tenkes det at man involverer og tilrettelegger tjenester i slike kanaler. Vi ser det som relativt uproblematisk å være til stede med ren informasjon og kommunikasjon via slike kanaler, men som forvaltningsorgan vil det være begrensinger i hva som kan diskuteres og debatteres uten å komme i konflikt med forvaltningens saksbehandlingsregler. NVE vil også påpeke at for å få i stand en samordning på tvers av virksomhetsgrenser og forvaltningsnivåer fordres det klare føringer og retningslinjer fra toppnivå i statsforvaltningen. Vi bemerker også at "tilfredsstillende" responstid og servicenivå i forhold til elektroniske henvendelser er et høyst subjektivt begrep, spesielt i forhold til kommunikasjon via sosiale medier. Det vil også åpne for et spørsmål om hvilke ressurser som er nødvendige for å oppnå et nivå på disse tjenestene som oppleves som "tilfredsstillende" for brukerne. I utgangspunktet stiller vi oss positive til at staten har et ønske om å delta på nye arenaer for elektronisk informasjon/kommunikasjon, som eksempelvis sosiale medier. Likevel opplever vi at det er en rekke uavklarte spørsmålsstillinger rundt dette. Utkastet som nå er sendt på høring er åpenbart er et strategidokument. Likevel vil en strategi som ikke baserer seg på en gjennomtenkt og klar forståelse av praktisk gjennomføring for de enkelte organer være feilslått. Språk Vi er enige med departementet om viktigheten av at kommunikasjonen skal være enkel og klar og kunne forstås av alle målgrupper. NVE har i mange år arbeidet med å forbedre den skriftlige kommunikasjonen. Et tiltak som vi vil framheve som særlig nyttig, er at alle brev og dokumenter skrives med hovedbudskapet først (ingressmetoden). I NVE drives det systematisk opplæring på dette, og vi har utviklet en egen elektronisk brevmal som gjør det enklere for saksbehandlere å anvende denne skrivemåten. Tillit og omdømme NVE noterer med tilfredshet at den nye politikken har stort fokus på tillitt og omdømme i forvaltningen og at de enkelte virksomheter må ha kunnskap om hvordan virksomheten oppfattes av omverdenen og brukerne Omdømme/brukerundersøkelser blant viktige brukergrupper er derfor helt nødvendig. I NVE foretar vi slike undersøkelser hvert andre år. I tillegg bruker vi en del questbackundersøkelser for å vurdere brukertilfredshet med enkelttjenester. Departementet peker på at det bør gjøres undersøkelser i forkant av kampanjer og at de bør evalueres i etterkant. Vi mener at dette ikke bare bør gjelde for kampanjer, men alle større kommunikasjonstiltak. Avslutningsvis vil vi peke på at et godt omdømme ikke er noe en organisasjon har, men som må fortj enes hver dag, Sentrale begreper her er åpenhet, tilgjengelighet, korrekthet, respekt og imøtekommenhet. Det bør presiseres at tillit og omdømme også berøres av forvaltningsorganets gjennomsnittlige saksbehandlingstid for behandling av innsynskrav etter offentleglova, samt i hvor stor grad forvaltningsorganet praktiserer meroffentlighet etter offentleglova.
Side 4 Betydningen av å utvilde en organisasjonskultur og en bevissthet hos de ansatte som bygger opp under disse forutsetningene, kan ikke understrekes sterkt nok Mediekontakt deltakelse i offentlig samtale Under dette punktet behandles også temaet om hvordan statlige virksomheter skal delta i samfunnsdebatten. Det sies at virksomheten skal legge til rette for å delta i en åpen og opplyst offentlig samtale. Dette er viktig ut fra demokratihensynet at fagkompetansen fk en plass i den offentlige diskusjonen og politikkutformingen. NVE vil likevel peke på at for et direktorat som er underlagt et departement, er dette også et problematisk felt. Avgrensingen mellom fag og politikk er særdeles vanskelig. Det ligger derfor lite veiledning i ovennevnte prinsipp uten at det presiseres nærmere hvordan prinsippet skal praktiseres. Vi mener at det er behov for å tydeliggjøre handlingsrommet for direktoratenes faglige og kommunikative rolle. Spørsmål som trenger mer avklaring er Hva er ønsket omfang av utspill til offentligheten Hvilke regler skal gjelde for innspill og utspill varsling og offentlighet Når er det hensiktsmessig at direktoratet fronter en sak, og når er det ønskelig at statsråden gjør det? Den prinsipielle rolleavklaringen bør derfor vies større oppmerksomhet i departementenes tildelingsbrev og i styringsdialogen med underliggende etater enn tilfellet er i dag. I det praktiske arbeidet vil vi nevne at vi i samråd med vårt departement avholder et ukentlig mediemøte med departementets kommunikasjonsenhet. På dette møtet drøftes aktuelle mediesaker og rollefordeling. Dette har vist seg å være hensiktsmessig for å fåtil en god samordning om medieutspill. Det bør presiseres at den enkelte virksomhet også må ha kontrollrutiner som sikrer at publisering av dokumenter på internett skjer i samsvar med offentleglovas regler om publisering av dokumenter på intemett. Mediekontakt - Statsansattes rett ifi å uttale seg NVE er uenig i formuleringen om at de statsansatte skal ha full rett til å uttale seg offentlig både som fagperson og privatperson. NVE vil peke på at det er umulig å opprettholde et skille mellom privatperson og fagperson dersom saken ligger innenfor det fagområdet vedkommende arbeider med. Her kan vedkommende lett komme i konflikt med lojalitetsplikten. Under en krise ville det for eksempel være svært uheldig for kommunikasjonsarbeidet om en ansatt fagperson under foregivende av å være privatperson gikk ut med informasjon i strid med synspunkter til egen etat. Retten til ytringer bør derfor veies nøye opp mot vedkommendes stilling, type debatt eller sak og i hvilken situasjon vedkommende uttaler seg.
Side 5 Prinsippet bør derfor formuleres slik at det speiler avveiningen mellom ytringsfrihet og lojalitetsplikt på en bedre måte enn i foreliggende forslag. Til vedlegg NVE er positiv til at relevante lover og forskrifter, samt reglement og veiledninger følger som vedlegg til den statlige kommunikasjonspolitikken. Vi bemerker imidlertid at det feilaktig er listet opp "Offentlighetsloven" istedenfor "Offentleglova". Med hilsen vassdrags- og energidirektør i4/u t ' Sverre Sivertsen kommunikasjonsdirektør Kopi: Olje- og energidepartementet,