KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtaler for leverandører av gjeldsbrevlån for Bergen kommune (Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III) Tilbudsfrist: 2.3.2015, kl. 12.00. Rådgiver: FINANSinnkjøp AS
Innhold A. Generelle tilbudsregler... 3 A.1. Innledning... 3 A.2. Tilbudsprosedyre... 4 A.3. Generelt... 4 A.4. Informasjon om kommunen og tilbudsgrunnlaget... 4 A.5. Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget... 5 A.6. Tilbudsfrist, levering av tilbud og vedståelsesfrist... 5 A.7. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 6 A.8. Tilbudsåpning... 6 A.9. Språkkrav... 6 A.10. Krav til utforming av tilbudet... 6 A.11. kontrakt... 6 A.12. Kvalifikasjonskrav... 7 A.13. beslutningsprosessen i kommunen... 7 A.14. Forbehold og avvik... 8 A.15. Avvisning... 8 A.16. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 8 A.17. tildeling/kontraktsinngåelse... 9 B. Tildelingskriterier... 10 B.1. Kriterier for valg av tilbud... 10 Vedlegg 1... 11 2
A. GENERELLE TILBUDSREGLER A.1. INNLEDNING FINANSinnkjøp AS skal på vegne av den juridiske personen Bergen kommune gjennomføre en tilbudsrunde med henblikk på å inngå rammeavtaler på Leverandører av: Gjeldsbrevlån for en periode frem til 31.12.2015 med ensidig opsjon (for Oppdragsgiver) til forlengelse i ytterligere 1 + 1 + 1 år. Konkurransen gjelder opptak av gjeldsbrevlån. Konkurransen gjelder også opptak av gjeldsbrevlån som følge av refinansiering av eksisterende lån (gjelder både refinansiering av gjeldsbrevlån, sertifikatlån og obligasjonslån). Anskaffelsen vil ikke omfatte opptak av lån i sertifikat- og obligasjonsmarkedet ettersom disse er unntatt i forskrift om offentlige anskaffelser 1-3 (2) bokstav e. Oppdragsgiver vil inngå rammeavtaler med inntil 5 leverandører. Avrop på rammeavtalene vil foretas etter «minikonkurranser» mellom leverandører med rammeavtale og leverandører fra sertifikat- og obligasjonsmarkedet. «Minikonkurransene» vil foregå på e-post. Tilbudsfristene i lånekonkurransene vil normalt være mer enn 24 timer, men kortere tilbudsfrister vil også kunne forekomme. I hver konkurranse vil det kunne bli stilt krav vedrørende låneopptakene (eksempelvis; Krav til utbetalingstidspunkt, Beløp, Forfallstidspunkt, tidspunkt for terminer, krav vedr. innhold i gjeldsbrev etc.). Krav til låneopptakene vil avhenge av hvilket låneprodukt som søkes tatt opp, samt hvilke typer sertifikat- og obligasjonsbaserte lån som eventuelt er med i konkurransen. Tildelingskriterie for «minikonkurransene» vil utelukkende være pris (pris, inklusiv eventuelle gebyrer og omkostninger) basert på ulike renteprodukter. Dersom to aktører (eller fler) har lik pris vil tildeling enten gå til den leverandør som er mest fleksibel vedr. krav til låneopptaket, eller basert på loddtrekning. Ettersom tilbud fra leverandører av gjeldsbrevlån vil konkurrere med tilbud fra sertifikatog obligasjonsmarkedet vil kommunen kunne inngå avtaler med leverandører uten rammeavtale, såfremt disse tilbyr sertifikat- eller obligasjonsbaserte lån. Det foreligger med andre ord ingen plikt for oppdragsgiver å tildele noen av kontraktene til leverandører med rammeavtale for gjeldsbrevlån. Leverandører med rammeavtale vil heller ikke ha krav om å få gi tilbud dersom kommunen velger å ta opp ett sertifikat- eller obligasjonslån. Bergen kommune er vektet 20 etter gjeldende BIS-regler. Bergen kommune er per 1.1.2015 ikke på betinget kontroll. For mer informasjon om budsjett- og økonomiplan, lånefondet og generell informasjon om Bergen kommune, vises det til kommunens hjemmesider www.bergen.kommune.no Samtlige lånetilbud vil kunne bli avvist dersom Oppdragsgiver finner det formålstjenelig. 3
Alle referanser til "Oppdragsgiver" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til Bergen kommune v/finansinnkjøp AS. Alle referanser til "Leverandøren" i konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til tilbyder. A.2. TILBUDSPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og del III og reglene i dette konkurransegrunnlaget. For å kunne delta i konkurransen må leverandøren oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt A.12 Kvalifikasjonskrav. Dersom det kommer inn mer enn 5 kvalifiserte tilbud vil det bli foretatt en reduksjon basert på tildelingskriterier gitt i punkt B.1. Denne anskaffelsen følger prosedyren for Åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og TED- Basen Se www.doffin.no A.3. GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget. I tillegg kan eventuelle tilleggsopplysninger og endringer bli gitt skriftlig i samsvar med konkurranseforutsetningene i punktet Suppleringer/ endringer av konkurransegrunnlaget nedenfor. A.4. INFORMASJON OM KOMMUNEN OG TILBUDSGRUNNLAGET Det er mulig å rette supplerende forespørsler til konkurransegrunnlaget. Slike supplerende forespørsler skal være skriftlige og være mottatt senest 1 uke før fristen for å levere tilbud. Forespørsler om konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til FINANSinnkjøp AS ved: FINANSinnkjøp AS v/tor Kristian Hansen eller v/ Steinar Mørch-Olsen Dyrløkkeveien 13 Dyrløkkeveien 13 1448 Drøbak 1448 Drøbak e-post : tkh@finansinnkjop.no smo@finansinnkjop.no 4
Forespørsler skal være merket Tilleggsspørsmål: Rammeavtaler for Leverandører av gjeldsbrevlån for Bergen kommune. A.5. SUPPLERINGER/ ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på www.doffin.no. A.6. TILBUDSFRIST, LEVERING AV TILBUD OG VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i: - en original papirutgave - en elektronisk kopi sladdet for forretningshemmeligheter kan vedlegges (dersom tilbudet inneholder forretningshemmeligheter). Dokumentene endes/leveres i lukket forsendelse merket: Rammeavtaler for Leverandører av gjeldsbrevlån for Bergen kommune til følgende adresse: FINANSinnkjøp AS v/ Tor Kristian Hansen Dyrløkkeveien 13 1448 Drøbak Besøksadresse: Dyrløkkeveien 13, 2. etg. 1448 Drøbak Tilbudet må være FINANSinnkjøp AS i hende på ovennevnte adresse, senest: mandag 2. mars 2015, kl. 12.00 Innen denne dato og klokkeslettet, må tilbudet være overlevert til den rette adressen. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli returnert til senderen i uåpnet tilstand. Originaltilbudet bes festet i en enkel innbinding. Tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring vil ikke bli akseptert. Tilbydernes kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Tilbud levert innen fristens utløp, vil ikke bli levert tilbake. Vedståelsesfrist er 3 uker etter tilbudsfristen. 5
A.7. TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før utløpet av tilbudsfristen må, for å være gyldig, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet, før tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet blir sett på som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlige og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder pliktene. A.8. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil være lukket, og skje hos FINANSinnkjøp AS den 2.3.2015, kl. 12.30. A.9. SPRÅKKRAV Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. A.10. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal utformes innenfor de krav og forutsetninger som er spesifiserte i dette dokumentet. Komplett tilbud skal bestå av: Dokumentasjonsrekkefølge 1. Signert tilbudsbrev 2. Forbehold skal klart fremgå 3. Annen relevant informasjon/dokumentasjon 4. Skatteattest, jfr. punkt A.12 5. Merverdiavgiftsattest, jfr. punkt A.12 6. HMS-Egenerklæring, jfr. punkt A.12 7. Firmaattest, jfr. punkt A.12 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. A.11. KONTRAKT Forslag til rammeavtaler følger av vedlegg 1. 6
A.12. KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav dokumentasjon Det kreves at leverandøren har ordnede forhold med hensyn til innbetaling av skatt og merverdiavgift. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Skatteattest ikke eldre enn 6 mndr. regnet fra tilbudsfristen Merverdiavgiftsattest ikke eldre enn 6 mndr. regnet fra tilbudsfristen HMS-egenerklæring Leverandøren organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Firmaattest ikke eldre enn 12 mndr. regnet fra tilbudsfristen Det kreves at leverandøren har konsesjon til å være en bank, kredittforetak, finansieringsselskap eller livselskap. Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet kvalifikasjonskrav og dokumentasjon Det kreves at leverandøren har økonomisk evne til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal ha en dokumentert rating på minimum A- eller tilsvarende fra minst ett av de tre anerkjente ratingselskapene Moody`s, Standard & Poor eller Fitch. Oppdragsgiver vil selv sjekke at leverandøren har slik rating. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner kvalifikasjonskrav og dokumentasjon. Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag (totalleveranse). A.13. BESLUTNINGSPROSESSEN I KOMMUNEN FINANSinnkjøp AS vil utarbeide en fortrolig vurdering og anbefalinger som vil bli oversendt kommunen. Valg tilbyder vil bli fattet av delegert myndighet. Fremdriftsplan for anskaffelsen: Planlagt dato Aktivitet 20.1.2015 Utsendelse av forespørsel 2.3.2015 Tilbudsfrist 2.3.2015 Tilbudsåpning 2.3.2015 Evaluering ferdigstilt 7
2.3.2015 Estimert dato for tildeling Det tas forbehold om eventuelt endring i fremdriftsplanen. A.14. FORBEHOLD OG AVVIK Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike forbehold vil bli avvist. Andre forbehold kan også føre til forkastelse av tilbud eller kan bli tatt inn som en redusert score eventuelt prissatt i forhold til tildelingskriteriene. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Tilbyder skal på eget ark i tilbudet opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Det samme gjelder for avvik. A.15. AVVISNING Det gjøres oppmerksom på at tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i dette konkurransegrunnlaget vil bli forkastet. Oppdragsgiver kan/skal avvise tilbud på grunn av forhold ved tilbudet i henhold til FOA 20-13 og skal 20-14, og skal avvise tilbud på grunn av forhold ved leverandøren i henhold til FOA 20-12. A.16. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn FOA 22-1. 8
A.17. TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE Oppdragsgivers avgjørelse om hvilke tilbud som er valgt, vil bli skriftlig meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før rammeavtalene blir inngått. Meddelelse vil bli sendt av FINANSinnkjøp AS. 9
B. TILDELINGSKRITERIER B.1. KRITERIER VED REDUKSJON AV ANTALL TILBUD Dersom det mottas flere enn 5 kvalifiserte tilbud vil det skje en reduksjon på bakgrunn av følgende kriterier: Tildelingskriterier: Vekting Rating AAA blir vurdert som den beste ratingen. 50 % Forvaltningskapital - Bankens størrelse på 50 % forvaltningskapital per 31.12.2014. Størst forvaltningskapital vil gi best score Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. De fem tilbudene med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt rammeavtaler. To tilbud som vurderes likt innenfor et kriterium kan godt få samme karakter. Kommunen ber om at hvert enkelt punkt beskrives i leverandørens tilbud. 10
VEDLEGG 1 RAMMEAVTALE Denne avtalen gir Leverandør mulighet til å gi tilbud på gjeldsbrevlån til Bergen kommune i samsvar med konkurransegrunnlag. For perioden xx.xx.2015 31.12.2015, med ensidig opsjon (for Bergen kommune) på forlengelse i perioden 1.1.2016 31.12.2016, 1.1.2017 31.12.2017 og 1.1.2018 31.12.2018 er inngått mellom: (heretter kalt Leverandøren) (organisasjonsnummer/personnummer) og Bergen kommune (heretter kalt Kunden) (organisasjonsnummer) Sted og dato: Leverandørens underskrift Navn: (skriv med trykte bokstaver) Tittel: (sett inn tittel) Kundens underskrift Navn: Tittel: De undertegnede innestår for å ha tilstrekkelig fullmakt til å signere Rammeavtalen med bindende virkning for respektive Leverandør og Kunden. Rammeavtalen undertegnes i to eksemplarer, en til hver part 11