SAKSFREMLEGG Sak 27/13 Oppfølging av nasjonal lederplattform Utvalg: Styret for St. Olavs Hospital HF Dato: 19.09.13 Saksbehandler: Heidi Magnussen Arkivsak: 12/5605-4 Arkiv: 000 Innstilling Styret tar rapporten Nasjonal plattform for ledelse i helseforetakene og rundskrivet Lederansvaret i sykehus til etterretning, og slutter seg til administrerende direktørs planer for oppfølging i periode 2014-2017.
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Nasjonal lederplattform - Sak 31/13 til Styret for Helse Midt-Norge RHF. 2. Nasjonal plattform for ledelse i helseforetakene - Sluttrapport 3. Lederansvaret i sykehus - Rundskriv fra Helse- og omsorgsdepartementet datert 28.5.2013 4. Synlig og ansvarlig ledelse ved St. Olavs Hospital 2014-2017 5. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 10.09.13 BAKGRUNN I Foretaksmøtet 18.02.2013 fikk St. Olavs Hospital i oppdrag å legge til rette for at ledere i førstelinjen har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Styret for Helse Midt-Norge RHF fattet i tillegg følgende vedtak i møte 25.04.2013: 1. Styret viser til prosessen med utvikling av en nasjonal lederplattform og legger til grunn: a. At de nasjonale kjerneverdiene og lederkravene utgjør felles grunnlag for ledelse i Helse Midt-Norge. b. At det jobbes videre med erfaringsdeling og felles forståelse av hva som utgjør god ledelse i helseforetak. c. At det utvikles et system for lederrekruttering, -utvikling og -oppfølging i hvert helseforetak, med konkrete planer for å sikre kompetente ledere på alle nivå i organisasjonen. d. At det legges spesiell vekt på å styrke ledelse nærmest pasientbehandlingen e. At regionene samarbeider om og bidrar til å få ledelse inn som tema i profesjonsutdanningene. f. At det videre arbeidet med gjennomføring av disse forpliktelsene legges til regionalt nivå i tett samarbeid mellom regionene. 2. Styret ber om at denne saken forelegges helseforetaksstyrene i Helse Midt-Norge for oppfølging. Sak 31/12 følger som vedlegg 1. FAKTISKE OPPLYSNINGER Nasjonal plattform for ledelse i helseforetakene Helse Sør-Øst RHF har ledet arbeidet med å fastsette og forankre en egen nasjonal plattform for ledere i helseforetakene. Sluttrapporten som nå foreligger (se vedlegg 2), er basert på en omfattende kartlegging og dialogaktiviteter blant ca 1000 ledere på ulike nivå. Det er stor grad av samstemmighet blant ledere i norsk spesialisthelsetjeneste om at de sentrale utfordringene i spesialisthelsetjenesten er: Å levere en tjeneste med god kvalitet innen gitte rammer Å forme en helhetlig tjeneste ut fra pasientens behov Å skape tillit i befolkningen Videre er det enighet om at det er stort potensiale for forbedring på alle disse punktene. I utdypingen av kvalitetsutfordringen ligger blant annet ambisjoner om en mer kunnskapsbasert praksis, bedre dokumentasjon av kvalitet og styringsverktøy som gjør det mulig å drive
systematisk forbedring. For å oppnå en helhetlig tjeneste ut fra pasientens behov, står videre arbeid med standardiserte pasientforløp sentralt. Tillit i befolkningen oppnås først og fremst ved å bedre kvaliteten og holde pasienten i sentrum av all aktivitet. Rapporten inneholder 5 konkrete forslag til oppfølging: 1. Bruk av lederkravene Lederkravene må gjøres kjent for alle ledere og medarbeidere i spesialisthelsetjenesten: - Helhetstenkning og ansvarlighet - Endringsvilje og handlekraft - Inspirasjon og kommunikasjon I utdypingen av disse lederkravene er det lagt særlig vekt på evnen til å gjennomføre prosesser for å oppnå ønsket endring. I tillegg gjør dagens utfordringsbilde det spesielt viktig at ledere evner å samarbeide. 2. Førstelinjeledelse De regionale helseforetakene må videreutvikle og styrke lederutviklingstiltak for førstelinjeledere. Det bør utarbeides en felles mal for mottak, opplæring, utvikling og oppfølging av førstelinjeledere som foretakene kan ta utgangspunkt i når det skal lages lokale tiltak. 3. Livsløpsperspektiv på ledelse Et livsløpshjul for ledelse som dekker alle faser av lederkarrieren bør utvikles. 4. Nasjonalt rammeverk Det må jobbes videre med ytterligere konkretisering og operasjonalisering av en samlet modell og et felles rammeverk for ledelse i spesialisthelsetjenesten. 5. Lederkravene i profesjonsutdanningene De nasjonale lederkravene må innføres i studentundervisningen ved universitet og høyskoler som utdanner til helse- og medisinskfaglige profesjoner. Rundskriv om lederansvaret i sykehus Helse- og omsorgsdepartementet sendte i mai 2013 ut et rundskriv om lederansvaret i sykehus (se vedlegg 3). I rundskrivet blir det understreket at ledere på alle nivå må ta ansvar for at virksomheten er innrettet mot å ivareta kjerneoppgavene pasientbehandling, utdanning av helsepersonell, forskning og opplæring av pasienter og pårørende. Det understrekes også at internkontrollsystemet er en sentral del av ledelsens styringssystem, og at ledelsen må etterspørre resultater også når det gjelder kvalitet og pasientsikkerhet. Ledelse ved St. Olavs Hospital St. Olavs Hospital er organisert med 4 ledernivå (direktør, klinikksjef, avdelingssjef og seksjonsleder). Pr. juni 2013 har vi totalt 360 ledere ved St. Olavs Hospital, av disse er 234 kvinner. Nesten 70 % av lederne er seksjonsledere på nivå 4. 130 (36 %) av lederne er over 56 år, 66 (18 %) er over 60 år. Ledere fra St. Olavs Hospital har vært delaktig i utarbeidelsen av den nasjonale plattformen for ledelse. I interne sammenhenger peker ledere på nivå 3 og 4 på følgende spesielle utfordringer: For stort kontrollspenn, for mange å lede. Enkelte har direkte personalansvar for 40 50 ansatte og dermed begrensede muligheter for personalmessig og faglig oppfølging. Ensomhet i lederrollen og mangelfull beslutningsstøtte og oppbacking, spesielt knyttet til vanskelige personalsaker. Skvis mellom streng styring og press ovenfra og press fra ansatte og pasienter nedenfra. Dette gjelder først og fremst førstelinjeledere.
Mandatet til ledergruppene oppleves ofte uavklarte. Gjennomgående et forum for informasjon og meningsutveksling og i liten grad et forum for å ta beslutninger. Manglende helhetstenkning og samhandling mellom enheter/fagmiljø om pasienter med sammensatte og komplekse lidelser. Manglende felles syn på ledelse Lederutvikling ved St. Olavs Hospital St. Olavs Hospital sitt interne lederutviklingsprogram Synlig og ansvarlig ledelse ble etablert i 2008 og har ledere på nivå 3 og 4 som hovedmålgruppe. Programmet inneholder følgende aktiviteter: Basiskurs: Tilbud til nye ledere med formål å skape en felles ledelseskultur. 2 samlinger a 2 dager. I tillegg en oppfølgingsdag etter et halvår. Lederlaboratorium: Dagskurs (ca 4 pr år)der ledere får trene på konkrete problemstillinger som de selv melder inn. Lederveiledning individuelt og i gruppe: Skreddersydde opplegg etter bestilling. Verktøykassekurs: Praktisk opplæring innenfor ledelse, kvalitetsarbeid, etikk, personaladministrasjon, lov og avtaleverk, reglement, retningslinjer og prosedyrer. St. Olavs Hospital har utdannet interne lederveiledere som er ressurspersoner i kurs- og veiledningssammenheng. Pt er det 8 aktive lederveiledere. En ekstern organisasjonspsykolog bidrar i utviklingen av programmet og utdanning av interne veiledere. Vedkommende er også aktivt med i gjennomføringen av basisprogrammet. I tillegg arrangeres det årlig en fagdag ledelse med ledere på alle nivå som målgruppe. I perioden 2010 2012 ble det også gjennomført et eget utviklingsprogram for Hovedledelsen. Alle aktiviteter og kurstilbud blir evaluert av deltakerne, og tilbakemeldingene er gjennomgående positive. Nasjonalt topplederprogram Nasjonalt topplederprogram (NTP) er et tre måneder langt utviklingsprogram for klinikksjefer/divisjonssjefer og utvalgte ledere på lavere nivå i helseforetakene. NTP bidrar til å styrke deltakernes evne til å vurdere egen utøvelse av lederskapet, vurdere foretakene i et samfunnsperspektiv og å gjennomføre endringer. Programmet gjennomføres 2 ganger hvert år, og St. Olavs Hospital sender to deltakere til hvert kull. DRØFTING De overordnede føringene i rundskriv og nasjonal plattform for ledelse gir St. Olavs Hospital et godt grunnlag for å videreføre lederutviklingsprogrammet Synlig og ansvarlig ledelse. Administrerende direktør er imidlertid opptatt av at basiskurset må utvikles for å fange opp aktuelle utfordringer og være i tråd med det øvrige forbedringsarbeidet ved sykehuset. I tillegg er administrerende direktør opptatt av å styrke oppfølgingen av førstelinjelederne gjennom direkte dialog og gjennom økt tilbud om verktøystøtte. Vi erfarer at det er få søkere til lederstillinger på nivå 2 og 3. Det er derfor svært relevant for St. Olavs Hospital å utvikle et livsløpshjul for ledelse med målrettet innsats for rekruttering, talentutvikling og etterfølgerplanlegging. I tiltaksplanen for integrering mellom St. Olavs Hospital og Det medisinske fakultet ved NTNU, heter det at vi vil vektlegge forskningskompetanse ved tilsetting av ledere på klinikk- og avdelingsnivå. Dette må balanseres opp mot de øvrige lederkravene om totalledelse (økonomi, fag/kvalitet og personal).
Nasjonal plattform for ledelse i helseforetakene legger stor vekt på førstelinjeledernes rolle. I tillegg til felles nasjonale utfordringer, er førstelinjelederne ved St. Olavs Hospital opptatt av det omfattende totalansvaret mange har (økonomi, fag/kvalitet og personal). Administrerende direktør vil fortsette arbeidet for at intensjonen i Overordnet strategi om at ingen leder bør ha direkte personalansvar for flere enn 30, blir virkeliggjort. Mange klinikker/divisjoner stiller krav om formell lederutdanning ved tilsetting av ledere på nivå 3 og 4. En felles satsing på dette i hele foretaket vil være et viktig tiltak for å øke lederkompetansen. Andre sektorer er oppatt av det samme. Det er for eksempel opprettet en egen skolelederutdanning tilsvarende 30 studiepoeng for nytilsatte rektorer og andre rektorer som mangler slik utdanning. Utdanningen tar utgangspunkt i skriftliggjorte krav til ledere som tilsvarer Nasjonal plattform for ledelse i helseforetakene. I likhet med det som er innført for skoleledere, vil administrerende direktør utrede et tilbud om lederutdanning tilsvarende 30 studiepoeng. Dette kan med fordel etableres som et regionalt samarbeidstiltak. Helse Midt-Norge arrangerer årlige samlinger for 1. og 2. nivåledere. Administrerende direktør mener det er viktig at disse samlingene videreutvikles. St. Olavs Hospital har god kontakt med utdanningsinstitusjonene i regionen. 9. 10. oktober 2013 arrangeres det en regional utdanningskonferanse der spørsmålet om å ta i bruk lederkravene som en obligatorisk del av de medisinskfaglige - og helsefaglige profesjonsstudiene er ett av temaene. Administrerende direktørs plan for lederutvikling ved St. Olavs Hospital den neste treårsperioden følger som vedlegg 3. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Årlige kostnader til basiskurset er på om lag kr 250.000. Det nyttes ca 1,5 årsverk i Sentral stab knyttet til de ulike lederutviklingstiltak. I tillegg kommer tidsbruken fra lederveilederne. Kostnader knyttet til nye tiltak for øvrig og videreutvikling av eksisterende tiltak er foreløpig ikke kostnadsberegnet. Dette må gjøres som en del av den ordinære budsjettprosessen. KONKLUSJON Administrerende direktør mener at planen for lederutvikling ved St. Olavs Hospital for perioden 2014 2017 svarer godt på de utfordringene som er beskrevet i Nasjonal plattform for ledelse. Administrerende direktør vil ta initiativ til et tettere regionalt samarbeid om konkrete lederutviklingstiltak.