Utarbeidelse av overordnet analyse metodevalg Martin S. Krane Rådgiver
Overordnet analyse bakgrunn Plan for forvaltningsrevisjon skal utarbeides av kontrollutvalget minst én gang per kommunestyreperiode (forskrift om kontrollutvalg 10) Krav i regelverket om at planen (..) skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. (forskrift om kontrollutvalg 10)
Risiko og vesentlighet Departementet utdyper i merknad til bestemmelsen hva som menes med risiko- og vesentlighetsvurderinger på følgende måte: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten.
Overordnet analyse hensikt
Metodevalg for utarbeidelse av overordnet analyse vår tilnærming K-Sekretariatet utarbeider overordnet analyse for 24 kommuner derfor viktig med et opplegg som ikke er for ressurs- og tidskrevende
Metodevalg for utarbeidelse av overordnet analyse vår tilnærming (forts.) Analysen har i utgangspunktet ikke som formål å teste eller undersøke ulike konkrete hypoteser Analysen skal ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger på et overordnet nivå identifisere behovet for forvaltningsrevisjon i de ulike sektorene og virksomhetene i en kommune Eksplorerende opplegg for undersøkelsen
Metodevalg for utarbeidelse av overordnet analyse vår tilnærming (forts.) Ønskelig å basere analysen på flere ulike kilder og ulike typer empiri både for å sikre tilstrekkelig mengde relevant informasjon og for å sikre reliabilitet (ved å kontrollere de ulike kildene opp mot hverandre) Samtidig alltid en avveining mot til tids-, kapasitetsog kostnadshensyn
Overordnet analyse vår modell: Modellen K-Sekretariatet benytter er utarbeidet av KomRev NORD IKS Overordnet analyse gjennomføres én gang per valgperiode Sektorvis tilnærming Analysen basert på 6 ulike datakilder (både kvalitative og kvantitative data)
Datakildene en oversikt
Spørreundersøkelse Elektronisk spørreundersøkelse Respondenter: Sentrale deler av administrasjonen (rådmann, kommunalsjefer, økonomisjef, etc.) Kontrollutvalgets medlemmer Ordfører Medlemmene i formannskapet Gruppelederne i kommunestyret
Spørreundersøkelse (forts.) Svaralternativene i undersøkelsens deler én til fire er tallverdier på en skala fra 1 til 6, der - verdien 1 representerer svært lite viktig og - verdien 6 representerer svært viktig
Spørreundersøkelse (forts.) Undersøkelsen ordinært delt inn i fem deler: - Del 1 spør om viktigheten av forvaltningsrevisjon innen de enkelte virksomhetene i kommunen generelt - Del 2 spør om viktigheten av forvaltningsrevisjon innenfor de spesifikke fagområdene i kommunens ulike sektorer - Del 3 spør om hvilke fokusområder som bør vektlegges ved forvaltningsrevisjon innen de ulike fagområdene - Del 4 omhandler områdene knyttet til ledelsen/ sentraladministrasjonen spesielt, og spør om viktigheten av forvaltningsrevisjon når det gjelder disse områdene - Del 5 er en rubrikk for åpne svar
Eksempel undersøkelsens del 1: Spørsmål: Hvor viktig er det å igangsette forvaltningsrevisjon innenfor følgende undersøkelsesområder?
Eksempel undersøkelsens del 1 (forts.): Viktigheten av å igangsette forvaltningsrevisjon innenfor de enk elte områdene (1-6) Barneverntjenesten Rådmannen (inkl. rådmannens stab) Sentraladministrasjonen (støtteenhetene) Hjemmetjenesten Brann- og beredskapstjenesten Sykehjemmene Skolene Bygg og eiendom Psykiatritjenesten Drift og utbygging Omsorgstjenesten Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) Kommunale foretak Boligkontoret Sosialtjenesten Selskapskontroll Barnehagene Helse- og miljøtj. (legevakt, helsestasjoner, etc.) Rustjenesten Park og idrett Flyktningtjenesten Voksenopplæringen Kulturskolen Biblioteket Kino GJENNOMSNITT 0 1 2 3 4 5 6 2,15 2,15 2,42 2,38 3 3,08 3,31 3,31 3,54 4 5 5,23 5,18 5,08 4,96 4,92 4,77 4,62 4,54 4,38 4,38 4,25 4,23 4,08 4,08 3,9616
Eksempel undersøkelsens del 2: Spørsmål: Hvor viktig er det å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor de nevnte fagområdene i pleie- og omsorgstjenesten?
Eksempel undersøkelsens del 2 (forts.): Viktigheten av å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor de nevnte fagområder i pleie- og omsorgssektoren (1-6) 0 1 2 3 4 5 6 Aktivitetsentre/dagsenter 3,86 Hjemmetjenesten/omsorgsboliger 5,02 Psykiatri 5,15 Rehabilitering 3,31 Sykehjem 4,71
Eksempel undersøkelsens del 3: Spørsmål: Ved forvaltningsrevsjon innenfor de ulike tjenestetilbudene i pleie og omsorg, hvor mener du fokus bør rettes?
Eksempel undersøkelsens del 3 (forts.): Ved forvaltningsrevisjon innenfor de ulike tjenestetilbudene i pleie og omsorg, hvor mener du fokus bør rettes (flere kryss mulig) 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Bemanning 6 Kompetanse 3 Ledelse/administrasjon 5 Lover og regelverk 6 Organisering 8 Økonomi 8
Eksempel undersøkelsens del 4: Spørsmål: Hvor viktig er det å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor de nevnte fagområdene i ledelsen/administrasjonen?
Eksempel undersøkelsens del 4 (forts.): Viktigheten av å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor de nevnte fagområdene i ledelsen/administrasjonen (1-6) 0 1 2 3 4 5 6 Helse, miljø og sikkerhet (HMS) 5 Innholdet i saksutredninger fra aministrasjonen 4,54 Innkjøpsordning/offentlige anskaffelser 5 Internkontroll/interne rutiner 4,46 IT-sikkerhet 3,46 Lederavtaler 4,85 Miljø- og klimatilpasninger i kommunen Misligheter av ulik art Oppfølging av investeringsprosjekter Oppfølging av kommunale inntekter 4,46 4,46 4,25 4,23 Oppfølging av politiske vedtak 4,79 Oppfølging av tjenester til selvkost (gebyrer) Organisering og ledelse/bemanning 4,42 4,69 Servicefunksjoner i kommunen 4 Sykefravær/arbeidsmiljø 5,15 Økonomistyring/budsjettoppfølging 4,77
Spørreundersøkelse (forts.) Respondentene i undersøkelsen (sentrale politiske og administrative ledere) bør ha god kjennskap til kommunen på et overordnet nivå og hvilke områder det kan være knyttet risiko til Anonymitet bidrar til å sikre oppriktige svar
KOSTRA KOmmune-STat-RApportering: Nasjonalt rapporteringssystem der alle landets kommuner og fylkeskommuner rapporterer regnskaps- og tjenestedata til SSB Utvalgte KOSTRA-tall innenfor kommunens sektorer analyseres. Kan gi relevant informasjon blant annet om kommunens prioriteringer og effektivitet
KOSTRA (forts.) Utvalgte KOSTRA-tall for den enkelte kommune sammenlignes med tilsvarende gjennomsnittstall for: En gruppe av sammenlignbare kommuner Alle kommunene i den aktuelle fylkeskommunen Alle kommunene i landet
KOSTRA (forts.) Store forskjeller mellom kommunens KOSTRA-tall på et aktuelt område og gjennomsnittstall for de ulike sammenligningsgruppene kan være indikasjoner på at forvaltningsrevisjon bør iverksettes Viktig å være oppmerksom på at forskjeller når det gjelder KOSTRA-tall kan ha mange ulike årsaker
Eksempel KOSTRA-tall for pleie og omsorg: Kostnader og utgifter: Tall fra 2007 Øksnes kommune Gruppe 2 Nordland Alle kommuner Netto driftsutg., pleie og omsorg i % av totale netto driftsutg. 35,2 37,1 36 33,8 Netto driftsutgifter pr innbygger - pleie- og omsorgtjenesten (kr) 13 047 13 597 13 388 11 237 Netto driftsutgifter pr innb. 67 år og over - pleie og omsorg (kr) 88 260 81 803 91 128 86 746 Netto driftsutgifter pr innb. 80 år og over - pleie og omsorg (kr) 288 610 216 979 261 392 243 551 Korrigerte brutto driftsutg., institusjon, pr. kommunal plass (kr) 673 883 676 459 725 660 697 242 Brutto inv.utg., pleie og omsorg - i % av tot. brutto inv.utg. 6,3 14,1 14 9,9 Personell: Andel fravær av totalt antall årsverk (%) 14,3 11,4 11,9 11,3 Andel fravær i brukerrettede tjenester (%) 14,6 11,5 12 11,4 Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste (%) 11,4 8,3 9 8,3 Dekningsgrader: Andel plasser i institusjon og heldøgnsbemannet bolig - i % av befolkning 80 år og over 31 29 32 28 Andel plasser avsatt til tidsbegrenset opphold (%) 3,5 11 10 14,3 Andel plasser i skjermet enhet for aldersdemente (%) 12,3 21,7 23 21,5 Andel plasser avsatt til rehabilitering/habilitering (%) 0 6 4 5,1 Andel komm. sykehjemsplasser av komm. institusjonsplasser (%) 100 96 95,1 94,7
Revisjonens erfaringer Den som reviderer kommunen sitter ofte på mye informasjon om kommunen Informasjonen kan gi relevante innspill når det gjelder i hvilke deler av kommunens virksomhet det er størst risiko for vesentlige avvik
Kommunens årsberetning Gir ofte nyttig bakgrunnsinformasjon om organisering Opphavskilden kjenner organisasjonen godt I årsberetningen informeres gjerne sektorvis om utfordringer kommunen har og har hatt og også ofte om eventuelle forventede framtidige utfordringer Nevner dessuten ofte mulig forbedringspotensial i de ulike sektorene
Forrige analyse/plan Den forrige planen for forvaltningsrevisjon, og analysen som lå til grunn for denne, gir informasjon om bakgrunnen for prioriteringen av prosjekter i forrige periode Områder som ble vurdert som områder med risiko for vesentlige avvik i den forrige analysen, men som ikke nådde opp som prioritert prosjekt i planen (eller som ble tatt med i planen men ikke gjennomført) kan fortsatt være aktuelle
Forrige analyse/plan (forts.) Kan kaste lys over utviklingen på et område over tid
Tidligere prosjekter Tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter gir informasjon om hvilke områder som har vært gjennomgått i kommunen Resultatene av tidligere prosjekter, og eventuelle tiltak som kommunen har iverksatt i som oppfølging i etterkant, kan bidra i en vurdering av om et område bør bli gjenstand for snarlig ny forvaltningsrevisjon, eller om en bør/kan vente en stund.
Konklusjon/samlet vurdering
Forslag Spørreundersøkelse KOSTRA Forrige analyse/plan Revisjonens erfaring Årsrapporten Barneverntjenesten X X X X Spesialundervisning/ tilpasset opplæring X X X X Offentlige anskaffelser X X Psykiatritjenesten X X Evaluering av tiltak i forbindelse med sykefravær/ arbeidsmiljø Evaluering av brannog beredskapstjenesten Sykefravær og arbeidsmiljø i hjemmetjenesten/ sykehjemmene Kvalitet og tilbud i sykehjemmene og omsorgsboligene Evaluering av den kommunale delen av NAV X X X X X X X X X X X X X X X Byggesaksbehandling X X Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg X X
Videre behandling
Oppsummering Overordnet analyse eksplorerende undersøkelse som skal avdekke hvor det er stor risiko for avvik i forhold til økonomi, produktivitet og måloppnåelse Alltid avveining mellom ønsket om mulig data og ressurshensyn Hensikten med analysen er å gjøre kontrollutvalget i stand til å prioritere mellom de ulike områdene og legge en velbegrunnet plan for forvaltningsrevisjon
Takk for oppmerksomheten!