Ambulanse Midt-Norge HF Strandveien 1, 7502 Stjørdal Telefon 72 82 18 00 Org.nr: NO 998 308 615 www.ambulanse-midt.no Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen 7468TRONDHEIM Vår ref. Deres ref. Saksbehandler Dato 2013/415, Per Chr Juvkam 18.10.2013 5737/2013 Resultat av spørreundersøkelse fotodokumentasjon i Ambulanse Midt-Norge HF Bakgrunn Utgangspunktet for saken er alvorlig hendelse ved Steinkjer legevakt 25.05.13. Ambulansepersonell var involvert i denne hendelsen. I forbindelse med hendelsen gjorde ambulansepersonell bruk av privat mobiltelefon til fotodokumentasjon. Dette er meldt som avvik av personell ved Steinkjer legevakt. Ambulanse Midt-Norge HF er i forbindelse med en tilsynsmessig oppfølging av foretaket knyttet til dette, bedt om å utføre en spørreundersøkelse om bruk av fotodokumentasjon i pasientbehandlingen. I brev mottatt 8. juli d.å. bes det om at det gjennomføres en anonymisert spørreundersøkelse blant helsepersonellet i foretaket for om mulig å avdekke omfanget av aktiviteten med fotografering i forbindelse med ambulanseoppdrag. Det bør også avklares hensikten med å fotografere, rutiner for overføring av bilder til andre, hvordan fotoene er benyttet, rutiner for sletting av bilder og sikkerhet for at sletting blir gjort. Om gjennomføring Spørreundersøkelsen er utarbeidet og gjennomført ved hjelp av verktøyet Questback. Undersøkelsen er bygd opp av 16 spørsmål fordelt på 6 bolker, og flere av spørsmålene er rutet avhengig av svarene som gis: Bolk 1 tar for seg respondentdata (kjønn, alder, avdelingstilhørighet, stillingstype og antall år i operativ tjeneste). Bolk 2 spør om holdning til bruk av fotodokumentasjon (positiv/negativ, eventuelt i hvilke situasjoner mener man det er hensiktsmessig). Bolk 3 spør om faktisk bruk av fotodokumentasjon (har man benyttet eller mottatt fotodokumentasjon) Bolk 4 er oppfølgingsspørsmål til dem som har benyttet fotodokumentasjon (bolk 3) om hvordan dette er håndtert mht samtykke, deling, lagring og sletting. Bolk 5 spør om kjennskap til lovverk, retningslinjer og rutiner.
Bolk 6 er åpent kommentarfelt hvor det bes om innspill til behovet for fotodokumentasjon, og eventuelt håndtering av dette, samt forslag til tiltak som man mener foretaket bør følge opp. Undersøkelsen er sendt ut 4. september med svarfrist 22. september, hvilket har gitt ansatte 18 dager til å svare på undersøkelsen. Tilgangen til spørreundersøkelsen og informasjonskanaler har av tekniske grunner vært begrenset til jobb-pc på stasjon (ikke sendt til private epostadresser). Dette kan være en medvirkende årsak til at svarprosenten er lav (se kapittel under), da ansatte går i turnus der det er lengre perioder uten frammøte på stasjon. I tillegg til informasjon gitt den enkelte ansatte i epost ved utsendelse av undersøkelsen, samt tre purringer på epost, er det også informert via aktuelt-saker på intranett, epost til stasjonsledere, områdeledere og avdelingsledelse, og i møter med tillitsvalgte. Respondenter og svarprosent Spørreundersøkelsen er sendt ut til 1042 respondenter. Det omfatter alle ansatte i Ambulanse Midt-Norge HF med en registrert IKT-bruker per 4. september 2013, inkludert administrativt ansatte, lærlinger og vikarer. 387 respondenter har svart på spørreundersøkelsen, hvilket utgjør en svarprosent på 37 %. Av respondentene er det ca 35 % kvinner og 65 % menn, som gjenspeiler kjønnsfordelingen i foretaket som er ca 40/60. Det er god geografisk og organisatorisk spredning blant respondentene antall respondenter per avdeling/enhet tilsvarer prosentvis fordeling av antall ansatte i foretaket. Når man ser på svarprosent fordelt på stillingstyper, så er det i hovedsak ambulansearbeidere med nivå 2, fagutviklere/rådgivere og stasjonsledere som har svart på spørreundersøkelsen - utgjør totalt 73 % av respondentene. 7 % av respondentene er administrativt ansatte i ledelse og stab. Disse har kun svart på spørsmål om holdning, kjennskap til lovverk og innspill/kommentarer. De resterende respondentene; lærlinger, vikarer, ambulansearbeidere nivå 1 og AMK-koordinatorer utgjør dermed 20 % av respondentene. Når man ser bort fra administrativt ansatte, så viser svarene at det i hovedsak er personell med lang erfaring fra tjenesten som har svart: 23 % av respondentene har 5-10 års operativ erfaring og 49 % som har mer enn 10 års erfaring. Vi mener vi har en relativt god svarprosent fra dem som best speiler holdninger og praksis i tjenesten. Holdning til bruk av fotodokumentasjon På spørsmålet om man mener det er hensiktsmessig å benytte fotodokumentasjon som en del av pasientbehandlingen i ambulansetjenesten svarer 55 % ja, 34 % nei og 11 % annet. Når man ser på kommentarene til de som har svart annet, så kan denne gruppen hovedsakelig deles i to: De som mener det er hensiktsmessig i gitte situasjoner, og de som ikke føler seg kvalifisert til å svare på spørsmålet/vet ikke. Side 2
De som har svart ja eller annet på spørsmålet over er deretter spurt om hvilke type situasjoner de mener det er hensiktsmessig med bruk av fotodokumentasjon. Svarene viser at dette i hovedsak vurderes å være hensiktsmessig når det gjelder foto av skadested, avvik på eget utstyr eller nærfoto av skade på pasient: Når man ser på kommentarer under de som har svart annet, så kan man trekke frem følgende eksempler på situasjoner hvor man mener det er hensiktmessig: Foto av pasient-id, helsekort o.l. som kan sendes til AMK (via MMS). Dokumentasjon av spesielle skadesteder som vanskelig lar seg forklare uten bilde. Både som beslutningsstøtte videre, men også til intern opplæring. Når det er til pasientens beste eksempelvis symptomatisk utvikling som er vanskelig å beskrive. Ved behov for konferering med legevakt som beslutningsstøtte. Skjermbilde av EKG når det er manglende dekning på Mobimed. Når det gjelder holdninger til bruk av fotodokumentasjon i tjenesten, er mer enn 55 % av respondentene positive til bruk av fotodokumentasjon i gitte situasjoner, og da i hovedsak knyttet til dokumentasjon av skadested, men også i noen tilfeller fotodokumentasjon av pasientens skade/symptomer/tilstand som beslutningstøtte i videre pasientbehandling. Faktisk bruk av fotodokumentasjon På spørsmål om man selv har benyttet foto til dokumentasjon i pasientbehandlingen, så er svarene: Side 3
Av de som har svart ja på spørsmålet ovenfor, så er man videre spurt om hvordan dette er håndtert mht samtykke, lagring, deling og sletting. På spørsmål om hvordan selve fotografering av pasient/skade ble håndtert, så viser svarene at det i 33 % av tilfelle er spurt om samtykke fra pasient/pårørende. Når man ser på svarene på andre spørsmål om hvilke situasjoner man mener det er hensiktsmessig å ta fotodokumentasjon av, samt kommentarene under annet på dette spørsmålet, så presiseres det at det i mange tilfeller ikke er aktuelt å be om samtykke da man i hovedsak tar bilde av skadested og ikke pasienter. På spørsmål om hvordan fotomaterialet er videreformidlet og delt, så er svarene at materialet i all hovedsak er vist frem til annet helsepersonell ved overlevering av pasient, videresendt på MMS eller brukt i debrief med kolleger og andre etater. I noen tilfeller har man også brukt dokumentasjon til intern opplæring og erfaringsdeling, samt avviksmelding. Men resultatene sier ikke noe om hvorvidt dette er bilder av pasienter og/eller skadested og utstyr. På spørsmål om hva slags utstyr som ble brukt til fotograferingen, så viser svarene at det i hovedsak er brukt privat mobiltelefon, men også arbeidsgivers mobiltelefon eller fotoutstyr der hvor det har vært tilgjengelig: Side 4
På spørsmål om hvordan fotomaterialet er lagret, så svarer de fleste at materialet er slettet umiddelbart etter overlevering av informasjon til andre, men det vises også til at en del materiale lagres på private mobiltelefoner eller arbeidsgivers fotoutstyr. Igjen, må det presiseres at det ikke sies noe om hvorvidt dette er bilder av pasienter og/eller skadested og utstyr. På spørsmål om man har mottatt fotodokumentasjon fra andre, så er svarene: Oppsummert viser dette at 114 av 387 respondenter har brukt fotodokumentasjon i tjenesten, hvilket utgjør 31,6 % av respondentene og 10,9 % av de ansatte i foretaket. Resultatene viser at det er en høy grad av bevissthet knyttet til håndtering av selve Side 5
fotograferingen og delingen av materialet, men at det dessverre i stor grad benyttes privat utstyr som ikke dekker kravene til informasjonssikkerhet. Kjennskap til lovverk På spørsmål om kjennskap til lovverk, rutiner og retningslinjer lister de fleste opp at de mest relevante mht fotodokumentasjon er Helsepersonelloven og taushetsplikten. Flere nevner også Helseregisterloven og Pasientrettighetsloven. Noen nevner også Journalforskrift og Informasjonssikkerhetsforskrift. Flere av kommentarene er utdypende og vitner om god kjennskap til lovverket. Det er likevel bare 2/3 av respondentene som oppgir god eller meget god kjennskap til lov, forskrift og retningslinjer. Det er også sannsynlig at personellet ikke alltid makter å overføre generelle bestemmelser til praktisk virkelighet. Innspill og kommentarer fra respondentene Av 387 respondenter er det kommet inn hele 200 innspill på hensiktsmessighet/behov for fotodokumentasjon, i hvilke situasjoner det er aktuelt og ikke, hvordan det bør håndteres og evt tiltak man ønsker at foretaket følger opp. Innspillene viser at: Ansatte er positive til at temaet tas opp og har en rekke innspill til hvordan dette bør håndteres best mulig. Fotodokumentasjon regnes som hensiktsmessig ut fra to behov: o Konsultering og beslutningsstøtte hos mottakende helsepersonell (legevakt, AMK, traumemottak). o Til debrief og i opplæringsøyemed. Det er stor enighet om at fotodokumentasjon bør begrenses til spesielle situasjoner og ikke inngå som normal aktivitet i behandling og utførelse av tjenesten. Følgende tre situasjoner utpeker seg som aktuelle: o Dokumentasjon av skadested hvor det er relevant å videreformidle til traumemottak (energinivå, plassering, etc) eller hvor dokumentasjon av skadested og skadestedsarbeidet er relevant i opplæringsøyemed eller debrief. o Dokumentasjon av pasienters skade/symptomer hvor det er behov for beslutningsstøtte i konsultasjon med lege, eller behov for å avklare Side 6
behandlingssted raskt. I noen tilfeller også aktuelt å dokumentere i opplæringsøyemed. o Dokumentasjon av pasient-id o.l. (eksempelvis utenlandske pasienter) for å sikre riktig identifikasjon mot AMK og journal. Det presiseres at ivaretakelse av personvern og taushetsplikten er viktig, og at det bør utarbeides tydeligere retningslinjer og systemer for innhenting og lagring av samtykke. Det etterspørres følgende tiltak fra Ambulanse Midt-Norge HF: o Utarbeide retningslinjer og prosedyrer tar for seg følgende elementer: Aktuelle situasjoner for fotodokumentasjon. Hvordan sikre at fotodokumentasjon ikke går ut over selve pasientbehandlingen. Hvordan ivareta pasientvern og taushetsplikt. Hvordan håndtere samtykke (muntlig, skriftlig, lagring). Overlevering av data til andre. Lagring og sletting av data. Bruk av fotodokumentasjon i debrief og opplæringsøyemed. o Anskaffer egnet utstyr i ambulansebilene for å unngå bruk av privat utstyr. Kreves mobilt fotoutstyr, samt sikre kommunikasjonsveier/ikt-systemer for overføring av data til andre enheter. o Jobbe med bevisstgjøring og opplæring knyttet til temaet, både opplæring i lovverk, retningslinjer og systemer. Hva spørreundersøkelsen ikke gir svar på Basert på graden av og lengden på innspill i form av kommentarer, synes de som har svart på undersøkelsen å ha en høy grad av bevissthet og interesse for temaet. Undersøkelsen gir ikke informasjon om i hvilket tidsintervall faktisk bruk av fotodokumentasjon har foregått. Siden de fleste respondentene har lang erfaring, så kan det være snakk om hendelser over flere år, men dette er det ikke spurt spesifikt om i undersøkelsen. Foruten om avviksmelding knyttet til denne tilsynssaken, så er det ikke registrert i foretaket at det har forekommet uønskede hendelser siden Ambulanse Midt- Norge HF overtok drift av tjenesten 1. januar 2013. Selv om ansatte i ambulansetjenesten oppgir beslutningsstøtte hos mottakende helsepersonell som hovedbegrunnelse for hvorfor man bør ta/tar bilder, så sier ikke spørreundersøkelsen noe om det reelle behovet hos mottakende enheter for ulike typer fotodokumentasjon (legevakt, AMK-sentraler, traumemottak, etc). Side 7
Oppsummering og kommentarer Undersøkelsen viser at 55% av respondentene mener det er behov for fotodokumentasjon i spesielle tilfeller, og at 1/3 av respondentene har benyttet foto som dokumentasjon Hensikten med dette er i hovedsak oversikt eller detaljer fra skadested, nærfoto av skade på pasient (som for eksempel omfattende ekstremitetsskade før pakking), dokumentasjon av skade på eget utstyr, og for læringsformål Informasjon er i hovedsak formidlet videre i behandlingskjeden, eventuelt brukt til debrief og læringsformål Privat utstyr er brukt i 2/3 av tilfellene der foto er tatt Det er uklart hvorvidt samtykke har vært innhentet i alle tilfeller der det har vært behov for det Sletting av foto på privat utstyr synes ikke å bli gjort konsekvent Deling på sosiale media har forekommet, men i svært begrenset omfang (0,9%), og det framkommer ikke at dette har vært sensitiv informasjon Blant respondentene synes det å være høy grad av bevissthet rundt aktuell problematikk, men det er usikkerhet knyttet til kompetanse og bevissthet blant mindre erfarent personell (eksempelvis lærlinger og vikarer). Det synes ikke å være tilstrekkelig kunnskap om relevant regelverk. Sykehusforetakenes behov for dokumentasjon er ikke kartlagt. Tiltak som iverksettes av Ambulanse Midt-Norge HF Foretaket har med virkning fra 3.10.13, inntil spesifikke retningslinjer er gitt, nedlagt forbud mot bruk av privat utstyr (mobiltelefon, kamera) ved oppdrag der personsensitiv informasjon kan tenkes å foreligge. Dett er meddelt via intranett (teksten gjengitt under) og i linje til avdelingene. For å avklare sykehusforetakenes behov for bildedokumentasjon fra prehospital tjeneste, tas dette opp som tema i regionalt fagdirektørmøte. Behov for fotoutstyr/ikt-samband i biler tas inn i pågående IKT-prosjekter Det utarbeides retningslinjer for bruk av bildedokumentasjon (taking, lagring, sletting, formidling og deling), og det tas sikte på at disse gjøres gjeldende innen 1.1.14. Vennlig hilsen Håkon Gammelsæter Administrerende direktør Side 8
Vedlegg: Spørsmålsformuleringene i spørreundersøkelsen Melding til ansatte om forbud inntil videre mot bruk av privat utstyr for fotodokumentasjon Side 9
Vedlegg Spørreundersøkelse om bruk av fotodokumentasjon i pasientbehandling AMN HF Helsetilsynet har det siste året hatt flere tilsynssaker rundt om i landet knyttet til bruk av fotodokumentasjon i pasientbehandling og problemstillinger knyttet til deling av slik informasjon. Ambulanse Midt-Norge HF er bedt om å utføre en spørreundersøkelse for å sjekke hvor utbredt fotodokumentasjon er, og hvordan man eventuelt håndterer dette. Vi ber om at alle ansatte svarer på denne spørreundersøkelsen for å sikre at vi har et godt grunnlag for å kunne vurdere behov for eventuelle tiltak; eksempelvis for å støtte opp om praksis eller innskjerpe rutiner på dette området. Svarfristen er satt til fredag 20. september. På forhånd takk! 1) Kjønn Kvinne Mann 2) Alder Velg alternativ Kryss av for hvilken avdeling/enhet i Ambulanse Midt-Norge HF du har ditt ansettelsesforhold. Kryss av for den avdelingen/enheten du har ditt hovedvirke hvis du jobber på tvers av enheter. 3) Avdelingstilhørighet Avd. Møre og Romsdal Avd. Sør-Trøndelag Avd. Nord-Trøndelag Foretaksledelsen med stab 4) Stillingstittel og kompetansenivå 1. års lærling 2. års lærling Vikar operativ tjeneste (nivå 1) Vikar operativ tjeneste (nivå 2) Ambulansearbeider nivå 1 (fast ansatt) Ambulansearbeider nivå 2 (fast ansatt) Stasjonsleder Side 10
AMK-koordinator Fagutvikler/rådgiver Administrativ ansatt (ledelse og stab) 5) Antall år i operativ tjeneste 0-1 år 2-4 år 5-10 år 10 år eller mer 6) Mener du det er hensiktsmessig å benytte fotodokumentasjon som en del av pasientbehandlingen i ambulansetjenesten? Ja Nei Annet 7) Hvilke typer situasjoner mener du er hensiktsmessig å fotodokumentere som en del av pasientbehandlingen? Oversiktsfoto fra skadested Nærfoto fra skadested (bil, etc). Foto av pasientens generelle tilstand Nærfoto av skade på pasient Foto av avvik på eget utstyr Foto av helsepersonell og involverte for å dokumentere utøvelsen av pasientbehandlingen (forløp, behandlingstidspunkt, avvik, etc). Annet Vet ikke 8) Har du selv benyttet foto til dokumentasjon i pasientbehandling? Ja, bruker konsekvent foto på de fleste oppdrag Ja, bruker ofte foto til å dokumentere skade/sykdomssituasjon Ja, i noen spesielle tilfeller Nei, aldri 9) Har du mottatt fotodokumentasjon fra pasientbehandling fra andre? Ja, fra kolleger i Ambulanse Midt-Norge HF Ja, fra annet helsepersonell Ja, fra involverte nødetater Side 11
Ja, fra pårørende Nei Annet 10) Hvordan ble selve fotograferingen av pasient/skade håndtert? Ba om muntlig samtykke fra pasient/pårørende Ba om skriftlig samtykke fra pasient/pårørende Ga informasjon om hensikt med fotografering Ga informasjon om håndtering av fotomateriale Samtykke ikke gitt fra pasient/pårørende Avklart med annet helsepersonell Annet 11) Hvordan ble fotomaterialet videreformidlet og delt? Vist frem for helsepersonell ved overlevering av pasient Videresendt på MMS til behandlende lege/helsepersonell Videresendt per epost til behandlende lege/helsepersonell Brukt i debrief med kolleger Brukt i debrief med andre involverte etater Brukt i videre opplæring internt i AMN Brukt til erfaringsdeling med annet helsepersonell (utenfor AMN) Brukt til innrapportering av avvik Delt på lukkede grupper på nettet (eksempelvis Facebook). Delt i sosiale medier/på nettet. Annet 12) Hvordan ble fotomaterialet lagret? Lagret som en del av ambulansejournalen Lagret på AMNs server/fildelingsområde Lagret på privat mobiltelefon Lagret på privat fotoutstyr Lagret på AMN fotoutstyr Slettet umiddelbart etter overlevering av informasjon til annet helsepersonell Annet Side 12
13) Hva slags type utstyr ble brukt til fotodokumentasjon? Privat mobiltelefon Arbeidsgivers mobiltelefon Privat fotoutstyr Arbeidsgivers fotoutstyr Fotoutstyr eid av annet helseforetak Fotoutstyr eid av andre involverte etater Annet 14) Hvilket lovverk, retningslinjer og rutiner mener du er relevante ifbm fotografering av pasienter? 15) Hvor god kunnskap har du om lovverk, rutiner og retningslinjer mtp pasientvern og taushetsplikt? Ingen kunnskap Noe kunnskap God kunnskap Meget god kunnskap Har du kommentarer eller innspill til behovet for og eventuelt håndteringen av fotografering i forbindelse med pasientbehandling? Kom gjerne med forslag til tiltak du mener at Ambulanse Midt-Norge kan eller bør iverksette for å øke bevissthet om og bedre praksis på dette området. 16) Kommentarer og innspill Side 13
Forbud inntil videre mot bruk av privat utstyr (intranett 3.10.13) Vi innfører fra i dag forbud mot å bruke privat utstyr til taking, lagring, sending eller deling av fotodokumentasjon fra oppdrag der personsensitive opplysninger kan foreligge, uavhengig av om det foreligger samtykke eller ikke. Kommunikasjonssjef og fagdirektør har 03.10.13 vært i møte hos Fylkeslegen for å gjøre rede for og drøfte spørreundersøkelse om bruk av fotodokumentasjon i ambulansetjenesten i Midt-Norge. Det skal sammenfattes en rapport til Fylkeslegen innen 20.10. Vi vil utarbeide retningslinjer for oppdragsrelatert fotodokumentasjon i foretaket, som vil komme på høring før de gjøres gjeldende. Vi innfører fra i dag forbud mot å bruke privat utstyr til taking, lagring, sending eller deling av fotodokumentasjon fra oppdrag der personsensitive opplysninger kan foreligge, uavhengig av om det foreligger samtykke eller ikke. Vi minner også om at pasientrelatert bildedokumentasjon er journalopplysninger, og skal håndteres i henhold til journalforskrift. Helsepersonellovens paragraf 24 om taushetsplikt gjelder for all vår pasientrelaterte praksis. Det er avgjørende viktig at vi ivaretar dette for å bevare og styrke samfunnets tillit til oss. Side 14