Protokoll styremøte 2/16-18, lørdag 18. juni 2016 kl 0900-1515 på Scandic Park Hotell Sandefjord Til stede: Trude Halvorsen, Rune Huseby, Trude Tansø, Arne Svardal, Inger Johanne Warholm, Merete Danielsen, Bjørn Lauritzen Varslet forfall: Stein Olaf Olsen Saker Sak8/16-18: Godkjenning av protokollen fra styremøte 03.05 2016. Sak9/16-18: Referatsaker Sak10/16-18: Resultatregnskap og balanse per 01.06.16 Sak11/16-18: Gjennomgang av VIKs lov (kanskje fredag) Sak12/16-18: Gjennomgang av nye instrukser (styret og org.sjef) Sak13/16-18: Høring utviklingsplaner Sak14/16-18: Utarbeidelse av årshjul VIK (inkl. styremøter) Sak15/16-18: Gjennomgang/vedtak av mandat VIKs anleggsutvalg Sak16/16-18: Opprettelse av VIKs ungdomsutvalg, gjennomgang av mandat. Sak17/16-18: Gjennomgang av VIKs løpende oppgaver Sak18/19-18: Arbeidet med reg.komp.senter Sak19/16-18: Ny organisering av Vestfold Toppidrett Sak20/16-18: Tapt arb.fortjeneste Trude Halvorsen Sak21/16-18: Eventuelt Sak8/16-18: Godkjenning av protokollen fra styremøte 03.05.16. Protokollen er sendt til styret med en ukes tilbakemeldingsfrist.. Protokollen godkjennes. Sak9/16-18: Referatsaker Ann Kristin Aanstad er engasjert som vikar ut juni 2016. Samordnet rapportering er gjennomført med godt resultat. Anleggskonferansen ble gjennomført med gode tilbakemeldinger. Det tas sikte på å benytte fylkeshuset fast i årene fremover. Org.sjefsamling og kretsledermøter er gjennomført på Gardermoen i mai. NIFS Ledermøte på Fornebu ble avhold i begynnelsen av juni.
Reg.kompetansesaken: TIK har varslet at de vil sende enda et brev til Idrettsstyret hvor de ønsker en ny vurdering. VIK orienterte hovedutvalg for folkehelse, kultur og idrett 6. juni. Forslag til vedtak: Tas til etterretning. Sak10/16-18: Resultatregnskap og balanse per 01.06.16 Resultatregnskap og balanse fremgår av vedlegg 1 og 2. Resultatregnskapet og balansen er per 01.05.16. Resultatregnskapet er ikke satt opp mot periodisert budsjett noe jeg har bedt om. Kretsen har mottatt 440 000 kr fra NIF øremerket inkluderingsprosjekter i Sandefjord og Larvik. Foreløpig resultat viser et overskudd på kr 850 000,- Dette skyldes i stor grad at tilskuddet på 500 000 kr fra Sparebankstiftelsen ikke er periodisert. Resultatregnskap og balanse tas til orientering. Historikk for konto 6272.05.49951 innhentes. Sak11/16-18: Gjennomgang av VIKs lov Loven ble vedtatt på kretstinget i mai. Vedlegg 3. Leder foretok en gjennomgang av de viktigste punktene i loven Tas til etterretning. Sak12/16-18: Implementering av instruks for styret og org.sjef. Malene er utarbeidet av NIF. Det legges opp til en gjennomgang og tilpasning til Vestfold idrettskrets, bl.a. etter VIKs delegasjonsreglement (vedlegg 4). Instruks for styret fremgår av vedlegg 5. Instruks for org.sjef fremgår av vedlegg 6. Utsettes til neste møte. 546601v1 Side 2 av 5
Sak13/16-18: Høring utviklingsplaner NIF har nylig sendt ut fire maler på høring til idrettskretsene. Disse omhandler barn og ungdom (vedlegg 7), voksenidretten (vedlegg 8), organisasjonsutvikling (vedlegg 9) og mennesker med funksjonsnedsettelser (vedlegg 10). Utviklingsplanene skal vedtas av idrettsstyret etter høringsrunden. Tanken er at utviklingsplanene skal gi organisasjonsleddene en tydelig forståelse av hva som forventes av org.leddene. Planene skal også tydeliggjøre ansvarsfordeling og angi hva som forventes i forhold til rapportering. Oppbygningen av planene er at idrettsmålene angis først. Deretter angis oppgaver, frister og ansvar. Ansvaret er plassert på henholdsvis NIF, særforbund og idrettskretser. Org.sjef lager utkast til uttalelse basert på Nordland IK sin uttalelse. Utkastet sendes styret mandag morgen (20.06.16). Det bes om en dags lenger høringsfrist. Sak14/16-18: Etablering av årshjul inkl. styremøter Forslag til årshjul fremgår av vedlegg 11. Årshjulet vedtas med de suppleringer som fremkom under møtet. Sak15/16-18: Mandat VIKs anleggsutvalg Forslag til mandat fremgår av vedlegg 12. Det legges opp til en videreutvikling av det forrige anleggsutvalgets mandat. Vedtak Styret oppretter et anleggsutvalg slik som beskrevet i mandatet. Arne Svardal utpekes som leder for anleggsutvalget. Øvrige kandidater spilles inn til org.sjef/leder av anleggsutvalget. Sak16/16-18: Opprettelse av VIKs ungdomsutvalg og mandat Inger Johanne presenterer forslag til mandat og ungdomsutvalg. 546601v1 Side 3 av 5
Det fremlagte mandatet godkjennes og legges til grunn for det videre arbeidet. Det avsettes kr 10 000 til utvalgets disposisjon. Etterlyse medlemmer til utvalget i neste nyhetsbrev. Sak17/16-18: Gjennomgang av VIKs løpende oppgaver Org.sjef drar oss gjennom oppgavene. Usettes til neste møte. Sak18/16-18: Status arbeidet med regionalt kompetansesenter BTV Det har vært gjennomført flere møter med OLT og kretsene. Siste status er at det er utarbeidet en omforent skisse som skal legges til grunn for det videre arbeidet. Skissen fremgår av vedlegg 14. VIK støtter den fremlagte skissen og ber org.sjef arbeide for å forankre planene både på administrativt og politisk nivå hos VFK. Sak19/16-18: Ny organisering av Vestfold Toppidrett Trude innleder om saken. VIK vedtar innstillingen til nytt toppidrettsutvalg fra Trude Halvorsen og Arild Moen. Sak20/16-18: Dekking av tapt arbeidsfortjeneste styreleder Styreleder har en arbeidssituasjon som i liten grad kan flekses i tid noe som medfører at hun blir trukket i lønn hvis hun tar fri fra sitt arbeid. Hun søker om å få dekket tapt arbeidsfortjeneste for to samlinger. Dette reguleres av VIKs lov: 10 Refusjon av utgifter. Godtgjørelse (1) Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter som påføres vedkommende i forbindelse med utførelsen av vervet. (2) Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. 546601v1 Side 4 av 5
(3) Godtgjørelse til styret og organisasjonssjef/generalsekretær skal klart fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. Styreleder mottar kr 12 000 kr/år i fast godtgjørelse. Trude H. erklærte seg inhabil i saken og forlot møtet. Søknaden avlås med den begrunnelse at samlingene ikke er en pålagt styrelederoppgave. Sak21/16-18: Eventuelt - Spillemidler Trude Tansø ba om en orientering. - TV-aksjonen Org.sjef informerte om at kretsen støtter årets innsamling til inntekt for Røde Kors og at vi deltar i noen planleggingsmøter i regi av fylkesmannen i Vestfold. - Nyhetsbrev legges ut på Facebook i tillegg til på hjemmesiden. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Trude Halvorsen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef 546601v1 Side 5 av 5