KONKURRANSE- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Utbedring av ventilasjonsanlegg i Nordkappgata 15-19 og Helgesens gt 58 1
1 Invitasjon... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Prosedyre... 3 1.4 Kontrakt... 3 1.4.1 Kontraktsperiode... 3 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 3 1.4.3 Lønns- og arbeidsvilkår... 3 1.4.4 Forbehold om budsjett og oppstart... 3 1.5 Kunngjøring... 3 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune... 3 2 Oppdragsgivers behov og formålet med anskaffelsen... 4 2.1 Beskrivelse av oppdragsgivers behov... 4 2.2 Deltilbud... 4 2.3 Befaring/ konferanse/ spørsmål på forhånd/ anonymitet... 4 2.4 Tilleggsopplysninger... 4 3 Krav til leverandøren... 5 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 5 3.2 Obligatoriske krav... 5 3.2.1 Eventuell tilleggsfrist... 5 3.2.2 FN s barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr. 138... 5 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 6 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske / faglige kvalifikasjoner... 7 3.4 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 8 4 KRAV TIL TILBUDET... 8 4.1 Tilbudsfrist... 8 4.2 Vedståelsesfrist... 8 4.3 Innlevering av tilbud... 8 4.4 Forbehold... 8 4.5 Ønsket presentasjonsform... 9 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 10 5.1 Registrering og åpning av tilbud... 10 5.2 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen... 10 5.3 Taushetsplikt... 10 5.3.1 Begrunnelsesplikt... 10 5.4 Tildelingskriteriene... 11 5.5 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang... 11 6 Vedlegg... 12 2
1 INVITASJON Oslo kommune Boligbygg KF Utbedring av ventilasjonsavtrekk Nordkappgt / Helgesens gt 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Boligbygg Oslo KF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av entreprises på utbedring av ventilasjonsanlegg i Nordkappgata 5-19 og Helgesens gate 58. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Knut Mathisen Postadresse : Postboks 1192 Sentrum, 0107 Oslo E-postadresse : knutm@boligbygg.no Anskaffelsen administreres av Reinertsen AS Engineering, v/ Svenn Ole Lund e-post: svenn.lund@reinertsen.no 1.3 Prosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling i ett trinn. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud og forhandlinger er tillatt. Prosedyren er regulert av lov om offentlige anskaffelser, forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Kontrakt for arbeidene med angivelse av gjennomføringstid vil bli inngått så snart som mulig etter konkurransen. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo Kommune, se vedlegg 2. 1.4.3 Lønns- og arbeidsvilkår Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. 2.2008, se vedlegg 6. 1.4.4 Forbehold om budsjett og oppstart Det tas forbehold om budsjettmessig dekning for gjennomføring av arbeidene. En eventuell oppstart er forventet i løpet av høsten 2008 men kan bli forskøvet. 1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring 30.6.08 og er kunngjort i Doffin. 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune Anskaffelsen er også kunngjort i Oslo kommunes anskaffelsesportal, se www.oslo.kommune.no/anskaffelser. All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen vil foregå via portalen. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 3
2 OPPDRAGSGIVERS BEHOV OG FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN 2.1 Beskrivelse av oppdragsgivers behov Arbeidet gjelder utbedring av ventilasjonsavtrekk. Arbeidet omfatter i hovedsak 24 avtrekksvifter og 145 ventilatorer (se vedlagte anbudsgrunnlag). 2.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er ikke relevant med alternative tilbud. 2.3 Befaring/ konferanse/ spørsmål på forhånd/ anonymitet Det vil i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse dato: Fredag 18.7 kl 9.00 adresse: Nordkappgata 5 Kontaktperson på stedet er Gunnar Bring tlf: 90 86 40 40. Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Referat fra befaringen sendes uten ugrunnet opphold til samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. 2.4 Tilleggsopplysninger Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan leverandøren skriftlig be oppdragsgiver om tilleggsopplysninger. Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være mottatt senest 7 dager før tilbudsfristens utløp. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger om anskaffelse av Utbedring av ventilasjonsavtrekk i Nordkappgata og Helgesens gt og skal stilles så snart som mulig. Spørsmål vedr. konkurransegrunnlaget rettes til Navn: Svenn Ole Lund E-post: svenn.lund@reinertsen.no Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, skal meddeles samtidig til alle leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. 4
3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifiserte som vil få sine tilbud evaluert. All etterspurt dokumentasjon, se nedenfor, skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 3.2 Obligatoriske krav Krav HMS Skatteattest Merverdiavgiftsattest Dokumentasjon - skal vise at de stilte krav er oppfylt HMS-egenerklæring, se vedlegg 4 Skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor Skatteattest for merverdiavgift utstedt av skattefogden (skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor Skatte- og merverdiavgiftsattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.2.1 Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS - egenerklæring og/ eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.2.2 FN s barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr. 138 Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FN`s barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikring, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten. 5
3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon skal vise at de stilte krav er oppfylt Krav 1: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - skal vise at de stilte krav er oppfylt Krav 1: Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Krav 2: Leverandøren skal følge norske bestemmelser om lønn og ansettelsesforhold Krav 3: Leverandøren skal ha ansvarsforsikring Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon og inneholde alle relevante opplysninger. Rating skal tilsvare Decision Score 3 (kredittverdig) eller høyere fra Lindorff, eller tilsvarende. Egenerklæring om at de oppfyller kravene som stilles i hht. Norske lover og regler mht til lønn og ansettelsesforhold. Dokumentet skal være signert av både ledelse og minst en representant fra de ansatte. Kopi av forsikringsbevis vedlegges. Forsikringsbeviset skal inneholde opplysninger om forsikringsprinsipp og egenandelens størrelse 6
Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske / faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon skal vise at de stilte krav er oppfylt Krav 1: God gjennomføringsevne Kapasitet og organisering Krav 2: God kompetanse Kvalitet Beskrivelse av leverandørens totale bemanning. Organisasjonskart vedlegges Bemanningsoversikt og organiseringsplan for dette oppdraget, med navn. Sentral godkjenning eller erklæring på at foretaket er kvalifisert for lokal godkjenning og at det er sannsynlig at dette vil bli gitt. Godkjennelsen(e) skal gjelde fagområdene det etterspørres. Nødvendige autorisasjoner og fagbrev Krav 3: Et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Krav 4: Erfaring fra tilsvarende oppdrag Krav 5: Ved eventuell bruk av underleverandører skal disse være kvalifisert på samme måte som leverandøren. Dokumentasjon på at oppdraget skal utføres av leverandøren og dennes ansatte i tjenesteforhold. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem / styringssystem Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon kan vedlegges dersom det forfinnes. Redegjørelse for foretakets helse-, miljø- og sikkerhetspolicy Liste over relevante / lignende oppdrag som leverandøren har utført. Minimum 3 oppdrag i løpet av de siste 5 år. Listen skal inneholde beskrivelse av tjenesten(e) som ble utført, verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser (mottager) vil bli kontaktet ved behov for utdypende opplysninger. Redegjørelse for eventuell bruk av underleverandører på områder som ikke dekkes av leverandøren, og dokumentasjon på at disse oppfyller kvalifikasjonskravene for dette oppdraget 7
3.4 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, kan han ikke innlevere tilbud dersom det er egnet til å kunne utelukke konkurranse. For øvrig gjelder alminnelige habilitetsregler 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 4.8 kl 14. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.2 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 mndr fra tilbudsfrist. 4.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet, avgitt i lukket konvolutt og merket Tilbud Utbedring av ventilasjonsavtrekk Nordkappgata 5-19 og Helgesens gate58. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Tilbudet skal i tillegg leveres elektronisk på CD-rom eller minnepinne. Tilbudet skal leveres til: Navn: Oslo kommune Boligbygg KF Adresse: Wergelands veien 3, 0167 Oslo Tilbudet kan ikke innleveres kun elektronisk. 4.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Leverandøren skal prise alle forbehold. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 8
4.5 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Skilleark 1 -Signert tilbudsbrev (forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer)) Tilbudsbrevet skal inneholde totalpris, oppstartstidspunkt og gjennomføringstid. Tilbudsbrevet skal også inneholde opplysninger om timepriser og påslagsprosenter for alle ytelser som kan tilkomme. Skilleark 2 Dokumentasjon - Krav til leverandøren - HMS egenerklæring - Skatteattest - MVA attest - Firmaattest - Kredittvurdering - Egenerklæring om lønn og ansettelsesforhold - Forsikringsbevis - Beskrivelse av total bemanning og organisasjonskart - Bemanningsoversikt og organiseringsplan for dette oppdraget - Sentral godkjenning eller annen dokumentasjon på at lokal godkjenning kan forventes innvilget. - Nødvendige autorisasjoner og fagbrev - Dokumentasjon på ansettelsesforhold - Redegjørelse for foretakets kvalitetssikringssystem og styringssystem - Redegjørelse for foretakets helse-, miljø- og sikkerhetspolicy Skilleark 3 Dokumentasjon fra eventuelle underleverandører (hvis aktuelt). - Tilsvarende dokumentasjon som under skilleark 2 for eventuelle underleverandører. Skilleark 4 - Leverandørens tilbud/ besvarelse på anbudsgrunnlaget, jf. vedlegg 1. (Komplett pristilbud) Skilleark 5 Dokumentasjon - krav til tilbudet, - CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget - Referanseliste på tilbudt personell - Redegjørelse for tilgjengelighet / ledig kapasitet - Redegjørelse for gjennomføringstid med oppstarts og ferdigstillelsesdato - Redegjørelse for gjennomføringsplan - Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 4 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 9
5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted 5.8 kl 12 Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 5.2 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt dato Aktivitet 30.6 Kunngjøring 18.7 Tilbudsbefaring 4.8 Tilbudsfrist 5.8 Tilbudsåpning 18.8 Evaluering og avklaringer. 19.8 22.8 Forhandlinger 1.9 Revidert tilbud innleveringsfrist 2.9 Åpning av tilbud. 5.9 Evaluering og avklaringer ferdig 5.9 Valg av tilbud 16.9 Kontraktsinngåelse 5.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Det forutsettes at leverandør som inngir tilbud i konkurransen ved dette også samtykker i at medlemmer av bydelsutvalget kan gis innsyn i eventuelle avtaler leverandøren inngår med den respektive bydel. Eventuelt innsyn i taushetsbelagte opplysninger vil bli avgitt i lukket møte, der de som gis innsyn har underskrevet taushetserklæring i forhold til forvaltingslovens bestemmelser om taushetsbelagte opplysninger. 5.3.1 Begrunnelsesplikt Leverandørene kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, tilbudet er avvist eller deres tilbud ikke ble valgt. 10
5.4 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: - pris - kvalitet - tid - kapasitet og tilgjengelighet - gjennomføringsplan Kriteriene er oppstilt i prioritert rekkefølge Kriterier Pris Kvalitet Her vektlegges tilbudte ressurser Kapasitet og tilgjengelighet Tid Plan for gjennomføring Dokumentasjonskrav Pris på arbeidene komplett CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget vedlegges. Referanseliste på tilbudt personell listen skal inneholde beskrivelse av tjenesten(e) som ble utført, verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post). Referanser (mottager) vil bli kontaktet ved behov for utdypende opplysninger. Redegjørelse for tilgjengelighet / ledige kapasitet fra september 2008 og videre vedlegges. Gjennomføringstid for oppdraget med oppstarts og ferdigstillelsesdato. Redegjørelse for hvordan oppdraget er planlagt gjennomført med rutiner for kommunikasjon med beboere samt styring og kontroll av fremdrift.og kvalitet. Planen skal også redegjøre for opplegg og rutiner for Kvalitetssikring og Helse, miljø og sikkerhet i gjennomføringsfasen.. 5.5 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Alle leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. 11
6 VEDLEGG 1 Anbudsgrunnlag 2 Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkstjenester 3 Kontrakt for håndverkstjenester (Mal) 4 HMS -egenerklæring 5 FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO - konvensjon nr. 138 6 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter } 12