OPTIMALISERING AV ORDREFLYT { forprosjekt } Høgskolen i Gjøvik, Våren 2008 Torgeir Henriksen 05HBMEMAA 1
Innhold Bakgrunn... 3 Problemstilling... 3 Effektmål... 3 Resultatmål... 3 Coca Cola Drikker AS... 4 Omfang og gjennomføring... 4 Metode... 4 Risiko... 5 Ansvarsområdet og kontaktpersoner... 5 Kommunikasjon og møter... 6 Statusrapporter... 6 Loggføring... 6 Sikkerhetskopiering... 7 Budsjett... 8 Gant Skjema... 9 Forklaring av Gant Skjema... 10 11 2
Bakgrunn: I løpet av de siste 10 årene har jeg jobbet innenfor de tre stor leverandørene av mineralvann og øl i Norge. Først jobbet jeg i Hansa Borg Bryggerier, så for Ringnes og sist for Coca Cola Drikker As, hvor jeg per i dag er ansatt som ekstrahjelp ved ferieavvikling og ellers når det trengs ekstrahjelp som for eksempel ved jul og påske. Alle de tre selskapene jeg har jobbet for har hatt forkjellige rutiner når det gjelder bestilling av varer. I den senere tid når jeg har jobbet i Coca Cola har det blitt mer og mer vanlig att salgskonsulenten tar bestilling av varer til butikken. En av grunnene til dette er at butikksjefen får stadig flere arbeidsområder og han ønsker dermed å delegere noe av ansvaret over til salgskonsulentene. Etter å ha jobbet for Coca Cola i flere distrikter over noen år, ser jeg et helt klart forbedrings potensial når det gjelder å ta ordre i butikk og hvordan denne ordren kommer frem til plukking. Å være salgskonsulent er et svære krevende yrke rent fysisk med mange tunge løft, samt at dagene ofte blir 9 10 timer lange og hver butikk krever at du kommer så fort varene blir levert fordi hyllene er snart tomme. Derfor er det viktig at salgskonsulentene jobber effektiv og har evne til å tenke langsiktig. Problemstilling: I løpet av en dag kommer det svært mange ordre inn til Coca Cola Drikker As. Denne hovedoppgaven har som hovedmål å identifisere flaskehalser og andre problemer, for så å se på hvordan systemet kan optimaliseres slik at tid og ressurser kan spares. Dette vil gjøre dagen lettere for salgskonsulentene. «Hvordan optimalisere ordreflyt fra butikk ved bruk av den løsningen som i dag benyttes av salgskonsulentene i Coca Cola Drikker AS» Effektmål: Hensikten med å gjennomføre dette prosjektet er å: Gjøre ordresystemer til Coca Cola mer effektivt og sørge for bedre ytelse. Gjøre hverdagen til salgskonsulentene enklere. Gjøre ordresystemet mer brukervennlig for salgskonsulentene. Resultatmål: Hva skal prosjektet utføre/lage En rapport om status for ordresystemet per i dag og hvordan det kan optimaliseres for bedre utnytelse En markedsplan for hvordan ordresystemet og løsningen kan markedsføres mot butikker og andre utsalgssteder som per i dag ikke brukes denne løsningen. 3
Coca Cola Drikker AS: Coca Cola Drikker AS produserer, distribuerer og selger Coca Cola produkter på det norske markedet. Selskapet har per i dag ca. 1000 ansatte, med hovedkontor på Lørenskog. Coca Cola Drikker AS fører i øyeblikket ca. 30 ulike produkter her til lands innenfor brus, lettbrus, vann, iste, sportsdrikker, juice og fruktdrikk. Omfang og gjennomføring: Bachelor oppgaven er et 30 studiepoengsfag og det er satt av 900 timer skal brukes til gjennomføring av prosjektet. Det er beregnet å jobbe 8 timer mandag til fredag gjennom hele prosjektperioden. Siden dette prosjektet blir utført av en enkeltperson, kan man for eksempel jobbe 10 timer hver dag og ta fri fredag. Er prosjektet inne i en hektisk fase og det er en ulempe at en aktivitet avsluttes før den er ferdig, settes helgen av til jobbing. All skriving og ombrekking av oppgaven vil bli gjort på min personlige pc da jeg har all programvare tilgjengelig og det vil være best utnytelse av tiden istedenfor å bruke en time å gå til skolen hver dag. Hjemmesiden og plakaten vil også bli laget på min personlige pc. Metode: Dette prosjektet har som to av sine effektmål å gjøre arbeidsdagen til salgskonsulentene enklere. Undersøke hva som betegner god ordreflyt og hva som kreves. Dette vil bli gjort ved å sette seg inn i relevant litteratur og se på lignende løsninger som blir brukt av andre selskaper som leverer varer til dagligvare butikkene. Følge flere ordre fra bestilling, til plukk, til transport og tilslutt levering til butikk. En annen metode vil være å lage et spørreskjema som kan bli delt ut på de teambuildings møtene som salgskonsulentene har hver måned. Svarene vil forhåpentligvis avdekke svakheter og mangler ved dagens løsning og hva de som brukes systemet synes om det. I løpet av prosjektperioden skal jeg jobbe som salgskonsulent for Coca Cola, nærmere bestemt i påsken som er en av høytidene innen denne bransjen. Jeg har også blitt tilbudt å jobbe en eller to uker før påsken, men dette avhenger av statusen på dette prosjektet. Dette er klart en mulighet for å se nærmere på ordrefly etter at jeg har satt meg inn i teorier omkring evnet, samt hatt samtaler med ressurspersoner. 4
Risiko: Dette prosjektet har to store usikkerhetsmomenter som bør nevnes samt hvilke løsninger som kan være aktuelle for hvert enkelt problem som kan oppstå. Det er usikkert om Solfrid Flateby kommer tilbake i sin stilling og det er hun som har sagt seg villig til å hjelpe meg med dette prosjektet. Løsning: Kjenner flere ressurspersoner innenfor Coca Cola som har sagt fra at jeg kan ta kontakt hvis jeg trenger hjelp. Det er viktig å få kontakt med flere ressurspersoner innenfor salg og ordre avdelingene, slik at jeg mest mulig kan jobbe selvstendig. Prosjektet ligger litt utenfor fagfeltet innefor studiet Mediamanagement og det vil bli trukket for det. Løsning: utarbeidet en markedsplan for hvordan løsningen kan markedsføres til kunder som ikke bruker den og hele tiden være på utkikk etter muligheter som kan dukke opp etter hvert som prosjektet gjennomføres. Ansvarsområdet og kontaktpersoner: Hovedansvar: Torgeir Henriksen Ludvig Skattumsgate 32 Ho403 2819 Gjøvik Mobil: 90794896 E Post: torghe @ online.no og torgeir.henriksen @ hig.no Veileder: Terje Stafseng Høgskolelektor/SPA Rom A210C Telefonnr: 61135277 E Post: terje.stafseng @ hig.no Arbeidsgiver: Coca Cola Drikker AS Erik Vaag HR Director Evaag @ ccnordic.com Telefonnr: 67 92 42 15 Mobil: 95 83 02 03 Erik Vaag står som kontakt for Coca Cola inntil videre, da det er usikkert om Solfrid Flateby kommer tilbake til sin stilling når hennes permisjon slutter 1 mars. 5
Kommunikasjon og møter: Veileder Møter hver tirsdag på HIG, samt e post og telefon hvis det haster. Det er avtalt møter med veileder hver tirsdag fra klokken 09.00 10.00. Det vil hele tiden bli vurdert om det trengs å ha møte hver uke. Arbeidsgiver Kontakt vil foregå først og fremst via e post og telefon, samt noen møter i Oslo og Lørenskog. Statusrapporter: Statusrapportene vil bli knyttet opp mot møter med Coca Cola slik som de er visst i Gant skjemaet. Gant skjemaet viser at det til sammen skal leveres inn tre statusrapporter i løpet av prosjektperioden. Blir det fire møter med Coca Cola vil en fjerde statusrapport bli levert rett etter dette møte. Disse rapportene vil bli sendt til arbeidsgiver og veileder Terje Stafseng. Alle statusrapportene vil bli levert i PDF format. Loggføring: For loggføring av arbeidet som blir gjort er følgende retningslinjer blitt utviklet: All tid som blir brukt på en aktivitet blir samlet som et tidsforbruk, dvs. at hvis hele uken blir brukt til å lage websiden, blir tidsforbruket loggført med 40 timer til sammen og ikke 8 timer per dag Med en gang en aktivitet eller del aktivitet er avsluttet skal det føres inn i loggboken. 6
Sikkerhetskopiering: For å unngå tap av arbeid og filer ved datakrasj eller andre uforutsette hendelser er følgende retningslinjer for sikkerhetskopiering av filer utarbeidet. Filene vil bli lagret på tre forskjellige steder: Internett, nærmere bestemt min personlige webplass som jeg leier av et webhostings firma. Dette gjør at den siste utgaven av prosjektet hele tiden er tilgjengelig på nettet og kan hentes ned hvor som helst. På min personlige hjemme pc (nærmere bestemt en ekstern harddisk). Det er her mesteparten av skriving av forprosjektet og selve prosjektet vil finne sted. På en usb minnepenn. Dette gjør det enkelt å frakte prosjektet til og fra andre datamaskiner hvis det er noe jeg må gjøre med prosjektet og jeg ikke har den nødvendige programvaren installert eller hvis jeg trenger hjelp til noe. Per i dag har jeg alt nødvendig programvare installert på min pc som jeg vil trenge til å gjennomføre prosjektet, så jeg regner ikke med att dette blir et problem med mindre noe uforutsett finner sted som det ofte gjøre med et så stort prosjekt som dette. Siden plass ikke er noe problem verken på harddisk og minnepenn, vil ikke de gamle filene bli slettet eller overskrevet. Før hver arbeidsdag vil alle filene som er knyttet til prosjektet bli kopiert i en egen mappe. Disse mappene vil for eksempel få følgende navn Februar.14.02.torsdag osv. Dette vil sørge for at bare et dagsverk går tapt hvis det skjer noe med filene når jeg jobber med de. Under jobbing vil jeg sørge for å lagre en fil to steder samtidig, dette vil videre redusere risikoen for tap av arbeid. Siden jeg jobber alene bør det være enkelt å ha oversikt over hvilke filer som er brukt og som det er viktig å ta sikkerhetskopi av. Når det ikke er gjort noe skriving vil det blir vurdert om i det hele tatt det trengs å ta sikkerhetskopi. 7
Budsjett De største utgiftspostene blir sannsynligvis reising og trykking av selve sluttrapporten. Siden antall møter med Coca Cola i Oslo enda ikke er bestemt med tanke på at ansvarspersonen har permisjon, har jeg regnet med fire møter i første omgang. I tillegg kommer det nok et par besøk på Coca Colas hovedlager på Lørenskog (noe som kan samkjøres med møtes i Oslo) samt deltakelse på teambuildings møtene til salgskonsulentene. I tillegg kommer det kostnader som porto, telefon, kontorrekvisita og andre uforutsette kostnader. Transport Tog Gjøvik Oslo Gjøvik: 322 kr x 4 turer: 1288 Buss til Lørenskog: 96kr tur retur x 2 turer= 192 (bare når jeg overnatter i Oslo) Teambuildings møtene: Ingen kostnader. Sitter på med noen som skal forbi Gjøvik til Rudshøgda Disse kostnadene kan bli lavere da jeg skal prøve å legge så mange som mulige av møtene på mandager, slik at jeg reiser til Oslo på fredag og reiser tilbake på mandag. Da satser jeg på å sitte på med noen som skal nedover til Oslo. Dette vil redusere kostnadene på strekningen Gjøvik Oslo. Binding av oppgave kr 600 Andre Kostnader Porto: 150 kr Telefon: 300 kr Kontorrekvisita: 150 kr Div uforutsette kostnader: 250 kr Type Kroner Transport 1480 Binding av oppgaven 600 Andre kostnader 850 Sum 2930 Budsjettet for dette prosjektet blir som vist over rundt 3000 kr. 8
Gant Skjema 9
Forklaring av Gant skjema Forprosjekt (punkt 1 3) Definere prosjektet og tidsplanen for gjennomføring av prosjektet. Statusrapporter (punkt 4 8) Det skal til sammen leveres inn 3 statusrapporter. De vil bli sendt stort sett inn etter møter/tilbakemelding fra Coca Cola. Blir det er fjerde møte vil det bli sendt en statusrapport rett etter det Litteratur / Metode 29.01 (punkt 9 10) Sette seg inn i nødvendig litteratur Se på andre/lignende løsninger Få informasjon fra Coca Cola om den løsningen de bruker Lage spørreundersøkelse Utvikling av webside 21.02 (punkt 11) Lage websiden til prosjektet og teste den. Møte Coca Cola 03.03 (punkt 13) Første møte med Coca Cola. Gjennomgå spørreundersøkelse. Få tips og tilbakemelding om prosjektet/spørreunders Veien videre. økelsen Jobbing Coca Cola 04.03 (punkt 14) Jobbe som ekstrahjelp i Coca Cola. Se på løsninger og snakke med andre i bransjen og butikker. Jobbe med spørreundersøkelsen Møte 2 Coca Cola 24.03 (punkt 15) Godkjenne spørreundersøkelsen og sende den ut. Intervju / samtale med aktuelle personer i Coca Cola Tilbringe uken i Oslo/Lørenskog, besøke aktuelle avdelinger (Transport, Plukking osv.) Utarbeiding av rapport 31.03 (punkt 17) Arbeid med skriving av rapporten påbegynnes Rapporten ombrekkes Møte 3 Coca Cola 21.04 (punkt 19) Gjennomgang av spørreundersøkelsen, innspill, konklusjon. Møte 4 Coca Cola 09.05 (punkt 20) Siste møte med Coca Cola. Dette møte tas med bare hvis det skulle oppstå noen problemer. 10
Ferdigstilling av rapport 12.05 (punkt 18) Siste innspurt på rapporten Få noen til å lese korrektur Innlevering og presentasjon (punkt 21 27) Bacheloroppgaven leveres til kopisentralen 19.05.08 Bacheloroppgaven leveres Studenttorget 22.05.08 A3 plakaten leveres til laminering 28.05.08 Laminert plakat leveres til Studenttorget 02.06.08 Presentasjon 05.06.08 11