Godkjent R E F E R A T fra møte i Studentsamskipnadens Hovedstyremøte/-seminar torsdag16. og fredag 17. februar 2012 på Lysebu. Til stede: Marianne Høva Rustberggard (leder), Magnus Nystrand, Torkil Vederhus, Hanne Marie I Pedersen-Eriksen, Are Folkeson Arneberg, Britt Næsje, Anne Karine Lie, Tove Kristin Karlsen, Jens P. Tøndel og Ann Elisabeth Wedø. Fra administrasjonen: Lisbeth Dyrberg. I tillegg møtte Inger Hegstad Krüger til sakene 4/12, 7/12, 8/12 og 14/12, Odd Wilhelmsen møtet til sak 6/12, 7/12 og 8/12, Ketil Sand og Tom Tørnquist møtte til sak 7/12. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1/12, 2/12, 10/12, 5/12, 12/12, 13/12, 3/12, 4/12, 6/12, 14/12, 7/12, 8/12, 9/12, 15/12, 16/12, 17/12, 11/12. ORIENTERINGSSAKER: 1/12 Godkjenning av innkalling og dagsorden Utsendt innkalling og dagsorden ble godkjent. 2/12 Bekreftelse referat styremøtet/seminar 07.12.11 Referatet var godkjent pr. mail og blir lagt frem for underskrift i møtet 21.03.12. 3/12 Adm. direktørs orienteringer - Status anvendelse Hafslund - Status byggeprosjekter, Senter i Sentrum - Seminar Levekårsundersøkelsen 2010 - Tilsagnsbrev Statsbudsjettet 2012, post 74 - Tilsagn Statsbudsjettet 2012 post 75 Styret tok saken til orientering. 4/12 Foreløpig årsregnskap 2011 (kun styret) 5/12 Handlingsplan 2011 - evaluering - Handlingsplan 2011 med statusrapportering for hele året
Styret tok saken til orientering. 6/12 Kirkeveien (kun styret) DISKUSJONSSAKER: 7/12 Vedlikeholdsrapport og bruk av E-midler Til saken møtte Eiendomsdirektør Ketil Sand og Vedlikeholdssjef Tom Tørnquist. - Vedlikeholdsrapport 2011 - Vedlikeholdsplan 2012 Eiendomsdirektør Ketil Sand orienterte og redegjorde for struktur, systematikk og nivå for det langsiktige og verdibevarende vedlikeholdet av SiOs eiendomsportefølje. Det ble i 2009 gjennomført tilstandsanalyser av alle bygg tilhørende SiO (før sammenslåingen med OAS). Langtidsvedlikeholdsplanen avdekket det antatte etterslepet som etterfølgende budsjetter har hatt som målsetting å ta høyde for. Generaloppussingsprosjektene omfatter 21 bygg. Den planlagte gjennomføringstakt av disse er basert på boligmassens aldersfordeling. Den fremlagte redegjørelsen viser at generaloppussingstakten basert på ett bygg pr år gir en tilfredsstillende oppgradering av boligene. Studentboligbyggene i tidligere OAS er av nyere dato. Struktur og systematikk for langsiktig vedlikehold vil også omfatte disse byggene. De fremtidige årlige avsetninger til vedlikehold må også ta høyde for dette, og det bør i regnskapet for 2011 vurderes om det er rom for å avsette ytterligere midler til dette. Styret drøftet de fremlagte prinsipper og nivå og uttalte at det synes som om SiO har innrettet seg fornuftig og ansvarlig i forhold til vedlikehold av eiendomsmassen. Styret sluttet seg til og støtter til eksisterende policy for området. Styret støtter også forslaget om en ekstraordinær avsetning i resultatet for 2011. 8/12 Finansstrategi Til saken møtte Økonomidirektør Inger Hegstad Krüger og Finansdirektør Odd Wilhelmsen. - Forslag til finansstrategi Finansdirektør Odd Wilhelmsen orienterte. Finansstrategien skal bidra til å redusere risiko og bidra til å nå de overordnede økonomiske målene i foretaksstrategien (3% resultatgrad og 30% egenkapitalgrad) slik at SiO oppretteholder en tilfredsstillende økonomisk handlefrihet. Styret uttalte at finansstrategien omfatter mange fornuftige prinsipper der langsiktighet, lav risiko og god styring og kontroll er lagt til grunn. Den viktigste økonomiske driveren i SiO er driften med påfølgende konsekvenser for resultatgrad og kontantstrøm. Styret ba om at det også utarbeides mål for kontantstrøm.
9/12 Miljøplan - Miljøplan Assisterende direktør Inger Hegstad Krüger orienterte. Det fremlagte dokumentet er en flerårig plan som skal følges opp med årlige handlingsplaner. Det skal videre utvikles indikatorer for de ulike områdene i miljøplanen. Styret uttalte at miljøplanen representerer et fornuftig nivå der det er mulig å følge opp utviklingen innen de ulike områdene. Styret etterlyste synliggjøring av tiltak og også av det holdningsskapende arbeidet SiO som aktør i lys av samfunnsrollen må forventes utøve. Dette gjelder kanskje særlig innen området energi og vil være et arbeid som også bidrar til å bygge SiOs omdømme. Kost-/nyttevurderinger er viktig elementer også i miljøsakene, i tillegg til et fornuftig tidsaspekt. Styret støtter de fremlagte forslagene og konstaterer at administrasjonen er på rett vei i arbeidet med miljø. VEDTAKSSAKER: 10/12 Valg nestleder Hovedstyret Styreleder Marianne Høva Rustberggard orienterte. Vedtak: Magnus nystrand ble valgt til styrets nestleder. 11/12 Styrehonorar Til saken ble delt ut notat i møtet. Styrets nestleder Magnus Nystrand orienterte. Styret uttalte at det er sentralt at vervets omfang er klargjort i forkant av valg av ny styreleder. Det antas fortsatt å være ekstraordinære oppgaver i etterkant av sammenslåingen med OAS i et slikt omfang at vervet mest hensiktsmessig utøves i heltids funksjon. Lobbyoppgaver, andre utadrettede oppgaver samt oppfølging av Velferdstinget og Studentparlamentet ved HiOA er slike oppgaver. Styret er også opptatt av rolleklarhet i forhold til administrasjonen slik at relasjonen styreleder administrasjon er avklart og tydelig. Vedtak: Vervet som styreleder forutsetter frikjøp også i 2012. Styrehonoraret fastsettes derfor på tilsvarende måte som i 2011. Spørsmålet om eventuelt frikjøp også i 2013 tas opp på styrets møte i juni 2012. 12/12 Vedtekter - Forslag til vedtekter for Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus
Vedtak: Styret vedtok det fremlagte forslag til vedtekter for Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus. 13/12 Instruks for styrearbeid - Forslag til instruks for hovedstyrets arbeid i Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus Styreleder Marianne Høva Rustberggard orienterte. Vedtak: Styret vedtok det fremlagte forslag til instruks for Hovedstyrets arbeid i Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus. 14/12 Semesteravgift - Notat av 8.2.12 til Hovedstyret fra administrasjonen Assisterende direktør Inger Hegstad Krüger orienterte. Styret uttalte at det er viktig å se samskipnadens inntekter i lys av de utfordringene organisasjonen står overfor. Det er sentralt å øke tilgjengelighet av og synliggjøre viktige tjenester som studentene er opptatt av, så som ulike tilbud innen område helse. Vedtak: Styret vedtok å søke Kunnskapsdepartementet om en økning av semesteravgiften til kr. 550, med virkning fra høstsemesteret 2012. Semesteravgiften indeksreguleres etter dette slik at avgiften justeres hvert 3. år etter søknad til departementet. 15/12 Lønns- og kompensasjonsutvalg SiO (kun styret) 16/12 Møte- og arbeidsplan - Utkast til møte-/arbeidsplan 2012 for SiOs hovedstyre. Vedtak: Styret vedtok møteplan for Hovedstyret for 2012 som følger: 21. mars 18. april 13. juni 21. september 11. og 12. oktober (seminar) 12. desember Alle møter fra 08.30 12.30 med unntak av seminaret. 17/1 Eventuelt
- Høringssvar ny byggteknisk forskrift 2010 Til saken var sendt ut forslag til høringssvar på høringsbrev av 5. januar 2012 fra Kommunalog regionaldepartementet. Vedtak: Styrets leder fikk fullmakt til å ferdigstille høringssvaret i samsvar med innspill som fremkom på møte og i samråd med administrasjonen. Møtet slutt 17.2.2012 kl. 16.00 Referat v/ Lisbeth Dyrberg Neste møte: Styremøte onsdag 21. mars 4. etg, Domus Athletica.