KS SvarUt Årsrapport 2014
Innledning - hva er SvarUt? en tjeneste for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og for å innføre sentralisert tjeneste for utsending av vanlig brevpost til innbyggere, næringsliv og organisasjoner
Teknisk 2 nye versjoner av forsendelsservice Versjon 2: Støtte for mottakeradresse ihht NOARK5 (inkl. land) Ny metode for å hente historikk for en spesifikk forsendelse Kun digital levering (dvs. dokumenter som ikke skal til print) Støtte for giroark i forsendelse Ny metode for å sette status lest fra eksternt system Versjon 3: Støtte for lenker i forsendelser Støtte for metadata til bruk i automatisk import service
Teknisk endringer i forvaltningsweb Helt nytt grensesnitt for manuelle forsendelser Begrenset tilgang, for de som kun skal kunne sende manuelle forsendelser Oversikten over forsendelsene ble redesignet for å takle de store datamengdene. Det samme gjaldt eksportfunksjonenen. Tekniske endringer på statistikkene. Fakturainformasjon registreres nå i grensesnittet. Grensesnittet har fått støtte for innkommet post gjennom SvarInn
Teknisk Andre endringer Altinn ID-porten Risiko- og sårbarhetsanalyse Applikasjonstest gjennomført i 2013 Risikovurdering av SvarUt tjenesten gjennomført høsten 2014
Teknisk - SvarInn Mottaksservice Gjør det mulig å laste ned og kvittere ut forsendelser før de varsles gjennom Altinn og sendes til eventuell printing. består av 3 tjenester: hentnyeforsendelser - Henter nye forsendelser som er klar for import. getforsendelsefil - Henter filen for en gitt forsendelse, enten som PDF eller zipfil. kvittermottak - Kvitterer ut en gitt forsendelse. Forsendelsesstatus vil bli satt til lest. Dette stopper varsel til Altinnog senere printing. Sak/arkivsystemet må klargjøres for bruk av mottaksservicen. Det er utviklet en modul som kan brukes for noen leverandører, samt fungere som et eksempel på hva som er nødvendig for integrasjon med SvarUt.
Teknisk - SvarInn
Bruk kommuner med avtale 31. desember 2014 84 kommuner 8 fylkeskommuner SvarUt per 27. februar 2015 Agdenes Alstahaug Alta Asker Aure Averøy Balsfjord Bergen Bjugn Bodø Bærum Drammen Eide Finnmark Fjell Flesberg Fredrikstad Frogn Frosta Fræna Giske Gjemnes Halden Halsa Hamar Harstad Hemne Hitra Hordaland Horten Jevnaker Karmøy Kongsberg Kragerø Kristiansand Kristiansund Kvam herad Kviteseid Lardal Larvik Lyngdal Malvik Meråker Midtre Gauldal Narvik Nedre Eiker Nesset Nord Trøndelag Nore og Uvdal Notodden Oppdal Oppegård Orkdal Oslo Rana Rennebu Rindal Rogaland Rollag Rygge Røyken Sandnes Selbu Skaun Skedsmo Ski Smøla Snillfjord Sola Stavanger Stjørdal Sula Sunndal Surnadal Sør-Trøndelag Sørum Tana Telemark Tingvoll Tinn Tokke Troms Tromsø Trondheim Tydal Tønsberg Vanylven Vest-Agder Vinje Ørland Østfold Ås
Bruk - nøkkeltall 2013 2014 Antall kommuner med avtale 20 92 Antall forsendelser per år 23.714 192.502 % med digital adresse virksomheter 60 % 85 % privatpersoner 46 % 63 % % lest digitalt (status LEST) 14 % 32 % % lest digitalt, justert (status LEST og PRINTET) 39 % 49 % Fordeling mottaksgruppe privatpersoner 88 % 64 % virksomheter 12 % 36 %
Antall forsendelser lest eller printet (uten BK SvarUt)
Antall forsendelser per innbyggere Første Faktiske tall Beregnet antall Beregnet i Antall henhold innbyggere antall forsendelser i forsendelse til oppstartsdato per år kommunen per 1000 innbyggere Kommune Lest Printet Totalt Oppstart Per år Ant. innb. Ant/1000 innbygger Sørum kommune 256 8110 8366 01.01.2014 8366 16918 495 Tinn kommune 462 1150 1612 13.06.2014 2913 5957 489 Frosta 46 104 150 11.11.2014 1074 2653 405 Meråker kommune 93 109 202 17.10.2014 970 2553 380 Bergen kommune 13126 36921 50047 10.06.2014 89108 271949 328 Lyngdal kommune 542 1902 2444 01.01.2014 2444 8102 302 Orkdal kommune 87 175 262 24.11.2014 2517 11628 216 Kongsberg kommune 257 962 1219 06.10.2014 5114 26406 194 Sandnes kommune 297 4382 4679 26.08.2014 13342 71900 186 Stjørdal kommune 520 377 897 12.09.2014 2950 22683 130 Oslo kommune 18809 55114 73923 01.01.2014 73923 634463 117 Trondheim kommune 3648 9390 13038 01.01.2014 13038 182035 72 Finnmark fylkeskommune 1004 3710 4714 01.01.2014 4714 75207 63 Sør-Trøndelag fylkeskommune 1970 15536 17506 01.01.2014 17506 306197 57 Telemark fylkeskommune 223 1038 1261 15.10.2014 5901 171469 34 Ås kommune 10 99 109 23.10.2014 568 17969 32 Røyken kommune 113 437 550 01.01.2014 550 20261 27 Stavanger kommune 210 420 630 13.10.2014 2874 130754 22 Kristiansand kommune 92 297 389 09.10.2014 1690 85983 20 Bærum kommune 95 288 383 07.05.2014 585 118588 5
Beregnet antall forsendelser per 1000 innbyggere per år Stor andel til egne ansatte
Antall forsendelser mottatt per fylke
Andel forsendelser lest digitalt Grunnlag: Forsendelser som er merket med fødsels- eller organisasjonsnummer Viser andel forsendelser med status LEST kontra PRINTET Forsendelser som er lest digitalt etter at de er skrevet ut regnes som PRINTET Hele året: Totalt 32 % Til privatpersoner: 34 % Til virksomheter: 28 % Desember: Totalt 41 %
Andel forsendelser lest digitalt per kommune - alle forsendelser, også uten fødsels/org.nummer Datagrunnlag: Alle forsendelser som har status LEST eller PRINTET Også forsendelser uten org/fødselsnummer Noen kommentarer: Stjørdal og Meråker sender mye til ansatte med fødselsnr. Sørum påfører nesten ingen org/fødselsnr.
Andel forsendelser lest digitalt per kommune - kun forsendelser med org/fødselsnummer Datagrunnlag: Alle forsendelser som har status LEST eller PRINTET Kun forsendelser med org/fødselsnummer Noen kommentarer: De store kommunene, Oslo, Bergen og Trondheim ligger på 45-57 %
Når leses forsendelsen digitalt de to første døgnene? Datagrunnlag: Lest innen 2 døgn Uavhengig av STATUS Resultat: 40 % leses innen 1 time 51 % leses innen 2 timer 62 % leses innen 4 timer 74 % leses innen 12 timer 90 % leses innen 1 døgn 100 % leses innen 2 døgn
Når leses forsendelsen digitalt også utover de to første døgnene? Datagrunnlag: Uavhengig av STATUS Resultat: 28 % leses innen 1 time 36 % leses innen 2 timer 44 % leses innen 4 timer 53 % leses innen 12 timer 65 % leses innen 1 døgn 72 % leses innen 2 døgn 80 % leses innen 4 døgn De siste 20 % leses senere Når kommer posten? Liggetid 2-4 dager Postgang 1-2 dager Altså 3-6 dager etter varsling
Tidspunkt for SvarUts mottak og lesing Rød linje: SvarUt mottar forsendelse fra kommunen Grønn linje: Mottaker leser digitalt Viktige tidspunkter: 0900: Altinn starter SMS-varsling 1330: Bergen sender første bolk 1700: Altinn avslutter SMS-varsling 1930: Bergen sender andre bolk
Antall ganger lest digitalt De aller fleste forsendelsene leses kun én gang!
Fordeling mellom innbygger og virksomhet gjennom året Juli: Sør-Trøndelag sender brev om opptak i videregående skole Flere kommuner sender også til egne ansatte - privatpersoner
Brevpost via SvarUt Endringer i 2014: Liggetiden er redusert fra 4 dager til 2 virkedager Støtte for utskrift på giroark Mer detaljert tilbakemelding fra Grafisk Digital til forsendelsesloggen Mer detaljert fakturunderlag Støtte for fakturering i henhold til EHF.
Brevpost - nøkkeltall Antall forsendelser printet: ca. 140.000 78 % sendes som A-post Gjennomsnittlig antall sider: 7 Gjennomsnittlig vekt: 31 gram Max. antall sider: 582 Max. vekt: 2,9 kg Gjennomsnittlig porto, A-post: 6,14 kr Gjennomsnittlig porto, B-post: 5,69 kr Gjennomsnittlig porto, alle: 6,04 kr Max. porto: 80 kroner 15 % av de som får forsendelsen som brevpost leser også digitalt
A- eller B-post, sort/hvit eller farger, dobbelt- eller enkeltsidig? Svært mange skriver ut i farger og frankerer som A-post! Er det behov for A-post? Hvor ofte kreves fargeutskrift? Sak/arkivsystemene støtter kun én fast innstilling Bør kommunene legge press på leverandørene? Mangen forsendelser skrives ut dobbeltsidig Kostnads- og miljømessig bra! Forvirrende med blanke sider i digitale forsendelser
Brevpost vekt og porto Via Grafisk Digital Via Posten A-post Via Posten B-post Tot Posten Gevinst Vekt Antall Andel Sum porto Gj.sn. Takst Sum Takst Sum < 20 gr 56 643 40 % 297 365 5,25 10,50 463 906 9,50 118 384 582 290 284 925 49 % 20-50 gr 75 856 54 % 403 695 5,32 16,00 946 683 14,00 233 636 1 180 319 776 625 66 % 50-100 gr 4 922 4 % 66 128 13,44 20,00 76 783 18,00 19 491 96 274 30 147 31 % 100-350 gr 1 898 1 % 36 418 19,19 31,00 45 894 28,00 11 692 57 585 21 167 37 % 350-1000 gr 1 176 1 % 43 203 36,74 61,00 55 954 55,00 14 230 70 184 26 980 38 % >1000 gr 83 0 % 3 765 45,36 100,00 6 474 90,00 1 643 8 117 4 352 54 % 140 578 100 % 850 574 1 595 694 399 076 1 994 770 1 144 197 57 % Grunnlag: Alle forsendelser som er printet av sentral utskriftsleverandør 78 % A-post Postens portotakster for 2015 Nøkkeltall: 40 % veier mindre enn 20 gram 94 % veier mindre enn 100 gram Gjennomsnittlig porto: kr 6,05 Gjennomsnittlig innsparing i forhold til Postens standardtakster: 57 %
Brevpost antall sider printet De fleste forsendelser består av 4 sider Mange dobbeltsidige utskrifter! Sandnes sendte 516 forsendelser, hver på 180 sider i september!
Gevinstberegning Bygger på erfaringstall fra Bergen og SvarUt i 2014 Tilbakemeldinger fra kommunene For lavt estimat for tidsforbruk og kostnader ved utskrift i egen kommune Tid for søk og påføring av fødselsnr/org.nr er ikke med Kostnader for tilrettelegging av sak/arkivsystemene er ikke med Gevinsten ved bedre kvalitet hos GD er ikke tatt med
Forvaltning Organisering KPR Brukermøter Det er avholdt 5 brukermøter, alle i Oslo 15-30 deltakere per møte Stort engasjement! Nettsted Basert på KS Læring Åpen informasjon, tilgjengelig for alle Skal også innehold informasjon kun for kommuner med avtale Avtaler Avtalesettet er revidert to ganger Gjennomgripende endring, bl.a. i databehandleravtalen Ny rutine for valg av utskriftsleverandør og melding om overgang til ordinær drift