Førebu elektronisk samhandling mellom lege og pleie-omsorg i Stryn Prosjektbeskrivelse Forprosjekt
Godkjent av: Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forankring i strategier/planer... 4 2.0 Forprosjektets mål og ramme... 5 2.1 Hovedmål... 5 2.2 Delmål... 5 2.3 Avgrensing i prosjektet... 5 3.0 Gjennomføring... 6 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 7 4.1 Prosjektansvarlig... 7 4.2 Styringsgruppe... 7 5.3 Prosjektleder... 8 5.4 Prosjektgruppen... 8 6.0 Budsjett og finansieringsplan... 8 6.1 Timerapportering... 8 7.0 Milepælsplan... 9 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 9 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer... 9 8.6 Signatur... 9 9. Referanser... 10 2
Godkjent av: Side 3 av 10 1.0 Innledning 1.1 Bakgrunn Bakgrunn for prosjektet: Elektronisk samhandling mellom dei ulike helsetenestene har vore arbeidd med i mange år, fyrst og fremst mellom spesialisthelsetenesta og legetenesta i kommunane. Etter kvart som også pleie-omsorg har teke i bruk elektroniske løysingar for pleieplanar og dokumentasjon, ligg det til rette for å utvikle elektronisk samhandling også med denne sektoren. Tilknytning til Norsk Helsenett har opna for heilt nye nye mulegheiter for utveksling av personsensitiv informasjon. Dagens situasjon: Pleie-og omsorgstenestene i Stryn tok i 2007 i bruk plan/rapport i fagprogrammet Profil for elektronisk journalføring for alle brukarane sine. Legetenesta har nytta elektronisk fagsystem i mange år og vil i februar 2008 ta i bruk ny versjon av Infodoc. Fagsystema er så langt ikkje nytta for elektronisk kommunikasjon mellom pleie-og omsorg og fastlegane. Samhandling om felles brukarar pr i dag: Kommunikasjon med fastlegane går for det meste av via telefon eller skrevne notat. Tidspresset i tenestene er stor, og kommunikasjonen blir difor redusert til eit minimum. Få av legane har fast telefontid, og ved behov for kontakt frå pleie/omsorg er ein avhengig av at legen ringer opp att til den aktuelle pleiar. Etter konsultasjon skriv legane ofte eit lite notat til pleie/omsorgstenesta, som blir sendt i posten, eller brukaren får den med seg. Legane spør t.d. om tilbakemelding på konkrete ting, for eksempel blodtrykk eller andre prøvar som skal takast i løpet av ein fastsett tidsperiode. Oppdaterte og signerte medisinlister hos dei brukarane pleie/omsorg har ansvar for, vert no sendt til/frå legen pr post eller vert bringa/henta på legekontoret. Behov: Det er behov for betre samhandling, og at dette kan fungere utan at fastlegen eller omsorgstenesta brukar meir tid enn nødvendig. Tidspresset er stort i begge tenestene, og ein vil få gevinst ved at det som alt er journalført, kan sendast vidare utan nye skriv og meir forklaring. Det er behov for eit sikrare system om at informasjon kjem fram dit den skal komme uten unødig opphald. Informasjon frå sjukehus til den eine delen av tenesta, må kunne tilførast den andre part av tenesta, for eksempel epikrise og endra medisinliste. Forhold til organisasjonen sine mål: Stryn kommune har visjon om å ville utvikling, og når nye arbeidsmetodar er med på å utvikle og gjere tenestane betre, støtter dette opp om visjon og målsetingar. 3
Godkjent av: Side 4 av 10 Vi har siste åra hatt stort fokus på elektronisk opplæring og løysingar i heile pleieomsorgstenesta i kommunen. ElinK-prosjektet vil i høgste grad bidra til vidareutvikling. Forhold til andre prosjekt: Vi skal i gang med prosjektet : Innføring av multidoser i 2008. Mykje av forarbeidet til dette prosjektet er gjort, men det er trong for endeleg avklaring på samhandlingsrutinar mellom lege / pleie- og omsorg og apotektenesta. Prosjektet Variabel løn (elektroniske timelister) er i gang med sikte på innføring i løpet av 2008. I tillegg er det etablert prosjekt: Utrulling av fylkesdekkande IT-tenester for helse i Sogn og Fjordane, som er eit fylkesdekkande prosjekt. Hovedmål er: Prosjektet skal støtte etablering av eit samordna IT-basert tenestetilbod i grensesnittet mellom kommunar og spesialisthelsetenesta i Sogn og Fjordane. Arbeidet bygger på eit forprosjekt gjennomført i Sogn og Fjordane som definerte behov, mål og aktivitetar, samt eit pilotforsøk mellom Flora kommune og HelseFørde gjennomførd i 2006-2007. Hovudmålet er konkretisert gjennom eit sett av delmål som definerer aktivitetane i prosjektet: Delmål 1 Oppfølging av etablering av Norsk helsenett som infrastruktur i heile fylket Delmål 2 - Etablering og utprøving av meldingsformidlingstenester mellom legekontor, kommunal pleie- og omsorg, spesialisthelsetenesta og apotek Delmål 3 Resultatformidling Lokal prosjektgruppe er etablert i Stryn. Vi kan gjennom prosjektet dra vekslar på kvarandre sine erfaringar og ha fokus på felles utbygging av tekniske løysingar, innhald og rutiner. 1.2 Forankring i strategier/planer Statlig strategi 2004-2007, S@mspill 2007 S@mspill 2007 er den nasjonale strategien for IT-utvikling i helse- og sosialsektoren for perioden 2004-2007 (http://www.shdir.no/samspill/publikasjoner/). En av hovedsatsingene i planen er god informasjonsflyt i sektoren, hvor en av forutsetningene er å styrke informasjonsutvekslingen. NFS IKT-strategi Prosjektet er forankret i NSF sin strategi for IKT i sykepleie og helsetjenesten 2005-2007. (http://www.sykepleierforbundet.no). Hovedmålet i strategien er å få IKT-kompetanse integrert i sykepleiefaget og i praksis. Delmål 3 i strategien er at sykepleiere skal ha elektronisk tilgang til nødvendig informasjon og fagstøtte. 4
Godkjent av: Side 5 av 10 KS ekommune 2009 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2009 i pkt. 3 Digital forvaltning Elektronisk samarbeid i helse- og sosialsektoren, der et av tiltakene er; KS vil bidra med utvikling av nødvendige standarder for lagring og utveksling av informasjon i helse- og sosialsektoren i samarbeid med andre sentrale aktører. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2009 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. 2.0 Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Sikre effektiv og kvalitativ god kommunikasjon mellom fastlegen og pleie/omsorgstensta i kommunen. Spreiingseffekt til dei 4 andre Nordfjordkommunane som har meldt si interesse for prosjektet. 2.2 Delmål Planlegge og etablere nødvendige system og rutiner for betre samhandling mellom pleie-og omsorgstenesta og fastlegane i Stryn kommune ved å legge til rette for elektronisk kommunikasjon. Bidra til det same i Bremanger, Eid, Vågsøy og Selje. -gjennom at dei kan bruke denne planen og planlegge aktivitetane som står her i sin kommune -systematisk får informasjon gjennom samlingar med kommunane og gjennom tilgang på utarbeida rutiner, retningslinjer og prosedyrar -forhandling med leverandør for alle kommunane skjer frå Stryn. 2.3 Avgrensing i prosjektet Dette prosjektet går på etablering av elektronisk samhandling mellom omsorg og legenesta innad i kommunen. Det skal ikkje omfatte elektronisk samhandling mellom kommunen og sjukehustenesta. Slik samhandling vert ivareteke av det fylkesomfemnande pågåande prosjektet Utrulling av fylkesdekkande IT-tenester for helse i Sogn og Fjordane. 5
Godkjent av: Side 6 av 10 3.0 Gjennomføring Desse oppgåvene skal gjennomførast i prosjektperioden: Administrative oppgåver: Utarbeiding av innleiande statusrapport -Denne skal inneholde situasjonen Stryn kommune er i ved prosjektstart når det gjeld hovedoppgaver knytt til samspillsprosjektet. Utarbeide en prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet. (oversikt over informasjonsflyt mellom aktørane) -utarbeiding av plan som omhandlar førebuing internt i kommunen til å ta elektronisk samhandling i bruk. Utarbeide en prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjektet. - Definere rutiner, avtaler og etablere elektronisk meldingsutveksling og korleis sette desse om i praktisk handling i kommunen og komme i gang å bruke systemet. Utarbeide ein sluttrapport når hovedprosjektet er gjennomført. (Evaluering av resultat internt og spreiingseffekt) Tekniske oppgåver: Avklare ELIN-K løysingane med programvareleverandørane og evt. supplere. -kontakt med Visma Unique og InfoDoc for å avklare kva vi treng i tillegg for å kunne sende og motta elektroniske meldingar. Avtale med Norsk Helsenett -sjølve avtalen er inngått hausten 2007. Vidare oppfylgjing for å få det tekniske installert i kommunen. Er installert og testa o.k. Vurdere adresseringsnivå for kommunen - skal det vere ei adresse eller fleire? -Kven skal ta i mot meldingane som kjem? Og vidaresende til kven? Skaffe PKI (Public-Key-Infrastructure) - er eit digitalt sertifikat som må til for å kunne sende og motta informasjon på sikker måte. Dette må skje via Norsk Helsenett. Personellmessige oppgåver: Planlegge omfang av opplæring av dei tilsette. - Viktige spørsmål her er kor mykje skal leverandør ha av opplæringa, og til kven. Og kva omfang skal internopplæringa ha? Og korleis drive den opplæringa? Organisatoriske oppgaver: Forankring av prosjektet i eigen organisasjon. 6
Godkjent av: Side 7 av 10 - for at prosjektet skal lykkast må dei deltakande partar vere involvert og sjå fordelane ved å bruke elektronisk samhandling. Orientering og drøftingar med dei deltakande partar Lage oversikt over organisatoriske tiltak som må gjerast for å kunne ta i bruk løysingane. -sjå på rutinane for samhandling i dag og sjå kva som eventuelt må endrast. Utarbeide rutinar og avvikshandtering for bruk av meldingar internt i kommunen. Avklare med fastlegane retningslinjer for bruk av løysinga. -sjå på korleis Elin-K meldingane kan brukast, lage system og rutinar for å bruken, definere kva situasjonar dei skal brukast og avklare dette med legane. Definere kven i kommunen som har koordineringsansvar i høve samhandlingsaktørar. -definere ansvarleg instans eller person. Etablere samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med legetenesta. -inngå skriftleg samarbeidsavtale med legetenesta om bruk av samhandlinga etter dei retningslinjer og rutinar vi vert einige om. 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Styringsgruppe Prosjektansvarleg Prosjektleiar Prosjektgruppe Informasjon /møte Prosjektleiarar i Vågsøy, Eid, Selje, og Bremanger Drøfting med legetenesta Drøfting med Stryneområde Drøfting med Vikaneområde Drøfting med Ten. funksjonhemma 4.1 Prosjektansvarlig Berit Wetlesen, helse- og sosialsjef 4.2 Styringsgruppe Harald Risnes, rådmann 7
Godkjent av: Side 8 av 10 Berit Wetlesen, helse- og sosialsjef Johnny Hove, økonomi- og IKT-sjef 5.3 Prosjektleiar Aslaug Håøy Nygård. Prosjektleiars ansvar i prosessen er: Ta initiativ til, tilrettelegge og førebu arbeidet i prosjektet Stå for skrivearbeid med aktuelle prosedyrar, avtaler, referat osv Fylgje opp konklusjonar. Holde kontakt med dei andre kommunane Holde kontakt med styringsgruppa 5.4 Prosjektgruppa Aslaug Håøy Nygård, leiar, ass.områdeleiar i Stryneområdet Berit Nesdal Hage, ass.områdeleiar i Vikaneområdet Anne Stubdal, fastlege Stryn legekontor Torunn Vevik, gruppeleiar i Teneste for funksjonshemma Prosjektgruppa har ansvar for å: Komme med innspel til innhald i samhandlinga mellom fastlege og pleie/omsorg. Komme med innspel til innhald i prosedyrar og rutiner. Komme med framlegg til avtaler Samhandle med prosjektleiar/ kontaktperson i dei 4 samarbeidskommunane. Vere pådrivar og delaktig i alle delar av gjennomføring av prosjektet. 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Timerapportering sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no den 10. i hver måned. 8
Godkjent av: Side 9 av 10 7.0 Milepælsplan Aktivitet 1. mnd 2. mmd 3. mnd 4. mnd 5. mnd 6. mnd Godkjent prosjektplan 01.02.08 Utarbeiding av innleiande statusrapport 07.12.07 Har utarbeida prosjektplan for gjennomføring av 31.05.08 hovedprosjektet Har utarbeida sluttrapport 07.06.08 Ha skaffa ElinKløysingar frå leverandør 15.03.08 Er oppkobla mot Norsk helsenett og skaffa PKIsertifikat Har utarbeidd rutinar og retningslinjer og avvikshandtering for bruk av meldingane internt i kommunen Ha etablert samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med legekontoret 15.03.08 15.04.08 01.04.08 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 uke etter prosjektslutt 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur et er gjennomgått og godkjent av styringsgruppa. 9
Godkjent av: Side 10 av 10 9. Referanser 10