samarbeidsordninger Utfordringer for arkivtjenesten i kommunene samt erfaringer fra samarbeidsprosjekt i Buskerud, Vestfold og Telemark Arkiv i Nordland, arkivlederseminar Bodø 27.11.2012 Tom Oddby, tom.oddby@drmk.no 3204 6699/9204 5612
Drammen byarkiv - Kommunearkiv 1987-1992 - Byarkiv opprettet 1.1.2007 - Ca. 4000 hm arkiver i depot - Er et totalarkiv for kommunen - Moderne arkiver (1) - Historiske arkiver og depot (1.5) - Dokumentsenter (6.8) - Grafisk senter (3) - Digitale arkiver (3.5) - Multikulturelle arkiver (1) - Ledelse og merkantil hjelp (1.7) - Administrativt underlagt en virksomhet for fellestjenester - Lesesal og depot to steder i Drammen sentrum
1. Litt forhistorie Arkiv og interkommunale 2. Om interkommunalt samarbeid 3. Om arbeidet med veilederen 4. Det viktigste i veilederen 5. Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid 6. Hva gjør vi med eksisterende 7. Kommunale aksjeselskap 8. Samarbeidsprosjekt i Buskerud 9. Eierskapsmeldinger
1. Litt forhistorie Arkiv og interkommunale - mange hadde tenkt, ingen hadde gjort noe - seminar høsten 2006 - arbeidsgruppe oppnevnt november 2006 - arbeidsgruppa ferdig oktober 2007 - veilederen ferdig september 2009
2. Om interkommunalt samarbeid - sammenheng med Stortingets prinsipielle frivillighetslinje om kommunestruktur - god og effektiv måte å løse oppgaver på - eksisterer svært mange samarbeid - økning i antall samarbeid - samarbeid om et bredt spekter av tjenester - manglende politisk styring utløser diskusjon - hva med regionrådene?
2. Om interkommunalt samarbeid, forts. - arkiv ikke en viktig del av - arkivansvar ikke nedfelt i styringsdokumenter - vanskelig å få gjennomslag hos rådmannen - arkivlov og offentlighetslov følges ikke - offentlighetens kontrollfunksjon svekkes - tilgang til, og tolkning av arkiver, blir mindre - viktig samfunnsdokumentasjon kan gå tapt - rettighetsdokumentasjon særlig viktig
2. Om interkommunalt samarbeid, forts. Er en økning i interkommunale en demokratiutfordring i forhold til arkiv og tilgang til offentlige arkiv? (ja) Hvem har hovedansvaret for å løse eventuelle arkivutfordringer rundt interkommunale? (først og fremst rådmannen)
3. Om arbeidet med veilederen - Riksarkivaren oppnevnte arbeidsgruppa - det kommunale arkivmiljøet tok et hovedansvar - arbeidet ble dekket over deltakernes egne budsjetter - referansegruppe oppnevnt - studiebesøk til Buskerud og Telemark - planer om infobrosjyre - prosessen forsinket etter at gruppa var ferdig
3. Om arbeidet med veilederen, forts. Ble prosessen og veiledningen, slik arbeidsgruppa hadde tenkt? (tja) Var det nødvendig med to års venting? (nei) Er tilsynsmyndighetene for passive når det gjelder arkivspørsmål i kommunal sektor? (ja)
4. Hva er det viktigste i veilederen? - først og fremt kapittel 5 og 6 - kokebok for praktisk arbeid (forhåpentligvis) - begrepet rettssubjekt sentralt (betegnelse på personer eller sammenslutninger som ifølge rettsordenen kan ha rettigheter og plikter), rettssubjekter skal ha egen arkivtjeneste - vektlegger at det må gjøres en selvstendig vurdering av enhver interkommunal samarbeidsløsning - viktig med skriftlige avtaler, også på depot - gir råd om kommunale aksjeselskap
4. Hva er det viktigste i veilederen, forts? - samarbeidsformer: a) interkommunalt selskap b) samarbeid etter kommunelovens 27 c) samarbeid etter kommunelovens 28 (vertskommune) d) kommunalt aksjeselskap e) samvirkelag og stiftelser - forholdet til arkivloven og offentleglova: a) skal følge offentleglov og arkivlov b) skal følge offentleglov men ikke hele arkivloven c) skal ikke følge offentleglov eller arkivlov
4. Hva er det viktigste i veilederen, forts? - aktivt arkiv (dagligarkiv): a) sakene må avsluttes (periodiseres) samt påføres referanse b) utlånte saker og nye løpende saker skal ikke blandes c) ikke-aktive objektarkiver til depot d) journalføring kan skje i en av eierkommunens IT-systemer e) egen arkivbase, evt. egen arkivdel/journalførende enhet - avsluttet arkiv: a) saksarkiv går til bortsetting eller til depot (fire år) b) objektarkiv går til depot (ti år) c) uttrekk fra sak/arkiv og fagsystemer i hht. arkivforskriften
4. Hva er det viktigste i veilederen, forts? - personalarkiv: a) ikke gitt at ny arbeidsgiver har krav på alle opplysninger b) full overføring av opplysninger krever samtykke c) anbefales å kopiere nødvendig informasjon d) avsluttet personalarkiv går til bortsetting eller depot
5. Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid - er arkivleder er delegert myndighet etter arkivforskriftens 1-1 og 2-1? - hvordan følge med på mulige interkommunale i egen kommune? - har arkivlederne kompetanse på arkivspørsmål i interkommunale? - tør arkivlederne å ta en diskusjon med rådmannen om arkivspørsmål? - er det tid til å jobbe med disse spørsmålene, og blir spørsmålene en del av saksutredningen?
6. Hva gjør vi med eksisterende? - kartlegge omfanget i egen kommune, evt. med hjelp av AiN (mange kommuner har ikke oversikt selv!) - enklest å begynne med vertskommunesamarbeid? - finnes det egne (interkommunale) rettssubjekter som er en del av kommunens egen arkivtjeneste? - ta direkte kontakt med kommunens representant i samarbeidsløsningen - være klar på hvem som skal forestå opplæring, kursing etc i samarbeidsløsningen mht. arkiv (ressurser!)
6. Hva gjør vi med eksisterende? Interkommunale samarbeidsordninger der Drammen har eierposisjon: Buskerud Regionale Incestsenter (BRIS) Buskerud Kommunerevisjon IKS Drammensregionens brannvesen IKS Drammensregionens IKT ( 27) Glitrevannverket IKS Kommunenes Opplæringskontor i Buskerud IKS Legevakta i Drammensregionen IKS Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS Søndre Buskerud 110 sentral IKS Drammensregionens interkommunale havnevesen ( 27) Annet med viktig eierposisjon: Stiftelsen Drammen Teater og Kulturhus, Stiftelsen Drammen Museum, Drammen kommunale pensjonskasse
7. Kommunale aksjeselskaper - forarbeidene til arkivloven definerer disse som private arkivskapere - må følge journalføringsreglene hvis omfattet av offentleglova - selskapet kan selv velge å følge arkivloven - hva slags ansvar har arkivleder og daglig leder? - selskapet bør følge samme regler som for offentlig skapte arkiver - gjelder både arkivdanning og depot - personalarkiv anbefales å kopieres
7. Kommunale aksjeselskaper Hel eller deleide aksjeselskap, Drammen kommune AL Motorvegfinans (40%) Brageteatret AS (50%) Byen Vår Drammen AS (32,9%) DIAS AS (30,8%) Drammen Kino AS (33,3%) Drammensfotballen AS (67,7%) Energiselskapet Buskerud AS (50%) Grønvold Eiendomsselskap AS (100%) Lindum Ressurs og Gjenvinning AS (100%) Papirbredden Eiendom AS (40%) Papirbredden Innovasjon AS (11,9%)
8. Samarbeidsprosjekt Buskerud, Vestfold, Telemark - oppstart høsten 2011 på initativ av IKA Kongsberg - to arkivinstitusjoner, en fylkeskommune og tre kommuner deltar - hensikten å se nærmere på hvordan hjelpe kommunene - fase 1 generell kartlegging av 53 kommuner og 3 fylkeskommuner - fase 2 kartlegging av utvalgte samarbeidsordninger (11) - prosjektet skal resultere i a) en veldig forenklet veileder/folder b) opplæringstilbud (halv dag) i de største byene
8. Samarbeidsprosjekt kartlegging fase 1 Hovedproblemstillinger: - omfanget av interkommunalt samarbeid i regionen - hvordan samarbeidet er organisert og formalisert - hvilke fagområder det samarbeides innenfor - kartlegge kunnskapsnivået - få rede på behov og ønsker Svarene bekrefter inntrykket vi har om at arkiv- og dokumenthåndteringen i de interkommunale selskapene i for liten grad skjer i henhold til lov og forskrift. Svarene bekrefter også i stor grad vår antagelse om at dette i stor grad skyldes manglende kunnskaper om rutiner rundt arkiv i interkommunale samarbeidsordninger. Vi mener dessuten at vi har grunn til å tro at svarene vi har fått inn er representative også for de kommunene/fylkeskommunene som ikke har svart
8. Samarbeidsprosjekt kartlegging fase 2 Nettbasert undersøkelse
9. Eierskapsmeldinger - positiv utvikling mht fremlegging av eierskapsmeldinger - i 2009 hadde over 20 % av en eierskapsmelding - offentlige eiere et særlig samfunnsansvar - kommunalt eierskap = oppgaveløsning av stor samfunnsmessig betydning - kan være et viktig redskap for arkivtjenesten til å få inn krav til arkiv- og dokumenthåndtering i selskap og samarbeidsordninger der kommunen er eier - eksemplet Bergen kommune
Tilslutt: Arkiv og interkommunale Arkivlederne og de kommunale arkivinstitusjonene må spille rådmennene og politikerne gode på dette området, slik at arkivspørsmål i interkommunale kommer på dagsorden. Husk å dokumentere endringene i arkivplanen!