KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/11 Møtedato: 21.11.2011 Tid: kl 10.00 kl 14.10 Møtested: Grupperom 1, Grand hotell, Bellevue, Åndalsnes Sak nr: 35/11 44/11 Møteleder: Møtende medlemmer: Odd Ivar Røhmesmo, leder (Sv) Erling Hagen, nestleder (Sp) Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Forfall: Svanhild K. Dahle (Sp) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Jane M. Edvardsen (Ap) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Mette Rye, plan- og økonomisjef (under sak 37/11 39/11) Lederen ønsket det nye kontrollutvalget velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Møtet startet med at leder og sekretær ga informasjon om kontrollutvalgets rolle og virke innen det kommunale forvaltningssystem og delte ut diverse informasjonsmateriell, samt Kommunal- og regionaldepartementets veileder Kontrollutvalgsboken til det nye kontrollutvalget. Det ble meldt inn en ekstra sak til møtet, sak PS 44/11 Eventuelt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 35/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 29. AUGUST 2011 PS 36/11 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 37/11 RAUMA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 3. KVARTAL 2011 PS 38/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN REFUSJON SYKEPENGER I RAUMA KOMMUNE PS 39/11 SØKNAD OM KJØP AV TILLEGGSAREAL RØNNINGSVEIEN 20 PS 40/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012 2015 - BESTILLING PS 41/11 PS 42/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012 2015 - BESTILLING NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2012 DELTAGELSE Side 1 av 6
PS 43/11 PS 44/11 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 35/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 29. AUGUST 2011 Protokollen fra møte 29. august 2011 godkjennes. PS 36/11 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 08/11 Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden 2007 2011 - saksprotokoll Rauma kommunestyre 20.09.2011, k-sak 050/11 RS 09/11 Reglement for kontrollutvalget i Rauma - saksprotokoll Rauma kommunestyre 20.09.2011, k-sak 051/11 Orienteringssaker: OS 21/11 Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar for forvaltningsrevisjon fastsatt av styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 1. september 2011. OS 22/11 Oppfølging av undersøkelse om beregning av selvkost rapport fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 20.10.2011 Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om revisjonens undersøkelsen om beregning av renovasjonsgebyr etter selvkostprinsippet som var foretatt i 2010 og redegjorde for oppfølging av rapporten. OS 23/11 Protokoll fra styremøter i NIR nr 3/2011 17.06.2011 og 4/2011 30.09.2011 Saker som var u.off. ble delt ut i møtet. OS 24/11 Protokoll fra representantskapsmøte i NIR nr 3/2011, 30.09.2011 Protokollen ble delt ut i møtet grunnet sak u.off. OS 25/11 Kommunevalget høsten 2011 og valg av styremedlemmer til revisjonsstyret kopi av brev til medlemskommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 08.09.2011 Side 2 av 6
Sekretæren orienterte og viste til endringene i forvaltningsloven som trådte i kraft 1. november som vanskeliggjør at medlemmer av kontrollutvalg kan sitte i revisjonsstyret grunnet de nye habilitetsreglene. OS 26/11 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 4/2011 m/vedlegg OS 27/11 Valgbarhet til kontrollutvalg personer pålagt tjenesteplikt i brannvesen einfo 11/8 fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 11.10.2011 PS 37/11 RAUMA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 3. KVARTAL 2011 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 3. kvartal 2011, sammen med rådmannens/ økonomisjefens muntlige redegjørelse til orientering. Leder innledet til saken. Plan- og økonomisjef Mette Rye redegjorde for økonomirapporten og årsak til enkelte enheters regnskapsmessige avvik i forhold til budsjett og prognosene for driftsresultatet for 2011. Kontrollutvalgets leder kommenterte investeringsbudsjettet og -regnskapet og etterlyste merknader til avvik mellom budsjett og regnskap for investeringer i 2011. Plan- og økonomisjefen svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. PS 38/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN REFUSJON SYKEPENGER I RAUMA KOMMUNE Kontrollutvalgets uttalelse 1. Rauma kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Rauma kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 6 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om bakgrunnen for at prosjektet ble valgt og redegjorde for innholdet i rapporten og de anbefalinger som er gitt. Side 3 av 6
Forvaltningsrevisor og plan- og økonomisjef Mette Rye svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens forslag til uttalelse. (5 voterende) PS 39/11 SØKNAD OM KJØP AV TILLEGGSAREAL RØNNINGSVEIEN 20 Kontrollutvalget ser alvorlig på Rauma kommunes brudd på forvaltningsloven om saksbehandlingstid og svarfrist. Kontrollutvalget finner også at kommunens delegasjonsreglement er uklart når det gjelder formannskapets og planutvalgets myndighet i slike saker og ber Rauma kommune om å revidere reglementet for tydeligere å avklare utøvelsen av delegert myndighet. Leder refererte til det som var skjedd i saken fra søknad ble sendt til Rauma kommune om kjøp av tilleggsareal i juni 2009 og frem til henvendelsen fra kjøper ble rettet til kontrollutvalget i oktober 2011. I denne saken er det flere problemstillinger som avdekkes ved at det både mangler konkret svar fra Rauma kommune på søknaden og et uklart delegasjonsreglement. Plan- og økonomisjef Mette Rye beklaget på kommunens vegne at saksbehandlingen har tatt lang tid og at svarfrist ihh. til forvaltningsloven ikke er overholdt. Kontrollutvalget mener at slike saker er å anse som en prinsipiell sak. Det er også viktig å få utredet definisjonen på hvem som er part i saken. Sekretæren ble av utvalget bedt om å sende et brev til klager og redegjøre for kontrollutvalgets behandling av saken. PS 40/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012 2015 - BESTILLING 1. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for arbeidet med planen og de risikoanalyser som legges til grunn. Side 4 av 6
PS 41/11 UTARBEIDELSE AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012 2015 - BESTILLING 1. Kontrollutvalget bestiller utkast til Plan for selskapskontroll 2012 2015. Planen skal basere seg på en overordnet analyse. 2. Plandokumentet bestilles utført av Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R PS 42/11 NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2012 DELTAGELSE Leder Odd Ivar Røhmesmo deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 1. og 2. februar 2012. Leder orienterte om konferansen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 43/11 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Utvalget ønsker oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende Personalpolitikk i Rauma kommune. 21.11.2011: Plan og økonomisjef Mette Rye orienterte. Arbeidet med oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten er ikke ferdig. Leder gikk i gjennom de sakene som står oppført i oppfølgingslisten og ga en kort orientering til det nye utvalget til det enkelte punkt. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Side 5 av 6
PS 44/11 EVENTUELT Brev til administrasjonen i Rauma kommune Kontrollutvalget ber sekretæren om å sende et brev til administrasjonen i Rauma kommune og be om at kontrollutvalget får seg forelagt etterkalkylene for beregning av gebyr for renovasjon og byggesaksbehandling etter selvkostprinsippet. Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget i Rauma Leder ønsker at det på nytt blir fremmet en sak for kontrollutvalget om åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget i Rauma og ber om at den legges fram til behandling i utvalgets første møte i 2012. Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Rigmor Kristoffersen leder nestleder Alf Roger Antonsen Jane M. Edvardsen Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6