LENVIK KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Lenvik, møterom 4 (4. etg.) Møtedato: 11.2.2016 Varighet: 9.00 13.30 Møteleder: Sekretær: Roger Hanssen Inger Johansen Faste medlemmer Roger Hanssen Jarle Andre Normann Hege Bakken Karlsen Katrine Boel Gregussen Sverre Andre Pedersen Varamedlemmer 1. Jasmin Agovic-Nordaas 2. Bergtor Roald Opsett 1. Jan-Inge Bjerke 2. Edgar G. Kristoffersen 3. Janstein Jørgensen 4. Ina Aanesland 5. Britt E. Jakobsen 1. Randi Karlsen 2. Thomas Hansen 3. Anita Henriksen Fra utvalget møtte: Roger Hanssen Jarl Andre Normann Hege Bakken Karlsen Sverre Andre Pedersen Jan-Inge Bjerke Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fast medlem Varamedlem Fast medlem Katrine Boel Gregussen hadde meldt forfall til møtet. Varamedlem Jan-Inge Bjerke var innkalt og møtte. Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Kommunalsjef Bente J. Karlsen (tilstede i sak 02/16) Arkivleder/leder Kundetorget Hennie Eidissen (d.s.) Teknisk sjef Geir Fredriksen (tilstede i sak 03/16)
2 Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Tove Benjaminsen (tilstede t.o.m. sak 5/16) Fra K-Sekretariatet IKS møtte Seniorrådgiver Inger Johansen Merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste godkjent. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel 01/16 Godkjenning av protokollen fra møte 3.12.2015 02/16 Kommunens rutiner for journalføring av post orientering 03/16 Oppfølging kommunestyresak 107/14 angående forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg 04/16 Revisjonsbrev nr. 15 Lenvik kommunes behandling av momskompensasjon i forbindelse med bygging av boliger for vanskeligstilte 05/16 Rapportering fra revisor løpende revisjonsarbeid 2015 Lenvik kommune 06/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 07/16 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 08/16 Kontrollutvalgets årsplan for 2016 09/16 Kontrollutvalgets deltakelse på representantskapsmøter og generalforsamlinger 10/16 Deltakelse på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2016 - oppsummering 11/16 Referatsaker Unntatt off.
3 Sak 01/16 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 3.12.2015 Protokollen fra møte 3.12.2015 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte 3.12.2015 godkjennes. Sak 02/16 KOMMUNENS RUTINER FOR JOURNALFØRING AV POST - ORIENTERING Kommunalsjefen og leder for kundetorget orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering. Sak 03/16 OPPFØLGING KOMMUNESTYRESAK 107/14 ANGÅENDE FORVALTNINGS- REVISJONSRAPPORTEN FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGG Teknisk sjef orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
4 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Utvalget er orientert om prosessen som pågår og at arbeidet antas å være ferdigstilt innen utgangen av 2016. Svarfrist på tilbakemelding settes til 15.11.2016. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Utvalget er orientert om prosessen som pågår og at arbeidet antas å være ferdigstilt innen utgangen av 2016. Svarfrist på tilbakemelding settes til 15.11.2016. Utskrift av saksprotokoll sendt 18.2.2016 til: - Lenvik kommune v/ rådmannen Sak 04/16 REVISJONSBREV NR. 15 LENVIK KOMMUNES BEHANDLING AV MOMSKOMPENSASJON I FORBINDELSE MED BYGGING AV BOLIGER FOR VANSKLIGSTILTE Revisor orienterte om at svar på revisjonsbrevet er gitt av kommunen i brev av 10.2.2016. Kort oppsummert opplyses i svarbrevet at bokføring av momskompensasjon på forholdet tatt opp i brevet korrigeres i samsvar med revisjonens vurderinger. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor har orientert utvalget om at kommunen har rettet opp i forholdet tatt opp i revisjonsbrevet. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor har orientert utvalget om at kommunen har rettet opp i forholdet tatt opp i revisjonsbrevet. Sak 05/16 RAPPORTERING FRA REVISOR STATUS I REVISJONSARBEIDET FOR 2015 LENVIK KOMMUNE
5 Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 06/16 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGS- REVISOR Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Viks vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Viks vurdering av egen uavhengighet til etterretning.
6 Sak 07/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 18.2.2016 til: - Lenvik kommune v/ ordfører Sak 08/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 Kontrollutvalget vedtar årsplan for 2016, med de tilføyelser som framkom i møtet. Kontrollutvalget vedtar årsplan for 2016, med de tilføyelser som framkom i møtet. Sak 09/16 KONROLLUTVALGETS DELTAKELSE PÅ GENERALFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER
7 Sekretariatet orienterte om mottatt informasjon angående ekstraordinær representantskapsmøte i Senja Avfall IKS den 4.3.2016. Når det gjelder tidspunktet for generalforsamlingen i Mitra AS, vises det til referatsak 11/16 pkt. C. Medlem Sverre A. Pedersen deltar på representantskapsmøtet i Senja Avfall IKS den 4.3.2016. Dersom det er noen av medlemmene som har anledning å delta på generalforsamlingen i Mitra AS meldes det til sekretariatet. Kontrollutvalget deltar i 2016 på følgende generalforsamling/representantskapsmøte: Mitra AS Senja Avfall IKS Kontrollutvalget deltar i 2016 på følgende generalforsamling/representantskapsmøte: Mitra AS Senja Avfall IKS Sak 10/16 DELTAKELSE PÅ NKRFS KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2016 - OPPSUMMERING Kontrollutvalgets leder orienterte fra deltakelsen på konferansen og utvalget drøftet de ulike temaer, og oppsummerte dette som nyttige innspill til kontrollutvalgets virksomhet. Saken tas til orientering. Saken tas til orientering.
8 Sak 11/16 REFERATSAKER Referert: A. PROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 26.11.2015 - Sak 151/15 Senja Avfall IKS B. PROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 17.12.2015 - Sak 159/15 Kontrollutvalgssak 47/15 Offentlige anskaffelser - Sak 163/15 Retningslinjer for salg av fast eiendom i Lenvik kommune C. MITRA AS GENERALFORSAMLING 22.4.2016 - Informasjon mottatt i e-post av 4.1.2016 D. KONTROLLUTVALGSSEMINAR - INVITASJON - Brev av 21.1.2016 fra K-Sekretariatet Tillegg drøftet i møtet: E. ENDRING DATO KONTROLLUTVALGETS MØTE I MAI 1. Referatsak D: Kontrollutvalgsseminar: Følgende påmeldes for deltakelse 14. april i Harstad: Hege Bakken Karlsen, Sverre A. Pedersen, Jarl Andre Normann og Jan-Inge Bjerke. 2. Referatsak E: kontrollutvalgets møte 26. mai flyttes til 25. mai. 3. Øvrige referatsaker tas til orientering. 1. Referatsak D: Kontrollutvalgsseminar: Følgende påmeldes for deltakelse 14. april i Harstad: Hege Bakken Karlsen, Sverre A. Pedersen, Jarl Andre Normann og Jan-Inge Bjerke. 2. Referatsak E: kontrollutvalgets møte 26. mai flyttes til 25. mai. 3. Øvrige referatsaker tas til orientering.