Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Loftet, kommunehuset i Fusa, Dato: 04.12.2014 Tidspunkt: 11:00 13:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Arild Legland Leiar FRP Øyvind Nordbø Nestleiar SP Turid Glesnes Medlem AP Arne Holmefjord Medlem FRP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ranveig Næss Medlem H Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ola Dale Ranveig Næss H Merknader Andre som møtte: Navn Ruth Rørvik Stine Mari Hilmarsen Elin Molven Wilhelmsen Stilling Forvaltningsrevisjonsrevisor i Deloitte AS Rekneskapsrevisor i Deloitte AS Spesialrådgjevar i Hordaland Fylkeskommune Arild Legland utvalsleiar Elin Molven Wilhelmsen utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 41/14 PS 42/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 43/14 PS 44/14 Rapport etter forvaltningsrevisjon innan tilpassa opplæring og spesialundervisning i Fusa kommune Rekneskap 2014 for kontroll og tilsynsarbeidet i Fusa kommune - Status 2014/327 2014/159 PS 45/14 Revisjonsplan 2014 for Fusa kommune 2014/160 PS 46/14 Interimrevisjonsrapport 2014 for Fusa kommune 2014/160 PS 47/14 Kurs for kontrollutvalet i regi av Deloitte - For politikararar og administrasjon i Fusa kommune 2014/361 PS 48/14 Første møte 2015 for kontrollutvalet i Fusa kommune 2014/162 PS 49/14 Meldingar RS 14/14 Fylkesmannen si kartlegging av sjukeheimsplassar 2014 2014/196 RS 15/14 Vedtak KST PS 26/14 2. Tertialrapport 2014 2014/160 RS 16/14 Invitasjon til NKRF-konferanse 2015 2014/343 PS 50/14 Gjennomgang av møteprotokollar for Fusa kommune 2014/161 PS 51/14 Eventuelt 2
PS 41/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje fram merknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste vart godkjent. PS 42/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram merknader til møteprotokollen. Møteprotokoll frå møtet 2.10.2014 vart godkjent. PS 43/14 Rapport etter forvaltningsrevisjon innan tilpassa opplæring og spesialundervisning i Fusa kommune Forslag til innstilling 1. Forslag til tiltak i dei 12 punkta i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld Barne og familietenesta i Fusa kommune vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan...2015 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Forvaltningsrevisjonsrevisor Ruth Rørvik i Deloitte AS presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Sekretariatet informerte om at dei allereie har snakka med ordføraren (3.12.2014) i høve presentasjon av rapporten for kommunestyret. Ordførar ynskjer at Deloitte AS skal presentera rapporten og svara på spørsmål frå kommunestyret i møtet 18.12.2014, om kontrollutvalet også er samd i dette. Kommunestyre skal ha møte 18.12.2014 (dagtid) i ungdomshuset på Sævereid. Kontrollutvalet ber om at Deloitte AS presenterer rapporten og svarer på spørsmål frå kommunestyret i møtet den 18.12.2014. Etter kontrollutvalsmøte tar revisjonen direkte kontakt med ordførar for nærare avtale i høve tidspunkt for presentasjonen. Innstilling i saka var samrøystes. 3
Innstilling: 1. Forslag til tiltak i dei 12 punkta i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld Barne og familietenesta i Fusa kommune vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 20. februar 2015 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. Handlingsplanen skal presenterast for kommunestyret i mars møtet 2015. PS 44/14 Rekneskap 2014 for kontroll og tilsynsarbeidet i Fusa kommune - Status Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Kontrollutvalet diskuterte saka og fatta samrøystes vedtak. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. PS 45/14 Revisjonsplan 2014 for Fusa kommune Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Rekneskapsrevisor Stine Mari Hillmarsen presenterte revisjonsplanen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. PS 46/14 Interimrevisjonsrapport 2014 for Fusa kommune a) Kontrollutvalet tar informasjon om gjennomført interimsrevisjon 2014 frå Deloitte til orientering. b) Revisor legg fram skriftleg kva område dei har undersøkt og kva som vart resultatet av det. Kontollutvalet hadde fått tilsendt ein oppsummering for interimsrevisjonen 2014 med e-post den 4.12.2014. Denne oppsummeringa vart også delt ut på papir i møtet, samt vist på veggen. Rekneskapsrevisor Stine Mari Hillmarsen presenterte interimsrevisjonen 2014 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 4
Revisor har hatt problem med å få inn ein del av opplysningane dei har hatt behov for, til rett tid, i Fusa kommune. Kontrollutvalet ber revisor om å leggja dette fram skriftleg for politisk nivå i kommunen. Målet vert å få ein best mogleg dialog og rutine på plass, som fungerer for både revisjonen og kommunen. Revisor kjem til å ha fokus på lønn- og fleksitid registreringa i årsoppgjeret for 2014, då det er registrert ein del mangel innan kompetanse og rutinar på lønnsområdet i kommunen. Pr i dag finst det ingen fullstendig oversikt over kven som skal betala eigedomsskatt i kommunen. Kommunen er no i ferd med å oppretta ein slik oversikt. Kontrollutvalet er uroa over dei manglane som revisor la fram i møtet. Kontrollutvalet tar informasjon om gjennomført interimsrevisjon 2014 frå Deloitte til orientering. PS 47/14 Kurs for kontrollutvalet i regi av Deloitte - For politikarara og administrasjon i Fusa kommune 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å halda eit... timars kurs innan... den...2015. 2. Sekretariatet avklarar med Deloitte AS når dei kan halda kurset i 2015. 3. Administrativ og politisk leiing, økonomi, innkjøp, juridisk etc. i kommunen vert også invitert til å delta på kurset. Kontrollutvalet ønskte at: Rådmannen drøftar med ordføraren kva som kan vera aktuelle tema for opplæring frå Deloitte. Opplæringa kan vera både for folkevalde og tilsette. Forslag frå Deloitte er aktuelle men det kan og drøftast andre tema. Rådmannen melder attende til sekretariatet om kva tema som bør prioriterast. Kontrollutvalet avgjer endeleg kva tema som skal haldast kurs i på det første kontrollutvalsmøte i 2015. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å halda eit to timars kurs for kontrollutvalet, politikarane og administrasjonen i Fusa kommune. 2. Rådmannen, i samråd med ordførar, har fått i oppgåve å føreslå kva temaet som er mest aktuelt for Fusa kommune og å melda dette attende til sekretariatet. 3. Det er ei målsetjing å avvikla kurset i kommunehuset i Fusa kommune, i forkant av eit av kontrollutvalsmøta før sumarferien 2015. 4. Sekretariatet avklarar med Deloitte AS når dei kan halda kurs i 2015, etter at: a) møtedatoane for kontrollutvalet 2015 er vedteke og b) kurstema er bestemt 5. Ordførar og rådmann skal sjølve invitera aktuelle deltakarar til kurset. 5
PS 48/14 Første møte 2015 for kontrollutvalet i Fusa kommune Første kontrollutvalsmøte i nytt år vert sett til den 19.2.2015. Kontrollutvalet diskuterte saka og fatta samrøystes vedtak. Første kontrollutvalsmøte i nytt år vert sett til den 19.2.2015. PS 49/14 Meldingar Kontrollutvalet gjekk gjennom meldingane og fatta samrøystes vedtak. Meldingane vart tekne til orientering. PS 50/14 Gjennomgang av møteprotokollar for Fusa kommune Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom møteprotokollane og fatta samrøystes vedtak. Kontrollutvalet tok møteprotokollane til orientering. PS 51/14 Eventuelt Kontrollutvalet diskuterte tre saker under eventuelt: 1. Presisering i høve kommunestyret sitt vedtak i PS 059/13 Revisjonsavtale og vurdering av opsjon: Sekretariatet opplyste at i e-post frå ordførar den 20.11.2014 så skal ein tolka vedtaket til kommunestyret såleis; 6
«Vedtaket i kommunestyret skal tolkast som kommunestyret vedtok heile kontrollutvalet si innstilling i saka». I kontrollutvalet sitt møte 3.10.2013 PS 35/13 Revisjonsavtale og vurdering av opsjon fatta utvalet såleis innstilling i saka: 1. «Fusa kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for 2014 og 2015 inkludert reviderer rekneskapen for 2015. Det vert her lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom. 30.6.2016. 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 1.7.2016. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor» Kløvertunet: Det vart stilt spørsmål ved om det no er endringar i bruk av Kløvertunet. Det er grunn for å tru at det no vert brukt til flyktningar og at det tidlegare var nytta til rørslehemma i kommunen. Kontrollutvalet sine medlemmer var usikre på dette, men skal sjølve undersøkja i høve saka. Tilsetjingssak i kommunen: Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak om å lukka møtet med heimel i kommuneloven 31.3. Forvaltningsrevisjonsrevisor Ruth Rørvik orienterte i høve saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet diskuterte saka. På bakgrunn av dette bestemte kontrollutvalet å ikkje gå vidare med saka slik den stiller seg no. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 7