Notat Til : Bystyrekomite for byutvikling og kultur, Bystyrekomite for helse, sosial og omsorg, Bystyrekomite for oppvekst og utdanning Fra : Rådmannen Kopi : Virksomhetsledere Vår referanse Arkivkode Sted Dato 11/81-1 DRAMMEN 03.01.2011 DIALOGMØTER 2011 Bakgrunn Dialogmøter mellom bystyrekomitéenes medlemmer og brukere av kommunens tjenester har vært gjennomført siden våren 2002. I 2011 er det niende gang at slike møter blir avholdt. Hensikten er å sikre politisk bredde i kontakten med kommunens tjenesteappart. Innspill og synspunkter som bystyrets representanter får gjennom dialog med ulike brukergrupper gir kunnskap om kommunens tjenester og brukernes forventninger. Dette er med på å gi bakgrunnsinformasjon for planlegging og budsjettering av tjenestetilbudet i økonomiplanprosessen for 2012-2015. Rådmannen vil etter at årets dialogmøter er gjennomført, komme tilbake med et evalueringsopplegg for dialogmøtene. Rådmannen ønsker å tilrettelegge for eventuelle endringer som folkevalgte og brukere har, i forbindelse med ny valgperiode og bystyrekomiteenes arbeid i 2012. Det skrives referat fra alle dialogmøtene. Disse legges ut på politikkportalen. Bystyrekomitemøtene 1. februar tilrettelegging for dialogmøtene 2011: 1. Utpeke politikere som skal ha ansvar for avvikling av dialogmøtene 2. Fordele de ulike dialogmøtene blant politikerne lage møteplan for dialogmøtene Jfr møteplan for politiske møter 2011 skal alle dialogmøter gjennomføres onsdager og torsdager i februar og mars måned. Prosess i 2011 Pr 01.01.11 er det 42 virksomheter i Drammen kommune. Tabellen nedenfor viser fordelingen av dialogmøter på de ulike komiteene:
Bystyrekomité: Antall virksomheter: Antall dialogmøter Byutvikling og kultur 5 8 Helse,sosial og omsorg 12 12 Oppvekst og utdanning 23 12 I bystyrekomite for oppvekst og utdanning har det kommet til tre nye virksomheter da barnehagene ble tilbakeført til basis høsten 2010. Rådmannen anbefaler at barnehageområdene gjennomfører dialogmøter etter mønster av skolene. Ett dialogmøte for hvert av barnehageområdene Bragernes (ni barnehager), Fjell og Konnerud (seks barnehager) og Strømsø (åtte barnehager). Skolene arrangerer nettverksvise dialogmøter i seks nettverksområder. Det er seks møter i stedet for 19 innen skole. Tidsrammen for disse møtene tre timer. Frydenhaug skole gjennomfører eget dialogmøte der alle eierkommunene inviteres til å delta. I bystyrekomité for helse, sosial og omsorg er det satt opp 12 møter. I tillegg til dialogmøtene i hver enkelt virksomhet er det anledning for bystyrekomitéene å invitere ulike rådsorganer og paraplyorganisasjoner til bystyrekomiteenes møter. Det er aktuelt at bystyrekomiteene også i 2011 inviterer relevante interesseorganisasjoner til temamøter i forbindelse med konkret saksforberedelse. Virksomhetsleder er sekretær for dialogmøtet og har ansvaret for innkalling og referat fra møtet. Rektor på ungdomstrinnet har oppgaven i de seks skoleområdene. Virksomhetslederne for barnehageområdene gjør det samme for sine barnehageområder. Virksomhetsleder har hovedansvaret for å definere brukergrupper og -organisasjoner som inviteres til møtet. Det forutsettes at virksomhetsleder tar kontakt med bystyrepolitikeren som har møtelederansvar for dialogmøtet for å planlegge gjennomføring av selve møtet. Dialogmøtene skal ta utgangspunkt i virksomhetenes styringsdokumenter og serviceerklæringer, og resultater fra bruker- og medarbeiderundersøkelser for 2010. Tilbakemelding på status på ønskede tiltak og endringer etter forrige års møte (2010) skal være en del av virksomhetsleders innledning til årets møte. Framdriftsplan prosess: Aktivitet Tid Ansvar 1 Uaktuelle tidspunkter for dialogmøter identifiseres i virksomhetene. 2 Notat om dialogmøter våren 2010 settes på dagsorden til bystyrekomiteene. Møteplan og representasjon avklares i møtet. Før bystyrekomitemøtene 1. februar Bystyrekomiteene 1. februar Virksomhetsleder tilbakemelder innen 26.januar / mailadresse: $DK politisk sekretariat Komiteleder
3 Praktiske opplegg informasjon og innkalling til dialogmøter. 4 Informasjon: Bystyret Onsdager og torsdager i februar (16,17,23,24) og mars (9,10,16,17,23,24, 29,30) Politikk-portalen. Politiker med ansvar for dialogmøtet. Forfall til møtet meldes partiet som sikrer varamann til møtet. Formannskapets medlemmer inngår i varamannlista. Virksomhetsleder/e Poltitisk sekretariat Virksomhetsledere Notatet til bystyrekomiteene legges i informasjonsbasen/ informasjon på mail. Rådmannen Hovedtillitsvalgte 5 Referat fra dialogmøtet arkiveres i ESA Saksnr: 11/81 Samarbeidsmøte med rådmannen 19. januar kl.14.00 Innen to dager etter avholdt møte Virksomhetsleder (sekretær i dialogmøtet) 6 Gjøres tilgjengelig i politikkportalen Når alle møter er avholdt Politisk sekretariat /rådmannen Oversikt over bystyrekomiteene tilhørende virksomheter. I møtene 1. februar bestemmer bystyrekomiteen hvilken politiker som skal ha ansvar for møteledelse ved dialogmøtet i den enkelte virksomhet. Som tidligere er det naturlig å ha en målsetting om at minst tre politikere møter i hvert dialogmøte. På de store nettverksmøtene innenfor skole og omsorg er det naturlig at det møter flere politikere (f. eks to i tillegg). Forfall til dialogmøtet meldes virksomhetsleder og politiker med ansvar for møteledelse. Ansvar for innkalling av vararepresentanter har politikerne selv slik som for andre politiske møter. Bystyrekomitéene bestemmer selv om de vil sette opp "reserver" for ev. forfall til de enkelte dialogmøtene.
Virksomheter fordelt på bystyrekomiteer Bystyrekomité for byutvikling og kultur Virksomhet Viksomhets- leder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Programområde 04 Byutvikling Byplan Jomar Lygre Langeland 11 Samferdsel og Fellesarealer Byprosjekter Vei,natur, idrett (to møter)* Bertil Horvli Live Johannesen P07 Kart og geodata Erik Brun- Pedersen (Harald Renolen) 14 Vann og avløp Vann og avløp Live Johannessen
06 Kultur Kultur Tone Ulltveit- Moe Vei,natur, idrett* Live Johannesen *De tre dialogmøtene på Vei, natur, idrett fordeler seg på følgende områder: o Vei/samferdsel o Natur o Idrett
Bystyrekomité for helse, sosial og omsorg Virksomhet Viksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Programområde
Helse Helsetjenesten Anniken Blichfeldt Muren 09 Pleie og omsorg Helsestasjonene Tjenestetildeling, samordning og saksbehandling Sølvi Røed Sven Pedersen Institusjonstjenester Bragernes Cecilie Tjersland Hjemmetjenester Bragernes Hege Rokke Institusjonstjenester Strømsø Hanne Berg Stubberud Hjemmetjenester Strømsø Anne Cathrine Garder Omsorgstiltakene Geriatrisk kompetansesenter Inger J. Eide Tone Svenkerud
13 Sosiale tjenester Introduksjonssenteret Elisabeth Solberg Senter for rusforebygging John Dutton NAV Drammen Bente Jansen
Bystyrekomité for Oppvekst og utdanning Virksomhet Viksomhets- leder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Programområde 01 Barnehage Bragernes barnehageområde Fjell og Konnerud barnehageområde Strømsø barnehageområde Anne Gjemmestad Nilsen Britt Halden Kvernberg Anne Hofstad Dahl 02 Oppvekst Senter for oppvekst Liv Gjønnes
Bragernes nettverk 12 Skole 12 Skole Børresen skole Bragernes skole Øren skole Fjell nettverk Galterud skole Fjell skole John- Inge Strømsnes Odd Sveen Tove Fredriksen Lillian Eilertsen Jan Moen Skoger skole Marianne Norman- Johansen
12 Skole Gulskogen nettverk Gulskogen og Rødskog skoler Thomas Larsen Sola 12 Skole Konnerud nettverk Svensedammen skole Marianne Haagensen Hallermoen skole Hanne Aarthun Konnerud skole Grethe Kolle Vestbygda skole Torunn Wister
12 Skole Åskollen / Strømsø nettverk Marienlyst skole Åskollen skole Åse Kalfoss Merete Aronsen 12 Skole Brandengen skole Danvik skole Åssiden nettverk Kjøsterud skole Aronsløkka skole Åssiden skole Gro Tveten Cathrine Wessmann Monica Søhus Hildegunn Lie Lillann Fanuelsen 12 Skole Frydenhaug skole Else Kristin Tobiassen
Vedlegg: 1. Infoskriv om dialogmøter våren 2011 til deltakerne 2. Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal
Vedlegg 1 TIL DEG SOM SKAL DELTA PÅ DIALOGMØTE VÅREN 2011 De folkevalgte i Drammen ønsker å ha god kontakt med innbyggerne og brukerne av kommunens tjenester. Derfor gjennomfører bystyret dialogmøter i virksomhetene. Dette er en arena der bystyrepolitikere har anledning til å føre en samtale med virksomhetens brukere. Er du fornøyd med kommunens tjenester i dag? På dialogmøtet kan du både legge fram dine synspunkter og stille spørsmål. Dette skal være en felles møteplass for brukere, virksomhetens ledelse, politikere og ansatte. Det vil bli lagt til rette for en uformell samtale der alle er likeverdige samtalepartnere. Virksomhetsleder vil gi en kort orientering om virksomheten og tjenestene. På bakgrunn av referat fra dialogmøtet i 2010 vil virksomhetsleder også gjøre rede for hvordan innspill og synspunkter fra forrige dialogmøte er fulgt opp det siste året. I løpet av 2010 er det gjennomført både medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser. Resultatene av disse vil være gjenstand for drøfting på dialogmøtet. Hjelp oss å bli bedre! Selv om mange brukere er godt fornøyd med de kommunale tjenestene, er det kommunens utgangspunkt at vi hele tiden kan bli bedre. Det er også viktig å avklare hvilke forventninger kommune og brukere har til hverandre. Dialogmøtet gir viktige innspill til utvikling av kommunens tjenester. Dialogmøtene foregår onsdager og torsdager i februar og mars måned i 2011. Velkommen til dialogmøte våren 2011! Har du spørsmål vennligst ta kontakt med virksomhetsleder. Drammen kommune / 2011 Virksomhetsleder
Vedlegg 2 Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal To timer 1. 5 min 2. 5 min Aktivitet Innhold/hensikt Ansvar Velkommen Hensikten med møtet Presentasjon av virksomheten/e 3. Fortid nåtid framtid (perspektiv) Skape klima for åpen dialog Etablere felles eierskap om å skape en god tjeneste for brukerne Kort tilbakemelding fra dialogmøtet 2010 oppfølgingstiltak gjennomført? Virksomhetsplan 2011 og årsmelding 2010 Serviceerklæringer Brukerundersøkelser Medarbeiderundersøkelser Aktuelle tema hovedmål og delmål jfr programområdet / virksomhetsplan 4. Veien videre Handlingsrommet prioriteringer og ønsker satsingsområder 5. Evaluering Evaluering av forberedelser Møteform Møtemal Avviklingen av møtet Innspil til prosess med dialogmøter i 2012 6 Skriv et kort og konsist referat maks 2. sider Legges i ESA på sak 11/81 Møteleder Virksomhetsleder/e Alle Alle Alle Virksomhetsleder 7 Referatet legges ut i politikkportalen Politisk sekretariat