PROTOKOLL FRA STYREMØTE STED: Dombås hotell DATO: 07.04.15 KL.: 0930-1100 Til stede: Tove Rønning, Jan-Erik Brenden, Terje Hoffstad, Heidi Pawlik Carlson, Inger-Lise Vorkinn og Henning Øverås (første vara). Forfall: Ståle Refstie, Andre møtende: Tommy Kristoffersen (sentrene) og Morten S. Liebe. SAKSLISTE: SAK 2015/05 REFERATSAKER SAK 2015/06 REGNSKAPET 2014 SAK 2015/07 STYRETS ÅRSBERETNING 2014 SAK 2015/08 DRIFT AV DOMBÅS NASJONALPARKSENTER 2015 SAK 2015/05 REFERATSAKER 1. Undertegning av protokoll fra 12.02.15. 2. Hva skjer runde rundt bordet. 3. Miljødirketoratets befaring 17.03 4. Endring av utstillinger ved Dombås nasjonalparksenter og Otta nasjonalparksenter. 5. Hjerkinn utvikling av informasjonsopplegg. 6. Status mammutprosjektet. 7. Framdrift fiskeprosjektet for 2015. 8. Daglig leder deltar på konferanse i Portugal. 9. Villreinfilmen ferdigstilt. 10. Tilskudd til prosjekt Fossenes rike i Sunndal, totalt kr. 50000,-.
FORSLAG TIL Referatsakene tas til etterretning. MØTEBEHANDLING 1. Protokoll fra 12.02.15 undertegnet. 2. Hva skjer runde rundt bordet ikke noe spesielt. 3. Miljødirketoratets befaring 17.03 referert, møte med dem i Folldal først på dagen. 4. Endring av utstillinger ved Dombås nasjonalparksenter og Otta nasjonalparksenter gjennomført i februar og først halvdel av mars. 5. Hjerkinn utvikling av informasjonsopplegg status gjennomgått. 6. Status mammutprosjektet referert møter med Oppland fylkeskommune vedr. kunst og Regionrådet for Midt-Gudbrandsdal. Skisse overbygg vist. 7. Framdrift fiskeprosjektet for 2015 informasjons- og markedsføringstiltak gjennomføres. 8. Daglig leder deltar på konferanse i Portugal, siste uka i april. 9. Villreinfilmen ferdigstilt. Det produseres 170 minnebrikker som sendes ut til reiselivsbedrifter og skoler. 10. Tilskudd til prosjekt Fossenes rike i Sunndal, totalt kr. 50000,-. Arbeidet startes opp i april. 11. Styrets årsberetning for 2014 undertegnet. 12. Balansen for 2014 undertegnet. Referatsakene tas til etterretning. SAK 2015/06 REGNSKAPET OG REVISJONSBERETNING 2014 Vedlegg: Regnskap 2014-utsendt tidligere (2 dok.) Revisjonsberetning 2014 BAKGRUNN Snøhetta regnskap as har avsluttet regnskapet. Styret bør gå gjennom regnskapet og revisjonsberetningen. Regnskapet viser et overskudd på 100177,-. DAGLIG LEDERES MERKNADER I styremøtet vil jeg gå gjennom hovedtekkene i regnskapet. Jeg har for øvrig ingen spesielle merknader til regnskapet ut over det som er framkommet der. FORSLAG Regnskapet tas til etterretning og legges fram for årsmøtet. Regnskapet tas til etterretning og legges fram for årsmøtet.
SAK 2015/07 STYRETS ÅRSBERETNING 2014 Vedlegg: Årsberetning 2014 BAKGRUNN Styret skal årlig lage sin årsmelding. Et utkast ble gjennomgått i møtet 12.02.då. Meldingen skal følge regnskapet, legges fram for årsmøtet og følge annen rapportering. Styret skal avslutte saken nå. DAGLIG LEDERS MERKNADER I årsberetningen er det innarbeidet regnskapsmessige siden og forbehold i forhold til usikkerhet om autorisasjonen og tilskudd, og dermed framtidig drift. FORSLAG TIL Styret legger fram årsberetning for 2014 som i forslaget i denne saken. Styret legger fram årsberetning for 2014 som i forslaget i denne saken. SAK 2015/08 DRIFT AV DOMBÅS NASJONALPARKSENTER 2015 Vedlegg: Ingen BAKGRUNN Det har i mange måneder vært usikkerhet knyttet til om det blir turistkontor på Dombås til sommeren og hvem som evt. skal drive dette. Det har betydning for de mulighetene vi har for å yte tjenester og hvem vi skal samarbeide og samlokalisere oss med. I den seinere tid er følgende konstellasjoner kommet opp: 1. Næringsdrivende i Amfi-bygget og andre bedrifter utenom bygget som ønsker å drive turistkontor samlokalisert med bibliotek og oss. 2. Nasjonalparkriket som ønsker å drive turistkontor i butikk i samarbeid med biblioteket og oss forutsatt ekstern finansiering. Styreleder og undertegnede har brukt mye tid på kommunikasjon med begge aktører. En leiekontrakt er etterlyst gjentatte ganger uten handling fra gårdeier. Vi har hele tiden vært klare på at vi kan samarbeide med den som skal drive turistkontor. Dovre kommune som er en av deltagerne i stiftelsen, har i den siste tiden gitt signaler om at de støtter pkt.2. Det gis så langt ikke økonomiske ressurser derfra til dette alternativet grunnet en uenighet om bruken av deres generelle tilskudd til Nasjonalparkriket.
Alternativ 1 er i de siste dagene lagt dødt. Alternativ 2 omfatter Nasjonalparkriket reiseliv as skriver i et forslag og supplerende mail: Behovet for en fysisk turistinformasjon har over lengre tid vært i endring. I dag benytter de aller fleste turister seg av digitale hjelpemidler i forkant av sitt besøk og mens de er på ferie. Det finnes fortsatt turister som benytter seg av fysiske turistkontorer, men denne andelen reduseres stadig, og erfaringene tilsier at av de turistene som oppsøker turistkontor i Norge i dag, er majoriteten ute etter en endelig bekreftelse på at overnattingsstedet de allerede har booket hos, ligger der de mener det ligger, og at aktiviteten de skal delta på, virkelig går til det klokkeslettet de har fått opplyst. Det er derfor viktig at destinasjonsselskapet og reiselivsnæringen i hele Nasjonalparkriket er i forkant og tilpasser seg endringene i reisevaner for fortsatt å fremstå som attraktive og fremtidsrettede. Nasjonalparkriket Reiseliv har jobbet aktivt med dette siden oppstarten i 2009, og i 2014 merket reiselivsnæringen i Nord-Gudbrandsdalen effekten av det, med en total økning i antall gjestedøgn på 7,9 %. Forslag til åpningstider og budsjett for turistkontor i butikk : Oversikt behov bemanning turistinformasjon Dombås sommer 2015: Sommer 2015 Bemannet bibliotek Behov bemanning Åpningstider totalt Timer ekstra behov Mandag 14.00-19.00 10.00-16.00 10.00-19.00 4 Tirsdag 11.00-14.00 10.00-16.00 10.00-16.00 3 Onsdag - 10.00-16.00 10.00-16.00 6 Torsdag - 10.00-16.00 10.00-16.00 6 Fredag 11.00-14.00 10.00-16.00 10.00-16.00 3 Lørdag 11.00-14.00 11.00-14.00 11.00-14.00 0 Totalt 14t 35t 36t 22t pr. uke Ressurstilførsel 22 timer pr. uke x (fom fredag 22. mai- 19. sept.) 17 uker= 374 timer. 374t x 145,- pr time= 54 230,- (ca. 70 000,- inkl. sos. kost.). Kostnader Bemanning kr. 70 000 Uforutsette kostnader kr. 5 000 Totale kostnader kr. 75 000 Finansiering inasjonalparker kr. 40 000 Nasjonalparkriket Reiseliv kr. 20 000 Regionrådet for NG kr. 15 000 Total finansiering kr. 75 000
I tillegg bidrar samarbeidspartene med midler i form av etablert åpningstid på Biblioteket for sommer 2015, samt egeninnsats fra alle aktørene. Løsning for turistinformasjon er planlagt i Biblioteket, som stiller sine lokaler til disp. og ønsker en samlokalisering av formidling/informasjonstjeneste, samt utvidede åpningstider for sommer 2015. Dovre kommune og Regionkontoret støtter opp om denne turistkontor-løsningen for 2015. Næringsdrivende i bygget vil drive et suvenirsalg i steinhytta. Gjennomgangen fra denne til nasjonalparksenteret vil bli åpen som tidligere. Det betyr at senteret kan nås både fra biblioteket og fra steinhytta som i 2014. DAGLIG LEDERS MERKNADER Jeg mener at styret må ta stilling til ett av følgende alternativer: 1. Et samarbeid med Nasjonalparkriket som ønsker å drive turistkontor i butikk, og biblioteket. 2. Avslutning av Dombås nasjonalparksenter. Vi har i ¾ år jobbet med løsning uten at partene har vært tydelige på hva de vil. I mellomtiden har autorisasjonsprosessen gått sakte framover også, og vi har fått en forlengelse ut 2015. En nedleggelse nå synes lite hensiktsmessig før forutsetningene for framtida er klare. Totalt synes det derfor riktig å videreføre senteret ut året og så ta en stilling til videre drift når svar på autorisasjonen foreligger. En viktig faktor i dette er imidlertid våre tilgjengelige ressurser for 2015. Vi har mottatt grunntilskudd på kr. 850000,-, men ennå ikke fått svar på søknader om publikumstilskudd (søkt. 870000,- ) og prosjektsøknader i Miljødirektoratet. Rett før styremøtet vil jeg sjekke om det har kommet inn svar på dette også. Vi har et totalt overskudd fra 2014 og 2015 på til sammen ca. 270000,-. Det betyr akkurat nå friske midler på til sammen 1,12 mill. I tillegg kommer lønnsmidler fra Villreinnemnda og i eksisterende prosjekter på til sammen ca. 280000,-. Driftsbudsjettet behandlet av styret har en utgiftsside på kr. 1,94 mill, altså en manko pr. dato når alt er tatt med på kr. 540000,-. I budsjettet er det satt opp et tjenestekjøp på Dombås på kr. 150000,-. Leiekostnaden for lokalene er antydet til kr. 0, men det er ikke kontraktfestet ennå. Dersom det blir en realitet kan budsjettet reduseres med ca. kr. 100000,-. Det er likevel en manko pr. dato på ca. 440000,-. Det som da kan bli lidende ved et slikt resultat er fellesprosjekter og andre prosjekter. Utvidet åpningstid for biblioteket som følge av veiledningstjenesten vil koste ca. kr. 75000,-. Nasjonalparkinformasjonen er ikke den dominerende aktiviteten. Jeg er derfor av den oppfatningen at vi ikke bør bidra med mer enn 50 % av kostnadene for en utvidet åpningstid. Forslagvis kan vi bidra med kr. 30000,-. I kontakt med Nasjonalparkriket 01.04 har vi i tillegg drøftet og planlegger å legge inn i en avtale: - Informasjonstilbudet skal ytes på en måte slik alle virksomheter og tilbud markedsføres
- Det legges vekt på at personell har god kompetanse. - Alt materiell skal være dekkende og oppdatert - Åpningstidene vurderes på nytt med tanke på noe lengre åpent om kvelden Ut fra dette kan det konkluderes med følgende: - inasjonalparker går inn i et samarbeid med Nasjonalparkriket og biblioteket for 2015 om en informasjons- og veiledningstjeneste. - Det ytes kr. 30000,- til tiltaket. - Ovennevnte punkter legges inn i en avtale Dersom det viser seg at vi ikke får mer ressurser fra direktoratet, må vi gjennomføre et snarlig styremøte vedr. budsjettet. FORSLAG TIL inasjonalparker går inn i et samarbeid med Nasjonalparkriket og biblioteket om en informasjonsog veiledningstjeneste for 2015. Følgende legges inn i en avtale: - Det ytes kr. 30000,- til tiltaket. - Informasjonstilbudet skal ytes på en måte slik alle virksomheter og tilbud markedsføres. - Det legges vekt på at personell har god kompetanse om vårt ansvarsområde. - Alt materiell skal være oppdatert og dekkende. - Åpningstidene forlenges noe om kvelden og innkortes om formiddagen. inasjonalparker går inn i et samarbeid med Nasjonalparkriket og biblioteket om en informasjonsog veiledningstjeneste for 2015 på Dombås. Følgende legges inn i en avtale: - Det ytes kr. 30000,- til tiltaket. - Informasjonstilbudet skal ytes på en måte slik alle virksomheter og tilbud markedsføres. - Det legges vekt på at personell har god kompetanse om vårt ansvarsområde. - Alt materiell skal være oppdatert og dekkende. - Det forhandles om åpningstider fortrinnsvis ut fra et behov om noe mer åpent om kvelden og i forhold til sesongens lengde. Morten Liebe, Daglig leder Hjerkinn 29.04.15. ---------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ---------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ----------------------------------------------