Status Handlingsplan for virksomhetsstyring 2015 Nr Handling Styringsmål/Tiltak Ansvar Frist Status 1.0 Intern styrings og kontrollmiljø: 1.1 Følge opp anbefalinger i rapport 6/2014 av 3.11.14 fra Konsernrevisjonen HSØ. Utarbeide styresak og handlingsplan og følge opp tiltak som del av tertialrapporteringen i 2015 Styresak ferdigstilles til møte i styret i SI 22. januar 2015 - Oppdatere handlingsplan for virksomhetsstyring som vedlegg til styresaken 22. januar - Oppdatere handlingsplan for kvalitet og pasientsikkerhet i forbindelse med tiltak nevnt i styresaken etter revisjon av utskriving av pasienter. - Oppdatere handlingsplan for HR strategi i forbindelse med tiltak nevnt i styresaken etter revisjon av ressursstyring Fagdirektør 22.01 30.06 22.01 Styresak 27.2.2015, SAK 12 STYRESAK 28.5 SAK 045 STYRESAK 18.12.2014 SAK 11 1.2 Instrukser og vedtekter er oppdaterte og ligger i EK. 1.3 Organisasjonskart, og funksjonsbeskrivelser er oppdatert. Instruks for adm. direktør, instruks for styret og vedtektene for SI er oppdaterte og ligger i kvalitetssystemet. Organisasjonskart og funksjonsbeskrivelser nivå 2, 3 og 4 skal være oppdaterte og ligge i kvalitetssystemet Fagdirektør 01.03 Fagdirektør 01.01 1
1.4 Oppdatere årshjul for virksomhetsstyring på foretaksnivå og mal for årshjul for divisjonene. Oppdatere møteplan på foretaksnivå for SI, og mal for møteplan for divisjonene. Oppdatere årsplan for styremøter 1.5 Implementere føringene i Oppdrags- og bestillerdokumentet (OBD) i helseforetaket. 1.6 Inngåelse av lederavtaler for ledernivå 1-4. Fastsatte datoer for hele året knyttes til når de ulike prosessene skal gjennomføres: 1. Plan for virksomhetsstyring 2015 2. Strategi og mål 3. Budsjett (Mål og budsjett og Økonomisk langtidsplan) 4. Oppdrags- og bestillerdokument (OBD) 5. Rapportering gjennom månedsrapportering, tertialrapportering, risikovurdering og årsregnskap 6. Oppfølgingsmøter 7. Årlig melding og Årsrapport Utvikle videre system for monitorering av alle styringskrav fra OBD og sørge for hensiktsmessig tilbakerapportering til styret tertialvis og årlig til Helse Sør-Øst RHF i form av årlig melding. Vedtak i henhold til foretaksmøteprotokoller følges opp etter samme oppfølgingsregime. Lederavtaler utarbeides Lederavtale mellom nivå 1 og 2 Fagdirektør 01.02 PÅ FORETAKS-NIVÅ MØTEPLAN OG ÅRSHJUL PÅ FORETAKSNIVÅ OPPDATERES Fagdirektør 01.03 OG INNGÅR I NY MAL FOR TERTIAL- RAPPORTERING Fagdirektør Fagdirektør 01.01 01.02 FOR 3 TERTIAL INNFØRT FRA OG MED 2015 Lederavtaler på nivå 3 og 4 forankres i divisjonene gjennom HR sjefene. HR direktør 01.02 HR sjefene følger opp gjennom året at lederavtaler gjennomføres i egen divisjon og arkiveres i DOCULIVE HR direktør 30.06 OG RAPPORT I 2
1.7 Samle alle fullmakter i SI og etablere et samlet «Fullmaktsdokument» for personal, økonomi og overordnede fullmakter 1.8 Koordinere arbeid med Årlig melding 2014 og tilhørende styresak Det arbeides i 2015 med å forenkle og klargjøre fullmaktene i tråd med anbefalingene fra Konsernrevisjonen i HSØ. Styresak ferdig til styremøte 27. februar og årlig melding oversendes HSØ 1.3.2015 Fagdirektør 2015 VEDTAK I STYREMØTE 16.12, SAK 90 Fagdirektør 01.03.15. STYREMØTE 27.2, SAK 11 1.9 Koordinere arbeid med Årsrapport 2014 og tilhørende styresak Styresak ferdig 19.mars 2015 Fagdirektør 01.04 STYREMØTE 19.3, SAK 26 2.0 Etablere mål og styring av risiko 2.1 Legge til rette for mal og at det utarbeides virksomhetsplan i hver divisjon med fokus på mål og resultatstyring 2.2 Gjennomføre LGG med risikovurdering av virksomheten. Krav om virksomhetsplan er tatt inn i lederavtalene for 2015 Mal for virksomhetsplan utarbeides, og forankres. Krav om plan på divisjonsnivå Gjennomføres 1. og 3. tertial 2015. Risikokart og handlingsplan etter LGG for 3. tertial inngår i årlig melding for 2015. Risikokart og handlingsplaner etter LGG følges opp i oppfølgingsmøter 3 Fagdirektør 2015 IKKE FERDIG. AREBEIDSGRUPPE OG MANDAT NEDSATT HØST 2015 FOR ARBEID MED SAMORDNING AV STRATEGI OG HANDLINGS- PLANER. VIDEREFØRES TIL 2016 Fagdirektør 2015 ETTER 1 OG 3 TERTIAL. RISIKOKART FOR 3 TERTIAL INNGÅR I 3 TERTIALRAPORT
2.3 Oppfølging av tilsyn og interne revisjoner. Sørge for at interne revisjoner på foretaksnivå gjennomføres ihht styrevedtatt plan Utarbeide årlig styresak med plan for interne revisjoner 2.4 Oppfølging antikorrupsjonsprogram fra HSØ 3.0 Tiltak for å ha styring og kontroll: 3.1 Utarbeide felles prosedyre (rammeverk for virksomhetsstyring) i SI 3.2 Oppdatere maler for virksomhetsrapporteringen, herunder ledelses- og tertialrapport Følge opp system som gir løpende oversikt over alle åpne avvik og merknader etter eksterne tilsyn. Status over åpne avvik i forbindelse med tilsyn og interne revisjoner rapporteres til styret hvert tertial. I Interne revisjoner gjennomføres etter styrevedtatt plan. Revisjoner på foretaksnivå rapporteres til SIKPU Følge opp plan og tiltakspakke fra HSØRHF som sendes ut i januar 2015 Malen for ledelses- og tertialrapport justeres og forenkles. Egen arbeidsgruppe nedsatt til dette arbeidet Fagdirektør 2015 FØLGES OPP GJENNOM ERINGEN Fagdirektør, HR direktør, Direktør EIS og økonomidirektør PLAN FOR INTERNE REVISJONER FØLGES, MEN MED ENDRING, JF VEDTAK I 2. 2015 EGEN ARBEIDSGRUPPE OG STYRESAK MED HANDLINGSPLAN VEDTATT I STYREMØTE MØTE 28.5, SAK 50. RAPPORTERES I 3 TERTIAL Fagdirektør 31.05 Fagdirektør 01.05 OG IVERKSATT. 4
3.3 Oppdatere informasjon om virksomhetsstyring og tilhørende linker på intranett og internett. Oppdatere MIN SIDE med styringsdata og avklare forvaltning av systemansvaret (utvikling og innhold) 3.4 Kvalitetssystemet(EK) og forbedringssystemet TQM helse følges opp løpende i tråd med føringer i strategi for kvalitet- og pasientsikkerhet og handlingsplan 2014-2017 4.0 Oppfølging: 4.1 Det er utarbeidet et hensiktsmessig system for rapportering til adm. direktør og styret (måned, tertial og årlig). Utarbeide rapporter og Kuber til analyseformål etter behov for å ha styring og kontroll Legg til rette for hensiktsmessig registrering av GTT data (Global Trigger Tool). En strukturert gjennomgang av pasientjournaler. Mål om å erstatte TQM helse. SI har i dag en nødhjelpsavtale for avvikssystemet og ny løsning må vurderes. Det rapporteres regelmessig på divisjonsnivå og foretaksnivå til månedsrapportene til styret, til tertialrapportene og i forbindelse med årlig melding. Arbeidet med årlig melding for divisjonene forenkles. Det gjennomføres 3 tertialrapporteringer i SI Fagdirektør 2015 LØPENDE PUNKTET VIDEREFØRES I 2016 MED EGET NYTT REGISTRERINGSY STEM Fagdirektør 2015 NYTT AVVIKSSYSTEM ETTER PLANEN SOMMEREN 2016 PROSJEKT ETABLERES JANUAR 2016 Fagdirektør 2015 TILTAK VIDEEREFØRES. MÅNEDSRAPPORT FOM JANUAR 2016 ENDRES OG MÅLEKORT ETABLERES FOR DIVISJONENE 5
4.2 Oppfølging av styrevedtak, strategier og handlingsplaner System for oppfølging av styrevedtak, samt oppfølging av gjeldende strategier og handlingsplaner videreutvikles. Det vurderes mulighet for sammenslåing av strategier ved revidering av den enkelte strategi og handlingsplan Fagdirektør 2015 ARBEIDSGRUPPE NEDSATT HØSTEN 2015 IKKE FERDIG. AREBEIDSGRUPPE OG MANDAT NEDSATT HØST 2015 FOR ARBEID MED SAMORDNING AV STRATEGI OG HANDLINGS- PLANER. VIDEREFØRES TIL 2016 6