Vegdirektoratet Trafikant- og kjøretøyavdelingen Tilsyn og kontroll 07.01.2016 Versjon 1.0 Brukerveiledning Altinn Søknadsskjema for kjøretøyverksteder og kontrollorgan
Innholdsfortegnelse 1. Informasjon om skjemaet... 2 2. Endringer som ikke krever saksbehandling... 2 3. Hvordan logger du inn og starter skjemaet... 2 Startbilde... 3 4. Hoveddata om virksomheten... 4 For virksomheter som allerede er registrert/godkjent... 4 Selvbetjeningsløsning for allerede godkjente verksted/kontrollorgan... 4 For søknad om nytt verksted/kontrollorgan... 4 5. Søknaden gjelder... 5 6. Fagpersonell... 6 7. Lokaler og teknisk utstyr... 7 8. Regelverk og tekniske data... 8 9. Tilleggskommentarer... 9 10. Kontroller skjema... 10 11. Signer og send inn... 10 12. Kvittering... 10 1
1. Informasjon om skjemaet Statens vegvesen har et elektronisk søknadsskjema i Altinn for søknad om godkjenning som kjøretøyverksted og/eller kontrollorgan for periodisk kontroll. Allerede godkjente verksteder og kontrollorgan kan også bruke skjemaet for å oppdatere/endre kontaktinformasjon. Skjemaet kommuniserer med Statens vegvesens register over godkjente kjøretøyverksteder og kontrollorgan, PKK- og verkstedregisteret. En del kontaktinformasjon kan vedlikeholdes av virksomhetene selv. Dette er blant annet informasjon som Statens vegvesen distribuerer i forbindelse med oversikter over godkjente verksteder og kontrollorgan til publikum. For å ta i bruk skjemaet må du være tildelt rettigheter til dette. Rettigheten er det den personen som er registrert som ansvarlig for virksomheten i Altinn (typisk daglig leder) som har. Statens vegvesen har laget en egen brukerveiledning for hvordan den som er ansvarlig tildeler roller/rettigheter. Denne brukerveiledningen finner du på vegvesen.no på siden for kontrollorganene, www.vegvesen.no/verkstedsbransjen Dersom du trenger hjelp til skjemaet som er omhandlet av denne brukerveiledningen, kontakt Statens vegvesen v/trafikant og kjøretøy-tjenester på tlf. 815 20 900. Husk alltid å logge ut av skjemaet når du ikke bruker det. 2. Endringer som ikke krever saksbehandling Dersom du kun redigerer i ett eller flere av feltene for telefon, kundetelefon, telefaks, e-post, og/eller internettadresse, er det ikke nødvendig med saksbehandling av Statens vegvesen. Informasjonen du legger inn/redigerer i disse feltene vil derfor skrives automatisk i PKK- og verkstedregisteret. Unntak for saksbehandling forutsetter at du ikke gjør noen andre registreringer eller fyller inn tilleggskommentar i skjemaet. Hvis du gjør det, vil disse skjemaet generere saksbehandling, men de nevnte feltene vil likevel oppdateres automatisk. 3. Hvordan logger du inn og starter skjemaet Skjemaet startes fra link som finnes tilgjengelig på vegvesen.no på siden for kontrollorganene: www.vegvesen.no/verkstedsbransjen Når du har klikket på linken du finner på vegvesen.no, vil du komme til en side for innlogging i Altinn. Der logger du inn med dine personlige opplysninger. Laveste krav til sikkerhet for å få tilgang til skjemaet er å benytte engangskoder fra Altinn-brev. Du kan også benytte blant annet MinID eller BankID. Etter innlogging velger du å representere aktør og velger det verkstedet/kontrollorganet du skal representere i nedtrekkslisten. NB! Det er viktig at du velger å representere verkstedet/kontrollorganet i dette bildet og ikke deg selv som privatperson. 2
Startbilde I det første bildet velger du om du ønsker å gjøre endringer på et allerede godkjent verksted/kontrollorgan, eller om du ønsker å søke om et nytt. Dersom det allerede eksisterer én eller flere oppføringer i Statens vegvesens PKK- og verkstedregister på ditt organisasjonsnummer, vil dette vises i nedtrekkslisten etter at du har krysset av for «velg eksisterende verksted/kontrollorgan». Skal du endre opplysninger for eksisterende virksomhet, vær nøye med å velge virksomhet med korrekt godkjenningsnummer. Dette gjør du ved å sammenligne godkjenningsnummer i nedtrekkslisten med det godkjenningsnummeret dere er tildelt (finnes blant annet på godkjenningsbevis og i vedtaksbrev i forbindelse med godkjenningen). Merk: Skjemaet låser seg til valg om at søknaden gjelder et nytt verksted/kontrollorgan hvis du krysser av for dette. Dersom du krysser av for dette ved en feil, start skjemaet på nytt (f.eks. ved å klikke på linken til skjemaet som du finner på vegvesen.no en gang til). 3
4. Hoveddata om virksomheten For virksomheter som allerede er registrert/godkjent Registrerte data fra Statens vegvesens PKK- og verkstedregister er nå lastet inn, og du kan redigere informasjonen for oversending til Statens vegvesen. Se viktig informasjon for de ulike feltene ved å trykke på informasjonsknappene. Vær nøye med å dobbeltsjekke at du er logget inn for riktig godkjenningsnummer. Selvbetjeningsløsning for allerede godkjente verksted/kontrollorgan Informasjon du redigerer i feltene telefon, kundetelefon, telefaks, e-post, og internettadresse skrives direkte i Statens vegvesen sitt system. Informasjonen du registrerer i feltene «telefon og «e-post» er informasjon som Statens vegvesen benytter for kontakt med virksomheten vedrørende deres godkjenning(er). Informasjonen du registrerer i feltene «kundetelefon» og «internettadresse» vil, for godkjente virksomheter, fremkomme på oversikter over godkjente verksteder/kontrollorgan som distribueres av Statens vegvesen. Merk: Dersom du ikke ønsker å gjøre andre endringer enn disse, klikk på «kontroller skjema» nederst i skjermbildet og gå direkte til kapittel 10 i denne brukerveiledningen. Da unngår du å gjøre andre endringer i skjemaet som genererer saksbehandling av Statens vegvesen. For søknad om nytt verksted/kontrollorgan I dette bildet registrerer du hoveddata om virksomheten. Se viktig informasjon for de ulike feltene ved å trykke på informasjonsknappene. Informasjonen du registrerer i feltene «telefon» og «e-post» er felter som Statens vegvesen vil benytte for kontakt med dere vedrørende godkjenningsprosessen. Informasjonen du registrerer i feltene «kundetelefon» og «internettadresse» vil, ved en godkjenning av søknaden etter saksbehandling av Statens vegvesen, fremkomme på oversikter over godkjente virksomheter som distribueres av Statens vegvesen. 4
5. Søknaden gjelder Her krysser du av for godkjenninger du ønsker å søke om. For virksomheter som allerede er registrert/godkjent: Godkjenninger du har eller har hatt er lastet inn og allerede krysset av. Du trenger ikke gjøre noe i dette bildet dersom du ikke ønsker en ny godkjenning eller å fjerne en godkjenning. 5
6. Fagpersonell På denne siden registrerer du ansvarspersoner som du ønsker skal være ansvarlige for godkjenningen(e). For kjøretøyverksteder og kontrollorgan er dette teknisk leder og stedfortreder, se hjelpetekst ved å klikke på informasjonsknappene. Merk: En ansvarsperson skal kun registreres én gang i dette bildet, selv om personen er tiltenkt ansvar for flere godkjenninger. Dersom en person er tiltenkt ansvar for flere av godkjenningene du søker om/har, så legger du til flere ansvarsområder for samme person ved å klikke på «legg til nytt ansvarsområde». For virksomheter som allerede er registrert/godkjent, vil ansvarspersoner som er registrert i PKK- og verkstedregisteret være lastet inn i skjemaet. Du kan da velge å redigere informasjon om ansvarspersoner eller å legge til nye/fjerne. 6
7. Lokaler og teknisk utstyr For virksomheter som allerede er registrert/godkjent: Legg kun inn informasjon i dette bildet dersom du søker om nye godkjenninger. For søknad om nytt verksted/kontrollorgan: Kryss av for om virksomheten har egnede lokaler og allerede har nødvendige tillatelser fra andre tilsynsmyndigheter på søknadstidspunktet (skannet dokumentasjon på dette kan legges ved senere i skjemaet i forbindelse med at du signerer og sender inn). Legg også inn informasjon om utstyr dere allerede har. Se hjelpetekst for veiledning. 7
8. Regelverk og tekniske data For virksomheter som allerede er registrert/godkjent: Legg kun inn informasjon i dette bildet dersom du søker om nye godkjenninger. For søknad om nytt verksted/kontrollorgan: Kryss av for hvilke regelverk dere har tilgang til på søknadstidspunktet, og om dere allerede har tilgang til kjøretøytekniske data. Se hjelpetekst for veiledning. 8
9. Tilleggskommentarer I dette bildet skriver du inn eventuelle tilleggskommentarer til søknaden/henvendelsen. Trykk deretter på «Kontroller skjema». Altinn vil kontrollere om alle påkrevede felter er fylt ut. 9
10. Kontroller skjema Altinn har i dette trinnet kontrollert skjemaet. Dersom skjemaet er kontrollert og bekreftes klart til innsending, trykk «lukk», og trykk deretter «Videre til signering». Dersom systemet påpeker at påkrevet informasjon ikke er fylt ut, trykk «lukk», gå deretter tilbake i skjemaet og fyll inn påkrevet informasjon. 11. Signer og send inn I dette bildet laster du opp eventuelle vedlegg. For søknad om nye godkjenninger laster du opp informasjon av betydning for saksbehandlingen (dette er typisk dokumentasjon på utdanning eller kompetanse for ansvarspersoner, og godkjenning av lokalene fra andre tilsynsmyndigheter mv.), se vegvesen.no for mer informasjon. Når du har lastet opp ønskede vedlegg eller dersom du ikke skal laste opp noen vedlegg, trykker du på «Signer og send inn» for å oversende søknaden/informasjonen til Statens vegvesen. 12. Kvittering Søknaden/informasjonen er nå oversendt Statens vegvesen. Du kan klikke på «utskriftsversjon» for å se skjemaet. Du kan også skrive ut kvittering fra Altinn. Husk alltid å logge ut av skjemaet når du ikke bruker det. 10
Statens vegvesen Vegdirektoratet Trafikant- og kjøretøyavdelingen Postboks 8142 Dep 0033 OSLO Tlf: (+47 915) 02030 vegvesen.no Trygt fram sammen