Referat Årsmøte Sameiet R3D Randaberg Forsamlingshus, Randaberg 13.04.10 kl.19.00 Tilstede: Styret i Sameiet R3D Følgende leiligheter var representert med stemmerett: Ingrid Waage C202, Olga Nybø D202, Torunn Langerud A301, Morten Bjørnø B102, Herdis Johannessen A201, Kristine Halsne D301, Anette Vigane C201 -, Kjersti Thime A303, Roar Halvorsen A203, Eilin Lyster C101, Rune Petersen - B101, Helene Vårvik A302, Monica Steinnes B201, Anette Jæger Olsen A102, Anne Marie Thime D303, Tove Lill Christensen A101, Rune Slettebø - A202 Totalt 18 stemmeberettigede. Velkommen ved styreleder, Lisbeth Ødegaard 1) GODKJENNING AV INNKALLING Ingen innvendinger eller kommentarer 2) VALG AV MØTELEDER OG REFERENT Møteleder; Forslag om utenforstående møteleder av Olga Nybø. Olav Sande ble foreslått, ingen innvendinger mot dette. Referent; Forslag fra Svein Inge Thime om referent Rune Petersen. Rune ønsker ikke dette. Forslag fra Svein Inge Thime om referent Ingrid A. Waage ingen innvendinger mot dette. Møteleder: Olav Sande Referent: Ingrid A. Waage Anette Vigane og Espen Vårvik signerer protokoll. 3) ÅRSBERETNING Kort gjennomgang av årsmelding ved sekretær, Svein Inge Thime. * Vindusvask. Dårlig arbeid utført, flere ønsker å trekke seg fra denne avtalen. Skal dette gjøres på dugnad? Forslag om å kjøpe inn skikkelig utstyr til sameiet. Innvendinger mot dette, da det ikke er alle som kan utføre dette selv. Her må vi ha en ordning. Styret tar saken videre * Garasjeport i gjesteparkering. Innvendinger mot dette; hvordan gjør vi da når vi får besøk? Dette fungerer fint for sameiet Fred og Ro. Lyd? Vil dette bli mer bråk for dem som har soverom ut mot nedkjørsel? Må sjekkes opp. Forslag om å få laseråpnere. Sikrere. Styret sjekker opp dette. Hva med videoovervåkning? Strenge prosedyrer for å kunne henge opp dette, men kan undersøkes. Forslag om å lage permanent sykkelparkering helt innerst i garasjen. Vi har litt dø-plass bak ved heisen til D-blokka. Oppfordrer alle til å ta verdifulle sykler inn. Forslag om å forkorte ned tiden på hvor lenge porten er åpen etter en bil har passert. Er det nødvendig at den er åpen i over 1 min etter passasje? Risikoen for at uvedkommende smetter inn er større jo lenger porten er åpen.
Fordel med å ha porten ytterst er at de som vil inn i garasjen ikke har noen plass å gjemme seg for å smette inn i garasjen. Det har også tidvis vært problemer med barn/ungdommer som bruker nedkjørselen vår og garasjen som lekeplass. Hvordan er sameiets ansvar ved evt skader her? Oppfordring om at vi bruker våre egne parkeringsplasser innendørs, slik at besøkende kan bruke vår utendørs parkering i første omgang. Vi er selv ansvarlige å passe på at porten går igjen, bruk øynene følg med! Styret undersøker pris for ny port, samt mer info om evt støyplager. Saken tas videre. * Punkt om Sameiebrøden; Kort info fra Svein Inge Thime. Årsmelding godkjent. 4) REVIDERT REGNSKAP 2009 OG BUDSJETT FOR 2010 Gjennomgang av regnskap av kasserer og styreleder, Lisbeth Ødegaard (LØ) 2007-2008: Kommentar fra regnskapsfører om for sent levert regnskap. Lønn og honorar har ikke vært dokumentert tilstrekkelig. Bilag på innkjøp må dateres og signeres. 2009: Kommentar fra regnskapsfører; må opprettes en konto for arbeidsgiveravgift og skatter. Lønn og honorar har ikke vært dokumentert tilstrekkelig. Bilag på innkjøp må dateres og signeres Gjenstår beløp på gammel konto fra Christian Eik. Styreleder har forsøkt å komme i kontakt med ham, men har ikke lykkes. Det vil sendes et krav til C. Eik om dette. Kommentar fra revisor om at regnskapet ikke kunne godkjennes pga store mangler. Regnskapsfirma ble derfor engasjert ca november 2009. Kort info fra LØ om dette, med bakgrunnshistorie. Regnskapsfirma ble valgt av LØ uten at resten av styret ble informert. Kritikk mot dette. Det er oppdaget 24 betalingsforsinkelser med påfølgende purregebyr. Dette har gått så langt at Energi Lyse AS har ved flere anledninger truet med så stenge strøm. Kommentar om at alle kan gjøre feil, men at det er viktig å følge med så lenge dette går på felles. Info fra Svein Inge Thime om at det ble ikke sendt ut månedsregninger i desember og november 2009, disse kom etter flere purringer fra styret. Hva skjedde? Info om hvilke beløper som er tatt ut til lønn i 2009 fra styreleder og vaktmester. 01.04.2009: Endring på lønnssatser for LØ og vaktmester. Missforståelse ang utbetaling av lønn. Nye lønnssatser gjelder fra den dagen de ble satt, og har ikke tilbakevirkende kraft. Dette tilbakebetales. Bankkort ble innhentet for å forenkle innkjøp til sameiet. Kommentar fra regnskapsfører om privat bruk av bankkort. Bankkort ble brukt ved en feil, og pengene er tilbakeført. Kommentar fra Svein Inge Thime om at det aldri er gjort et vedtak i styret på å skaffe bankkort. Her blir det ord mot ord. Bankkortet ble bestilt i 2008. Medlemmer av styret på det tidspunktet visste om dette, dette kan bekreftes av daværende nestleder, A. Middelthon. Kommentar fra Rune Pettersen om grunn til anskaffelse av bankkort. Sameiet ble ikke registrert i Brønnøysund registeret før etter lang tid. Det ble derfor problematisk å opprette konto hos div maskin og verktøyleverandører, og med de store innkjøp som trengtes i starten var bankkort det enkleste.
3.mars 2010; LØ informerte styret om at hun ønsker å trekke seg pga økonomisk rot. Etter LØ hadde forlatt møtet ble det vedtatt av styret at LØ selv må stå ansvarlig for regning fra regnskapsfirma, ettersom styret ikke var informert om økonomisk rot samt at regnskapsfirma var engasjert. LØ stiller spørsmål med dette, ettersom denne beslutningen kom flere måneder etter at hun hadde informert styret om at regnskapsfirma var valgt. LØ foreslår selv at hennes honorar blir tilbakebetalt. Kommentar fra ordstyrer om at det aldri er en god ide at styreleder har tilgang til konto. Rollene som styreleder og kasserer bør aldri blandes, ei heller være under samme tak. Her må sameiet/styret selv ta kritikk. Obos Hetland anbefaler styret å ta regnskapet til Politiet å anmelde forholdet. LØ informerer om at hun i dag har vært i kontakt med Obos ang forslag om politianmeldelse. LØ informerer om at Obos svarte at saken ikke var gjennomgått grundig, men at de anbefalte en grundig juridisk vurdering. Spørsmål til LØ hvor vidt Obos har gjennomgått bilag og regnskap. Årsmøtet er av den forståelse at Obos har måttet gjennomgå bilag for å kunne komme med uttalelse om politianmeldelse. Kommentar fra Magne Waage om at styret selv har gjort feil med at det har vært 3 sentrale funksjoner under samme tak i sameiet. Dette er ikke gunstig! Bankkortet vil bli makulert. Styret mener at bankkortet er grunn i flere innkjøp som kunne vært unngått. Kommentar fra Kristian Nybø. Problem for styret at regnskapet har vært lovet ferdig i lang tid, med stadig utsettelser. Dårlige bilag gjør at det er problematisk for styret å sette seg inn i regnskapet. Dette gjør det vanskelig for styret å vurdere hva som er rett og hva som er galt. Styret kontaktet lensmannen via telefon for å få råd i hva som skal gjøres her, men svaret her var at en anmeldelse må foreligge før lensmannen kan gjennomgå saken. Styret synes det er vanskelig å bestemme noe her. Kommentar om at kommunen har gratis juridisk rådgivning, og at dette kan være svært aktuelt her. Forslag fra ordstyrer om at årsmøtet tar regnskapet til orientering. Styret tar deretter saken videre til gjennomgang, og saken bestemmes videre etter dette. Styrets opptreden må opp til vurdering, ikke bare LØ. Det foreslås at et ekstraordinært årsmøtet tar opp saken etter ny vurdering fra jurist. Årsmøtet ønsker at det brukes en annen juridisk instans enn Obos. Styret står fritt til å vurdere dette selv. 5) VALG Ved valget har 4 personer som var stemmeberettigede gått. Det er derfor 14 stemmeberettigede. Valgkomiteen har bestått av: Eilin Lyster og Sven Halsne. Valgkomitèen foretok selv valget. Valgkomitèen foreslo følgende kandidat som styreleder: (skriftlig valg) Magne Waage Styreleder ble valgt med 14 stemmer
Valgkomitèens forslag for styremedlemmer som velges for 1 år er som følger: (skriftlig valg) Torunn Langerud - 2 stemmer Kristian Nybø - 14 stemmer Svein Inge Thime - 12 stemmer Valgkomitèens forslag for styremedlem som velges for 2 år: (valget ble foretatt ved akklamasjon) Eilin Lyster 14 stemmer Valgkomitèens forslag for varamedlem som velges for 1 år: (valget ble foretatt ved akklamasjon) Torunn Langerud 14 stemmer Styrets forslag til valgkomiè: Sven Halsne Anette Jæger Olsen Valgkomitèen ble valgt ved akklamasjon. Årsmøtet gir styret tillitt til å selv utnevne nestleder av kandidatene som er valgt inn i styret. Styret for Sameiet R3D 2010 blir da som følger: Leder: Magne Waage (valgt for 2 år) Styremedlem 1: Kristian Nybø (valgt for 1 år) Styremedlem 2: Svein Inge Thime (valgt for 1 år) Styremedlem 3: Eilin Lyster (valgt for 2 år) Varamedlem: Torunn Langerud (valgt for 1 år) Valgkomité Sven Halsne (valgt for 1 år) Valgkomité Anette Jæger Olsen (valg for 1 år) 6) INNKOMNE FORSLAG * Bygging av private terrasser i 1. etg; Innspill på terrassene som er bygget. Saken var oppe ved årsmøtet i 2009, og saken anses derfor som avsluttet. Leilighetene som er i 1. etg har alle rett på å bygge terrasse (ref. skjøtet), men må søke styret om lov. Eilin Lyster informerer om at hun har vært i kontakt med Randaberg Kommune for å få deres uttalelse for om disse terrassene. Generelle retningslinjer sier at det ikke er nødvendig å søke kommunen for å bygge disse terrassene. Lisbeth Ødegaard informerte om at hun dessverre hadde glemt skjøtet og søknad til kommunen hjemme, saken kan derfor ikke avsluttes av årsmøtet. Det foreslås at det nye styret kontakter kommunen her, og får en bekreftelse på at dette er ok. Styret må innhente papirer på at dette er lovlig å bygge terrasser, samt tinglysningspapirer. Når dette er på plass anses saken som avsluttet. * Lys i trapper: Noen lys er koblet til sensor, mens andre er ikke. Sensoren er montert på baksiden av D blokka. Dersom dette skal kobles om vil det bli kostbart (ref samtale med Sønnico). Styret innhenter pris på dette. Alternativet er å jukse med sensoren å hindre lystilgang på denne sensoren. Kan dette være KleppHus sak? Skal ikke boligene våre ha godt lys? Styret tar saken videre.
* Gjerde mot nord: Eier av det nye huset som er under oppføring i nord enden av D-blokka, Ørn, kommer til å gjerde inne sin eiendom. Styret ønsker å benytte seg av dette, og også gjerde inne vår eiendom. Ingen kommentarer på dette. * Etterlyst brannøvelse. Tas til etterretning. * Vaktmesterfunksjonen. Tas opp til vurdering i styret. * Brev fra Rune Petersen. Kort info fra Rune Petersen om innhold og bakgrunn for brev. Kommentar fra Kristian Nybø. Mye unødvendige kommentarer i brevet. Kommentar fra Sven Halsne til brevet. Feil påstander i brevet. Ønsker svar på hvor påstandene kommer fra. Rune Petersen svarer på dette. Ønsker fra S. Halsne om at vi gjør opp saken, og at vi kan sette strek over det. Ordstyrer kommenterer at brevet er respektløst og han er sjokkert over innholdet. Ordstyrer foreslår at årsmøtet tar avstand fra påstandene i dette brevet og måten å ta opp saken, og avslutter saken. Årsmøtet har sett og lest brevet og tar avstand fra påstander og anklagelser i dette brev. EVT: * Hullene i sør-enden ved A-blokka jobbes enda med. KleppHus er på saken, og Kristian Nybø har vært i kontakt med dem. Regner med at disse vil bli ordnet snart. Styret følger opp. *Møtereferat skal være på nett, dette etterlyses. Det nye styret tar tak i dette ved neste styremøte. *Torunn Langerud skal ha møte med TKS heis etter flere klagebrev til KleppHus. Årsmøtet ble hevet kl.21.58 Ingrid A. Waage Referent Godkjent protokoll: Anette Vigane Espen Vårvik